Amt für Jugend und Berufsberatung, Stipendien, Stellenplan

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 4. Mai 2022

693. Amt für Jugend und Berufsberatung, Stipendien (Stellenplan)

Erwägungen

A. Ausgangslage Der Kantonsrat hat am 27. April 2015 mit dem Gesetz über die An- passung der Gesetzgebung im Bereich von Ausbildungsbeiträgen (Sti- pendienreform) die Änderung von §§ 16–19b und 27 des Bildungsgeset- zes vom 1. Juli 2002 (BiG, LS 410.1) beschlossen. Das Gesetz ist am 1. Ja- nuar 2021 in Kraft getreten. Auf denselben Zeitpunkt hin sind die vom Regierungsrat erlassenen Ausführungsbestimmungen in Form der neu- en Verordnung über die Ausbildungsbeiträge vom 17. Juni 2020 (VAB, LS 416.1) in Kraft getreten. Mit der Stipendienreform wurde ein schlan- kes und transparentes Stipendienwesen geschaffen. Ein weiteres Haupt- ziel der Reform war die Erhöhung der im nationalen Vergleich tiefen Bezügerinnen- und Bezügerquote im Kanton Zürich. Im Vorfeld der Einführung der Stipendienreform wurden im Amt für Jugend und Berufsberatung (AJB) verschiedene Massnahmen zur Ver- besserung der betrieblichen Abläufe und der Organisation getroffen, wo- durch es gelungen war, die Anzahl der hängigen Stipendiengesuche und deren Bearbeitungsdauer zu verkürzen. So wurden standardisierte Leis- tungsprozesse eingeführt, um eine möglichst schlanke Bearbeitung der Gesuche zu gewährleisten. Mit dem kantonalen Steueramt wurde ein Verfahren zur raschen Beschaffung der Steuerdaten in den Fällen, in denen die Gesuchstellenden diese nicht (vollständig) einreichen, einge- führt. Zudem wurden verschiedene Ablaufschritte digitalisiert. Seit 2017 können Gesuche über ein Webportal elektronisch eingereicht werden, wodurch sämtliche Unterlagen bereits digital vorhanden sind und be- arbeitet werden können. Auch die Sozialdienste der Gemeinden können seit 2019 stellvertretend für ihre Klientinnen und Klienten online Ge- suche stellen. In organisatorischer Hinsicht wurde innerhalb der Abtei- lung eine Teamstruktur eingeführt. Daneben wurden von der Bildungs- direktion 3,6 befristete Stellen für den Zeitraum von 1. Juli 2017 bis 30. Juni 2019 und 5,0 befristete Stellen für 1. Juli 2019 bis 31. Dezember 2022 für die Stipendiensachbearbeitung bewilligt. Durch diese Anstel- lungen und die geschilderten Massnahmen konnte die Bearbeitungs- dauer der Gesuche trotz der jährlich steigenden Gesuchszahlen von sie- ben bis acht Monaten auf zwei bis drei Monate verkürzt werden.

Die Einführung der Stipendienreform am 1. Januar 2021 führte zu einem neuerlichen Anstieg der pendenten Gesuche und zwischenzeitlich zu einer längeren Bearbeitungsdauer. Dies ist unter anderem darauf zurückzuführen, dass im Rahmen der Umsetzungsarbeiten Zusatzauf- gaben anfielen und den Mitarbeitenden dadurch weniger Zeit für die Ge- suchsbearbeitung zur Verfügung stand. Zudem nahmen die Gesuchsein- gänge 2021 deutlich zu. Aus diesem Grund wurden 2021 3,3 zusätzliche Aushilfen für die Sachbearbeitung bis 30. September 2022 sowie 0,8 Stel- len als Aushilfen für juristische Unterstützung bei der Umsetzung der Stipendienreform bis 31. Juli 2022 befristet angestellt (vgl. auch RRB Nr. 62/2022).

B. Stellenplan und Entwicklung der Gesuchseingänge Die Anzahl Stellen der Stipendienabteilung wurde in den letzten 20 Jah- ren nie geändert. Die Abteilung verfügt insgesamt über 12,5 Stellen be- stehend aus 1,0 Stellen Abteilungschef/in (Klasse 22 VVO), 1,0 Stellen Adjunkt/in (Stellvertretung Abteilungsleitung, Klasse 19 VVO), 2,2 Stel- len Adjunkt/in (Teamleitung, Klasse 18 VVO), 7,3 Stellen Verwaltungs- assistent/in (Sachbearbeitung, Klasse 16 VVO) sowie 1,0 Stellen Verwal- tungssekretär/in (Klasse 12 VVO). 2001 gingen im AJB rund 4700 Gesuche um Ausbildungsbeiträge ein. Die Abteilung war damals mit den aufgeführten 12,5 Vollzeitstellen be- setzt. Mit einer Vollzeitstelle wurden jährlich rund 380 Gesuche be- arbeitet. 2020 gingen im AJB rund 8200 Gesuche um Ausbildungsbeiträge ein, was unter anderem darauf zurückzuführen ist, dass die Anzahl Perso- nen, die sich in einer nachobligatorischen Ausbildung befinden, seit 2004 stetig zunimmt. Diese Gesuche wurden mit 17,5 Vollzeitstellen (12,5 un- befristete und 5,0 befristete Stellen) bearbeitet. Folglich wurden pro Vollzeitstelle 2020 rund 470 Gesuche bearbeitet. Die im Vergleich zu 2001 höhere Produktivität ist auf die geschilderten organisatorischen und technischen Massnahmen zurückzuführen. Dadurch konnten Ende 2020 die Gesuche in einer angemessenen Frist von rund drei Monaten bearbeitet werden. Im vergangenen Jahr wurde ein weiterer Anstieg der Gesuchsein- gänge im Vergleich zu 2020 verzeichnet. Bis Ende Dezember 2021 gingen über 9400 Gesuche ein. Dies entspricht einer Zunahme von rund 15% gegenüber dem Vorjahr. Zur Verfügung standen 2021 12,5 unbefristete und 9,1 befristete Stellen (5,0 im Stellenplan und 4,1 Aushilfsstellen), also insgesamt 21,6 Stellen.

