Projekt „VD Client 2014“, Ersatz PC und Notebooks, gebundene Ausgabe

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 11. Juni 2014

665. Projekt «VD Client 2014» (Ersatz PC und Notebooks in der Volkswirtschaftsdirektion)

Erwägungen

1. Ausgangslage Die letzte Gesamterneuerung der IT-Arbeitsplätze der Volkswirt- schaftsdirektion erfolgte 2007. Mit dem Ersatz der PC und Notebooks im Generalsekretariat, im Amt für Wirtschaft und Arbeit (AWA) und im Amt für Verkehr wurden das damals aktuelle Betriebssystem Micro- soft Windows Vista und die Applikationssoftware Microsoft Office Ver- sion 2007 eingeführt. 2011 erfolgte die Umrüstung der Arbeitslosenkasse auf den damals gültigen Arbeitsplatzstandard. Ansonsten wurden Ersatzbeschaffungen nur im Einzelfall getätigt, wobei diesbezüglich in den letzten beiden Jahren wegen der anstehen- den Gesamterneuerung grosse Zurückhaltung geübt wurde. Somit ist die eingesetzte Client-Hardware (PC, Monitore und Notebooks) im Durch- schnitt über sechs Jahre alt und damit am Ende ihrer Nutzungszeit. Aus- fälle nehmen zu und sind oft mit kostspieligen Reparaturen und mit Störungen der Arbeit verbunden. Der eingesetzte Software-Standard mit Microsoft Windows Vista und Microsoft Office 2007 ist sieben Jahre alt und wird von Microsoft nicht mehr weiterentwickelt. Neuere Microsoft-Office-Versionen sind unter Microsoft Windows Vista nicht mehr lauffähig. Auf den rund 750 Arbeitsplätzen des Bereichs Vollzug Arbeitslosen- versicherungsgesetz (AVIG) im AWA ist seit Herbst 2008 die Applika- tion AVAM des Staatssekretariats für Wirtschaft (SECO) installiert. Ab dem zweiten Quartal 2014 stellt das SECO eine technische Lösung be- reit, welche die gegenwärtig bestehende Abhängigkeit von Microsoft Office 2007 beseitigt und dadurch den Einsatz von Microsoft Office 2013 ermöglicht. Die Volkswirtschaftsdirektion hat die ursprünglich für 2013 geplante Ablösung der Client-Hard- und -Software aufgeschoben, um ihre Lauffähigkeit im Zusammenspiel mit den heutigen Microsoft-Office- Versionen im Bereich Arbeitsmarkt des AWA zu gewährleisten. Die Um- stellung der Arbeitslosenkasse (ALK) erfolgt voraussichtlich 2015, so- fern das SECO die nötige Finanzierung bewilligt.

Die Anforderungen an mobiles Arbeiten sind in der Volkswirtschafts- direktion eher klein. Um ein möglichst flexibles Arbeiten der betroffe- nen Anwenderinnen und Anwender zu ermöglichen, ist der Einsatz von Tablet-PC mit abnehmbarer Tastatur als Zusatzgeräte zum normalen PC- Arbeitsplatz vorgesehen. Die Gesamterneuerung der Client-Hardware und des Softwarestan- dards in der Volkswirtschaftsdirektion ist dringend. Eine weitere Verzö- gerung würde die Kosten für den Betrieb der bestehenden Infrastruktur erhöhen und die Einführung neuer Applikationen verhindern.

2. Angestrebte Ergebnisse und Nutzen der Beschaffung Mit dem Projekt «VD Client 2014» werden Hard- und Software in der ganzen Volkswirtschaftsdirektion auf den heutigen Betriebssystemstan- dard mit Microsoft Windows 8.1, Microsoft Office 2013 und dem IBM Notes Client 9.01x gebracht, der die absehbaren Bedürfnisse der nächsten Jahre abdecken sollte. Der Einsatz von neuer Hardware mit modernen Prozessoren und SSD-Laufwerken verspricht eine wesentliche Verbes- serung der Leistungsfähigkeit gegenüber den heute im Einsatz stehen- den Geräten. Die bestehenden Peripheriegeräte wie Bildschirme, Tasta- turen mit Kartenleser und Arbeitsplatzdrucker werden nicht ersetzt (auch wenn sie teilweise über sechs Jahre alt sind). Die Volkswirtschaftsdirektion hat sehr gute Erfahrungen mit einem hohen Grad an Standardisierung von Hard- und Software gemacht, weil dadurch die Kosten des Informatikbetriebs tief gehalten werden kön- nen. Das Projekt «VD Client 2014» strebt ebenfalls einen hohen Grad an Standardisierung an. Die gleichzeitige Erneuerung von Hard- und Soft- ware hält den Arbeitsunterbruch bei den Mitarbeitenden, die während der Umstellung mit einer massgeschneiderten Schulung auf den neuen Client vorbereitet werden, so gering wie möglich. Die Umsetzung des Projektes «VD Client 2014» ermöglicht es der Volkswirtschaftsdirektion, weiterhin eine sichere, zeitgemässe und güns- tige Informatik zu betreiben.

3. Erforderliche Mittel Die nachfolgend aufgeführten Aufwendungen stützen sich auf Kosten- schätzungen aufgrund von Marktstudien. Die Preise der Anbietenden schwanken zurzeit stark und sind abhängig von verschiedenen Faktoren wie z. B. den Wechselkursen sowie von der weltweiten Verfügbarkeit der benötigten Komponenten. Die genauen Kosten werden bis Mitte Juni im Rahmen einer öffentlichen Ausschreibung ermittelt. Die Ausschrei- bung wird durch die Kantonale Drucksachen- und Materialzentrale durch- geführt. Die Anschaffungen umfassen rund 1100 PC und 100 Tablets einschliesslich Software.

