Flächennutzung und Dienstleistungen, Richtlinien, Festsetzung

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 29. April 2009

690. Richtlinien «Flächennutzung und Dienstleistungen», Festsetzung

Erwägungen

A. Ausgangslage Gemäss § 50 der Immobilienverordnung vom 24. Januar 2007 (ImV) schliessen Nutzer und Bewirtschafter Leistungsvereinbarungen ab. Diese bezwecken die Regelung der Beziehung zwischen den Nutzern und dem Bewirtschafter, der Leistungen im kaufmännischen, technischen und infrastrukturellen Gebäudemanagement erbringt. Das Immobilienamt betreut als Bewirtschafter rund 120 Liegen- schaften der Zentralverwaltung und der Bezirksverwaltungen, in denen rund 90 Ämter und Institutionen untergebracht sind. Das Angebot der für die Nutzer zu erbringenden Leistungen ist über weite Teile de- ckungsgleich. Um eine Gleichbehandlung der Nutzer zu gewährleisten und den Aufwand in einem vernünftigen Rahmen zu halten, wird darauf verzichtet mit jedem Nutzer eine individuelle Leistungsvereinbarung abzuschliessen. Stattdessen setzt der Regierungsrat Richtlinien für die Flächennutzung und Dienstleistungen fest.

B. Zweck Die vorliegenden Richtlinien enthalten bezüglich Immobilienbewirt- schaftung keine grundlegenden Neuerungen. Sie formalisieren weitge- hend die bisherigen, bewährten Verhältnisse und bereinigen bestehende Lücken. Sie beschreiben insbesondere die – Zuständigkeiten und Verpflichtungen bei der Nutzung der Betriebs- liegenschaften, – Zuständigkeit und Verpflichtungen der Koordinationsorgane, – Produkte, Leistungen und Preisbildung der Bewirtschaftung, – Abläufe bei einer Änderung der Flächenbedürfnisse und Dienst- leistungen, – Abrechnung der Leistungen.

C. Koordinationsorgane für die Immobiliennutzung Entsprechend RRB Nr. 1822/2001, Dispositiv IV, wurde für die Liegen- schaften der Bezirksverwaltungen ein Lenkungsausschuss gebildet. Dieser bildet das Koordinationsorgan zwischen Liegenschaftennutzern und Hochbauamt. Unter anderem legt der Lenkungsausschuss differen- zierte, der jeweiligen Nutzung angepasste Verrechnungsansätze fest und überprüft sie jährlich.

Diese Koordination innerhalb der Bezirksverwaltungen hat sich im Allgemeinen bewährt. Die vorliegenden Richtlinien sehen daher für die Koordination der Liegenschaftennutzung innerhalb der Zentralverwal- tung eine gleichartige Organisation vor. Dabei koordiniert das Immobi- lienamt die Liegenschaftennutzung mit den Direktionen, die sich wieder- um mit ihren Amtsstellen abstimmen. Mit der Schaffung des Immobilienamtes wurden Steuerung und Port- foliomanagement der Liegenschaften neu eingeführt und die Abteilung Bewirtschaftung des Hochbauamtes dem Immobilienamt zugeordnet. Gemäss § 44 ImV obliegt dem Immobilienamt die Koordination der Flächennachfrage mit dem Flächenangebot. Der Lenkungsausschuss der Bezirksverwaltungen ist demzufolge durch eine Vertreterin oder einen Vertreter des Immobilienamtes zu ergänzen, die bzw. der die Sitzungs- leitung übernimmt.