Es ist davon auszugehen, dass die Gesuchszahlen künftig weiter stei- gen werden. Mit dem neuen Recht soll die im nationalen Vergleich tiefe Bezügerinnen- und Bezügerquote im Kanton Zürich erhöht werden. Die Zahlen von 2021 deuten darauf hin, dass dieses Ziel erreicht wird, weshalb für das laufende Jahr mit einer weiteren Zunahme von rund 10% zu rechnen ist.

C. Personalbedarf Für die Bewältigung der im Jahr 2022 erwarteten rund 10 300 Gesu- che benötigt die Abteilung Stipendien zusätzliche Stellen. Sämtliche be- fristeten Anstellungen laufen 2022 aus. Ohne diese personellen Mittel kann eine zeitnahe Bearbeitung der Gesuche nicht gewährleistet werden. Ausgehend von einer Kapazität von 470 Gesuchen pro Vollzeitstelle sind für die Bearbeitung von 10 300 Gesuchen insgesamt 22 Stellen not- wendig, weshalb zusätzlich zu den 12,5 Stellen weitere 9,5 unbefristete Stellen notwendig sind. Bei den zusätzlichen Stellen soll ein angemes- senes Verhältnis zwischen Teamleitung und Sachbearbeitung beibehal- ten werden, weshalb 1,3 Stellen als Adjunkt/in in der Lohnklasse 18 VVO und 8,2 Stellen als Verwaltungsassistent/in in der Lohnklasse 16 VVO benötigt werden. Für die 8,2 Stellen Verwaltungsassistent/in sind die bis zum 31. Dezember 2022 befristeten 5,0 Stellen unbefristet in den Stel- lenplan aufzunehmen und 3,2 Stellen neu zu schaffen. Dabei handelt es sich allesamt um eine Aufstockung bereits bestehender Stellen. Damit ver- fügt die Stipendienabteilung insgesamt über 22,0 Stellen. Zum grössten Teil kann die Erweiterung durch Überführung von befristeten in un- befristete Anstellungsverhältnisse erfolgen.

D. Kosten Im Budget 2022 und im Konsolidierten Entwicklungs- und Finanz- plan (KEF) 2022–2025, Planjahre 2023–2025, sind in der Leistungsgruppe Nr. 7502, Berufsbildung und Ausbildungsbeiträge, die 12,5 ordentlichen Stellen enthalten. Die 5,0 befristeten Stellen Verwaltungsassistent/in (Lohnklasse 16) sind nur im Budget 2022 enthalten. Ab 2023 fallen für die 9,5 Stellen Kosten von insgesamt 1,4 Mio. Fran- ken jährlich an, die nicht innerhalb der Leistungsgruppe Nr. 7502, Be- rufsbildung und Ausbildungsbeiträge, kompensiert werden können. Sie sind in das Budget 2023 und den KEF 2023–2026, Planjahre 2024–2026, in der Leistungsgruppe Nr. 7502, Berufsbildung und Ausbildungsbei- träge, neu einzustellen.

Dispositiv

Auf Antrag der Bildungsdirektion beschliesst der Regierungsrat:

I. Die mit Verfügung der Bildungsdirektion vom 26. Februar 2019 bis zum 31. Dezember 2022 im Stellenplan des Amtes für Jugend und Berufs- beratung, Leistungsgruppe Nr. 7502, Berufsbildung und Ausbildungsbei- träge, geschaffenen befristeten 5,0 Stellen Verwaltungsassistent/in Klasse 16 VVO werden mit Wirkung ab 1. Januar 2023 in unbefristete Stellen übergeführt.

II. Im Stellenplan des Amtes für Jugend und Berufsberatung, Leis- tungsgruppe Nr. 7502, Berufsbildung und Ausbildungsbeiträge, werden mit Wirkung ab 1. Januar 2023 folgende Stellen geschaffen: Stellen Richtposition Klasse VVO 1,3 Adjunkt/in 18 3,2 Verwaltungsassistent/in 16

III. Mitteilung an die Finanzdirektion und die Bildungsdirektion.

Vor dem Regierungsrat Die Staatsschreiberin:

Kathrin Arioli