Verwaltungsgericht des Kantons Zürich: VB.2020.00366

Verwaltungsgericht

des

Kantons Zürich

4. Abteilung

VB.2020.00366

Urteil

der 4. Kammer

vom 29. April 2021

Mitwirkend: Abteilungspräsidentin Tamara Nüssle (Vorsitz), Verwaltungsrichter Marco Donatsch, Verwaltungsrichter

Reto Häggi Furrer, Gerichtsschreiber

Christoph Raess.

In Sachen

1. A,

2. B,

beide vertreten durch RA C,

Beschwerdeführende,

gegen

Zivilstandsamt der Stadt Zürich,

Beschwerdegegner,

betreffend

Durchführung des Ehevorbereitungsverfahrens/

Rechtsverweigerung bzw. -verzögerung (Nebenfolgen),

hat sich ergeben:

Sachverhalt

I.

A. A ist

ein 1996 geborener Staatsangehöriger Sri Lankas. Er reiste am 1. November

2014 in die Schweiz ein, wo er erfolglos um Asyl ersuchte. In der Folge lebte

er als abgewiesener Asylbewerber in der Schweiz. 2017 lernte er B kennen, eine 1999

geborene Schweizer Bürgerin. Am 27. September 2019 bestätigte das

Zivilstandsamt der Stadt Zürich, dass das Vorbereitungsverfahren zur

Eheschliessung von A und B eingeleitet wurde. Das Zivilstandsamt verfügte Ende

Oktober 2019 über sämtliche Zivilstandsdokumente von A, verzichtete jedoch

vorerst darauf, die Dokumente zur Beglaubigung an die Schweizer Botschaft in

Sri Lanka weiterzuleiten.

B. Am

10. Dezember 2019 teilte das Zivilstandsamt der damaligen

Rechtsvertreterin von A auf deren Nachfrage hin Folgendes mit:

"Die Dokumente von Ihrem

Klient werden an die Schweizer Botschaft geschickt, sobald wir einen Nachweis

über den rechtmässigen Aufenthalt vorliegen haben. Leider können wir Ihnen

jedoch keine Angaben über eine frühestmöglichen Trautermin machen, da dies erst

nach der Beglaubigung der Dokumente durch die Botschaft abgemacht wird."

Am 16. Januar 2020 forderte der neue Rechtsvertreter

von A, Rechtsanwalt C, das Zivilstandsamt auf, A's Zivilstandsdokumente

umgehend an die Schweizer Botschaft weiterzuleiten sowie ihm die vollständigen

Akten zuzustellen. In der Folge unterliess es das Zivilstandsamt trotz wiederholten

Nachfragens durch Rechtsanwalt C, Letzterem Einsicht in die Akten betreffend A

zu gewähren sowie dessen Zivilstandsdokumente zur Beglaubigung an die

Schweizerische Botschaft in Sri Lanka weiterzuleiten.

Erwägungen

II.

A. Am

14.

Februar 2020 reichten A und B eine mit

"Rechtsverweigerungs-/Rechtsverzögerungsbeschwerde" betitelte Eingabe

bei der Direktion der Justiz und des Innern (Gemeindeamt) ein und beantragten

Folgendes:

"1.

Das Zivilstandsamt der Stadt Zürich sei anzuweisen,

a. umgehend ein

vollständiges Dossier mit sämtlichen bisher angefallenen

Akten

inkl. Verzeichnis zusammenzustellen und dieses sodann

b. umgehend den

Beschwerdeführenden zur Einsicht zuzustellen.

2.

Das Zivilstandsamt der Stadt Zürich

sei anzuweisen, die ihm vorliegenden Zivilstandsdokumente des Beschwerdeführers

umgehend an die zuständige schweizerische Botschaft zur Überprüfung /

Beglaubigung weiterzuleiten.

3.

Den Beschwerdeführenden sei für das

vorliegende Beschwerdeverfahren die unentgeltliche Rechtspflege zu bewilligen,

und es sei ihnen in der Person des unterzeichnenden Rechtsanwalts ein

unentgeltlicher Rechtsvertreter zu bestellen.

Unter

Kosten- und Entschädigungsfolgen (zzgl. MWST) zulasten des

Beschwerdegegners."

B. Mit

Rekursantwort vom 2. März 2020 teilte das Zivilstandsamt dem Gemeindeamt

mit, dass A's Zivilstandsdokumente nun an die Schweizer Botschaft geschickt und

Rechtsanwalt C Akteneinsicht gewährt würde.

C. Mit

Verfügung vom 10. März 2020 entschied das Gemeindeamt Folgendes:

"I. Die Aufsichtsbeschwerde

wird infolge der durch den Beschwerdegegner zwischenzeitlich eingeleiteten

Prüfung beziehungsweise Beglaubigung der Urkunden des Beschwerdeführers und der

zwischenzeitlich eingeleiteten Akteneinsicht sowie der damit einhergehenden

Gegenstandslosigkeit von der Geschäftskontrolle abgeschrieben.

II. Es werden keine Verfahrenskosten erhoben

III. Der Beschwerdegegner wird verpflichtet, dem

Beschwerdeführer eine Parteientschädigung von insgesamt Fr. 300.-- zuzüglich

7,7 % Mehrwertsteuer zu bezahlen, wobei die Zahlung direkt an den

Rechtsvertreter des Beschwerdeführers zu erfolgen hat, wenn der

Beschwerdeführer an seinen Rechtsvertreter keinen Kostenvorschuss leisten

musste.

