Verordnung über die Gemeinderegistersysteme-Plattform

Das Amt für Informatik und Organisation (KAIO) ist für den Betrieb der GERES-Plattform und damit nach den Artikeln 13 ff. PDSG verantwortlich.

Es setzt ein System zum Vergleich von GERES-Daten mit den Datensammlungen der Nutzerinnen und Nutzer sowie Behörden zum Aufzeigen von Differenzen ein.

Die GERES-Plattform umfasst die zur Erfüllung der Zwecke nach Artikel 3 erforderlichen Personendaten und Funktionalitäten.

In der GERES-Plattform werden die Niedergelassenen sowie die Aufenthalterinnen und Aufenthalter im Sinne der Artikel 3 und 4 NAG sowie des Artikels 12 AIG geführt.

Die GERES-Plattform beinhaltet zu den in Absatz 1 genannten Personen die folgenden Merkmale:

1. Merkmale nach Artikel 6 und 7 RHG,

2. Merkmale nach Artikel 8 in Verbindung mit Artikel 49 der eidgenössischen Zivilstandsverordnung vom 28. April 2004 (ZStV)¹⁰,

3. Korrespondenzsprache nach Artikel 6 Kantonsverfassung vom 6. Juni 1993 (KV)¹¹,

4. Adress- und Auskunftssperre nach Artikel 13 KDSG,

5. Einschränkung der Datenbekanntgabe nach Artikel 14 KDSG,

6. Ausweis- und Schriftensperre nach Artikel 237 Absatz 2 Buchstabe b der Schweizerischen Strafprozessordnung vom 5. Oktober 2007 (Strafprozessordnung, StPO)¹²,

7. Merkmale nach Artikel 2 Absatz 1 der Verordnung vom 18. Juni 1986 über Niederlassung und Aufenthalt der Schweizerinnen und Schweizer (NAV)¹³.

Mit der GERES-Plattform können die Personendaten pro Einwohner- oder Kirchgemeinde, als Kombination verschiedener Einwohner- oder Kirchgemeinden oder über das ganze Kantonsgebiet abgerufen oder gemeldet werden.

Die GERES-Plattform ermöglicht aufgrund der Historisierung die Darstellung der früheren Ereignismeldungen, maximal über die letzten fünf Jahre seit der jüngsten Ereignismeldung.

In der GERES-Plattform werden die folgenden besonders schützenswerten Personendaten bzw. Merkmale geführt (Art. 3 KDSG):

1. die Zugehörigkeit zu einer Landeskirche oder einer öffentlich-rechtlich anerkannten Religionsgemeinschaft (Konfession),

2. Ausweis- und Schriftensperre,

3. Pflegeeltern,

4. umfassende Beistandschaft,

5. Vormund oder Vormundin,

6. Identifikator der KESB-Beziehung.

Die GERES-Plattform umfasst folgende Funktionalitäten, die ein Profiling ermöglichen oder in anderer Form besonders schützenswerte Personendaten erzeugen können:

1. Historisierung der Ereignisse,

2. Abbildung der Personen im gleichen Haushalt,

3. Beziehungen der Personen aus Ehe,

4. Beziehungen zwischen Eltern und Kindern inklusive Pflege- und Adoptiveltern,

5. Beziehungen der Personen aus Vormundschaft,

6. Beziehungen der Personen aus umfassender Beistandschaft,

7. Beziehungen der Personen aus Vorsorgeauftrag,

8. Vermerk der Ausweis- und Schriftensperre.

Die übrigen Funktionalitäten sind im Anhang 2 aufgeführt und beschrieben.

Die Bearbeitung von besonders schützenswerten Personendaten und der Einsatz der Funktionalitäten sind zulässig, soweit es die Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben zwingend erfordert (Art. 5 Abs. 4 PDSG).

Die GERES-Plattform verfügt über ein Basisprofil, das die Merkmale nach Anhang 1 umfasst.

Das Basisprofil

1. umfasst keine Funktionalitäten, die ein Profiling ermöglichen oder in anderer Form besonders schützenswerte Personendaten erzeugen,

2. steht allen Behörden zur Verfügung, die diese Personendaten zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben benötigen,

3. zeigt die Personen, die der eingeschränkten Datenbekanntgabe nach Artikel 14 KDSG unterliegen, nur den dazu gesetzlich berechtigen Behörden an.

Die GERES-Plattform verfügt über Standardprofile, die auch besonders schützenswerte Personenmerkmale oder durch Funktionalitäten generierte Personenprofile enthalten können.

Die Standardprofile umfassen die Merkmale nach Anhang 1.

Sie zeigen diejenigen Personen, die der eingeschränkten Datenbekanntgabe nach Artikel 14 KDSG unterliegen, nur den dazu gesetzlich berechtigen Behörden an.

Die AHVN steht den Behörden zur systematischen Verwendung als Personen-Identifikationsnummer zur Verfügung, soweit dies zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben erforderlich ist.

Adress- und Auskunftssperren nach Artikel 13 KDSG gegenüber privaten Personen werden in der GERES-Plattform vermerkt.

Die Daten von Personen mit Einschränkungen der Datenbekanntgabe nach Artikel 14 KDSG werden den Behörden, ihren Beauftragten oder deren Systemen nicht im Abruf- oder Meldeverfahren bekanntgegeben.

