Einführung Case Management, Stellenplan

1. Einführung von Case Management in der Verwaltung Mit Beschluss Nr. 1569/2007 führte der Regierungsrat das Case Mana- gement für die Verwaltung ab 1. April 2008 ein. Case Management soll sowohl für das Verwaltungspersonal als auch für die Lehrerpersonen der Volksschule und der Mittel- und Berufsfachschulen, die nach kanto- nalem Recht angestellt sind, sowie für die Mitarbeitenden der Schulver- waltungen der Mittel- und der Berufsfachschulen und für die Mitarbei- tenden der Bezirksjugendsekretariate eingeführt werden. Gemäss RRB Nr. 1569/2007 wird für das Case Management eine dezentrale Organisa- tionsstruktur mit folgenden Rollen vorgesehen: Das Personalamt koor- diniert die Eckwerte des Case-Management-Prozesses und legt gemein- sam mit den dezentralen Verantwortlichen die Praxis der Aufnahme- und Ausschlusskriterien fest. Für den Einsatz der externen Anbietenden führt das Personalamt Akkreditierungslisten von bewährten Case Mana- gerinnen und Case Managern. Das Personalamt ist zudem verantwort- lich für die Wirtschaftlichkeitsrechung, die Qualitätsentwicklung, das Qualitätsmanagement sowie für die interne und externe Kommunika- tion. Die Direktionen haben unter Anwendung der einheitlichen Ein- und Ausschlusskriterien zu entscheiden, ob im Einzelfall ein Case Manage- ment durchgeführt wird oder nicht (Triagefunktion). Sie haben einen allfälligen Verzicht zu begründen. Ein negativer Entscheid ist nach zwei Monaten zu überprüfen. Weiter haben die Direktionen ein Reporting für die Wirtschaftlichkeitsrechung und das Qualitätsmanagement zu führen und die Case-Management-Prozesse zu evaluieren. Die Direk- tionen legen dazu die interne Organisationsstruktur des Case Manage- ments fest.

2. Case Management in der Bildungsdirektion In der Bildungsdirektion sind die betroffenen Personalgruppen aus- serordentlich gross. Der Kanton Zürich beschäftigt gemäss Geschäfts- bericht 2007 rund 9600 Volksschullehrpersonen und ab 1. Januar 2008 zusätzlich rund 1500 Kindergartenlehrpersonen, rund 5900 Lehrperso- nen und Mitarbeitende in den Schulverwaltungen im Mittelschul- und Berufsbildungsbereich sowie rund 1000 Mitarbeitende in den Bezirks- jugendsekretariaten. Im Volksschulbereich ist zu berücksichtigen, dass

sich die Bildungsdirektion die Arbeitgeberfunktion mit den über 200 Schulgemeinden teilt; im Bereich der Jugend- und Familienhilfe und der Berufsberatung übernehmen die Gemeinden bzw. die Bezirke und Regionen einen Teil der Arbeitgeberfunktionen. Im Mittelschul- und Berufsbildungsbereich wird die Bildungsdirektion Case Management in Zusammenarbeit mit den Schulleitungen der Mittelschulen und der Berufsfachschulen einführen. Der Case-Management-Prozess für die grossen Personalgruppen der Lehrerschaft wird durch die Ämter der Bildungsdirektion geführt, damit einheitliche Regelungen und Qualitätsstandards eingeführt und gewährleistet werden können. Die Personalbeauftragte der Direktion stellt zudem sicher, dass die Vorgaben des Regierungsrates, der Direk- tion und des Personalamtes für das Case Management der Lehrperso- nen umgesetzt werden. Damit wird ein Synergieeffekt angestrebt. Die Zentralisierung auf Direktions- bzw. Amtsstufe führt auch zu einer Pro- fessionalisierung des Prozesses und damit verbunden zu erheblichen Kosteneinsparungen. Die Ämter haben für die Wirtschaftlichkeitsrech- nung ein Abwesenheitsmanagement zu führen, die externen Case Mana- gerinnen und Case Manager zu beauftragen und zu evaluieren. Sie haben auch die Zusammenarbeit mit den Stellen zu gewährleisten, die mit ihnen zusammen die Arbeitgeberfunktion wahrnehmen (Schulge- meinden, Schulleitungen, Bezirksjugendsekretariate).