IV. Das Gesuch um unentgeltliche Rechtspflege wird

als gegenstandslos geworden abgeschrieben. Das Gesuch um unentgeltliche

Rechtsvertretung wird abgewiesen."

Am 12. März 2020 erteilte

das Migrationsamt A wiedererwägungsweise eine Kurzaufenthaltsbewilligung zur

Vorbereitung der Heirat.

III.

Am 29. Mai 2020 liessen A und B Beschwerde beim

Verwaltungsgericht führen und Folgendes beantragen:

"1.

Die Verfügung des Gemeindeamtes der Direktion der Justiz und des Innern vom 10.

März 2020 sei aufzuheben und zurückzuweisen.

2.

Eventualiter sei der

Beschwerdegegner anzuweisen,

a. umgehend ein vollständiges

Dossier mit sämtlichen bisher angefallenen Akten inkl. Verzeichnis

zusammenzustellen und dieses sodann

b. umgehend dem Rechtsvertreter

der Beschwerdeführenden zur Einsicht zuzustellen.

3.

Der Beschwerdegegner sei zu

verpflichten, die Beschwerdeführenden mit CHF 1'484.85 (inkl. MWST und Spesen)

für das vorinstanzliche Verfahren zu entschädigen.

4.

Es sei den Beschwerdeführern 1

+ 2 für das vorinstanzliche Beschwerdeverfahren die unentgeltliche Rechtspflege

zu gewähren, und es sei ihnen in der Person des unterzeichnenden Rechtsanwalts

ein unentgeltlicher Rechtsbeistand zu bestellen.

5.

Der unentgeltliche

Rechtsvertreter sei für das vorinstanzliche Verfahren mit CHF 1'484.85 (inkl. MWST

und Spesen) zu entschädigen. Es sei festzuhalten, dass die Beschwerdeführenden

keiner Rückzahlungspflicht unterstehen.

6.

Es sei den Beschwerdeführern 1

+ 2 für das Beschwerdeverfahren die unentgeltliche Rechtspflege zu gewähren,

und es sei ihnen in der Person des unterzeichnenden Rechtsanwalts ein

unentgeltlicher Rechtsbeistand zu bestellen.

unter Kosten- und Entschädigungsfolgen zulasten des

Beschwerdegegners (zzgl. MWST)."

Mit Vernehmlassung vom 8. Juni 2020 beantragte das

Gemeindeamt die Abweisung der Beschwerde unter Entschädigungsfolge. Ebenso

schloss das Zivilstandsamt der Stadt Zürich mit Beschwerdeantwort vom

7.

Juli 2020. Mit Schreiben vom 9. Juli 2020 liessen sich A und B

erneut vernehmen. Das Zivilstandsamt der Stadt Zürich hielt mit Schreiben vom

21.

August 2020 an seinem Antrag fest. Am 2. September 2020

heirateten A und B, weshalb A in der Folge eine Aufenthaltsbewilligung erteilt

wurde. Am 6. April 2021 zog das Verwaltungsgericht die

migrationsrechtlichen Akten von A bei. Am 9. April 2021 reichte

Rechtsanwalt C seine Honorarnote ein. A und B verzichteten am

28.

April 2021 ausdrücklich auf Akteneinsicht beim Verwaltungsgericht.

Die Kammer erwägt:

1.

1.1

Das

Verwaltungsgericht ist für Beschwerden gegen Rekursentscheide der kantonalen

Aufsichtsbehörde über die Zivilstandsämter zuständig (§§ 41 ff. des

Verwaltungsrechtspflegegesetzes vom 24. Mai 1959 [VRG, LS 175.2] in

Verbindung mit Art. 90 Abs. 1 f. der eidgenössischen

Zivilstandsverordnung vom 28. April 2004 [ZStV, SR 211.112.2] sowie

§ 12a Abs. 2 und § 20a der kantonalen Zivilstandsverordnung vom

1.

Dezember 2004 [LS 231.1]).

Gemäss § 41 Abs. 1

in Verbindung mit § 19 Abs. 1 lit. b des

Verwaltungsrechtspflegegesetzes vom 24. Mai 1959 (VRG, LS 175.2) kann

mit Beschwerde die unrechtmässige Verzögerung oder Verweigerung einer

anfechtbaren Anordnung gerügt werden. Der Rechtsweg für die Rechtsverzögerungs-

bzw. Rechtsverweigerungsbeschwerde folgt jenem, der auch gegen die aus Sicht

der beschwerdeführenden Person verzögerte oder verweigerte Anordnung zur

Verfügung stünde (VGr, 23. Dezember 2019, VB.2019.00742, E. 1.1

– 24. Mai 2018, VB.2017.00751, E. 1.4 mit Hinweisen).

Die Beschwerdeführenden

warfen dem Beschwerdegegner vor, er habe den Abschluss ihres

Ehevorbereitungsverfahrens verzögert, indem er sich geweigert habe, die

Zivilstandsdokumente des Beschwerdeführers zur Beglaubigung an die Schweiz Botschaft

in Sri Lanka weiterzuleiten (vgl. Art. 99 Abs. 2 des

Zivilgesetzbuches vom 10. Dezember 1907 [SR 210], Art. 67 ZStV).

