Weiterentwicklung der Informatik in der Berufsbildung, gebundene Ausgabe

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 12. Juni 2013

676. Weiterentwicklung der Informatik in der Berufsbildung (Ausgabenbewilligung)

Erwägungen

A. Ausgangslage Seit 1992 werden mit dem Informatik-System «Kompass» Lehrver- hältnisse, Bildungsbewilligungen für Lehrbetriebe und Zulassungen für Berufsbildnerinnen und Berufsbildner digital verwaltet. «Kompass» dient auch zur Ausschreibung der Lehrstellen im Lehrstellennachweis, der Organisation und Durchführung der Qualifikationsverfahren in der be- ruflichen Grundbildung sowie zur Abrechnung der Staatsbeiträge für die überbetrieblichen Kurse. «Kompass» wird vom Verein Interessengemeinschaft Informatik im Berufsbildungswesen (IGIB) unterhalten. In diesem interkantonalen Gremium sind neun Kantone (Appenzell Innerrhoden, Appenzell Aus- serrhoden, Graubünden, Luzern, St. Gallen, Schaffhausen, Solothurn, Thurgau, Zürich) und das Fürstentum Liechtenstein zusammenge- schlossen. Die Finanzierung des Unterhalts von «Kompass» wurde in RRB Nr. 1627/2009 geregelt.

B. Weiterentwicklung von «Kompass» «Kompass» soll von 2013 bis 2016 weiterentwickelt und ergänzt wer- den. Unter Mitwirkung der IGIB-Kantone und des Fürstentums Liech- tenstein hat die Abraxas Informatik AG, St. Gallen, die Eignerin des Quellencodes von «Kompass» ist, ein Vorprojekt erarbeitet. Dieses umfasst gegenüber dem heutigen Ausbau von «Kompass», Version 2, folgende Entwicklungsschritte zur Version 3: – Zentrale Datenhaltung: Die zurzeit in jedem Kanton gespeicherten «Kompass»-Daten sollen zentral auf zwei sich regelmässig abgleichen- den Servern abgelegt werden. Damit erhöht sich die Datensicherheit, die Berechtigungssteuerung wird vereinfacht, der Aufwand für die Pflege der Stammdaten verringert und der Datenaustausch unter den Kantonen vereinfacht. Die Investition in neue Server beim Mittel- schul- und Berufsbildungsamt entfällt. – Prozessunterstützung: Die Abläufe bei der Erfassung und bei Muta- tionen sollen durch das System in klar festgelegten Abläufen unter- stützt werden. Dadurch sollen die Fehlerquote sowie der Aufwand bei der Datenerfassung und bei Mutationen verringert werden.

– Schnittstellen: «Kompass» wird durch verschiedene Schnittstellen ergänzt, welche die Anknüpfung von neuen Anwendungen ermögli- chen. Eine Schnittstelle soll die Anbindung an ein kantonales Archiv mit einem integrierten Dateienmanagementsystem gestatten. Weitere, sogenannte Webservices, erlauben die Anbindung an vor- und nach- gelagerte Systeme (z. B. für die Durchführung des Qualifikations- verfahrens) und zu Portalen (z. B. einem Portal für Lehrbetriebe). Die Festlegung und Entwicklung der mit diesen Schnittstellen betrie- benen Anwendungen sind Sache der einzelnen Kantone. Die IGIB-Kantone und das Fürstentum Liechtenstein wollen die Firma Abraxas Informatik AG mit der Umsetzung dieser Entwick- lungsschritte beauftragen. Die Kosten belaufen sich gesamthaft auf 3,28 Mio. Franken («Kompass» 3, Finanzplanung in den Kantonen, Stand: 20. Februar 2012, Variante: Vorprojektergebnis) für 2013 bis 2016; der Anteil des Kantons Zürich beträgt 1,23 Mio. Franken (37%). Ohne die Zustimmung bzw. Mitfinanzierung des Kantons Zürich kann das Projekt nicht umgesetzt werden. Die Betriebskosten werden voraus- sichtlich im Rahmen der mit RRB Nr. 1627/2009 bewilligten Kosten liegen, jedoch mit einer wesentlich verbesserten Datensicherheit. Das Projekt entwickelt die heute in Betrieb stehende Version 2 von «Kompass» zur Version 3 weiter. Gestützt auf § 10 lit. f der Submissions- verordnung vom 23. Juli 2003 (LS 720.11) kann deshalb der Auftrag ohne öffentliche Ausschreibung an den bisherigen Auftragnehmer, die Abraxas Informatik AG, vergeben werden.

