Verwaltungsgericht des Kantons Zürich: VB.2021.00734

Verwaltungsgericht

des

Kantons Zürich

2. Abteilung

VB.2021.00734

Urteil

der 2. Kammer

vom 23. Februar 2022

Mitwirkend: Abteilungspräsident Andreas Frei (Vorsitz), Verwaltungsrichterin Elisabeth Trachsel,

Verwaltungsrichterin Viviane Sobotich, Gerichtsschreiber Felix Blocher.

In Sachen

A,

Beschwerdeführer,

gegen

Kantonales Steueramt,

Dienstabteilung Recht,

Beschwerdegegnerin,

betreffend

Vernichtung und Berichtigung von Personendaten

und Zugang zu Personendaten,

hat sich ergeben:

Sachverhalt

I.

Mit Entscheid vom 3. Mai 2019 wies die Finanzdirektion das

kantonale Steueramt an, die 11-stellige AHV-Nummer von A spätestens nach

30 Tagen ab Rechtskraft dieses Entscheids nicht mehr zu verwenden und

diese bei den bisher erstellten und A betreffenden Dokumenten nur noch aus

Gründen der Dokumentenarchivierung bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist zu

verwenden. Der Entscheid wurde A am 6. Mai 2019 zugestellt und erwuchs demzufolge

am 5. Juni 2019 unangefochten in Rechtskraft.

Nachdem A auf entsprechende Anfrage hin Zugang zu eigenen

Personendaten gewährt worden war, stellte dieser mit Eingabe vom 28. Dezember

2020 diverse Auskunfts-, Löschungs- und Berichtigungsbegehren betreffend seiner

in den Akten und Fachapplikationen des kantonalen Steueramts auffindbaren

Personen- bzw. Steuerdaten.

In der Folge übermittelte das kantonale Steueramt die im

Informationsbestand "ARTS" über A gespeicherten Personendaten der

Steuerperiode 2014 und 2015 und schrieb den diesbezüglich gestellten Antrag mit

Verfügung vom 1. März 2021 als gegenstandslos geworden ab. Die übrigen Anträge

wies es in derselben Verfügung ohne Kostenfolgen ab.

Erwägungen

II.

Den hiergegen erhobenen Rekurs hiess die Finanzdirektion

am 1. Oktober 2021 insoweit gut, als dass das kantonale Steueramt angewiesen

wurde, A in einer im Entscheid näher beschriebenen Weise Zugang zu den eigenen

Personendaten im Informationsbestand von zwei steueramtlichen Fachapplikationen

zu gewähren. Im Übrigen wies sie den Rekurs ab, auferlegte A zwei Drittel der

Staatsgebühren und sprach ihm keine Entschädigung zu.

III.

Mit Beschwerde vom 25. Oktober 2022 erneuerte A

(nachfolgend: der Beschwerdeführer) seine Auskunfts-, Löschungs- und

Berichtigungsbegehren und rügte die Umsetzung des Rekursentscheids vom 3. Mai

2019.

durch das kantonale Steueramt. Weiter rügte er die Höhe der vorinstanzlich

einverlangten Schreibgebühren. Überdies beantragte er, dass bei der Einholung

von Stellungnahmen von Fachstellen wie dem Datenschutzbeauftragten das

Steuergeheimnis konsequent zu wahren sei und diesen keine detaillierten

Steuerunterlagen zu übermitteln oder hierzu vorgängig ein anfechtbarer

Zwischenentscheid zu erlassen sei.

Sowohl die Finanzdirektion als auch das kantonale Steueramt

beantragten am 16. November 2021 bzw. 19. November 2021 die Abweisung der

Beschwerde, wobei das kantonale Steueramt noch den weitgehend leeren

Bildschirmausdruck des mit der 13-stelligen AHV-Nummer des Beschwerdeführers in

der Fachapplikation "ZP/Napeduv" verknüpften Datenbestands

nachreichte und um die Zusprechung einer Parteientschädigung ersuchte.

Mit Replik vom 1. Dezember 2021 hielt der Pflichtige an

seinen Anträgen fest und rügte, dass der nachgereichte Bildschirmausdruck nur

den Informationsbestand zeige, welcher mit der (neuen) 13-stelligen AHV-Nummer

verknüpft sei, weshalb dieser keine Klarheit darüber verschaffe, inwieweit noch

seine 11-stellige AHV-Nummer mit den Informationsbeständen der Fachapplikation

"ZP/Napeduv" verknüpft sei.

Die Kammer erwägt:

1.

Da die vorliegend zu

beurteilenden Auskunfts-, Löschungs- und Berichtigungsbegehren

ausschliesslich Steuerdaten betreffen und die Begehren (bis auf die

beanstandete Gebührenerhebung durch die Vorinstanz) keinen Streitwert

aufweisen, erfolgt die Beurteilung der Beschwerde durch die in Steuersachen

zuständige Kammer der 2. Abteilung des Verwaltungsgerichts.

2.