Die Eingabe vom 14. Februar 2020 der Beschwerdeführenden stellte somit

einen Rechtsverzögerungsrekurs im Sinn von § 19 Abs. 1 lit. b VRG dar, welcher von der Vorinstanz mit Verfügung vom 10. März 2020 in der

Hauptsache als gegenstandslos geworden abgeschrieben wurde. Für die Behandlung

einer gegen diese Verfügung erhobenen Beschwerde ist das Verwaltungsgericht

nach dem Gesagten zuständig.

1.2

Der

Beschwerdegegner gewährte den Beschwerdeführenden am 2. März 2020 Einsicht

in die Akten ihres Ehevorbereitungsverfahrens. Am 5. März 2020 schickte

der Beschwerdegegner zudem die Zivilstandsdokumente des Beschwerdeführers zur Beglaubigung an die Schweizer Botschaft in Sri

Lanka. Deshalb hat die Vorinstanz den Rechtsverzögerungsrekurs der

Beschwerdeführenden am 10. März 2020 zu Recht als gegenstandslos geworden

abgeschrieben. Entgegen der Ansicht der Beschwerdeführenden hatte die

Vorinstanz nicht zu prüfen, ob der Beschwerdegegner seiner Aktenführungspflicht

nachgekommen ist, da mit einem Rechtsverzögerungsrekurs nur verlangt werden

kann, dass die verfügende Behörde das Verfahren beförderlich weiterzuführen

hat. Soweit die Beschwerdeführenden beantragen, die Verfügung vom

10.

März 2020 der Vorinstanz sei aufzuheben und "zwecks formell

Dispositiv

richtigen Entscheides" an diese zurückzuweisen, ist demnach auf ihre

Beschwerde nicht einzutreten.

1.3 Da die

weiteren Sachurteilsvoraussetzungen erfüllt sind, ist im Übrigen auf die

Beschwerde einzutreten.

2.

2.1 Die

Beschwerdeführenden ersuchen darum, die Akten des verwaltungsgerichtlichen

Verfahrens VB.2020.00273, die entsprechenden Akten des Migrationsamts und der

Sicherheitsdirektion sowie sämtliche bisher angefallenen Akten des

Beschwerdegegners betreffend ihr Ehevorbereitungsverfahren beizuziehen. Das

Verwaltungsgericht hat am 6. April 2021 die Akten des Migrationsamts betreffend

den Beschwerdeführer beigezogen. Da sich der Sachverhalt somit als genügend

erstellt erweist, kann auf den Beizug weiterer Akten verzichtet werden.

2.2 Auf die

beantragte Einsicht in sämtliche Akten des vorliegenden Verfahrens verzichteten

die Beschwerdeführenden am 28. April 2021 ausdrücklich. Falls sie nach

Rechtskraft dieses Urteils doch noch Einsicht in die Akten des

Beschwerdegegners nehmen möchten, steht es ihnen frei, ihr Akteneinsichtsrecht

nach dem Informations- und Datenschutzgesetz vom 12. Februar 2007 geltend

zu machen (§ 8 Abs. 1 VRG).

2.3 Was das

prozessuale Anliegen der Beschwerdeführenden um koordinierte Behandlung des

vorliegenden Verfahrens mit dem verwaltungsgerichtlichen Verfahren

VB.2020.00273 anbelangt, ist sodann festzuhalten, dass das Verfahren

VB.2020.00273 bereits rechtskräftig erledigt ist und das dort gestellte

identische Koordinationsgesuch abgewiesen wurde (VGr, 3. Juli 2020,

VB.2020.00273, E. 1.3 [nicht publiziert]).

3.

Die Beschwerdeführenden verlangen, der Beschwerdegegner

sei zu verpflichten, die Beschwerdeführenden mit Fr. 1'484.85 (inkl. MWST

und Spesen) für das vorinstanzliche Verfahren zu entschädigen.

3.1 Nach

§ 17 Abs. 2 lit. a VRG kann im Rekursverfahren die unterliegende

Partei oder Amtsstelle zu einer angemessenen Entschädigung für die Umtriebe

ihres Gegners verpflichtet werden, namentlich wenn die rechtsgenügende

Darlegung komplizierter Sachverhalte und schwieriger Rechtsfragen besonderen

Aufwand erforderte oder den Beizug eines Rechtsbeistands rechtfertigte. Dabei

genügt es, wenn die Gegenpartei überwiegend obsiegt bzw. mit ihren Begehren mehrheitlich

durchdringt. Bei Gegenstandslosigkeit eines Verfahrens ist zu berücksichtigen,

wer die Gegenstandslosigkeit bzw. das gegenstandslos gewordene Verfahren

verursacht hat und welche Partei vermutlich obsiegt hätte (Kaspar Plüss, in: Alain Griffel [Hrsg.], Kommentar zum

Verwaltungsrechtspflegegesetz des Kantons Zürich [VRG], 3. A., Zürich etc. 2014,

§ 17 N. 31, auch zum Folgenden).

Der Entscheidinstanz steht bei der Festsetzung und

Bemessung der Parteientschädigung ein Ermessen zu. Mit der Beschwerde an das Verwaltungsgericht können nur

Rechtsverletzungen und für den Entscheid erhebliche unrichtige oder ungenügende

Sachverhaltsfeststellungen gerügt werden; Ermessensentscheide der

Vorinstanz kann das Verwaltungsgericht nur auf das Überschreiten,

Unterschreiten oder den Missbrauch des Ermessens überprüfen, hingegen nicht auf

die Angemessenheit des Entscheids (§ 50 in Verbindung mit § 20

Abs. 1 lit. a und b VRG).

3.2 Die

Beschwerdeführenden beantragten mit ihrem Rechtsverzögerungsrekurs die Ausrichtung

einer Parteientschädigung.

