Kantonspolizei, Ersatzbeschaffung IT-Arbeitsplatz-Hardware und Hardware-Dienstleistungen, gebundene Ausgabe, Vergabe

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 6. Februar 2019

94. Kantonspolizei, Ersatzbeschaffung IT-Arbeitsplatz-Hardware und Hardware-Dienstleistungen (gebundene Ausgabe und Vergabe)

Erwägungen

A. Ausgangslage Die 2013 beschaffte IT-Arbeitsplatz-Hardware (Notebooks und Desk- topcomputer) der Kantonspolizei hat das Ende des Lebenszyklus erreicht und muss aus technologischer Sicht sowie wegen steigender Reparatur- aufwendungen ersetzt werden. Die neue Hardware kann nur mit dem aktuellen Betriebssystem «Windows 10» betrieben werden. Daher ist ein Wechsel des Betriebssystems von «Windows 7», das von Microsoft nur noch bis Januar 2020 unterstützt wird, auf «Windows 10» erforderlich. Die Ersatzbeschaffung der IT-Arbeitsplatz-Hardware der Kantonspolizei wird aus Synergiegründen durch die Ersatzbeschaffung von Notebooks für weitere Ämter der Sicherheitsdirektion ergänzt.

B. Submission Für den altersbedingten Ersatz der IT-Arbeitsplatz-Hardware (PC, Notebook, Bildschirme, Tastatur, Maus, Dockingstation, Adapter usw.) sowie für den Bezug von Hardware-Dienstleistungen während acht Jah- ren (wie beispielsweise Installation, Inventarisierung, Störungsmanage- ment, Deinstallation, Entsorgung) führte die Kantonspolizei eine offene Ausschreibung nach GATT/WTO durch. Mit der ausgewählten Anbiete- rin soll ein Rahmenvertrag bzw. ein Servicevertrag für eine feste Dauer von fünf Jahren (1. Quartal 2019 bis 1. Quartal 2024) mit drei Optionen auf Verlängerung von je einem Jahr abgeschlossen werden. Gestützt da- rauf soll für die konkreten Ersatzbeschaffungen jeweils ein Werkvertrag abgeschlossen werden. Auf der Basis des Pflichtenhefts wurden drei Angebote zwischen Fr. 11 315 431 und Fr. 13 570 756 eingereicht. Das Angebot der Abraxas In- formatik AG, Zürich (Abraxas), erwies sich nicht nur als das preislich attraktivste, sondern auch als das wirtschaftlich günstigste. Somit ist ge- stützt auf § 33 der Submissionsverordnung (LS 720.11) der Abraxas der Zuschlag zu erteilen und mit ihr ein Servicevertrag abzuschliessen. Da- mit können die bisherigen Kosten für die Hardware-Dienstleistungen um rund die Hälfte verringert werden. Die Vergabe soll vorerst für die feste Vertragsdauer von fünf Jahren erfolgen. Im Falle der Ausübung der Op- tionen soll später die Vergabesumme erhöht werden.

C. Gebundene Ausgaben für den IT-Arbeitsplatz für die fünfjährige Vertragsdauer und Vergabe Die Sicherheitsdirektion bewilligte für alle Vorbereitungen (Pflichten- heft und Ausschreibung) eine gebundene Ausgabe von Fr. 510 000 mit Ausgabenbewilligung vom 10. Juli 2017 sowie für das «Windows 10»-­ Migrationskonzept eine gebundene Ausgabe von Fr. 450 000 mit Ausga- benbewilligung vom 12. Juli 2018. Aufgrund der Submissionsergebnisse betragen die Ausgaben der Kan- tonspolizei für den Ersatz der IT-Arbeitsplatz-Hardware für die feste Vertragsdauer von fünf Jahren sowie für die Hardware-Dienstleistun- gen insgesamt Fr. 7 209 804. Davon sind Fr. 5 747 304 für den Ersatz der IT-Arbeitsplatz-Hardware (für 3820 IT-Arbeitsplätze) und Fr. 1 462 500 für Hardware-Dienstleistungen vorgesehen. Für die Umsetzung des er- arbeiteten «Windows 10»-Migrationskonzepts sind Fr. 566 900 erforder- lich, für die externe Projektunterstützung Fr. 51 696 und für Unvorher- gesehenes bzw. Rundung Fr. 111 600. Somit ist insgesamt eine Ausgabe von Fr. 8 900 000 zu bewilligen. Ausgabenpositionen Investitions­ Erfolgs­ Total (in Franken) rechnung rechnung Vorbereitungsarbeiten (Pflichtenheft und Ausschreibung; 483 270 26 730 510 000 Ausgabenbewilligung vom 10. Juli 2017, Fr. 510 000) Vorbereitungsarbeiten «Windows 10»-Migrationskonzept 450 000 450 000 (Ausgabenbewilligung vom 12. Juli 2018, Fr. 450 000) Ersatz IT-Arbeitsplatz-Hardware (Notebooks sowie 5 737 449 9 855 5 747 304 Desktopcomputer von Hewlett Packard für rund 3820 IT-Arbeitsplätze, mit einem kalkulatorischen Durchschnittspreis von Fr. 1008 pro Gerät) – Hardware: Fr. 3 849 936 – Zubehör (Monitor, Tastatur, Maus, Blickschutzfilter, Dockingstation, Notebooktaschen usw.): Fr. 1 222 204 – Rollout und verschiedene Dienstleistungen: Fr. 675 164 (Abraxas Informatik AG, Angebot vom 14. August 2018) Hardware-Dienstleistungen Fr. 292 500/Jahr 1 462 500 1 462 500 (Abraxas Informatik AG, Angebot vom 14. August 2018) Umsetzung «Windows 10»-Migrationskonzept 566 900 566 900 (Abraxas Informatik AG, Angebot vom 28. September 2018) Projektunterstützung 51 696 51 696 (AWK Group AG, Angebot vom 9. Oktober 2018) Unvorhergesehenes / Rundung 90 685 20 915 111 600 Total Ausgaben 7 380 000 1 520 000 8 900 000

