Anfrage Martin Neukom, Winterthur, betreffend Stand Reorganisation Immobilienmanagement, Beantwortung

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich KR-Nr. 151/2017

Sitzung vom 27. September 2017

902. Anfrage (Stand Reorganisation Immobilienmanagement) Kantonsrat Martin Neukom, Winterthur, hat am 12. Juni 2017 folgende Anfrage eingereicht: Am 2. November 2015 beschloss der Zürcher Kantonsrat mit 133 zu 29 Stimmen die Reorganisation des Immobilienmanagements (KR-Nr. 29d/ 2013). Das Ziel der Vorlage ist, bei Planung und Erstellung von Immo- bilien eine bessere Übersicht zu schaffen, die Zuständigkeiten zu klären und durch Zentralisierung eine bessere Steuerung zu ermöglichen. Eben- falls ist vorgesehen, dass die Immobilien teilweise zentral bewirtschaftet werden. Die entsprechenden Änderungen im Gesetz über die Organisation des Regierungsrates und der kantonalen Verwaltung (OG RR) treten am 1. Januar 2018 in Kraft. Laut Übergangsbestimmungen ist die Verord- nung bis am 1. Juli 2016 dem Kantonsrat zur Genehmigung vorzulegen. In diesem Zusammenhang bitte ich den Regierungsrat um die Beant- wortung folgender Fragen:

Erwägungen

1. Wie ist der aktuelle Stand der Reorganisation des Immobilienmana- gements?

2. Wie sieht der Zeitplan aus für: a. die Verabschiedung der zugehörigen Verordnung? b. das Zusammenführen der Daten aus den Buchhaltungen der Direk- tionen? c. die Einführung einer neuen Leistungsgruppe für die zentrale Immo- bilien-Verwaltung? d. die Verabschiedung der ersten langfristigen Immobilienstrategie (ge- mäss § 34 a OG RR) zuhanden des Kantonsrates?

3. Wird der Zeitplan für die Einführung aus dem RRB 705/2016 einge- halten werden können?

4. Wie viele Immobilien müssen in der zentralen Stelle zusammengeführt werden? Bitte aufgeteilt nach einzelnen Direktionen und ihren An- stalten auflisten, inklusive Geschossfläche.

5. Wie gross ist der geschätzte Arbeitsaufwand für die initiale Zusammen- führung der Anlagebuchhaltung? Hat das Immobilienamt genügend Ressourcen für die Zusammenführung der Daten aus allen Direktio- nen? Falls nein, werden Externe beauftragt oder neue Stellen geschaf- fen?

6. Wie viele Stellen werden benötigt, um die Anlagebuchhaltungen ak- tuell zu halten?

7. Im Rahmen der Zentralisierung für die Steuerung der Immobilienbe- wirtschaftung werden Stellenverschiebungen nötig werden. Diesbe- züglich ergeben sich folgende Fragen: a. Welche Teile der Immobilienbewirtschaftung werden zentralisiert, welche delegiert (OG RR §40 a, Abs. 2)? b. Wie viele Stellen werden aktuell in den einzelnen Direktionen ver- wendet für die Steuerung der Immobilienbewirtschaftung? Ich bitte um Auflistung in Stellenprozenten nach einzelnen Direktionen und Anstalten. c. Wie viele Stellen werden benötigt, um den Immobilienbetrieb zen- tral zu steuern? d. Wann ist vorgesehen, die Stellen für die Immobilienbewirtschaftung aus den Direktionen zusammenzuführen?

8. Nach Paragraph 40 a, Absatz 4 (OG RR) legen die Direktionen und Anstalten ihre Raumbedürfnisse fest für die langfristige Immobilien- strategie. Wie ist der Stand in den einzelnen Direktionen?