Die Vorinstanz führte in ihrer Verfügung aus, es ergebe

sich kein klares Bild, welche Partei die Gegenstandslosigkeit des Verfahrens

verursacht habe bzw. vermutlich obsiegt hätte. Die Rüge der verspäteten

Akteneinsicht sei berechtigt gewesen, jene bezüglich einer Pflicht zur

Übermittlung der eingereichten Dokumente aber nicht. Eine Parteientschädigung

der Beschwerdeführenden soll unter diesen Umständen nach Billigkeit erfolgen,

auch wenn im vorliegenden Fall weder die rechtsgenügende Darlegung

komplizierter Sachverhalte und schwieriger Rechtsfragen einen besonderen

Aufwand erforderten, noch der Beizug eines Rechtsbeistands erforderlich bzw.

gerechtfertigt gewesen sei. Dass ein Recht auf Akteneinsicht bestehe, sei

allgemein bekannt und offenkundig. Die verlangte und ausgebliebene

Akteneinsicht könne mit ein paar wenigen Ausführungen (auch ohne Zuhilfenahme

eines Rechtsbeistands) bei der Aufsichtsbehörde gerügt werden. Darüber hinaus

hätten sich die Ausführungen bezüglich der vermeintlichen Pflicht zur

Übermittlung der eingereichten Dokumente eines nota bene illegal anwesenden Ausländers

als unbegründet erwiesen. Insgesamt erscheine es als angemessen, eine Stunde

als Aufwand zu entschädigen. Dementsprechend sprach sie den Beschwerdeführenden

eine Parteientschädigung von insgesamt Fr. 300.- (zzgl. MWST) zu

(Dispositiv-Ziff. III, auch zum Folgenden). Die Vorinstanz verfügte zudem,

dass die Zahlung direkt an den Rechtsvertreter zu erfolgen habe, wenn die

Beschwerdeführenden an ihren Rechtsvertreter keinen Kostenvorschuss haben

leisten müssen.

3.3 Um

beurteilen zu können, ob die Vorinstanz den Beschwerdeführenden eine

Parteientschädigung für das Rekursverfahren zu entrichten hatte, ist zu prüfen,

welche Partei im Rekursverfahren als überwiegend obsiegend zu betrachten ist.

3.3.1 Aus den Akten ergibt sich dazu Folgendes:

3.3.1.1

Nachdem der Beschwerdegegner am 27. September 2019 die Einleitung des

Vorbereitungsverfahrens zur Eheschliessung der Beschwerdeführenden bestätigt

hatte, verfügte Ersterer Ende Oktober über sämtliche Zivilstandsdokumente des

Beschwerdeführers. Der Beschwerdegegner verzichtete jedoch vorerst darauf, die

Dokumente zur Beglaubigung an die Schweizer Botschaft weiterzuleiten.

3.3.1.2

Mit Schreiben vom 1. November 2019 teilte der Beschwerdegegner den

Beschwerdeführenden mit, das Vorbereitungsverfahren könne nicht fortgesetzt

werden, da der rechtmässige Aufenthalt des Beschwerdeführers "zurzeit bzw.

bis zum voraussichtlichen Trauungstermin nicht belegt" sei, und setzte

ihnen eine Frist von 60 Tagen zur Einreichung eines gültigen Aufenthaltstitels

bzw. einer Bestätigung über seinen rechtmässigen Aufenthalt in der Schweiz. Am

14. November 2019 stellte der Beschwerdeführer dem Migrationsamt des

Kantons Zürich ein Gesuch um Erteilung einer Kurzaufenthaltsbewilligung zwecks

Eheschliessung. Mit Schreiben vom 25. November 2019 forderte das

Migrationsamt die Beschwerdeführenden auf, eine Angabe des Zivilstandsamts über

"das voraussichtlich frühestmögliche Datum für die Heirat" einzureichen.

3.3.1.3

Am 10. Dezember 2019 teilte der Beschwerdegegner der damaligen

Rechtsvertreterin des Beschwerdeführers auf deren Nachfrage hin mit, dass die

Zivilstandsdokumente des Beschwerdeführers an die Schweizer Botschaft geschickt

würden, sobald ein Nachweis über den rechtmässigen Aufenthalt vorliege. Sodann

können erst nach der Beglaubigung der Zivilstandsdokumente durch die Botschaft

Angaben über einen frühestmöglichen Trautermin gemacht werden. Gleichentags

teilten die Beschwerdeführenden dem Migrationsamt mit, dass der Beschwerdegegner

nicht abschätzen könne, wie lange das Ehevorbereitungsverfahren dauern werde.

Mit E-Mail vom 16. Dezember 2019 erkundigte sich das Migrationsamt selber beim

Beschwerdegegner, wie lange die Beglaubigung durch die Botschaft

erfahrungsgemäss dauere. Der Beschwerdegegner antwortete gleichentags, die

Beglaubigung dauere "ca. 2 bis 6 Monate". Am 7. Januar 2020

erkundigte sich das Migrationsamt beim Beschwerdegegner erneut nach dem

Verfahrensstand. Mit E-Mail vom 9. Januar 2020 antwortete der Beschwerdegegner,

er hätte "in diesem Fall noch gar keine Dokumente zur Beglaubigung

gesendet", weil der Beschwerdeführer noch keinen Nachweis über seinen

rechtmässigen Aufenthalt in der Schweiz eingereicht habe. Ohne diesen Nachweis

werde keine Dokumentenprüfung veranlasst.