Da vorliegend keine Stellungnahmen von Fachstellen wie dem

Datenschutzbeauftragten einzuholen sind, sind die diesbezüglichen

Verfahrensanträge des Beschwerdeführers gegenstandslos geworden.

3.

3.1

Gemäss

Art. 13 Abs. 2 der Bundesverfassung der Schweizerischen

Eidgenossenschaft vom 18. April 1999 (BV) hat jede Person Anspruch auf

Schutz vor Missbrauch ihrer persönlichen Daten. Auf kantonaler Ebene konkretisiert

das Gesetz über die Information und den Datenschutz vom 12. Februar 2007

(IDG) diesen grundrechtlichen Anspruch. Es bezweckt unter anderem den Schutz

der Grundrechte von Personen, über welche die öffentlichen Organe des Kantons

Daten bearbeiten (§ 1 Abs. 1 lit. b IDG) und vermittelt dem

Einzelnen Rechtsansprüche zum Schutz eigener Personendaten. Nach § 21 Abs. 1 lit. d IDG kann eine von einer widerrechtlichen Bearbeitung

ihrer Personendaten betroffene Person vom betreffenden öffentlichen Organ verlangen,

dass es die Widerrechtlichkeit dieser Datenbearbeitung feststellt. Dieser

Anspruch steht neben den weiteren in § 21 Abs. 1 IDG vorgesehenen

Ansprüchen zum Schutz eigener Personendaten, nämlich der Berichtigung oder

Vernichtung unrichtiger Personendaten (lit. a), der Unterlassung

widerrechtlicher Datenbearbeitung (lit. b) und der Beseitigung der Folgen

widerrechtlichen Bearbeitens (lit. c). Überdies hat gemäss § 20 Abs. 2 IDG

jede Person Anspruch auf Zugang zu den eigenen Personendaten.

3.2

3.2.1

Der

Beschwerdeführer fordert, dass sämtliche über ihn bearbeitete Personendaten zu

Steuerperioden vor dem Jahr 2005 zu vernichten seien. Zur Begründung führt er

zusammenfassend aus, dass die gemäss der Weisung der Finanzdirektion über die

elektronische Erfassung und Aufbewahrung von Steuerakten sowie die Vernichtung

von Papierakten vom 26. November 2020 vorgesehene Aufbewahrungsfrist von

mindestens 25 Jahren aufgrund der in der Regel kürzeren steuerrechtlichen

Verjährungsfristen etc. unverhältnismässig lange und nicht zweckmässig sei, die

Aufbewahrungsfrist nicht auf einer hinreichenden Gesetzesgrundlage beruhe und

die in der Weisung vorgesehene Formulierung überdies zu offen formuliert sei,

da sie nur eine minimale Aufbewahrungsfrist vorsehe.

3.2.2

Nach § 21 lit. a und b IDG kann eine betroffene Person vom

öffentlichen Organ verlangen, dass es unrichtige Personendaten berichtigt oder

vernichtet und das widerrechtliche Bearbeiten von Personendaten unterlässt. Als

Bearbeiten wird dabei jeder Umgang mit Informationen verstanden, mithin auch

die Aufbewahrung (vgl. § 3 Abs. 5 IDG). Entgegen dem Wortlaut besteht ein Recht

auf Vernichtung nicht nur dann, wenn Personendaten unrichtig sind, sondern auch

dann, wenn Daten widerrechtlich bearbeitet wurden. Dies ist namentlich dann der

Fall, wenn das öffentliche Organ Daten ohne gesetzliche Grundlage bearbeitet,

widerrechtlich beschafft oder die Bearbeitung eine unverhältnismässige

Einschränkung der Persönlichkeitsrechte der betroffenen Person darstellt (Rolf

H. Weber, Datenschutz v. Öffentlichkeitsprinzip, Zürich 2010, N. 571).

Denn die Existenz dieser aufgrund der fehlenden gesetzlichen Grundlage

widerrechtlich erstellten Information muss unabhängig davon, ob ihr Inhalt

richtig ist oder nicht, beseitigt werden können (VGr, 25. April 2019, VB.2018.00488,

E. 2.1). Sodann sind Personendaten nur insoweit zu bearbeiten – und damit auch

aufzubewahren – als dies zur Erfüllung einer gesetzlich umschriebenen Aufgabe

geeignet und erforderlich erscheint (§ 8 Abs. 1 IDG). Datenbearbeitungssysteme

und -programme sind so zu gestalten, dass möglichst wenig Personendaten

anfallen, die zur Aufgabenerfüllung nicht notwendig sind (§ 11 Abs. 1 IDG,

sogenannte Grundsätze der Datenvermeidung und Datensparsamkeit).

