Migrationsprojekt MIT16, Erneuerung PC-Clients und Software der Baudirektion, gebundene Ausgabe

Auszug aus dem Protokoll des Regierungsrates des Kantons Zürich Sitzung vom 30. September 2015

945. Baudirektion, Projekt MIT16 (PC-Client und Software- Migration 2016)

Erwägungen

A. Ausgangslage 2010 hat die Baudirektion ihre PC-Client-Umgebung abgelöst und auf einen damals aktuellen Stand gebracht (RRB Nr. 1913/2009). Dabei wurde eine standardisierte Umgebung mit handelsüblicher Hardware (PCs und Notebooks), MS-Windows und MS-Office konsequent weiter umgesetzt, die sich aus betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten bewährt hat. Die Client-Umgebung der Baudirektion erreicht im Sommer 2016 ein Alter von sechs Jahren. Das bedeutet, dass die eingesetzten PC-Clients und Notebooks in der ursprünglichen Version nicht mehr lieferbar sind, das eingesetzte Betriebs- system MS Windows 7 von Microsoft nicht mehr weiterentwickelt wird und Schulungen für die eingesetzten Standardapplikationen (Microsoft Office 2007) nicht mehr angeboten werden. Die Folgen davon sind: – Die Betriebskosten steigen infolge der Beschaffung von neuen Gerä- ten, die nicht mehr mit dem jetzigen Standard kompatibel sind. – Die fünfjährige Garantiefrist der heutigen Geräte ist abgelaufen. Re- paraturen werden zu einem erheblichen Kostenfaktor. Die Kosten fal- len somit in der Baudirektion direkt an und können nicht mehr über Garantieansprüche beim Hersteller geltend gemacht werden. Die Re- paraturkosten pro Computer bewegen sich in etwa in der gleichen Höhe, wie für die Beschaffung eines neuen Computers aufgewendet werden müsste. – Die eingesetzte Hardware entspricht nicht mehr den heutigen Gege- benheiten bezüglich Leistung, Schnittstellen und Standards. – Die Kompatibilität zwischen «altem» Betriebssystem und «neuer» Hardware, die als Ersatz für defekte Geräte und bei Erweiterungen beschafft werden muss, ist nicht mehr gewährleistet. – Die neuste Software benötigt ein 64-Bit-Betriebssystem. Die beste- hende Plattform Windows 7 wird mit 32 Bit betrieben; es müssen teure Sonderlösungen getroffen werden, welche die Standardisierung zuneh- mend beeinträchtigen. – Neue Vorhaben (Projekte) richten sich an der heutigen Hard- und Soft- waregeneration aus. Mit der heutigen Konfiguration der Baudirektion- Informatik können diese nur erschwert bewältigt werden.

Die Baudirektion hat den Ersatz der Client-Umgebung aus Kosten- gründen möglichst lange hinausgezogen. Aus den vorgängig aufgezähl- ten Gründen muss die bestehende Plattform nun jedoch 2016 abgelöst werden. Bei einer Verzögerung der Client-Migration wären Abstriche be- treffend Sicherheit, Performance, Leistungsumfang, Kompatibilität und Flexibilität in Kauf zu nehmen. Die Effektivität und Effizienz des Infor- matikeinsatzes würden deutlich vermindert, bei gleichzeitiger Steigerung der Betriebskosten. Die Baudirektion beabsichtigt, die Hardware (ohne Bildschirme) für rund 1500 Arbeitsplätze zu erneuern und Windows 10 mit Office 2016 zu beschaffen.