3.3.1.4

Mit Verfügung vom 10. Januar 2020 wies das Migrationsamt das Gesuch um

Erteilung einer Kurzaufenthaltsbewilligung ab und begründete dies wie folgt:

Aufgrund der E-Mails des Beschwerdegegners vom 16. Dezember 2019 und

9. Januar 2020 sei klar, "dass die Heirat nicht innert nützlicher

Frist erfolgen" könne. Es sei zum damaligen Zeitpunkt zudem nicht bekannt

gewesen, ob die Dokumente überhaupt beglaubigt werden könnten, weshalb keine

konkrete Angabe vorliege, wann die Eheschliessung erfolgen könne.

3.3.1.5

Am 16. Januar 2020 forderte der neue Rechtsvertreter des

Beschwerdeführers, Rechtsanwalt C, den Beschwerdegegner auf, die

Zivilstandsdokumente des Beschwerdeführers umgehend an die Schweizer Botschaft

weiterzuleiten sowie ihm die vollständigen Akten zuzustellen. Am

22. Januar 2020 teilte der Beschwerdegegner Rechtsanwalt C mit, im Dossier

der Beschwerdeführenden befänden sich nur die Geburtsurkunde,

Ledigkeitsbescheinigung und die Wohnsitzbescheinigung des Bräutigams sowie ein

Rückschein. Weiter teilte der Beschwerdegegner mit, die Frist zum Nachweis des

legalen Aufenthaltsstatus sei ausnahmsweise bis am 31. Januar 2020

verlängert worden. Sollte bis zu diesem Zeitpunkt der Nachweis nicht erbracht

werden, werde das Dossier abgeschrieben. Der Beschwerdegegner schloss mit dem

Hinweis, dass bis dahin auch keine Dokumente an die Schweizer Vertretung

gesendet würden, da dies mit Kosten, welche durch den Beschwerdeführer getragen

werden müssten, verbunden wäre. Mit E-Mail selbigen Datums erklärten sich die

Beschwerdeführenden sinngemäss bereit, die Kosten für die Beglaubigung der

Zivilstandsdokumente des Beschwerdeführers zu tragen, und forderten den

Beschwerdegegner auf, die Dokumente weiterzuleiten. Am 23. Januar 2020

teilte der Beschwerdegegner Rechtsanwalt C mit, die Identitätskarte des

Beschwerdeführers sei beim Staatssekretariat für Migration angefordert worden.

Sobald diese vorliege, würden alle Dokumente an die Schweizer Vertretung in Sri

Lanka zur Beglaubigung geschickt.

3.3.1.6

Am 27. Januar 2020 beantragte der Rechtsvertreter der

Beschwerdeführenden dem Beschwerdegegner die Erstreckung der Frist zum Nachweis

des legalen Aufenthalts und forderte ihn erneut auf, ihm sämtliche Akten zur

Einsicht zuzustellen. Nachdem der Beschwerdegegner weder die Akten zugestellt

noch bestätigt hatte, dass die Zivilstandsdokumente zur Beglaubigung eingereicht

worden seien, wandte sich Rechtsanwalt C am 6. Februar 2020, zugestellt am

7. Februar 2020, an den Beschwerdegegner und bat um Mitteilung, ob die

Zivilstandsdokumente des Beschwerdeführers an die Schweizer Botschaft

weitergeleitet worden seien. Zudem forderte er den Beschwerdegegner auf, ihm

die vollständigen Akten, einschliesslich der Korrespondenz mit anderen

Behörden, betreffend die Beschwerdeführenden zu übermitteln. In der Folge liess

sich der Beschwerdegegner nicht mehr vernehmen.

3.3.1.7

Am 14. Februar 2020 erhoben die Beschwerdeführenden

Rechtsverzögerungsrekurs an die Vorinstanz und beantragten, der

Beschwerdegegner sei anzuweisen, ihnen Einsicht in die Akten des

Ehevorbereitungsverfahren zu gewähren und die ihm vorliegenden

Zivilstandsdokumente des Beschwerdeführers umgehend an die Schweizer Botschaft

zur Beglaubigung weiterzuleiten. Am 17. Februar 2020 bestätigte die

Vorinstanz den Beschwerdeführenden den Eingang ihrer Beschwerde und setzte dem

Beschwerdegegner Frist für eine Stellungnahme bis zum 28. März 2020.

3.3.1.8

Am 27. Februar 2020 wandte sich Rechtsanwalt C an den Beschwerdegegner

und bat ihn, sein Fristerstreckungsgesuch vom 27. Januar 2020 zu

entscheiden. Mit E-Mail vom 28. Februar 2020 verlängerte der

Beschwerdegegner "ausnahmsweise und ohne Präjudiz die Frist zum Nachweis

des rechtmässigen Aufenthalts [des Beschwerdeführers] bis 30. Juni

2020". Dem Rechtsvertreter des Beschwerdeführers wurde sodann mitgeteilt,

dass die vom Beschwerdeführer eingereichten Zivilstandsdokumente an die

zuständige Schweizer Vertretung weitergeleitet würden. Die Vorinstanz werde

zudem entsprechend informiert. Mit Schreiben vom 2. März 2020 bestätigte

der Beschwerdegegner Rechtsanwalt C den Inhalt seiner E-Mail vom

28. Februar 2020 und liess ihm eine Kopie der weitergeleiteten Dokumente

zukommen.