3.2.3

Wie bereits im vorinstanzlichen Entscheid ausführlich dargelegt wurde, kann

die Finanzdirektion gemäss § 109d des Steuergesetzes vom 8. Juni 1997 (StG)

Vorschriften im Zusammenhang mit der elektronischen Erfassung und Aufbewahrung

von Steuerakten erlassen, wovon sie mit der zitierten Weisung Gebrauch gemacht

hat. Sodann greift eine längere Aufbewahrung personenbezogener Daten nur

geringfügig in die Rechte der betroffenen Personen ein, weshalb eine

Delegationsnorm in einem formellen Gesetz eine hinreichende Gesetzesgrundlage

darstellt und die Aufbewahrungsfrist selbst auch in einer Weisung bzw.

Verwaltungsverordnung festgehalten werden kann. Der Beschwerdeführer legt

diesbezüglich auch nicht dar, inwiefern ihn eine längere Aufbewahrungsfrist in

massgeblicher Weise in seinen Rechten tangiert und er ein schützenswertes

Interesse an der Vernichtung aufweist.

Eine (mindestens) 25-jährige Aufbewahrungspflicht

erscheint sodann zur Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben aus mehreren Gründen

angemessen: Gemäss § 5 Abs. 2 IDG können Informationen und Findmittel noch während

höchstens zehn Jahren aufbewahrt werden, nachdem sie das öffentliche Organ

nicht mehr benötigt. Da das Recht, Nachsteuern festzusetzen, erst 15 Jahre nach

Ablauf der betroffenen Steuerperiode erlischt (vgl. § 161 Abs. 2 StG),

erscheint eine Aufbewahrungsfrist von mindestens 25 Jahren ohne Weiteres

gerechtfertigt, zumal verschiedene Konstellationen denkbar sind, wo selbst nach

25.

Jahren noch auf alte Steuerakten zurückgegriffen werden muss, beispielsweise

bei Steuervergehen (vgl. § 264 StG), bei Steuerhinterziehungsfällen mit

bereits erlassenem Strafbescheid (vgl. § 242 Abs. 3 StG) und bei

Steueraufschubstatbeständen (vgl. z. B. § 216 Abs. 3 StG). Weiter ist nicht auszuschliessen, dass

zur Plausibilisierung von Einschätzungen nachfolgender Steuerperioden

Quervergleiche mit früheren Steuerperioden angestellt werden, weshalb auch

Akten von bereits definitiv und unabänderlich eingeschätzten Steuerperioden

noch von Interesse sein können. Ferner werden Steuerakten oft auch ausserhalb

eines steuerrechtlichen Verfahrens von Gerichten und Behörden beigezogen, z. B. in Scheidungsverfahren

zur Berechnung der güterrechtlichen Ansprüche. Die denkbaren Konstellationen,

wo auf frühere Steuereinschätzungsakten zurückgegriffen werden muss, sind zu

vielfältig und zu wenig vorhersehbar, als dass eine kürzere Aufbewahrungsdauer

oder eine einzelfallbezogene Festlegung der Aufbewahrungsfristen praktikabel

wäre, zumal es sich bei den Steuereinschätzungen und -erhebungen um

ausgesprochene Massengeschäfte handelt. Zu Recht hat hierauf bereits die

Vorinstanz hingewiesen.

3.2.4

Da nach dargelegter Sachlage keineswegs auszuschliessen ist, dass

Steuerunterlagen in Einzelfällen auch noch nach mehr als 25 Jahren rechtliche

Relevanz entfalten könnten, erscheint es sodann auch angemessen, lediglich eine

Mindestfrist für die Aufbewahrung festzulegen. Müsste mit einer fixen

Aufbewahrungsfrist allen denkbaren Konstellationen Rechnung getragen werden,

würden sich ansonsten noch wesentlich längere Aufbewahrungsfristen

rechtfertigen, weshalb mit der Statuierung einer Mindestfrist den Bedürfnissen

nach einer möglichst zurückhaltenden Aufbewahrung von Personendaten besser

Rechnung getragen werden kann als mit einer (noch höheren) fixen

Aufbewahrungsfrist. Allerdings muss es den Betroffenen nach Ablauf der

25-jährigen Minimalfrist grundsätzlich möglich sein, im Einzelfall darzulegen,

weshalb an einer weiteren Aufbewahrung ihrer Personendaten kein hinreichendes

bzw. überwiegendes öffentliches Interesse mehr besteht. Unschädlich ist auch,

dass sich die zitierte Weisung nur auf das zentrale elektronische Archivsystem

des kantonalen Steueramtes (ARTS) und nicht auf damit verknüpfte Daten der

verschiedenen Fachapplikationen bezieht, lieg es doch gerade im Wesen eines

zentralen elektronischen Archivsystems, dass dieses die Datensätze

verschiedener Anwendungen zentral zusammenführt.

Nach dem Gesagten stellt die Bearbeitung bzw. Aufbewahrung

von Personendaten zu Steuerperioden vor dem Jahr 2005 keine widerrechtliche

Datenbearbeitung dar. Die pauschalen Ausführungen des Beschwerdeführers sind

auch nicht geeignet, in seinem konkreten Einzelfall nachzuweisen, weshalb an

einer weiteren Aufbewahrung seiner Personendaten kein öffentliches Interesse

mehr besteht bzw. diesem überwiegende private Interessen entgegenstehen sollten.