C. Datenarchivierung und -löschung An eine Schnittstelle von «Kompass» 3 soll ein Datenarchiv mit einem integrierten Dateienmanagementsystem angebunden werden. Mit dieser Erweiterung sollen Archivierung und Löschung der Daten von Lernenden, Lehrbetrieben und Berufsbildnern gemäss Informa- tions- und Datenschutzgesetz (IDG, LS 170.4) sichergestellt werden. Gegenwärtig sind alle einmal eingegebenen Daten und Dokumente im System «Kompass» verfügbar, was nicht den Vorgaben des Gesetzes entspricht. Die Kosten für das Datenarchiv belaufen sich nach einer Schätzung des Mittelschul- und Berufsbildungsamtes auf Fr. 250 000.

D. Erstellung und Einführung eines Lehrbetriebsportals Mit den Webservices wird die Voraussetzung geschaffen, dass Lehr- betriebe über Portale verschiedene administrative Arbeiten selber erle- digen können. Damit wird der administrative Aufwand sowohl für den Lehrbetrieb (wie z. B. digitale Meldung von Mutationen der Lehrbetriebs- daten und der Adressen der Lernenden, Ausschreiben der Lehrstellen

im Lehrstellennachweis, Anmeldung zum Qualifikationsverfahren) als auch für das Mittelschul- und Berufsbildungsamt (wie z. B. digitale Übernahme von Datenmutationen von Lehrbetrieben und Lernenden sowie der Lehrvertragsdaten anstelle der Handerfassung ab Papiervor- lage) verringert. Ein solches Portal soll mit der Weiterentwicklung von «Kompass» im Kanton Zürich schrittweise und unter Berücksichtigung der bestehenden Web- und E-Government-Infrastruktur, wie ZHservices, eingeführt werden. Die folgenden Anwendungen stehen dabei im Vor- dergrund: Lehrbetriebsdaten ändern, Lehrstellen ausschreiben, Ler- nende für das Qualifikationsverfahren anmelden, Lehrvertragsdaten einlesen. Die Entwicklungskosten belaufen sich gemäss einer Schätzung des Mittelschul- und Berufsbildungsamtes auf rund Fr. 750 000.

E. Betriebs- und Unterhaltskosten Für Betrieb und Unterhalt des Lehrbetriebsportals sowie der Daten- archivierung und -löschung ist mit jährlichen Kosten von rund Fr. 200 000 zu rechnen. Diese Kosten können teilweise durch Einsparungen beim Briefversand an alle Lehrbetriebe und bei der Handerfassung der freien Lehrstellen kompensiert werden. Da kein Wechsel des Mediums inner- halb des Verarbeitungsprozesses (Medienbruch) mehr besteht, verrin- gert sich die Fehlerquote der mutierten Daten, was insgesamt weniger Rückfragen an die Lehrbetriebe zur Folge haben wird. Der Zeitauf- wand verringert sich für alle Beteiligten. Ein Teil dieser Arbeitszeit- verminderung wird jedoch, mindestens in der Einführungsphase, durch den notwendigen Support der Lehrbetriebe kompensiert werden.

F. Beurteilung Mit dem Lehrbetriebsportal soll einerseits der administrative Auf- wand für die Lehrbetriebe gesenkt werden, was aufgrund einer bei den Lehrbetrieben durchgeführten Evaluation vom 12. Januar 2011 des Mit- telschul- und Berufsbildungsamtes zur Lehraufsicht 2010 sowie bei einer bei den Organisationen der Arbeitswelt im Januar 2013 erfolgten Befragung erwünscht ist. Anderseits verringert sich der administrative Aufwand für das Amt, was aufgrund der derzeitigen Mittelsituation angestrebt werden muss (Zunahme der Lehrverhältnisse um 20% seit 2002). Mit der digitalen Ausschreibung der Lehrstellen gehört die Berufs- beratung ebenfalls zu den Nutzniessern. So entfallen Briefversände an mehrere tausend Betriebe und die Handerfassung der freien Lehrstel- len auf Beginn des neuen Schuljahres. Die Weiterentwicklung von «Kompass» vereinfacht den Datenaus- tausch mit anderen Plattformen und mit Internetportalen. Zudem wird die Datenpflege und Wartung vereinfacht, die Datensicherheit verbes- sert und die Datenbearbeitung gemäss der Datenschutzgesetzgebung

sichergestellt. Bei einem Verzicht auf die Weiterentwicklung wäre das System technisch gesehen noch während drei bis fünf Jahren im heuti- gen Zustand einsetzbar. Die Erfordernisse, die gemäss dem Gesetz über die Information und den Datenschutz an die Sicherheit, den Daten- transfer und die Datenbearbeitung gestellt werden, wären jedoch nicht erfüllt. Das Kantonale IT-Team (KITT) ist über das Projekt informiert und hat keine Einwände gegen die geplante Umsetzung.