3.3.1.9

Am 2. März 2020 nahm der Beschwerdegegner Stellung zur

"Rechtsverweigerungs-/Rechtsverzögerungsbeschwerde" vom

14. Februar 2020. Er führte aus, der Bräutigam habe keinen rechtmässigen

Aufenthalt in der Schweiz. Da das Ehevorbereitungsverfahren nur abgeschlossen

werden könne, wenn der rechtmässige Aufenthalt nachgewiesen sei, sei darauf

verzichtet worden, die Dokumente der Schweizerischen Vertretung einzusenden. Im

Verlauf des Verfahrens und auch nach Ankunft der Aufsichtsbehörde habe sich

ergeben, dass es in solchen Fällen angezeigt sei, die Beglaubigung der

Dokumente parallel zur Einholung des Nachweises des rechtmässigen Aufenthalts zu

veranlassen. Die Zivilstandsdokumente des Beschwerdeführers würden daher nun an

die Schweizerische Vertretung weitergeleitet werden. Dies sei bisher nicht

geschehen, obwohl es dem Rechtsvertreter versprochen worden sei. Sodann führte

der Beschwerdegegner aus, es könne nicht mehr eruiert werden, weshalb den

Beschwerdeführenden die Akteneinsicht verweigert worden sei. Der Grund für

diese Unterlassung sei aber auf keinen Fall eine gewollte Rechtsverzögerung und

schon gar keine Rechtsverweigerung. Die aus den heimatlichen Dokumenten und

Korrespondenz mit Rechtsvertretenden bestehenden Akten würden dem

Rechtsvertreter der Beschwerdeführenden zugestellt.

3.3.1.10

Mit E-Mail vom 5. März 2020 teilte ein Vertreter des Beschwerdegegners dem Migrationsamt

unter anderem mit, dass sie zuerst darauf verzichtet hätten, die

Zivilstandsdokumente des Beschwerdeführers an die Schweizer Botschaft in Sri

Lanka zu schicken, da sie die Praxis hätten, die Zivilstandsdokumente nur

einzuschicken, wenn der Aufenthalt der betroffenen Person rechtmässig sei. Nun

hätten sie diese Praxis aber geändert und die Zivilstandsdokumente seien

gleichentags an die Schweiz Botschaft geschickt worden.

3.3.1.11

Am 10. März 2020 erging die bereits erwähnte Verfügung der Vorinstanz.

Am 12. März 2020 hob das Migrationsamt während des hängigen

Rekursverfahrens seine Verfügung vom 10. Januar 2020 auf und erteilte dem

Beschwerdeführer eine Kurzaufenthaltsbewilligung zur Vorbereitung der Heirat.

3.3.2

Aus dem Vorstehenden erhellt, dass die Rüge der verspäteten Akteneinsicht

berechtigt war. Der Beschwerdegegner war gehalten, den Beschwerdeführenden

Einsicht in ihre Akten zu gewähren. Indem er dies unterliess, hat er das

Rechtsverzögerungsverfahren vor der Vorinstanz verursacht. Diesbezüglich sind

die Beschwerdeführenden als obsiegend zu betrachten.

3.3.3

Indem der Beschwerdegegner für das Weiterleiten der Zivilstandsdokumente

des Beschwerdeführers an die Schweizer Botschaft einen Nachweis über seinen

rechtmässigen Aufenthalt in der Schweiz verlangte und das Migrationsamt

gleichzeitig die entsprechende Kurzaufenthaltsbewilligung nur erteilen wollte,

wenn die Beschwerdeführenden hätten nachweisen können, dass ihre Heirat innert

nützlicher Frist erfolgen könne, dies der Beschwerdegegner jedoch erst dann

bestätigen wollte, nachdem er die Zivilstandsdokumente des Beschwerdeführers

weitergeleitet gehabt hätte, wurde den Beschwerdeführenden der Abschluss ihres

Ehevorbereitungsverfahrens und die darauf folgende Trauung verunmöglicht. Durch

diese Rechtsverweigerung wurde ihr in Art. 14 BV bzw. Art. 12 der

Europäischen Menschenrechtskonvention (SR 0.101) garantiertes Recht auf

Eheschliessung verletzt (vgl. VGr, 1. September 2020, VB.2020.00189,

E. 2.3.1 mit Hinweisen; Christoph Raess, Die Grundrechtsbeeinträchtigung,

Zürich etc. 2020, N. 258 ff.). Die vom Beschwerdegegner gewährten

Fristverlängerungen waren nicht ausreichend, um den Beschwerdeführenden den

Abschluss ihres Ehevorbereitungsverfahrens zu ermöglichen, da der oben

beschriebene Zirkel damit nicht durchbrochen werden konnte. Der

Beschwerdegegner wäre deshalb gehalten gewesen, die Zivilstandsdokumente des

Beschwerdeführers zur Beglaubigung an die Schweizer Botschaft weiterzuleiten.

Dies gilt umso mehr, als die Beschwerdeführenden sich bereit erklärt hatten,

die Kosten für die Beglaubigung auf jeden Fall zu tragen, auch wenn das

Migrationsamt in der Folge davon abgesehen hätte, dem Beschwerdeführer eine

Kurzaufenthaltsbewilligung zu erteilen. Dazu kommt, dass die Beglaubigung der

Zivilstandsdokumente für die Beschwerdeführenden nach Ansicht der Vorinstanz

auch dann mit einem tatsächlichen Vorteil verbunden gewesen wäre, wenn das

Migrationsamt in der Folge keine Kurzaufenthaltsbewilligung erteilt hätte, da

der Beschwerdeführer nach der Beglaubigung seiner Zivilstandsdokumente in der

Datenbank "Infostar" hätte aufgenommen werden können (vgl. Art. 15a

ZStV). Offenbar hat der Beschwerdegegner bereits selber erkannt, dass seine

Praxis bezüglich des Weiterleitens der Zivilstandsdokumente verfassungswidrig ist

und hat entsprechende Anpassungen vorgenommen (vgl. E. 3.3.1.9).

