Rahmenvertrag Instandhaltung Brandmeldeanlagen der Siemens Schweiz AG, Vergabe

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 4. Juli 2018

662. Brandmeldeanlagen, Instandhaltung (Rahmenvertrag, Vergabe)

Erwägungen

A. Ausgangslage Die Anlagehalter der kantonalen Verwaltung und der kantonsnahen Institutionen unterhalten heute in ihren Objekten zahlreiche Brand- meldeanlagen verschiedener Hersteller. Bis anhin wurden für die jewei- ligen Brandmeldeanlagen Einzelserviceverträge zu unterschiedlichen Bedingungen abgeschlossen. Die vom Immobilienamt vorgenommene Bestandsaufnahme über sämtliche Siemens-Brandmeldeanlagen der kan- tonalen Verwaltung und der weiteren kantonsnahen Institutionen zeigte, dass mittels Abschluss eines Rahmenvertrags die Konditionen für den Kanton vereinheitlicht und zusätzliche Einsparungen erzielt werden kön- nen. Zudem soll das Vertragsmanagement vereinheitlicht und ein umfas- sender Überblick über den Bestand sämtlicher Brandmeldeanlagen der Siemens Schweiz AG beim Kanton ermöglicht werden. Im Rahmen der Fachgruppe Beschaffungsoptimierung im Facility Management wurden die verschiedenen Beschaffungsorganisationen als Anlagehalter über den jeweiligen Projektstand informiert.

B. Bezüger, Bezugspflicht Gemäss § 51 der Immobilienverordnung (ImV; LS 721.1) koordiniert die Baudirektion die Beschaffung von Dienstleistungen und Lieferun- gen mit Bezugspflicht und schliesst Rahmenverträge zu marktkonfor- men Konditionen ab. Gemäss § 50 Abs. 1 lit. d ImV sind die Nutzer ver- pflichtet, von den Bewirtschaftern Lieferungen und Dienstleistungen für die Inspektion und Wartung zu beziehen. Dazu zählt auch die War- tung der Brandmeldeanlagen. Wer die Bewirtschaftung der kantonalen Liegenschaften vornimmt, ist in § 2 in Verbindung mit § 42 ImV gere- gelt. Mit Beschluss Nr. 890/2012 übertrug der Regierungsrat zudem die «Lead Buyer»-Funktion bzw. die Verantwortlichkeit für die Beschaf- fungsoptimierung der Materialgruppe «Facility Management» dem Im- mobilienamt. Die betreffenden Anlagehalter sind, soweit sie über Brandmeldeanla- gen der Siemens Schweiz AG verfügen, verpflichtet, sich dem Rahmen- vertrag zu unterstellen. Damit verbunden ist die Pflicht, die betreffenden Anlagenverzeichnisse gemäss interner Zuständigkeitsordnung zu unter- zeichnen. Nach erfolgter Unterstellung sind sie wie bis anhin für die In- standhaltung ihrer Anlagen zuständig und haben insbesondere für die Bereitstellung der erforderlichen Mittel besorgt zu sein.

Die selbstständigen öffentlich-rechtlichen Anstalten des Kantons Zü- rich, die Verwaltung der Rechtspflege, die Parlamentsdienste, die Om- budsstelle, die Finanzkontrolle, der Datenschutzbeauftragte usw. sind be- rechtigt und eingeladen, sich dem Rahmenvertrag ebenfalls zu unterstel- len. Bei einer Unterstellung haben sie gemäss der auf sie anwendbaren Zuständigkeitsordnung die jeweiligen Anlagenverzeichnisse rechtsver- bindlich zu unterzeichnen. Auch sie sind bei einer Teilnahme am Rahmen- vertrag weiterhin für die Abwicklung der Instandhaltung ihrer Anlagen und für die Bereitstellung der erforderlichen Mittel verantwortlich. Das Immobilienamt ist für die Belange des Rahmenvertrags zustän- dig und stellt sicher, dass das Gesamtanlagenverzeichnis, das integrierter Bestandteil des Rahmenvertrags ist, jährlich aktualisiert wird. Das Im- mobilienamt als Auftraggeber ist berechtigt, sowohl beim Auftragnehmer als auch bei den kantonalen Organisationseinheiten, die dem Rahmen- vertrag unterstehen, Rückfragen zu stellen. Letztere sind zur Auskunft verpflichtet.