Nachdem bereits die Vorinstanz ihre Entscheidung ausführlich motiviert hatte,

ist auch keine Verletzung der Begründungspflicht ersichtlich und kann ansonsten

vollumfänglich auf die diesbezüglich nach wie vor zutreffenden vorinstanzlichen

Erwägungen verwiesen werden.

3.3

3.3.1

Der Beschwerdeführer beantragt weiter, dass in Nachachtung des

Rekursentscheids vom 3. Mai 2019 seine 11-stellige AHV-Nummer in den

Informationsbeständen der steueramtlichen Fachapplikationen "C3" und

"ZP/Napeduv" zu entfernen sei. Seine 11-stellige AHV-Nummer sei

überdies offenkundig falsch erfasst, nachdem die letzten drei Ziffern jeweils

mit "000" angegeben seien und die richtige Zifferfolge aus der früher

verwendeten steueramtlichen "Register-Nr." ersichtlich sei. Sodann

rügte er, dass ihm bislang lediglich ein Bildschirmausdruck betreffend der

Verknüpfung von Datenbeständen mit seiner 13-stelligen AHV-Nummer aus der

vorgenannten Fachapplikation "ZP/Napeduv" zugekommen sei, ihm jedoch

auch noch der mit seiner 11-stelligen AHV-Nummer verknüpfte Ausdruck

zuzustellen sei.

3.3.2

Mit am 5. Juni 2019 in Rechtskraft erwachsenem Entscheid vom 3. Mai 2019

Dispositiv

hat die Finanzdirektion verfügt, dass die (sogenannt sprechende) 11-stellige

AHV-Nummer des Beschwerdeführers spätestens nach 30 Tagen ab Rechtskraft des

Entscheids – somit ab dem 6. Juli 2019 – nicht mehr zu verwenden sei und

diese bei den bisher erstellten und den Beschwerdeführer betreffenden

Dokumenten nur noch aus Gründen der Dokumentenarchivierung bis zum Ablauf der

Aufbewahrungsfrist verwendet werden dürfe. Die damalige Entscheidung gründete

auf der Überlegung, dass mit der Einführung der neuen, nichtsprechenden

13-stelligen Versichertennummer inskünftig weitere Rückschlüsse auf den

Versicherten vermieden werden sollten (vgl. Art. 50c Abs. 3 des Bundesgesetzes

über die Alters- und Hinterlassenenversicherung vom 20. Dezember 1946 [AHVG]),

weshalb eine unbefristete Weiterverwendung der alten AHV-Nummer auch im

Steuerbereich vom Gesetzgeber nicht beabsichtigt ist. Zugleich gestand die

Finanzdirektion aber ausdrücklich eine Weiterverwendung der sprechenden

11-stelligen AHV-Nummer für bereits erstellte Datenbestände zu Archivzwecken

bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist zu.

3.3.3

Der rechtskräftige Entscheid der Finanzdirektion vom 3. Mai 2019 verlangt

damit entgegen der Ansicht des Beschwerdeführers keineswegs die Entfernung der

11-stelligen AHV-Nummer aus allen Datenbeständen des Steueramts, sondern

verbietet lediglich deren inskünftige Weiterverwendung in neu erstellten

Datenbeständen. Ebenso wenig lässt sich aus der damaligen Entscheidung

herauslesen, dass frühere Datenbestände nicht mehr mit der 11-stelligen

AHV-Nummer verknüpft sein dürften: Sinn und Zweck der AHV-Nummern im

Steuerrecht ist und war gerade, die Datenbestände mit einer bestimmten Person

zu verknüpfen. Die AHV-Nummer dient im Steuerrecht damit gerade und

hauptsächlich dem Zweck der Archivierung, indem sie die Archivdatenbestände

auffindbar macht (sogenanntes Findmittel). Damit ist auch die fortbestehende

Nutzung der alten 11-stelligen AHV-Nummer für die Archivierung alter

Datenbestände vom Archivierungszweck erfasst und zulässig. Unzulässig ist

hingegen die Neuverknüpfung der 11-stelligen AHV-Nummer mit Datensätzen, welche

erst nach der im Entscheid vom 3. Mai 2019 angesetzten Frist in die Fachapplikationen

eingepflegt wurden. Für das vorliegende Verfahren unbeachtlich ist hingegen der

weitergehende Mitbericht des kantonalen Datenschutzbeauftragten vom

31. Oktober 2018, welcher eine Weiterverwendung der 11-stelligen

AHV-Nummer in den operativen Systemen des kantonalen Steueramts generell

beanstandet hatte. Dieser Mitbericht wurde zwar in die damalige

Entscheidfindung miteinbezogen, war für die Finanzdirektion jedoch nicht

bindend. Nachdem der Entscheid der Finanzdirektion vom 3. Mai 2019 in Rechtskraft

erwachsen ist, ist dieser – und nicht die teilweise abweichende Einschätzung

des Datenschutzbeauftragten – massgeblich und hätte sich der Beschwerdeführer auf

dem Rechtsmittelweg wehren müssen, wenn er die Würdigung des Mitberichts des

Datenschützers bei der Entscheidfindung für ungenügend gehalten hätte.