Zusammenfassend zeigt sich, dass es der Beschwerdegegner

in verfassungswidriger Weise unterlassen hat, die Zivilstandsdokumente des

Beschwerdeführers an die Schweizer Botschaft weiterzuleiten. Nachdem die

Beschwerdeführenden dagegen Rechtsverzögerungsrekurs an die Vorinstanz erhoben

hatten, leitete der Beschwerdegegner die Zivilstandsdokumente doch noch weiter

und führte somit die Gegenstandslosigkeit des berechtigten Rechtsverzögerungsverfahrens

herbei.

3.4 Nach dem

Gesagten sind die Beschwerdeführenden im Rekursverfahren als obsiegend zu

betrachten. Der Beizug eines Rechtsvertreters war schon zur Darlegung des

komplizierten Sachverhalts gerechtfertigt. Damit war den Beschwerdeführenden

eine angemessene Parteientschädigung auszurichten.

Der von der Vorinstanz veranschlagte und entschädigte

Aufwand von einer Stunde ist willkürlich, da insbesondere die Darlegung des

rechtserheblichen Sachverhalts aufwändig war und rechtliche Ausführungen zu

einer vom Verwaltungsgericht noch nicht entschiedenen Frage gemacht werden

mussten (vgl. E. 3.3.3). Die zugesprochene Parteientschädigung ist deshalb

rechtsverletzend. Der Beschwerdegegner ist zu verpflichten, Rechtsanwalt C für

das Rekursverfahren eine angemessene Parteientschädigung in der Höhe von

Fr. 1'500.- (zzgl. MWST) zu bezahlen.

4.

Die Beschwerdeführenden

rügen sodann eine Verletzung von Art. 29 Abs. 3 BV und bringen vor,

die Vorinstanz habe den Beizug eines unentgeltlichen Rechtsbeistands zu Unrecht

als unnötig qualifiziert.

Nach § 16 Abs. 2 VRG haben Private, welchen die nötigen Mittel fehlen und deren Begehren nicht

offensichtlich aussichtlos erscheint, Anspruch auf die Bestellung eines

unentgeltlichen Rechtsbeistands, wenn sie nicht in der Lage sind, ihre Rechte

im Verfahren selbst zu wahren. Mittellos ist, wer nicht in der Lage ist, die

Gerichtskosten aus seinem Einkommen – nach Abzug der Lebenshaltungskosten –

innert angemessener Frist zu bezahlen (Plüss, § 16 N. 20).

Die Beschwerdeführenden sind mittellos und im Rekursverfahren

als obsiegend zu betrachten. Zudem war die Rechtsvertretung angesichts der sich

stellenden Rechtsfragen und zur Darlegung des Sachverhalts notwendig. Den

Beschwerdeführenden ist deshalb für das Rekursverfahren unentgeltliche

Rechtsverbeiständung zu gewähren und ihnen Rechtsanwalt C als unentgeltlicher

Rechtsbeistand beizugeben. Mit der Zusprechung einer Parteientschädigung von

Fr. 1'500.- (zzgl. MWST) sind die von Rechtsanwalt C im Rekursverfahren

geltend gemachten Kosten abgegolten.

5.

Nach dem Gesagten ist die Beschwerde gutzuheissen, soweit

darauf einzutreten ist. In Abänderung von Dispositiv-Ziff. IV des

vorinstanzlichen Entscheids wird das Gesuch der Beschwerdeführenden um

Gewährung der unentgeltlichen Rechtsverbeiständung gutgeheissen und ihnen in

der Person von Rechtsanwalt C ein unentgeltlicher Rechtsbeistand für das

Rekursverfahren beigegeben. In Abänderung von Dispositiv-Ziff. III des

vorinstanzlichen Entscheids wird der Beschwerdegegner verpflichtet,

Rechtsanwalt C eine Parteientschädigung von Fr. 1'500.- (zzgl. MWST) für

das Rekursverfahren zu bezahlen.

6.

6.1 Ausgangsgemäss sind Gerichtskosten dem

Beschwerdegegner aufzuerlegen und ist dieser zu verpflichten, dem

Rechtsvertreter der Beschwerdeführenden für das Beschwerdeverfahren eine

angemessene Parteientschädigung von insgesamt Fr. 500.- (zzgl. MWST)

zu bezahlen (§ 65a

Abs. 2 in Verbindung mit § 13 Abs. 2 Satz 1 und § 17 Abs. 2 lit. a VRG).

6.2 Die Beschwerdeführenden ersuchen für das

Beschwerdeverfahren um Gewährung unentgeltlicher Prozessführung und

Rechtsverbeiständung nach § 16 Abs. 1 und 2 VRG. Durch die Kostenbelastung des

Beschwerdegegners wird das Gesuch um unentgeltliche Prozessführung gegenstandslos.