G. Gesamtkosten und Finanzierung Für die gesamte Weiterentwicklung der Informatik in der Berufs- bildung («Kompass», Datenarchiv und Lehrbetriebsportal) ergeben sich für den Kanton Zürich für 2013–2016 Investitionskosten von rund 2,23 Mio. Franken (einschliesslich MWSt), davon fallen im Jahr 2013 Kosten von rund Fr. 350 000 an. Der Betrag von 2,23 Mio. Franken um- fasst die Kosten für «Kompass» (Version 3) von 1,23 Mio. Franken, die Kosten für die Datenarchivierung und -löschung von Fr. 250 000 sowie die Entwicklungskosten für das Lehrbetriebsportal von Fr. 750 000. Die Ausgaben gehen zulasten der Investitionsrechnung der Leistungsgrup- pe Nr. 7306, Berufsbildung, Buchungskreis 7385 Koordinationsstelle Berufsfachschulen, Profitcenter 7385 3000 Informatik MBA, Projekt- nummer 7385P-80.00003, Konto 5200 0 00000 Software. Der Betrag ist in der Leistungsgruppe Nr. 7306, Berufsbildung, im Budget 2013 und im Konsolidierten Entwicklungs- und Finanzplan (KEF) 2013–2016 nicht eingestellt, kann aber innerhalb der Leistungsgruppe kompensiert wer- den. Die Weiterentwicklung der Informatik in der Berufsbildung («Kom- pass», Datenarchiv und Lehrbetriebsportal) ist notwendig für die Wahr- nehmung der Lehraufsicht gemäss § 4 Abs. 2 lit. a des Einführungsgeset- zes zum Bundesgesetz über die Berufsbildung vom 14. Januar 2008 (EG BBG, LS 413.31) in Verbindung mit § 2 Abs. 1 Verordnung zum EG BBG vom 8. Juli 2009 (LS 413.311). Es handelt sich um eine gebundene Aus- gabe nach § 37 Abs. 2 lit. a des Gesetzes über Controlling und Rech- nungslegung vom 9. Januar 2006 (CRG; LS 611). Zusätzlich fallen ab 2015 wiederkehrende Ausgaben für den Betrieb und den Unterhalt des Lehrbetriebsportals sowie der Datenarchivie- rung und -löschung von jährlich Fr. 200 000 an. Dabei handelt es sich um eine Schätzung. Da das Lehrbetriebsportal auch für die Lehrbetriebe und die Organi- sationen der Arbeitswelt einen grossen Nutzen bei der Koordination der Ausbildung und eine Senkung des administrativen Aufwandes bringt, wurde ein Antrag um Mitfinanzierung des Projektes mit einem Beitrag von Fr. 500 000 an den kantonalen Berufsbildungsfonds gestellt.

H. Kapitalfolgekosten Zu den Investitionskosten fallen zusätzlich Kapitalfolgekosten auf dem Investitionsbetrag von 2,23 Mio. Franken an. Diese betragen jähr- lich Fr. 471 088. Sie bestehen aus Abschreibungen und den durchschnitt- lichen kalkulatorischen Zinskosten von jährlich 2,25%. Kapitalfolgekosten (Fr.) Investitionskategorie Investition Nutzungsdauer Kalk. Zinsen Abschreibungen Total Software 2,23 Mio. 5 Jahre 25 088 446 000 471 088

I. Weiteres Vorgehen Nach erfolgter Ausgabenbewilligung erteilt IGIB der Abraxas Infor- matik AG den Auftrag für die Weiterentwicklung von «Kompass». Gleichzeitig beginnt das Mittelschul- und Berufsbildungsamt ein geson- dertes Projekt zur Umsetzung der Datenarchivierung und des Lehr- betriebsportals. Aufgrund des heutigen Wissensstandes soll ein Pilot- projekt mit einzelnen Berufsgruppen durchgeführt werden. Schrittweise wird dann das Lehrbetriebsportal auf alle Berufe und Lehrbetriebe aus- gedehnt. Bis Ende 2016 soll der volle Funktionsumfang zur Verfügung stehen.

Dispositiv

Auf Antrag der Bildungsdirektion beschliesst der Regierungsrat:

I. Für die Weiterentwicklung des Informatiksystems «Kompass» wird eine gebundene Ausgabe von Fr. 1 230 000 zulasten der Investitionsrech- nung der Leistungsgruppe Nr. 7306, Berufsbildung, bewilligt.

II. Für die Datenarchivierung und -löschung sowie die Entwicklung und die Einführung des Lehrbetriebsportals wird eine gebundene Aus- gabe von Fr. 1 000 000 zulasten der Investitionsrechnung der Leistungs- gruppe Nr. 7306, Berufsbildung, bewilligt.

III. Mitteilung an die Finanzdirektion und die Bildungsdirektion.

Vor dem Regierungsrat Der Staatsschreiber:

Husi