3.3.4

Die 11-stellige AHV-Nummer des Beschwerdeführers ist zumindest in der

Fachapplikation "C3" unvollständig mit "XXX.XX.XXX.000"

wiedergegeben worden. Bei den als fehlerhaft gerügten letzten drei Ziffern

handelt es sich um eine Ordnungsnummer samt Prüfziffer, weshalb der Wert

"000" grundsätzlich nicht vergeben wurde. Entsprechend ist der Wert

offenkundig unrichtig und im Sinn der wirklichen AHV-11-Nummer des

Beschwerdeführers zu berichtigen. Die steueramtliche Nutzung der (unvollständig

wiedergegebenen) 11-stelligen AHV-Nummer bewegt sich ansonsten aber im Rahmen

der bereits rechtskräftig entschiedenen Vorgaben der Finanzdirektion, soweit

lediglich alte Datenbestände betroffen sind. Allerdings ergibt sich aus dem als

Beschwerdebeilage eingereichten Auszug aus der Fachapplikation "C3",

dass auch nachfolgende Steuerperioden – zumindest die Steuerperiode 2020 – noch

mit der alten, 11-stelligen AHV-Nummer des Beschwerdeführers verknüpft wurden,

was nicht mehr durch den im Entscheid der Finanzdirektion vom 3. Mai 2019

abgedeckten Archivierungszweck gedeckt ist. So ist in der zitierten

Entscheidung ausdrücklich die Rede davon, dass eine Verwendung der 11-stelligen

AHV-Nummer ausschliesslich "bei den bisher erstellten …

Dokumenten" und "nur noch aus Gründen der Dokumentenarchivierung bis

zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist" zulässig sei (Hervorhebung

hinzugefügt). Damit ist eine Verknüpfung ab der Steuerperiode 2019 (zumindest

für alle 30 Tage nach der Rechtskraft des Entscheids der Finanzdirektion vom 3.

Mai 2019, das heisst alle ab dem 6. Juli 2019 erstellten Datenbestände)

unzulässig. Eine Verwendung auf nachfolgend erstellte Datenbestände und

Steuerperioden – und sei es nur im Sinn einer Datenverknüpfung – ist damit

ausdrücklich ausgeschlossen worden. Sodann hat es das kantonale Steueramt

bislang versäumt, eine Nichtverwendung der 11-stelligen AHV-Nummer in der

Fachapplikation "ZP/Napeduv" durch Vorlage eines entsprechenden

Bildschirmausdrucks nachzuweisen, nachdem hierzu lediglich die

"aufklappbare Liste" der Verknüpfungen mit der neuen, 13-stelligen

AHV-Nummer vorgelegt wurde. Wie sich aber aus den Erwägungen des angefochtenen

Entscheids der Finanzdirektion vom 1. Oktober 2021 ergibt, hätte dem Beschwerdeführer

auch die "aufklappbare Liste" in Bezug auf seine 11-stellige

AHV-Nummer zugestellt werden müssen. Nur so kann der Beschwerdeführer

überprüfen, ob das kantonale Steueramt der Auflage der Finanzdirektion vom 3.

Mai 2019 nachgekommen ist und keinerlei neuen Informationsbestände mit der

alten, sprechenden 11-stelligen AHV-Nummer verknüpft hat.

Die Beschwerde erscheint damit

insoweit begründet, als dass die steueramtliche Weiterverwendung der alten

11-stelligen AHV-Nummer auf neu erstellte Datenbestände und die unvollständige

Verwendung derselben auf ältere Datenbestände beanstandet wird.

3.3.5

Unbehelflich sind hingegen die Ausführungen des kantonalen Steueramts in

seiner Verfügung vom 1. März 2021, wonach die Fachapplikation "C3"

selbst keine Daten enthalte, alt sei und seit Jahren nicht mehr aktiv

bewirtschaftet werde, weshalb noch die alte 11-stellige AHV-Nummer

implementiert und automatisch vom anderen Grundsystemen abgefüllt werde. Der

Umstand, dass die alte 11-stellige AHV-Nummer weiterhin automatisch von anderen

Grundsystemen abgefüllt wird, entbindet das kantonale Steueramt nicht von der

Umsetzung des rechtskräftigen Entscheids der Finanzdirektion vom 3. Mai 2019,

wonach eine Verknüpfung der alten 11-stellige AHV-Nummer mit neueren

Datenbeständen nicht mehr erlaubt ist. Sollte die technische Umsetzung das

kantonale Steueramt vor besondere Schwierigkeiten stellen, hätte es bereits im

damaligen Verfahren und spätestens im vorliegenden Verfahren hinreichend

Gelegenheit gehabt, hierauf hinzuweisen und einen adäquaten Zeitraum für die

technische Implementierung der geforderten Anpassungen zu benennen.