Dispositiv

Auf Antrag der Baudirektion beschliesst der Regierungsrat:

I. Die Anfrage Martin Neukom, Winterthur, wird wie folgt beantwortet: Mit RRB Nr. 705/2016 wurde das Projekt «Umsetzung Mietermodell» bzw. neu «Weiterentwicklung Immobilienmanagement» (WIM) einge- leitet. Das Projekt betrifft die Neuausrichtung des Immobilienmanage- ments unter Einbezug aller Direktionen und der Staatskanzlei. Die heute dezentral von den Direktionen verwalteten Betriebsliegenschaf- ten sollen zentralisiert werden. Die breite Zusammensetzung der Projekt- organisation und eine phasengerechte Vorgehensweise erfordern Zeit, gewährleisten aber tragfähige und umsetzbare Lösungen. Wesentliche Grundlagen (z. B. Immobilienstrategie) und Instrumente (z. B. IT-Syste- me) müssen neu erarbeitet und eine den Anforderungen angemessene Datengrundlage geschaffen werden. Zu Frage 1: Zurzeit wird die Projektphase Konzeption abgeschlossen.

In dieser Phase wurden die Projektorganisation konstituiert, die Pro- jektkommunikation aufgenommen und die grundlegenden Konzeptionen für das Mietermodell geschaffen. Namentlich wurde das Konzept Mieter- modell/Immobilienverordnung einschliesslich des künftigen Rollenmo- dells als Grundlage für die weiteren Arbeiten WIM und das Leitbild Im- mobilien Kanton Zürich als strategische Richtlinie und Grundlage für die Immobilienstrategie des Kantons erarbeitet und mit RRB Nr. 614/ 2017 festgesetzt. Ebenfalls wurde die Immobilienstrategie des Kantons Zürich erarbeitetund vom Regierungsrat am 27. September 2017 festge- legt (RRB Nr. 901/2017). Damit sind die Arbeiten der Phase Konzeption abgeschlossen. Auf diesen Grundlagen erfolgen die weiteren Arbeiten, ins- besondere die Änderung der Immobilienverordnung (ImV, LS 721.1). Diese und weitere Arbeiten der Phase Detailspezifikation wie die Er- hebung von Gebäudedaten und Spezifikation einzelner Prozesse laufen bereits. Zu Frage 2: a) Die Änderung der ImV wird zurzeit erarbeitet und soll gemäss RRB Nr. 614/2017 bis am 30. Juni 2018 dem Regierungsrat zum Beschluss un- terbreitet werden. Anschliessend wird sie dem Kantonsrat zur Genehmi- gung vorgelegt. Ziel ist, dass die neue ImV auf den 1. Januar 2019 in Kraft gesetzt werden kann. b) Der Zeitplan sieht vor, dass die in die neue Leistungsgruppe zu über- führenden Buchhaltungen und Anlagen bis 31. Dezember 2018 identifi- ziert und die Systeme für die Migration vorbereitet sind. Im ersten Quar- tal 2019 werden Qualitätssicherungen durchgeführt und nach dem offi- ziellen Abschluss der Buchhaltungen die Anlagen technisch überführt. c) Die neue Leistungsgruppe (Nr. 8750, Liegenschaften Verwaltungsver- mögen) wurde in der Planung des KEF 2018–2021 für die Liegenschaften der Baudirektion berücksichtigt und wird ab 1. Januar 2018 eingesetzt. Ab 1. Januar 2019 werden die weiteren Liegenschaften, die unter das Mieter- modell fallen, in die Leistungsgruppe Nr. 8750 überführt. d) Gemäss § 34a des Gesetzes über die Organisation des Regierungs- rates und der kantonalen Verwaltung (OG RR, LS 172.1) ist vorgese- hen, dass der Regierungsrat jährlich eine strategische Planung für die Im- mobilien des Kantons erstellt und dem Kantonsrat zur Genehmigung weiterleitet. Die Form und Erarbeitung dieser jährlichen Immobilienpla- nung sind Gegenstand der laufenden Arbeiten im Projekt WIM. Eben- so wird zurzeit der provisorische Terminplan gemäss RRB Nr. 705/2016 aktualisiert. Dieser soll mit dem Phasenbericht Konzeption dem Regie- rungsrat im Oktober 2017 vorgelegt werden. Die Kommission für Planung und Bau und die Geschäftsprüfungskom- mission des Kantonsrates werden über den Stand der Arbeiten WIM samt Terminplanung und Immobilienstrategie im Herbst 2017 informiert.