Budgetierung Gebundene Neue Total Ausgabe Ausgaben in Franken in Franken in Franken Erfolgsrechnung Konto 3130 0 00000 391 000 391 000 Dienstleistungen Dritter extern (Engineering, Rollout) Konto 3090 0 00000 223 000 223 000 Aus- und Weiterbildung des Personals (Schulung) Investitionsrechnung Konto 5064 0 00000 * Hardware (Hard- & Software) 1 799 000 1 799 000 Total 2 413 000 2 413 000 * Beim AWA sind die Belastungen für das Projekt sowie die Rück- erstattungen des SECO auf den Konten 5064 0 00000, 5160 0 00000 und 6160 0 00000 sowie 5200 0 00000 und 6200 0 00000 eingestellt. Damit wer- den die Anlagen aktiviert und direkt anschliessend wieder passiviert. Dies erfolgt, weil das SECO die Anschaffung zurückvergütet und damit keine Abschreibungen und kalkulatorischen Zinsen anfallen. Für das Projekt «VD Client 2014» ist eine gemäss § 37 Abs. 2 lit. a CRG gebundene Ausgabe von Fr. 2 413 000 zu bewilligen. Die angegebenen Beträge enthalten 8% Mehrwertsteuer und 10% Reserve. Die benötig- ten Mittel sind im Budget 2014 und im KEF 2014–2017 auf den genann- ten Sachkonten eingestellt. Im Bereich Vollzug AVIG des AWA vergütet das SECO der Volks- wirtschaftsdirektion die Projektausgaben zurück. Die Rückerstattun- gen des SECO sind in der Erfolgsrechnung und Investitionsrechnung des Buchungskreises Nr. 5340 (AWA Vollzug AVIG) eingestellt. Ausser den Investitionen für das AWA werden sämtliche Projektausgaben in der Leistungsgruppe Nr. 5000, Generalsekretariat, belastet und direk- tionsintern weiterverrechnet. LG 5000 LG 5300 Total in Franken in Franken in Franken Erfolgsrechnung 614 000 614 000 Davon Rückerstattung SECO (BUKR 5340) –443 000 –443 000 Nettobelastung Erfolgsrechnung 614 000 171 000 Investitionsrechnung 226 000 1 573 000 1 799 000 Davon Rückerstattung SECO (BUKR 5340) –1 310 000 –1 310 000 Nettobelastung Investitionsrechnung 226 000 263 000 489 000 Total Nettobelastung Kanton 660 000

Die Nettobelastung für den Kanton Zürich beträgt somit insgesamt Fr. 660 000. Davon entfallen Fr. 171 000 auf die Erfolgsrechnung und Fr. 489 000 auf die Investitionsrechnung. Für diesen Nettoinvestitions- betrag fallen Kapitalfolgekosten an. Kapitalfolgekosten in Franken Abschreibungen Abschreibungssatz 20% (Nutzungsdauer 5 Jahre) 97 800 Zinsen Zinssatz 1,75% (gemäss RRB Nr. 321/2014) 4 279 Total 102 079 Die Betriebskosten verändern sich nicht.

4. Durchführung

4.1 Projektplan Der Rollout wird wie schon beim letzten Erneuerungsprojekt «VD Client 07» gleichzeitig mit der Schulung der Mitarbeitenden vorgenom- men. Der Rollout wird im Oktober und November durchgeführt und bis Ende November 2014 abgeschlossen. Jahr 2013 2014 Quartal Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Projektarbeit Initialisierung Machbarkeitsprüfung Konzeption/Design Ausschreibung/Evaluation Tests/Paketierung Beschaffung Pilot Schulungen Rollout

4.2 Wirtschaftlichkeit, Projektcontrolling und Strategiekonformität Beim Ersatz der Client-Hard- und -Software handelt es sich um ein technisch und betrieblich notwendiges Infrastruktur-Erneuerungspro- jekt. Ein Hinausschieben der Beschaffung würde die Betriebskosten und Risiken betreffend die bestehende Infrastruktur erhöhen und die Zuverlässigkeit und Effizienz der Informatik der Volkswirtschaftsdirek- tion vermindern.

Angesichts der grossen Bedeutung wird das Projekt durch den Gene- ralsekretär sowie die Amtschefs gesteuert (Projektausschuss). Das Pro- jektcontrolling wird durch den Direktionscontroller wahrgenommen. Das KITT hat an seiner Sitzung vom 7. März 2014 keine Einwände gegen das Projekt «VD Client 2014» erhoben und die IT-Strategiekon- formität des Vorhabens bestätigt.

Dispositiv

Auf Antrag der Volkswirtschaftsdirektion beschliesst der Regierungsrat:

I. Für die Erneuerung der Informatik-Arbeitsplätze in der Volkswirt- schaftsdirektion (Projekt VD Client 2014) wird eine gebundene Ausgabe von insgesamt Fr. 2 413 000 bewilligt. Davon gehen Fr. 226 000 zulasten der Investitionsrechnung der Leistungsgruppe Nr. 5000, Generalsekre- tariat, Fr. 1 573 000 zulasten der Investitionsrechnung der Leistungs- gruppe Nr. 5300, Amt für Wirtschaft und Arbeit und Fr. 614 000 zulasten der Erfolgsrechnung der Leistungsgruppe Nr. 5000, Generalsekretariat.

II. Mitteilung an die Finanzdirektion und die Volkswirtschaftsdirektion.

Vor dem Regierungsrat Der stv. Staatsschreiber:

Hösli