3.3.6

Das kantonale Steueramt ist deshalb dazu aufzufordern, innert einer

angemessenen Vollzugsfrist von 30 Tagen nach der Rechtskraft dieser

Entscheidung, die Verknüpfungen ihrer den Beschwerdeführer betreffenden

Datenbestände mit der alten 11-stelligen AHV-Nummer zu entfernen und diese aus

allen Datenbeständen zu löschen, welche nach der mit dem Entscheid der

Finanzdirektion vom 3. Mai 2019 angesetzten Frist erstellt wurden. Ausgenommen

sind in die Steuerakten aufgenommene Dokumente Dritter und des Beschwerdeführers

selbst, in welchen die alte AHV-Nummer noch erscheint und welche schon aus

Gründen der Datenintegrität nicht abzuändern sind (zur Datenintegrität vgl.

auch E. 3.4.2 nachfolgend). Die früheren Datenbestände sind (soweit sie

überhaupt mit der alten AHV-Nummer verknüpft wurden) mit der korrekten und

vollständigen 11-stelligen AHV-Nummer des Beschwerdeführers zu verknüpfen oder

die entsprechende Verknüpfung ist zu entfernen. Auch hier sind aber schon aus

Gründen der Datenintegrität keine bereits archivierten Dokumente nachträglich

zu korrigieren, wo versehentlich die unvollständige AHV-Nummer des

Beschwerdeführers erfasst wurde. Sodann ist dem Beschwerdeführer als Vollzugsmeldung

nach Fristablauf ein aktueller Bildschirmausdruck der Fachapplikationen

"ZP/Napeduv" mit der "aufklappbaren Liste" zur 11-stelligen

AHV-Nummer und ein aktueller Registerauszug "Personen-Übersicht" samt

"ID-Mapping" der Fachapplikation "C3" zuzustellen.

3.4

3.4.1

Weiter wird vom Beschwerdeführer verlangt, dass eine im Informationsbestand

der steueramtlichen Fachapplikation "ZP/Napeduv" seit 2008

aufgeführte Angabe zu einer Liegenschaft und für die Steuerperiode 2019 die

Angaben zu Ertrag und effektiven Kosten gemäss seiner Steuerdeklaration zu

berichtigen seien.

3.4.2

Das kantonale Steueramt hat sich bereits

bereit erklärt, die Bezeichnung der Liegenschaftenart für kommende

Einschätzungen und Veranlagungen bei entsprechender Mitteilung des

Beschwerdeführers anzupassen oder andernfalls als "unbekannt" zu

berichtigten. Hingegen besteht keine Veranlassung, die in der Vergangenheit

erfolgte Erfassung für überwiegend bereits rechtskräftige Steuerperioden

nachträglich zu korrigieren: Einzelinformationen mit falschen Aussagen führen

nicht zwangsläufig zu unrichtigen Personendaten, sofern und solange die

Gesamtheit der Informationen die tatsächlichen Gegebenheiten im Hinblick auf

den Bearbeitungszweck richtig wiedergibt und die Informationen in dieser

Gesamtheit verwendet werden. So hat das Bundesgericht im Anwendungsbereich des

Datenschutzgesetzes des Bundes eine Pflicht zur Nachführung einer Datensammlung

insbesondere für den Fall verneint, wenn die Datensammlung Informationen

enthält, die im Zeitpunkt ihrer Einführung im Sinn einer Momentaufnahme richtig

sind, sich aber nachträglich aufgrund von anderen und neuern Informationen als

unzutreffend erweisen (BGr, 2. Mai 2001, 1A.6/2001, E. 2.c; vgl. zum

Ganzen auch VGr, 7. Januar 2021, VB.2020.00340, E. 3.1). Die bis dahin

erstellten Daten werden deshalb nicht schon fehlerhaft, sondern geben schlicht

den jeweiligen Verfahrens- bzw. Kenntnisstand der Steuerbehörde wieder. Es

würde weder der Transparenz noch der Datenintegrität dienlich sein, wenn solche

Datenerhebungen nachträglich verändert oder gelöscht werden müssten, zumal

Veränderungen von Informationen gemäss § 7 Abs. 2 lit. e IDG erkennbar und

nachvollziehbar bleiben müssen. Vielmehr reicht es vorliegend völlig aus, wenn

die vom Beschwerdeführer gerügte fehlerhafte Erfassung der Liegenschaftenart

inskünftig korrigiert wird, was von den Steuerbehörden bereits zugesichert

wurde (vgl. zum Ganzen auch VGr, 16. Juni 2021, VB.2021.00287, E. 4.5 [nicht

auf www.vgrzh.ch veröffentlicht]). Erst recht nicht anzupassen oder zu

berichtigen sind die für die rechtskräftig eingeschätzte bzw. veranlagte

Steuerperiode 2019 gespeicherten Angaben zu Ertrag und effektiven Kosten. Die

diesbezüglich im Informationsbestand beanstandeten Angaben geben zudem die

vorgenommene Veranlagung und nicht die Steuerdeklaration des Beschwerdeführers

wieder, weshalb nicht ersichtlich ist, inwiefern sie fehlerhaft sein sollten,

selbst wenn es bei der Übernahme der Angaben des Beschwerdeführers aus der

Steuererklärung allenfalls zu einem Übertragungsfehler gekommen sein sollte,

welcher (bei entsprechendem Rechtsschutzinteresse) gegebenenfalls bereits im

Rechtsmittelverfahren zur damaligen Veranlagung bzw. Einschätzung hätte gerügt

werden müssen.