Zu Frage 3: Gemäss RRB Nr. 705/2016 waren der Abschluss der Phase Konzeption im März 2017, die Genehmigung der ImV durch den Kantonsrat Ende 2017 und die Einführung des Mietermodells auf den 1. Januar 2019 ge- plant. Die ersten zwei Meilensteine konnten nicht eingehalten werden. Gründe für die Verzögerung sind die Komplexität des Projekts und die knappen personellen Mittel. Nach der Initialisierung des Projekts im Juli 2016 hat der Projektdelegierte und neue Amtschef des Immobilien- amts im September 2016 seine Tätigkeit aufgenommen. Die Projektlei- tung und das Projektbüro WIM konnten im Februar bzw. März 2017 be- setzt werden. Erst zu diesem Zeitpunkt waren die personellen Mittel für das Projekt vorhanden und die Projektorganisation eingerichtet, sodass die Arbeiten der Phase Konzeption an die Hand genommen werden konnten. Die Phase Konzeption wird zurzeit abgeschlossen. Gemäss RRB Nr. 614/ 2017 wird die ImV dem Regierungsrat bis 30. Juni 2018 vorgelegt und anschliessend dem Kantonsrat zur Genehmigung unterbreitet. Derzeit wird der Terminplan WIM entsprechend angepasst. Mit Inkraftsetzung der geänderten ImV auf den 1. Januar 2019 und der Erarbeitung der we- sentlichen Instrumente und Prozesse im Projekt WIM werden die recht- lichen und systemischen Grundlagen für das Mietermodell geschaffen sein. Die Einführung und operative Umsetzung werden jedoch – wie bereits mit RRB Nr. 705/2016 festgehalten – insbesondere aufgrund der Datenlage stufenweise erfolgen müssen. Der Grad der Umsetzung ist massgeblich abhängig von der Zentralisierung der Anlagebuchhaltung und der Qualität der vorhandenen bzw. vom Umfang der neu zu erhe- benden Gebäudedaten und von der tatsächlichen Verfügbarkeit der per- sonellen Mittel. Der aktualisierte Terminplan wird dem Regierungsrat Ende Oktober 2017 vorgelegt. Zu Frage 4: Die Immobiliendaten werden heute dezentral bei den einzelnen Di- rektionen und in unterschiedlicher Qualität und Detaillierung geführt. Deren Erhebung ist Teil der zurzeit laufenden Arbeiten. Die einheitli- che und der geforderten Transparenz entsprechende Erfassung muss, wie in RRB Nr. 705/2016 festgehalten, über das Projekt WIM hinaus er- folgen. Bei den folgenden Angaben über die zu zentralisierenden Im- mobilien handelt es sich daher um ungefähre Werte. Sie wurden im Rah- men einer Ersterhebung im Frühjahr 2017 gestützt auf die Angaben der Direktionen ermittelt und müssen im Weiteren geprüft, vereinheitlicht und präzisiert werden.

Organisationseinheit Verwaltungsvermögen Finanzvermögen Anmiete Anzahl Fläche Art Anzahl Fläche Art Anzahl Fläche Art Provisorisches Mengengerüst (ohne UZH, Spitäler und Psychiatrien), Flächenangaben gerundet Legende: O = Objekte HNF = Hauptnutzfläche 1 ohne VV Sonderverwaltung V = Mietverträge MF = Mietfläche 2 Landwirtschaftsbauten ohne Flächenangaben