C. Vertragsgenehmigung, Vergabe und Ausgabe Gemäss § 10 Abs. 1 der Submissionsverordnung (SVO; LS 720.11), kann ein Auftrag unter bestimmten Voraussetzungen und unabhängig vom Auftragswert direkt vergeben werden. Dies gilt beispielsweise für den Fall, dass Leistungen zur Ersetzung, Ergänzung oder Erweiterung be- reits erbrachter Leistungen der ursprünglichen Anbieterin oder dem ursprünglichen Anbieter vergeben werden müssen, um die Austauschbar- keit mit schon vorhandenem Material oder Dienstleistungen zu gewähr- leisten (vgl. § 10 Abs. 1 lit. f SVO). Damit die Verfügbarkeit und Austausch- barkeit von Originalteilen der Brandmeldeanlagen und damit ein sicherer Betrieb gewährleistet werden kann, müssen die Instandhaltungsmassnah- men vom Hersteller der Brandmeldeanlage erbracht werden. Des Weite- ren verfügen moderne Brandmeldeanlagen über Softwaresteuerungen, auf die aus Gründen des Schutzes geistigen Eigentums nur der Hersteller Zugriff hat (§ 10 Abs. 1 lit. c SVO). Aus diesen Gründen rechtfertigt es sich, die Arbeiten für Servicedienstleistungen an Brandmeldeanlagen der Siemens Schweiz AG zu vergeben. Die Vergabesumme für die Instandhaltungsleistungen über die nächs- ten acht Jahre für sämtliche Brandmeldeanlagen der Siemens Schweiz AG in den kantonalen Liegenschaften beträgt rund Fr. 10 900 000. Darin sind auch die Anlagen derjenigen Anlagehalter, für die kein Pflichtbezug von Dienstleistungen und Lieferungen gestützt auf § 50 ImV besteht und die eingeladen sind, sich dem Rahmenvertrag anzuschliessen, bereits ent- halten. Zudem ist für die Anlagehalter eine Reserve von 10% eingerech- net, die ins Pauschalwartungsmodell wechseln möchten.

Wie eingangs aufgeführt, ist die Abwicklung der Servicedienstleistun- gen und damit insbesondere auch die Bereitstellung der notwendigen finanziellen Mittel Sache des jeweiligen Anlagehalters. Dieser ist für die Einhaltung der für ihn geltenden finanzrechtlichen Bestimmungen ver- antwortlich.