Basierend auf der Submission sind daher folgende Vergaben durch den Regierungsrat zu bewilligen: Ausgabenpositionen (in Franken) Total für 5 Jahre¹ Ersatz IT-Arbeitsplatz 7 209 804 – Hardware: Fr. 3 849 936 – Zubehör: Fr. 1 222 204 – Rollout, verschiedene Dienstleistungen: Fr. 675 164 – Hardware-Dienstleistungen: Fr. 1 462 500 (Abraxas Informatik AG, Angebot vom 14. August 2018) Notebooks für weitere Ämter der Sicherheitsdirektion gemäss Erwägungen² 222 375 Rundung 821 Total Ausgaben 7 433 000 ¹ für die feste Vertragsdauer von fünf Jahren ² Die Ausgabenbewilligung für die ausgeschriebenen Notebooks für weitere Ämter der Sicherheitsdirektion erfolgt durch die Sicherheitsdirektion.

Die weiteren Vergaben für die Umsetzung des Migrationskonzepts (Fr. 566 900) sowie für die externe Projektunterstützung (Fr. 51 696) fallen gestützt auf § 34 der Finanzcontrollingverordnung (FCV, LS 611.2) in Ver- bindung mit § 39 lit. c FCV in die Kompetenz der Sicherheitsdirektion.

D. Finanzierung Sämtliche Ausgaben von Fr. 8 900 000 sind zur Erfüllung von gesetz- lich vorgeschriebenen Aufgaben (u. a. gemäss Polizeigesetz, LS 550.1) zwingend erforderlich und gelten deshalb als gebundene Ausgabe im Sinne von § 37 Abs. 2 lit. a des Gesetzes über Controlling und Rechnungslegung (LS 611). Die Beträge werden der Leistungsgruppe Nr. 3100, Kantons- polizei, belastet. Die Investitionsausgaben für die Ersatzbeschaffung der IT-Arbeits- plätze betragen insgesamt Fr. 7 380 000. Davon wurden die bisher ange- fallenen Ausgaben von insgesamt Fr. 574 750 den Rechnungen 2016 bis 2018 belastet. Der Restbetrag (Fr. 6 805 250) ist im Budget 2019 und im KEF 2019–2022 enthalten. Die Aufwendungen zulasten der Erfolgsrechnung betragen Fr. 1 520 000. Die bisher angefallenen Aufwendungen von Fr. 26 730 wurden den Rech- nungen 2016 bis 2018 belastet. Der Restbetrag (Fr. 1 493 270) ist im Budget 2019 sowie im KEF 2019–2022 enthalten. Die Beträge ab Planjahr 2023 sind im KEF 2020–2023 sowie im KEF 2021–2024 einzustellen. Die Kapitalfolgekosten betragen jährlich rund Fr. 1 531 400, davon rund Fr. 1 476 000 für Abschreibungen und rund Fr. 55 400 für Zinsen. Es fal- len keine weiteren Folgeausgaben an.

Die Ausgabenbewilligungen der Sicherheitsdirektion vom 10. Juli 2017 und vom 12. Juli 2018 von insgesamt Fr. 960 000 sind Teil der zu bewilli- genden Gesamtausgabe und hinsichtlich des Kredits aufzuheben. Gemäss RRB Nr. 383/2018 wurde das Geschäft dem Gremium «Steue- rung Digitale Verwaltung und IKT (SDI)» unterbreitet. Das SDI hat den Antrag der Sicherheitsdirektion am 29. Januar 2019 vorberaten und die- sem zugestimmt. Das Projektcontrolling wird durch die Abteilung IT-Steuerung der Kantonspolizei sichergestellt.

Dispositiv

Auf Antrag der Sicherheitsdirektion beschliesst der Regierungsrat:

I. Für die Ersatzbeschaffung der IT-Arbeitsplatz-Hardware der Kan- tonspolizei und für Hardware-Dienstleistungen (1. Quartal 2019 bis 1. Quartal 2024) wird eine gebundene Ausgabe von insgesamt Fr. 8 900 000 zulasten der Leistungsgruppe Nr. 3100, Kantonspolizei, bewilligt. Davon gehen Fr. 7 380 000 zulasten der Investitionsrechnung und Fr. 1 520 000 zulasten der Erfolgsrechnung.

II. Der Auftrag für die Ersatzbeschaffung der IT-Arbeitsplatz-Hard- ware und für Hardware-Dienstleistungen wird gemäss Angebot vom 14. August 2018 zu Fr. 7 433 000 an die Abraxas Informatik AG, Zürich, vergeben.

III. Die Kantonspolizei wird ermächtigt, mit der Abraxas Informatik AG, Zürich, den Servicevertrag für IT-Arbeitsplätze sowie Werkverträge für die Ersatzbeschaffungen der IT-Arbeitsplätze gemäss den Erwägun- gen abzuschliessen.

IV. Die Ausgabenbewilligungen der Sicherheitsdirektion vom 10. Juli 2017 und vom 12. Juli 2018 von insgesamt Fr. 960 000 werden hinsichtlich der bewilligten Kredite aufgehoben.

V. Dieser Beschluss ist bis zur Veröffentlichung des Zuschlags auf simap.ch nicht öffentlich.

VI. Mitteilung an die Finanzdirektion und die Sicherheitsdirektion.

Vor dem Regierungsrat Die Staatsschreiberin:

Kathrin Arioli