Handelsregisteramt, Stellenplan

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 26. Mai 2021

568. Handelsregisteramt (Stellenplan)

Erwägungen

1. Ausgangslage Seit einigen Jahren zeichnet sich im Handelsregisteramt eine Zunahme des Arbeitsvolumens ab, welche nicht mehr saisonalen oder zyklischen Gegebenheiten zugeschrieben werden kann. Seit zwei bis drei Jahren sind die Sachbearbeitungsabteilungen dauerhaft überlastet. Die Fallzah- len, Rechtsauskünfte und amtlichen Verfahren im Mehrjahresvergleich (2010–2020) zeigen einen konstanten Anstieg: bei den Fallzahlen von 45 608 auf 50 036 (9,1%), bei den Rechtsauskünften von 17 833 auf 21 012 (17,83%) und bei den amtlichen Verfahren von 1887 (Stand 2017) auf 2651 (40,49%). Der Firmenbestand im Kanton Zürich hat sich in diesem Zeit- raum von 92 050 auf 116 253 um 26,29% erhöht. Demgegenüber steht ein seit mehr als zehn Jahren unveränderter Personalbestand von 57,0 Stellen (der Stellenplan wurde letztmals mit Direktionsverfügung vom 18. März 2010 angepasst). Werden die Fallzahlen der Sachbearbeitun- gen der Entwicklung des Personalbestandes während der letzten sechs Jahre gegenübergestellt, ergibt sich eine Unterbesetzung von 9,81%. Um proportional gleich viele Fälle pro Vollzeitstelle zu bearbeiten, ist es not- wendig, die Sachbearbeitung um 3,04 Stellen aufzustocken. Im Weite- ren hat durch verschiedene Gesetzesänderungen und Arbeitsformen, die eine bereichsübergreifende Zusammenarbeit in Arbeits- und Projekt- gruppen erfordern, der Stellenbedarf aufgrund des Projektaufwandes be- reits bis Ende 2020 um 0,33 Stellen zugenommen. Diesem Stellenbedarf stehen die vollständige (bisher interne) Digitali- sierung, konstante Prozessoptimierung und -weiterentwicklung und da- mit ein Effizienzgewinn gegenüber, sodass aus Nichtsachbearbeitungs-­ Abteilungen des Handelsregisteramtes durch Reduktionen des Beschäf- tigungsgrads 1,1 Stellen in die Sachbearbeitung umgelagert werden kön- nen und somit ein zusätzlicher Bedarf von 2,3 Stellen netto entsteht. Eine Fortsetzung dieses Wachstumstrends aufgrund des Firmenbe- standes und deren Eintragungspflicht ist absehbar. Allerdings hat sich bereits durch die bisherige interne Aufbereitung des digitale Arbeitspro- zesses gezeigt, dass sich aus der Digitalisierung Effizienzsteigerungen und Synergien gewinnen lassen. Um die digital nutzbaren Dienstleistun- gen für die Kundinnen und Kunden zu verbessern, diese digitalen Dienst- leistungen den Kundinnen und Kunden, Notariaten und Behörden näher

zu bringen und insbesondere im E-Government-Bereich eine Stärkung und Verbesserung der Kommunikationskanäle zu erreichen – das heisst, neben weiterer interner Prozessoptimierung, auch vor- und nachgela- gerte Prozessschritte digital attraktiv aufzubereiten und auch Mehrauf- wand der steigenden Eintragungsgeschäfte auffangen zu können –, werden befristet für zwei Jahre zusätzliche 1,5 Stellen benötigt.

2. Anpassungen im Einzelnen Eine Analyse der Fallzahlen zeigt insbesondere eine übermässige Zu- nahme des Volumens bei Eintragungsgeschäften, die nicht von Juristin- nen und Juristen bearbeitet werden müssen, sondern durch juristisch ge- schulte Fachkräfte (Paralegals) und kaufmännische Mitarbeitende aus- geführt werden können. Aufgrund des ausgewiesenen Bedarfs sind im Stellenplan des Handels- registeramtes mit Wirkung ab 1. Juli 2021 deshalb folgende unbefristete Stellen zu schaffen: Stellen Richtposition Klasse VVO 2,0 Verwaltungsassistent/in 14 0,3 Verwaltungssekretär/in 12 Die Umsetzung der vorne beschriebenen Weiterentwicklungen wird bis Ende 2022 angestrebt. Dafür benötigt das Handelsregisteramt Verstär- kung auf Projektbasis. Genauso wie in der bisherigen Entwicklung im Bereich der Digitalisierung benötigt das Handelsregisteramt dafür um- setzungsstarke Verwaltungsassistentinnen und -assistenten mit entspre- chender Erfahrung und Neigung. Der Stellenbedarf ist ausgewiesen. Im Stellenplan des Handelsregister- amtes sind deshalb mit Wirkung ab 1. Juli 2021 befristet für zwei Jahre 1,5 Stellen Verwaltungsassistent/in LK14 VVO zu schaffen. Im Stellenplan des Handelsregisteramtes bestehen bereits identische Stellen. Es handelt sich daher um ordentliche Stellenaufstockungen.

3. Finanzierung Die erforderlichen finanziellen Mittel für die zusätzlichen Stellen von jährlich Fr. 450 000 sind im Budget 2021 nicht enthalten sowie für den Kon- solidierten Entwicklungs- und Finanzplan 2021–2024 nicht vorgesehen. Sie sind 2021 zu kompensieren. Die weiteren erforderlichen finanziel- len Mittel werden mit den bestehenden Mitteln finanziert.

Dispositiv

Auf Antrag der Direktion der Justiz und des Innern beschliesst der Regierungsrat:

I. Im Stellenplan des Handelsregisteramtes werden mit Wirkung ab 1. Juli 2021 folgende unbefristeten Stellen geschaffen: Stellen Richtposition Klasse VVO 2,0 Verwaltungsassistent/in 14 0,3 Verwaltungssekretär/in 12 2,3 Total

II. Im Stellenplan des Handelsregisteramtes werden mit Wirkung ab 1. Juli 2021 bis 30. Juni 2023 folgende befristeten Stellen geschaffen: Stellen Richtposition Klasse VVO 1,5 Verwaltungsassistent/in 14 1,5 Total

III. Mitteilung an die Finanzdirektion sowie an die Direktion der Jus- tiz und des Innern.

Vor dem Regierungsrat Die Staatsschreiberin:

Kathrin Arioli