B. Angestrebte Ergebnisse und Nutzen der Beschaffung – Durch den Wechsel des Betriebssystems und der Hardware werden die Risiken im Informatikbetrieb klein gehalten (Ausfallsicherheit). – Der Aufwand für die Systempflege wird vermindert. – Schnittstellen- und Kompatibilitätsprobleme fallen zu einem grossen Teil weg. Das Austauschen von elektronischen Dokumenten mit an- dern Direktionen, Gemeinden und externen Partnern und Zulieferern ist auch künftig problemlos möglich. – Die gültigen Dokumentenaustauschformate werden mit Office 2016 eingehalten. – Neue Projekte bzw. Applikationen finden die erforderlichen techni- schen Voraussetzungen für die Implementierung vor. – Der Betreuungs- und Schulungsaufwand für Mitarbeiterinnen und Mit- arbeiter wird vermindert. Für die Schulung können Standardkurse be- nutzt werden. – Die Baudirektion ist IT-technisch «state of the art», die IT kann Lösun- gen für zukünftige Anforderungen an mobiles Arbeiten abdecken. Den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern wird eine moderne, aktuelle Infra- struktur zur Verfügung gestellt. – Mit der vorgesehenen PC-Client-Migration wird die Baudirektion weiterhin gute Voraussetzungen für eine sichere, günstige und strate- gisch ausgerichtete Informatik schaffen.

C. Kosten Die aufgeführten Kosten ergeben sich zum einen aus Kostenschätzun- gen aufgrund von Marktstudien einerseits und zum anderen aus den Er- gebnissen aus den bisherigen Migrationen innerhalb der Baudirektion. Investitionskosten (in Franken) nicht aktivierbar aktivierbar Total Hardware 2 170 000 Software 2 700 000 (Upgrade der bestehenden Lizenzen) Dienstleistungen 950 000 (Engineering, Rollout, Projektoffice) Schulung 400 000 Reserve 5% 67 500 243 500 Total (einschliesslich 8% MWSt) 1 417 500 5 113 500 6 531 000 Insgesamt werden somit Kosten von Fr. 6 531 000 anfallen. Es handelt sich dabei um gebundene Ausgaben gemäss § 37 Abs. 2 lit. a CRG (tech- nisch und betrieblich notwendige Ersatzbeschaffung). Das Vorhaben verursacht jährliche Kapitalfolgekosten von Fr. 1 061051. Sie berechnen sich nach IPSAS wie folgt: Kapitalfolgekosten/Jahr (Fr.) Kosten Nutzungsdauer Abschreibungen Kalkulatorische Total in Franken in Jahren Zinsen 5 113 500 5 1 022 700 38 351 1 061 051 Von den Kosten werden 2015 rund Fr. 105 000 (Software und Enginee- ring) und 2016 rund Fr. 6426000 anfallen. Der Betrag von Fr. 105000 ist im Budget 2015 enthalten. Der Betrag von Fr. 6 426 000 ist im Budgetent- wurf 2016 eingestellt.

D. Weiteres Vorgehen Das Vorgehen ist wie folgt geplant: 2015 2016

August September Oktober November Dezember Januar Februar August September Oktober Mai Juni Juli März April Mai Juni Juli

IST-Analyse und Bedürfniserhebung Pflichtenheft Submission / Evaluation Tests / Paketierungen Pilot Schulungen Rollout

E. Wirtschaftlichkeit Da es sich um eine reine Ersatzbeschaffung handelt, bleiben die be- trieblichen Folgekosten in gleicher Höhe.

F. Strategiekonformitätsprüfung KITT Das KITT hat die IT-Strategiekonformität an der Sitzung vom 4. Sep- tember 2015 bestätigt.

Dispositiv

Auf Antrag der Baudirektion beschliesst der Regierungsrat:

I. Für die Erneuerung der PC-Clients und der Software der Baudi- rektion (Migrationsprojekt MIT16) wird eine gebundene Ausgabe von Fr. 6 531 000 zulasten der Leistungsgruppe Nr. 8000, Generalsekretariat der Baudirektion, bewilligt. Davon gehen Fr. 5 113 500 zulasten der In- vestitionsrechnung und Fr. 1 417 500 zulasten der Erfolgsrechnung.

II. Mitteilung an die Finanzdirektion und die Baudirektion.

Vor dem Regierungsrat Der Staatsschreiber:

Husi