3.5

3.5.1

Der Beschwerdeführer bringt weiter vor, dass die vorinstanzliche und zu

zwei Dritteln ihm auferlegte Schreibgebühr dem Äquivalenzprinzip widerspreche.

3.5.2

Die Gebührenregelung des IDG gilt lediglich

für das erstinstanzliche Verfahren vor dem ersuchten öffentlichen Organ,

während für das anschliessende Rechtsmittelverfahren das jeweilige

Verfahrensrecht Anwendung findet (Urs Thönen in: Baeriswyl/Rudin, § 29 IDG

N. 6). Die zu erhebenden Schreibgebühren bestimmen sich demgemäss

nach der Gebührenverordnung für die Verwaltungsgebühren vom 30. Juni 1966 (LS

682), wobei für die Erstausfertigung grundsätzlich Fr. 15.- und für jede weitere

gedruckte Ausfertigung Fr. 3.- pro A4-Seite zu verrechnen sind. Als

Schreibgebühr werden sodann die gesamten für die Ausfertigung eines Schriftstücks

erhobenen Gebühren bezeichnet, also nicht bloss die eigentlichen Kosten des

Drucks und der Vervielfältigung, sondern auch die hierbei anfallenden

Sekretariatsarbeiten etc.

Bei der Festsetzung der

Verfahrenskosten muss das Äquivalenzprinzip beachtet werden, wonach die Kosten

nicht in einem offensichtlichen Missverhältnis zum objektiven Wert der

bezogenen Leistung oder des abgegoltenen Vorteils stehen dürfen und sich in

vernünftigen Grenzen bewegen müssen. Ferner muss das Kostendeckungsprinzip beachtet

werden, wonach die Gesamteingänge den Gesamtaufwand für den betreffenden

Verwaltungszweig nicht oder bloss geringfügig übersteigen sollen (Kaspar Plüss

in: Alain Griffel [Hrsg.], Kommentar zum Verwaltungsrechtspflegegesetz des

Kantons Zürich [VRG], 3. A., Zürich etc. 2014, [Kommentar VRG], § 13 N. 27 f.).

Da der Behörde innerhalb des

gesetzlich vorgegebenen Gebührenrahmens ein weites Ermessen zukommt, sind die

vorinstanzlich festgelegten Verfahrenskosten selbst ihm Rahmen einer

Ermessenskontrolle nur zurückhaltend zu überprüfen (Plüss in: Kommentar VRG, §

13 N. 25 mit weiteren Hinweisen und N. 95 f.). Sodann bewegen sich die in der

genannten Gebührenverordnung vorgesehenen Ansätze in ähnlicher Höhe wie die

entsprechenden Gebühren von Bundesbehörden (vgl. z. B. Art. 12 der Verordnung über Kosten und

Entschädigungen im Verwaltungsstrafverfahren vom 25. November 1974) und genügen

in der Regel auch dem Äquivalenz- und Kostendeckungsprinzip (vgl. zum Ganzen

auch VGr, 24. April 2018, VB.2018.00148, E. 2 und 4.2 f).

3.5.3

Vorliegend waren demnach für die achtseitige Erstausfertigung des

Entscheids der Finanzdirektion vom 1. Oktober 2021 insgesamt Fr. 120.- (8 x Fr.

15.-) und für die beiden weiteren Exemplare gemäss Mitteilungssatz je Fr. 24.-

(8 x Fr. 3.-) zu bezahlen, woraus sich eine Schreibgebühr von Fr. 168.- (Fr.

120.- + 2 x Fr. 24.-) ergibt. Hinzu kommen sodann die Schreibgebühren für die

beiden einseitigen prozessleitenden Verfügungen vom 30. März 2021 und vom 7.

Mai 2021, welche jeweils in einer Erstausfertigung und zwei weiteren Exemplaren

auszufertigen waren, womit zusätzlich ein Betrag von Fr. 42.- (2 x Fr. 15.- und

6 x Fr. 3.-) zu verrechnen war. Hieraus resultiert die vorinstanzlich in

Rechnung gestellte Schreibgebühr von Fr. 210.-. Da weder der vorgegebene

Gebührenrahmen verlassen wurde noch im Sinn der dargelegten Rechtslage eine

Verletzung des Äquivalenz- und Kostendeckungsprinzip ersichtlich ist, ist die

Beschwerde auch diesbezüglich abzuweisen.