D. Verrechnung der Leistungen Interne Verrechnungen erzeugen für den Kanton keinen Mehrwert. Deshalb wurde darauf geachtet, den Aufwand dafür möglichst gering zu halten und dennoch Transparenz herzustellen. Die notwendigen Grund- lagen für die Verrechnung wie Informationen zu Flächen, Räumen und Belegungen sind bereits in einem elektronischen Flächeninventar ent- halten. Die Kosten werden pro Gebäude geführt. Somit kann die Ver- rechnung weitgehend automatisiert erfolgen. Im Zusammenhang mit dem geplanten Aufbau einer EDV-Lösung für das Immobilienmanage- ment können die Daten des Flächenmanagements mittels elektronischer Schnittstelle übernommen werden. Gebäudekosten der Liegenschaften im Verwaltungsvermögen wie Zinsen, Abschreibungen und bauliche Unterhaltsaufwendungen werden in verschiedenen Direktionen geführt. In der Buchhaltung des Immo- bilienamtes befindet sich lediglich ein Teil der Liegenschaften des Ver- waltungsvermögens. Bis anhin wurde für die in diesen Liegenschaften untergebrachten Nutzer eine pauschale Kostenmiete erhoben. Für die Liegenschaften der Bezirksverwaltungen bestimmte der Lenkungsaus- schuss differenzierte pauschale Verrechnungsansätze. Für die Liegen- schaften der Zentralverwaltung betrugen die Pauschalkostensätze Fr. 400 pro m2. Diese Ansätze enthielten die anteiligen Kosten weiterer Nutzflächen sowie Verkehrs- und Funktionsflächen. Der Gesamtertrag aus den Verrechnungen entsprach in etwa dem Gesamtaufwand aller Gebäudekosten des Immobilienamtes. Die Kosten bestimmter Bauten, die nicht in erster Linie Bürozwecken dienen, wie das Rathaus oder das Haus zum Rechberg, werden künftig in der Rechnung des Immobilienamtes gesondert ausgewiesen. Die Nutzer der übrigen Bauten werden diese nicht mittragen. Das im

Immobilienamt geführte elektronische Flächeninventar ermöglicht zudem eine differenziertere Kostenaufteilung auf weitere Raumtypen. Dabei werden aufgrund der tatsächlichen Kosten pro Gebäude oder einer Gebäudegruppe für verschiedene Raumtypen Pauschalkosten- sätze errechnet. Daraus ergibt sich eine angemessenere, nutzungsbezo- gene Preisabstufung als bisher. Infrastrukturelle Dienstleistungen wie Reinigung, Transporte, Kleinreparaturen usw. werden wie bis anhin ent- weder nach pauschalen Aufwandansätzen oder projektbezogen abge- rechnet. Sämtliche Pauschalkostensätze werden jährlich neu ermittelt und den verwaltungsübergreifenden Koordinationsgremien der Zentral- verwaltung und der Bezirksverwaltungen zur Genehmigung vorgelegt.

E. Vernehmlassung Nach der Erarbeitung der Richtlinien «Flächennutzung und Dienst- leistungen» mit ihren Anhängen wurde eine Vernehmlassung bei den Direktionen des Regierungsrates, der Staatskanzlei, der Verwaltungs- kommission der obersten kantonalen Gerichte, den Parlamentsdiensten, der Ombudsperson, dem Datenschutzbeauftragten und der Finanzkont- rolle durchgeführt. Die Hinweise aus den Stellungnahmen konnten weitgehend in die Dokumente übernommen werden. Die Änderungen wurden mit den zuständigen Raumverantwortlichen besprochen. In den Unterlagen zur Vernehmlassung befand sich ein weiterer Anhang, der Standards für den Ausbau und die Einrichtung von Büro- bauten enthielt. Das Dokument wurde bereits zu früherem Zeitpunkt erstellt und gelangte noch nicht in ein ordentliches Genehmigungs- verfahren. Anlässlich der Vernehmlassung zeigte sich, dass weitere Elemente zu ergänzen und mit dem Hochbauamt und den Raumverant- wortlichen abzustimmen sind. Diese überarbeiten Standards werden dem Regierungsrat getrennt zur Genehmigung vorgelegt.

Dispositiv

Auf Antrag der Baudirektion beschliesst der Regierungsrat:

I. Die Richtlinien «Flächennutzung und Dienstleistungen» werden auf den 1. Januar 2010 festgesetzt.

II. Die Rechtspflege, die Finanzkontrolle, die Parlamentsdienste, die Ombudsperson und der Datenschutzbeauftragte werden eingeladen, sich an der Koordination der Raumbelegung und Bewirtschaftung zu beteiligen und die Richtlinien «Flächennutzung und Dienstleistungen» sinngemäss anzuwenden.

III. Mitteilung an die Direktionen des Regierungsrates, die Staats- kanzlei, die Verwaltungskommission der obersten kantonalen Gerichte (c/o Obergericht des Kantons Zürich), die Finanzkontrolle, die Parlaments- dienste, die Ombudsperson und den Datenschutzbeauftragten, je unter Beilage der Richtlinien.

Vor dem Regierungsrat Der stv. Staatsschreiber:

Hösli