3. Befristete Erweiterung Stellenplan Bildungsdirektion Aufgrund der grossen Personalgruppen ist in der Bildungsdirektion für die Einführung von Case Management mit einem zusätzlichen Koordi- nationsaufwand zu rechnen. Die Bildungsdirektion geht von einem CM-Fall auf 100 Mitarbeitende aus. Im Volksschulamt, im Mittelschul- und Berufsbildungsamt sowie im Amt für Jugend und Berufsberatung, die rund 18 000 Anstellungsverhältnisse betreuen, ist folglich mit rund 180 Fällen pro Jahr zu rechnen. Namentlich im Volksschulamt und im Mittelschul- und Berufsbildungsamt kann der Arbeitsanfall, der durch die Einführung von Case Management zusätzlich entsteht, nicht mit dem bestehenden Personalbestand bewältigt werden. Der Stellenplan der Bildungsdirektion ist deshalb zu erweitern. Die Stellen werden für die Dauer der Evaluationsphase befristet. Um mit der Einführung von Case Management beginnen zu können, benötigt die Abteilung Lehrpersonal des Volksschulamtes eine Stelle. Ab 1. Januar 2009 sind im Volksschulamt für die umschriebenen Auf- gaben folgende Stellen neu zu schaffen: 1,0 Adjunkt/in Kl. VVO 19

Das Mittelschul- und Berufsbildungsamt benötigt für den Start der Einführung von Case Management im Bereich Personelles eine Stelle. Für die umschriebenen Aufgaben sind per 1. Januar 2009 folgende Stellen zu schaffen: 1,0 Adjunkt/in Kl. VVO 19 Im Amt für Jugend und Berufsberatung ist voraussichtlich eine halbe Koordinationsstelle erforderlich. Für die Dauer der Evaluationsphase soll jedoch keine zusätzliche Stelle geschaffen werden. Nach einem Jahr ist zu überprüfen, ob die neu geschaffenen zwei Stellen ausreichen.

4. Begründung der Einreihung Die Adjunktinnen und Adjunkten erfüllen die umschriebene Triage- funktion im Case-Management-Prozess. Sie sind verantwortlich für die Gespräche und Kontakte mit Schulpflegen und Schulleitungen der Volks- schule sowie den Schulleitungen der Mittel- und Berufsfachschulen. Für diese Aufgabe ist eine qualifizierte Ausbildung im Personalwesen oder Case Management nötig. Weiter sind Kenntnisse des Zürcher Schul- wesens unabdingbar. An die Stelleninhaberinnen und -inhaber werden hohe Anforderungen in Bezug auf Sozialkompetenz und Selbstständig- keit gestellt.

5. Evaluation Gemäss RRB Nr. 1569/2007 ist das Personalamt verpflichtet, die Einführung des Case Managements bzw. den Einsatz der externen An- bietenden nach drei Jahren zu evaluieren. Analog dazu wird auch das Case-Management-System der Bildungsdirektion mit den internen Koordinatorinnen und Koordinatoren und den extern beauftragten Case Managerinnen und Case Managern – in Zusammenarbeit mit dem Personalamt – evaluiert. In den anderen Direktionen wurde mit Case Management im April 2008 begonnen und der Evaluationszeitpunkt auf 2011 festgelegt. Aufgrund der besonderen Umstände bei den Lehr- personen, die rund die Hälfte der kantonalen Angestellten ausmachen, kann die Bildungsdirektion erst 2009 beginnen. Ein Zeitraum von drei Jahren für die Evaluation und die Überprüfung der Wirtschaftlichkeit erscheint auch für diese Personalgruppe notwendig und sinnvoll. Der Evaluationszeitpunkt wird deshalb um ein Jahr auf 2012 verschoben. Die Schaffung der neuen Stellen im Volksschul- sowie im Mittelschul- und Berufsbildungsamt ist bis Ende 2012 zu befristen.

6. Kosten Mit der Stellenplanerweiterung für die Stellen im Volksschulamt und im Mittelschul- und Berufsbildungsamt ergeben sich ab 2009 folgende Mehrkosten: Personalaufwand (Lohn und Lohnnebenkosten): 2,0 Stellen zu Fr. 150 000 Fr. 300 000 Arbeitsplatzkosten: 2,0 Stellen zu Fr. 30 000 Fr. 60 000 Total Mehrkosten pro Jahr Fr. 360 000

Diese Mittel sind im Budget 2009 und im Konsolidierten Entwicklungs- und Finanzplan (KEF) 2009–2012 enthalten. Die Kosten für eine Invalidisierung betragen bei der BVK durch- schnittlich Fr. 500 000 pro Person. Im Falle einer Invalidisierung kom- men zusätzliche Kosten für Stellvertretung, Neuanstellung, Einarbei- tung hinzu. Wenn es gelingt, jährlich die Invalidisierung eines einzigen Mitarbeitenden in der Bildungsdirektion zu verhindern, ist die Renta- bilität der beantragten 2,0 Stellen gegeben. Erfahrungswerte – unter anderem aus dem Pilotprojekt der Direktion der Justiz und des In- nern – belegen, dass das Reintegrationspotenzial in der kantonalen Verwaltung weit höher liegt.