Es werden insgesamt über 700 Objekte (Hochbauten) des Verwal- tungsvermögens, rund 400 Hochbauten mit rund 1800 Mietverträgen im Finanzvermögen und über 600 Anmieten durch die Baudirektion (bzw. das dafür zuständige Immobilienamt) verwaltet. Im Weiteren sind die Übertragungen in das Delegationsmodell samt Koordination mit der Universität Zürich, der Bildungsdirektion und die Übertragungen ins Baurechtsmodell mit den entsprechenden Verträgen umzusetzen. Zu Frage 5: Zur initialen Zusammenführung der Anlagebuchhaltung wird für das Immobilienamt mit einem Arbeitsaufwand von 300 Arbeitstagen ver- teilt auf rund sechs Personen gerechnet. Für die Umsetzung sind zusätz- lich auch Personen aller Direktionen beteiligt. Ferner ist hierfür bereits eine externe Person zur Unterstützung des Immobilienamts beauftragt. Zur Abschätzung des Aufwands für die Gebäudedatenerfassung wer- den derzeit die vorhandenen Daten und deren Qualität erhoben. Auf die- ser Grundlage werden die initial zu migrierenden und neu zu erheben- den Daten bestimmt. Zu deren Erfassung wird ein Mandat ausgeschrie- ben. Für die Migration bzw. die Erhebung und die anschliessende Pflege der Daten werden neben dem externen Mandat zusätzliche interne Stel- len notwendig. Entsprechende Anträge werden zu gegebener Zeit gestellt. Zu Frage 6: Heute umfasst die Anlagebuchhaltung des Immobilienamts rund 280 Objekte, künftig werden es über 700 sein. Zur Abschätzung des Perso- nalbedarfs für die Aufgaben, die mit Einführung des Mietermodells im Immobilienamt abgedeckt werden sollen, wurde ein externer Experte beauftragt. Der Aufwand für die Anlagebuchhaltung ist ein Teil davon. Die Ergebnisse werden im Herbst der Projektsteuerung und -aufsicht und dem Regierungsrat vorgestellt. Sie sind Grundlage für die zu erar- beitenden Stellenanträge. Zu Frage 7: a) Mit der Reorganisation des Immobilienmanagements soll das kauf- männische Gebäudemanagement (Anmietung und Vermietung) im Gel- tungsbereich des Mietermodells zentralisiert werden. In den Bereichen des technischen und infrastrukturellen Gebäudemanagements (Betrieb) wird lediglich die Steuerung und die Beschaffung zentralisiert (vgl. RRB Nr. 243/2017). Bei der operativen Bewirtschaftung innerhalb des technischen und infrastrukturellen Gebäudemanagements ist gemäss RRB Nrn. 705/2016 und 614/2017 gegenüber heute keine Veränderung vorge- sehen bzw. differenzierte Betreibermodelle sind weiterhin möglich.

b) und c) Diese Erhebung bzw. die Erhebung der Stellen in den Di- rektionen für die Eigentümervertretung ebenso wie des künftigen Per- sonalbedarfs für das zentrale Immobilienmanagement sind Gegenstand eines externen Mandats. Die Ergebnisse werden im Herbst 2017 der Pro- jektsteuerung und -aufsicht und dem Regierungsrat vorgestellt. d) Die Festlegung des Migrationspotenzials der Stellen für das Im- mobilienmanagement (insbesondere die Eigentümervertretung) und die Terminierung der Migration sind Gegenstand der weiteren Projektar- beit (vgl. Beantwortung der Fragen 7b und c). Zu Frage 8: Aus den Rückmeldungen der Direktionen und der Staatskanzlei geht hervor, dass die Raumbedürfnisse grundsätzlich systematisch erarbeitet und regelmässig in Abstimmung mit der Baudirektion überprüft wer- den. Dies erfolgt insbesondere im Rahmen der Aktualisierung der Fi- nanzplanung KEF, im Koordinationsgremium RFI (Raum, Flächen, Im- mobilien) und projektspezifisch. Im Rahmen der Projektarbeit WIM wird an der Verbesserung der dies- bezüglichen Prozesse gearbeitet. Gemäss RRB Nr. 614/2017 und Immo- bilienstrategie des Kantons Zürich werden eine periodische, direktions- übergreifende Abstimmung der Nutzungsstrategien und Bedarfsplanun- gen des Bestellers mit der Bestands- und Instandhaltungsstrategie bzw. -planung der Eigentümervertretung institutionalisiert und der Wissens- austausch und die Unterstützung bei der Ermittlung der Raumbedürf- nisse intensiviert.

II. Mitteilung an die Mitglieder des Kantonsrates und des Regierungs- rates sowie an die Baudirektion.

Vor dem Regierungsrat Der Staatsschreiber: Husi