Die Beschwerdeführenden sind sodann mittellos, die Beschwerdeerhebung war

begründet, und die Rechtsvertretung erweist sich als notwendig. Demnach ist das

Gesuch um unentgeltliche Rechtsverbeiständung gutzuheissen und den

Beschwerdeführenden in der Person ihres Rechtsvertreters ein unentgeltlicher

Rechtsbeistand zu bestellen.

6.3

Gemäss § 9 Abs. 1 der

Gebührenverordnung des Verwaltungsgerichts vom 3. Juli 2018

(LS 175.252) wird der unentgeltlichen Rechtsvertretung der notwendige

Zeitaufwand nach den Stundenansätzen des Obergerichts für die amtliche

Verteidigung entschädigt, wobei die Bedeutung der Streitsache und die

Schwierigkeit des Prozesses berücksichtigt und Barauslagen separat entschädigt

werden. Die Entschädigung beträgt nach § 3 der Verordnung (des

Obergerichts) über die Anwaltsgebühren vom 8. September 2010

(LS 215.3) seit dem 1. Januar 2015 in der Regel Fr. 220.- pro

Stunde.

Der Rechtsvertreter macht für das Beschwerdeverfahren

insgesamt einen Aufwand von 15 Stunden und 25 Minuten sowie Spesen im

Betrag von Fr. 71.30 geltend. Da im verwaltungsgerichtlichen Verfahren nur

noch über die Nebenfolgen des vorinstanzlichen Entscheids zu befinden war, ist

der geltend gemachte Aufwand zu hoch. Insgesamt erscheint ein Aufwand von 6

Stunden angemessen, weshalb die Kostennote des Rechtsvertreters entsprechend zu

kürzen ist. Somit ist der unentgeltliche Rechtsbeistand der Beschwerdeführenden

insgesamt mit Fr. 1'498.40 (inkl. MWST) zu entschädigen. Nach Anrechnung

der Parteientschädigung für das Beschwerdeverfahren von Fr. 538.50 (inkl. MWST)

verbleibt ein aus der Gerichtskasse auszurichtender Beitrag von Fr. 959.90

(inkl. MWST).

6.4 Abschliessend

gilt es die Beschwerdeführenden auf § 65a Abs. 2 in Verbindung mit

§ 16 Abs. 4 VRG aufmerksam zu machen, wonach eine Partei, der

unentgeltliche Rechtspflege gewährt wurde, Nachzahlung leisten muss, sobald sie

dazu in der Lage ist. Der Anspruch des Kantons verjährt zehn Jahre nach

Abschluss des Verfahrens.

7.

Gegen dieses Urteil steht das gleiche Rechtsmittel zur

Verfügung, wie wenn es (auch noch) um die Hauptsache ginge, das heisst, es kann

Beschwerde in Zivilsachen nach Art. 72 ff. des Bundesgerichtsgesetzes

vom 17. Juni 2005 (BGG, SR 173.110) erhoben werden. Da der Streitwert

weniger als Fr. 30'000.- beträgt, wäre die Beschwerde nur zulässig, wenn

sich eine Rechtsfrage von grundsätzlicher Bedeutung stellt (Art. 74

Abs. 1 lit. b und Abs. 2 lit. a BGG). Ansonsten steht die

subsidiäre Verfassungsbeschwerde nach Art. 113 ff. BGG offen. Sollten

beide Rechtsmittel ergriffen werden, müsste dies in derselben Rechtsschrift

erfolgen (Art. 119 Abs. 1 BGG).

Demgemäss erkennt die

Kammer:

1. Die

Beschwerde wird gutgeheissen, soweit darauf eingetreten wird.

In Abänderung von Dispositiv-Ziff. IV des

vorinstanzlichen Entscheids wird das Gesuch der Beschwerdeführenden um

unentgeltliche Rechtsverbeiständung gutgeheissen. Den Beschwerdeführenden wird

Rechtsanwalt C als unentgeltlicher Rechtsbeistand für das Rekursverfahren

beigegeben.

In Abänderung von Dispositiv-Ziff. III des

vorinstanzlichen Entscheids wird der Beschwerdegegner verpflichtet,

Rechtsanwalt C eine Parteientschädigung von Fr. 1'500.- (zzgl. MWST) für

das Rekursverfahren zu bezahlen.

2. Die Gerichtsgebühr

wird festgesetzt auf

Fr. 500.--; die übrigen Kosten betragen:

Fr. 120.-- Zustellkosten,

Fr. 620.-- Total der Kosten.

3. Die

Gerichtskosten werden dem Beschwerdegegner auferlegt.

4. Das Gesuch der Beschwerdeführenden um

unentgeltliche Prozessführung wird als gegenstandslos geworden abgeschrieben,

dasjenige um unentgeltliche Rechtsverbeiständung gutgeheissen und ihnen in der

Person von Rechtsanwalt C für das Beschwerdeverfahren ein unentgeltlicher

Rechtsbeistand beigegeben.

5. Der Beschwerdegegner wird verpflichtet,

Rechtsanwalt C für das Beschwerdeverfahren eine Parteientschädigung von

Fr. 500.- (zzgl. MWST) zu bezahlen.

6. Rechtsanwalt

C wird mit Fr. 959.90 (inkl. MWST) aus der Gerichtskasse entschädigt. Die

Nachzahlungspflicht bleibt vorbehalten.

7. Gegen dieses Urteil kann im Sinn der

Erwägungen Beschwerde erhoben werden. Sie ist binnen 30 Tagen ab

Zustellung einzureichen beim Bundesgericht, 1000 Lausanne 14.

8. Mitteilung an …