D. Vertragsinhalt Der Rahmenvertrag umfasst eine Auswahl an Modulen aus dem Leis- tungskatalog der Siemens Schweiz AG, mit welchem ein passendes War- tungsmodell zusammengestellt werden kann. Wie vorne erwähnt, soll mit dem Pauschalwartungsmodell den Anlagehaltern ein Standardwartungs- modell angeboten werden, welches alle wichtigen Leistungen einschliess- lich Reparaturen an der Brandmeldeanlage beinhaltet. Zusätzlich umfasst das Pauschalwartungsmodell die gesetzlich vorgeschriebene Melderre- vision, die alle acht Jahre durchgeführt werden muss. Die Melderrevision wird nach abgelaufenen acht Jahren und nach Absprache mit dem Kun- den ohne Zusatzkosten durchgeführt. Für welche Anlagen ein Pauschal- wartungsmodell vereinbart wird, legen die jeweils zuständigen Organisa- tionseinheiten der Anlagehalter fest und ist in den Anlagenverzeichnissen ersichtlich. Der Wechsel von einem anderen Wartungsmodell zum Pau- schalwartungsmodell richtet sich nach dem Zyklus der Melderrevision und kann daher grundsätzlich alle acht Jahre vollzogen werden. Auf alle Pauschalwartungsmodelle gewährt die Siemens Schweiz AG 10% Rabatt. Die Rechnungsstellung erfolgt an die in den Anlagenverzeichnissen auf- geführten Anlagehalter. Zusätzlich zu den Preisvorteilen konnte die Ga- rantiedauer verlängert und die Haftung gegenüber den Einzelverträgen erhöht werden. Die Mindestvertragsdauer des Rahmenvertrags beträgt fünf Jahre und beginnt mit dem Inkrafttreten des Rahmenvertrags (am 1. Januar 2019) zu laufen. Für die Anlagehalter besteht keine Möglichkeit, den Rah- menvertrag vorzeitig aufzulösen bzw. ihre Anlagen aus den Anlagever- zeichnissen zu entfernen, ausser bei Wegfall einer Anlage infolge Hand- änderung der Liegenschaft (Eigentumsübertragung), bei Stilllegung einer Anlage und/oder bei Aufgabe der Zuständigkeit für die Verwaltung einer Liegenschaft mit Anlagen der Siemens Schweiz AG. Diesbezüglich trifft den Anlagehalter eine Anzeigepflicht gegenüber der Siemens Schweiz AG und dem Auftraggeber. Nach Ablauf der festen Mindestvertragsdauer kann der Auftraggeber den Vertrag schriftlich um jeweils ein Jahr und höchstens um insgesamt drei Jahre verlängern. Spätestens nach Ablauf von acht Jahren endet der Rahmenvertrag, ohne dass es einer Kündigung be- darf. Bei Verletzung wichtiger vertraglicher Verpflichtungen kann der Rah- menvertrag mit sofortiger Wirkung ausserordentlich aufgelöst werden.

Dispositiv

Auf Antrag der Baudirektion beschliesst der Regierungsrat:

I. Der Auftrag zur Erbringung der Instandhaltungsleistungen bei den Brandmeldeanlagen der Siemens Schweiz AG wird an die Siemens Schweiz AG, Zürich, vergeben. Die Vergabesumme beträgt Fr. 10 900 000.

II. Die Baudirektion wird ermächtigt, mit der Siemens Schweiz AG den entsprechenden Rahmenvertrag abzuschliessen.

III. Die Direktionen des Regierungsrates und die Staatskanzlei mit den unterstellten Ämtern, Abteilungen und Betrieben (einschliesslich der unselbstständigen öffentlich-rechtlichen Anstalten des Kantons und der Bezirksverwaltungen) sind verpflichtet, sich für ihre Brandmeldeanlagen der Siemens Schweiz AG dem Rahmenvertrag anzuschliessen. Sie haben die Anlagenverzeichnisse nach der für sie massgebenden Zuständigkeits- regelung rechtsverbindlich zu unterzeichnen (unter Angabe des gewünsch- ten Wartungsmodells) und im Umfang der Unterstellung und nach Mass- gabe der jeweiligen Zuständigkeiten die erforderlichen Mittel zu bewilligen.

IV. Die weiteren kantonalen Organisationseinheiten (Rechtspflege, Parlamentsdienste, Ombudsstelle, Finanzkontrolle, Datenschutzbeauf- tragter usw.) und die selbstständigen öffentlich-rechtlichen Anstalten und Unternehmungen des Kantons sowie weitere Unternehmungen, Anstal- ten usw., die einen Bezug zum Kanton Zürich aufweisen, sind berechtigt und eingeladen, sich dem Rahmenvertrag anzuschliessen und die jewei- ligen Anlagenverzeichnisse rechtsverbindlich zu unterzeichnen. Sie haben nach Massgabe ihrer Unterstellung für die Abwicklung der Instandhal- tungsleistungen ihrer Brandmeldeanlagen und insbesondere die Bereit- stellung der erforderlichen Mittel besorgt zu sein.

V. Die Baudirektion wird beauftragt, den Abschluss des Rahmenver- trags den Anlagehaltern der in Dispositiv III und IV genannten Stellen bekannt zu machen.

VI. Dieser Beschluss ist bis zur Veröffentlichung des Zuschlags auf simap.ch nicht öffentlich.

VII. Mitteilung an die Direktionen des Regierungsrates und die Staats- kanzlei.

Vor dem Regierungsrat Die Staatsschreiberin:

Kathrin Arioli