3.5.4

Zu korrigieren ist jedoch ausgangsgemäss die vorinstanzliche

Kostenverteilung, nachdem der Beschwerdeführer mit seiner Beschwerde

hinsichtlich der beanstandeten Weiterverwendung der 11-stelligen AHV-Nummer

durchdringt. Gemäss § 13 Abs. 2 VRG

sind die Kosten nach Massgabe des Obsiegens und Unterliegens aufzuerlegen,

weshalb es sich vorliegend rechtfertigt, dem lediglich teilweise obsiegenden

Beschwerdeführer die Hälfte der vorinstanzlichen Verfahrenskosten aufzuerlegen.

Eine Umtriebsentschädigung steht ihm nach wie vor nicht zu, da er eine solche

vor Vorinstanz nicht beantragt hat, er nur teilweise mit seinen Vorbringen

durchdringt und bei fehlender externer Vertretung grundsätzlich ohnehin nur der

objektiv notwendige und nicht bloss geringfügige Aufwand entschädigungsfähig

ist (vgl. § 17 Abs. 2 lit. a VRG).

4.

4.1 In Berücksichtigung des Zeitaufwands des Gerichts und

der Schwierigkeiten des Falls rechtfertig sich für das verwaltungsgerichtliche

Verfahren die Erhebung einer Gerichtsgebühr von Fr. 1'500.- zuzüglich

Zustellkosten (vgl. § 2 in Verbindung mit § 3 Abs. 2 der Gebührenverordnung des

Verwaltungsgerichts vom 3. Juli 2018 (GebV VGr).

4.2 Gemäss § 65a Abs. 2 in Verbindung mit

§ 13 Abs. 2 und § 17 Abs. 2 VRG sind die Kosten- und

Entschädigungen des verwaltungsgerichtlichen Verfahrens ebenfalls nach Massgabe

des Obsiegens und Unterliegens zu verteilen und steht einer ganz oder teilweise

obsiegenden Partei eine Entschädigung nur bei entsprechendem Antrag und externer

Vertretung oder besonderem Aufwand zu. Entsprechend sind die Verfahrenskosten

auch im Beschwerdeverfahren hälftig aufzuteilen und keiner der Parteien eine

Entschädigung zuzusprechen. Insbesondere ist auch dem um eine Entschädigung

ersuchenden kantonalen Steueramt keine Entschädigung zuzusprechen, nachdem sich

dessen Aufwendungen innerhalb seiner üblichen Amtstätigkeit bewegen und es

ohnehin nur teilweise obsiegt.

Demgemäss erkennt die

Kammer:

1. Die

Beschwerde wird teilweise gutgeheissen. Der Beschwerdegegner wird im Sinn der

Erwägungen angewiesen, innert 30 Tagen nach Rechtskraft dieses Entscheids die

11-stellige AHV-Nummer des Beschwerdeführers für alle ab dem 6. Juli 2019

erstellten Dokumente und Datenbestände nicht mehr zu verwenden und aus den nach

diesem Stichtag erstellten Datenbeständen zu entfernen sowie in den übrigen

Datenbeständen mit der vollständigen und korrekten 11-stelligen AHV-Nummer zu

verknüpfen oder die entsprechende Verknüpfung ist zu entfernen. Dem

Beschwerdeführer ist als Vollzugsmeldung innert 40 Tagen nach Rechtskraft

dieses Entscheids ein aktueller Bildschirmausdruck der Fachapplikation "ZP/Napeduv"

mit der "aufklappbaren Liste" zur 11-stelligen AHV-Nummer und ein

aktueller Registerauszug "Personen-Übersicht" samt

"ID-Mapping" der Fachapplikation "C3" zuzustellen. Im

Übrigen wird die Beschwerde abgewiesen.

2. In

Abänderung der vorinstanzlichen Kostenauflage werden die Kosten des

Rekursverfahrens von Fr. 610.-, bestehend aus einer Staatsgebühr von Fr. 400.-

und Schreibgebühren von Fr. 210.-, dem Beschwerdeführer zur Hälfte, d. h.

im Betrag von Fr. 305.-, auferlegt, und im übrigen Umfang auf die

Staatskasse genommen.

3. Die

Gerichtsgebühr wird festgesetzt auf

Fr. 1'500.--; die übrigen Kosten betragen:

Fr. 70.-- Zustellkosten,

Fr. 1'570.-- Total der Kosten.

4. Die

Gerichtskosten werden dem Beschwerdeführer und dem Beschwerdegegner je zur Hälfte

auferlegt.

5. Es

werden weder für das Rekurs- noch das Beschwerdeverfahren Partei- bzw.

Umtriebsentschädigungen zugesprochen.

6. Gegen

dieses Urteil kann Beschwerde in öffentlich-rechtlichen Angelegenheiten nach

Art. 82 ff. des Bundesgerichtsgesetzes erhoben werden. Die Beschwerde

ist innert 30 Tagen, von der Zustellung an gerechnet, beim Bundesgericht, 1000 Lausanne 14,

einzureichen.

7. Mitteilung an …