Wartung, Support und Weiterentwicklungen der Applikation «d.velop documents», Dokumentenmanagement System, zusätzliche gebundene Ausgabe, Vergabeerhöhung

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 2. Juli 2025

708. Wartung, Support und Weiterentwicklungen der Applikation «d.velop documents», Dokumentenmanagementsystem (zusätzliche gebundene Ausgabe, Vergabe)

Erwägungen

A. Ausgangslage Das Dokumenten-Management-System «d.velop documents» (ehemals d.3ecm) wurde in der Baudirektion eingeführt, um eine geregelte Ab- lage und Archivierung (Nachvollziehbarkeit, Rechtmässigkeit und Ord- nungsmässigkeit) und damit die Sicherstellung der Verfügbarkeit und Lesbarkeit von Informationen (Dokumenten) während ihres gesamten Lebenszyklus, von der Entstehung bis zur rechtskonformen Überliefe- rung an das Staatsarchiv, gewährleisten zu können. Das System unter- stützt somit die Staatsaufgaben in der Verantwortung der Baudirektion. Die Applikation ermöglicht die Verschlagwortung, eine einfache Versionierung sowie eine rasche und gezielte Suche von Dokumenten. Mit der Anbindung von Fachapplikationen wie z. B. eGeKo Postlauf, UmweltPlus RIA oder der Ablösung von bestehenden Fachapplikatio- nen (GeKoBewilligungen, Leitsystem, Aqua+) ist ein integriertes und effizientes Arbeiten möglich.

B. Wartung, Support und Weiterentwicklungen

Mit Einführung des Dokumentenmanagementsystems «d.velop docu- ments» wurde für Wartung, Support und Weiterentwicklungen während eines Zeitraums von sechs Jahren von 2022 bis 2027 mit Ausgaben von Fr. 990 000 gerechnet und mit Verfügung der Baudirektion vom 12. Juli 2021 bewilligt. Nun hat sich gezeigt, dass zusätzliche Ausgaben notwendig sind: – Aufgrund der Verbreitung und Bedeutung der Applikation als Kern- applikation wurde ein erweitertes Supportabkommen (Managed Service) mit der adeon AG, Altendorf, abgeschlossen, mit welchem Fehler im Serverbereich und auf der Applikationsebene proaktiv im Sinne eines Monitorings erkannt und gelöst werden können. – Aufgrund zusätzlicher Schnittstellen sind weitere Nutzerlizenzen notwendig. – Die zunehmende Überführung von bestehenden Fachapplikationen und deren Ablösung mit d.velop documents sowie die Anbindungen an weitere Umsysteme für den Datenaustausch führen zu höheren Wartungs- und Lizenzkosten.

– Aufgrund der Funktion von d.velop documents als Kernapplikation, deren Komplexität und der Anbindung an systemrelevante Fachap- plikationen steigen die Supportkosten. – Der Lifecycle der zugrunde liegenden Serverinfrastruktur ist bereits überschritten und ist dringend zu erneuern. Aufgrund der verspäte- ten Migration im Projekt Rechencenter konnte diese Erneuerung sowie die entsprechenden Anpassungen der Applikation noch nicht ausgeführt werden. Dies führt zu grösserer Fehleranfälligkeit und somit zu deutlich höherem Supportaufwand der Lieferantin.

C. Kostenübersicht Für die Wartungs- und Betriebskosten «d.velop documents» wird mit folgenden zusätzlichen Ausgaben gerechnet. (in Franken einschliesslich MWSt) Ausgabenbewilligung Zusätzliche Total vom 12 Juli 2021 Ausgaben Ausgaben Wartung und Lizenzen 498 000 186 700 Support und Unterhalt 330 000 903 000 Total 990 000 1 089 700 2 079 700 Bei den zusätzlichen Ausgaben von Fr. 1 089 700 handelt es sich um Wartungs-/ Support- und Weiterentwicklungskosten für die bestehende IT-Applikation «d.velop documents». Diese gelten als gebundene Aus- gaben gemäss § 37 Abs. 2 lit. a des Gesetzes über Controlling und Rech- nungslegung (LS 611). Die zusätzlichen Ausgaben werden den Leistungsgruppen der Bau- direktion verrechnet. Sie sind dort im Budget 2025 und im Konsolidier- ten Entwicklungs- und Finanzplan (KEF) 2025–2028 nicht berücksich- tigt und können voraussichtlich nicht kompensiert werden. Sie sind des- halb im KEF 2026–2029 zu berücksichtigen.

D. Vergabe Die Leistungen für die Konzipierung und Umsetzung der Applika- tion «d.velop documents» wurde nach Durchführung eines offenen Sub- missionsverfahrens an die adeon AG vergeben. Die Leistungen für den Unterhalt, die Wartung und die Weiterentwicklung wurden mit Verfü- gung der Baudirektion vom 12. Juli 2021 ebenfalls an die adeon AG zu Fr. 990 000 vergeben. Aufgrund der technischen Besonderheit bei der Weiterentwicklung und Wartung der Applikation «d.velop documents» und der Abhängig- keiten der Programmteile kann nur durch eine Vergabe an die gleiche Anbieterin die Austauschbarkeit mit der schon vorhandenen Infrastruk- tur und den Dienstleistungen gewährleistet werden. Es ist demnach aus-

geschlossen, dass andere Anbietende die geforderten Leistungen im gleichen Mass erbringen können. Aus den dargelegten Erwägungen ist eine freihändige Vergabe gemäss Art. 21 Abs. 2 lit. e der Interkantona- len Vereinbarung über das öffentliche Beschaffungswesen (LS 720.1) für die Wartung- und Weiterentwicklungsleistung an die adeon AG, Altendorf, vorzunehmen. Die Vergabesumme von Fr. 990 000 ist auf Fr. 2 079 700 zu erhöhen.

Dispositiv

Auf Antrag der Baudirektion beschliesst der Regierungsrat:

I. Für den Betriebsunterhalt 2022–2027 der bestehenden Applikation «d.velop documents» wird zur Ausgabenbewilligung gemäss Verfügung der Baudirektion vom 12. Juli 2021 eine zusätzliche gebundene Ausgabe von Fr. 1 089 700 zulasten der Erfolgsrechnung der Leistungsgruppe Nr. 8000, Generalsekretariat, bewilligt. Die gesamte zur Verfügung ste- hende Ausgabensumme beträgt Fr. 2 079 700.

II. Der Betrag der Vergabe an die adeon AG, Altendorf, gemäss Ver- fügung der Baudirektion vom 12. Juli 2021 wird für die Betriebsunter- haltskosten von Fr. 990 000 auf Fr. 2 079 700 erhöht.

III. Mitteilung an die Finanzdirektion und die Baudirektion.

Vor dem Regierungsrat Die Staatsschreiberin:

Kathrin Arioli