Die folgenden Behörden haben trotz eingeschränkter Datenbekanntgabe im Abruf- oder Meldeverfahren auf die GERES-Plattform direkt oder über eigene Systeme Zugriff:

1. Kantonspolizei,

2. Sanitätspolizei,

3. Zivilstandsbehörden,

4. Migrationsbehörden,

5. KAIO.

Anderen Behörden oder privaten Personen sind die Daten auf Gesuch hin bekanntzugeben, sofern ihre Interessen das öffentliche oder private Interesse an der Einschränkung der Datenbekanntgabe überwiegen.

Über die Gesuche entscheidet das KAIO. Die betroffene Person wird angehört, ausser, wenn dadurch das überwiegende Interesse des Gesuchstellers vereitelt wird. Es kann auch die für die Datenerhebung zuständigen Behörden anhören.

Das KAIO ist in seinem Herrschaftsbereich für die Informationssicherheit und den Datenschutz (ISDS) der GERES-Plattform nach Massgabe der Datenschutz- und der besonderen Gesetzgebung verantwortlich.

Das KAIO

1. beschreibt die umzusetzenden ISDS-Massnahmen in einem ISDS-Konzept,

2. erlässt zur Umsetzung der ISDS-Massnahmen die fachtechnischen Weisungen oder Verfügungen und schliesst die erforderlichen Verträge ab,

3. sorgt für eine angemessene Ausbildung der Benutzerinnen und Benutzer der GERES-Plattform.

Die Umsetzung der ISDS-Massnahmen wird periodisch durch Audits externer Dritter überprüft.

Die Direktionen und die Staatskanzlei regeln die Antrags- und Zugriffsrechte sowie den Zugriff via Systeme durch Direktionsverordnungen, die Justizverwaltungsleitung durch ein Reglement.

Die Berechtigungsregeln gelten für die folgenden Einheiten der erlassenden Behörde:

1. Unterstellte Organisationseinheiten,

2. Beaufsichtigte selbständige Trägerinnen und Träger öffentlicher Aufgaben,

3. Beauftragte, die im Auftrag der Behörde Personendaten bearbeiten.

Die Behörden nach dem Gemeindegesetz vom 16. März 1998 (GG)¹⁴ und dem Gesetz vom 21. März 2018 über die bernischen Landeskirchen (Landeskirchengesetz, LKG)¹⁵ sind grundsätzlich nach Anhang 3 antrags- und zugriffsberechtigt.

Sie regeln die über Anhang 3 hinausgehenden Antrags- und Zugriffsberechtigungen ihrer unterstellten Organisationseinheiten, beaufsichtigten selbstständigen Trägerinnen und Trägern öffentlicher Aufgaben, deren Beauftragten bzw. deren Systeme durch Verordnung.

Mit den Berechtigungsregeln wird Folgendes bestimmt:

1. die zugriffsberechtigten Organisationseinheiten, Abteilungen oder Bereiche der Behörden oder anderer Träger öffentlicher Aufgaben,

2. die zugriffsberechtigten Beauftragten,

3. der Zweck der Datenbearbeitung nach Buchstabe a und b,

4. die zugriffsberechtigten Funktionen von Behörden oder Beauftragten,

5. die zugriffsberechtigten Systeme von Behörden oder Beauftragten,

6. die Zuordnung der Basis- und Standardprofile pro Funktion oder System,

7. die Zuordnung der Funktionalitäten pro Funktion oder System,

8. die Funktionen der Behörden oder Beauftragten, die beim KAIO die Eröffnung, Änderung oder Aufhebung eines Benutzerkontos beantragen dürfen.

Nur die Vorgesetzten einer Organisationseinheit, einer Abteilung oder eines Bereiches einer Behörde oder Beauftragten können nach Absatz 1 Buchstabe h berechtigt werden, beim KAIO für ihre unterstellten Funktionen oder Systeme den Antrag auf Eröffnung, Änderung oder Aufhebung eines Benutzerkontos zu stellen.

Die Berechtigungsregeln sind vor dem Erlass und jeder Revision der zuständigen Datenschutzaufsichtsstelle zur Stellungnahme vorzulegen (Art. 11 Abs. 1 PDSG). Das Datum der Stellungnahme ist in den Berechtigungsregeln zu vermerken.

Die Berechtigungsregeln sind nach deren rechtskräftigen Erlass oder Revision dem KAIO zur Publikation im Internet zuzustellen, sofern sie nicht in der Berner Systematischen Gesetzessammlung (BSG) erfasst werden.

Die Publikation erfolgt, wenn die Berechtigungsregeln den Anforderungen nach Artikel 19 und Artikel 20 Absatz 1 entsprechen. Andernfalls werden sie vom KAIO zur Verbesserung zurückgewiesen.

Das KAIO richtet für die Organe der berechtigten Behörden, selbstständigen Trägerinnen und Träger öffentlicher Aufgaben sowie Beauftragten persönliche und für Systeme unpersönliche, separate Benutzerkonten ein, sofern sich der Antrag auf aktuelle und publizierte Berechtigungsregeln stützt.

Wenn die Berechtigungsregeln nicht publiziert oder nicht aktuell sind oder die Voraussetzungen nach Artikel 19 und Artikel 20 Absatz 1 nicht erfüllen, weist das KAIO den Antrag zurück.

Für die folgenden Behörden von Personengruppen ohne eindeutigen örtlichen Datenumfang nach Artikel 8 Absatz 1 gelten besondere Bearbeitungsvorschriften:

1. Burgergemeinden,

2. Burgerliche Kindes- und Erwachsenenschutzbehörde,

3. Kirchgemeinden und Gesamtkirchgemeinden, soweit ihre Grenzen nicht entlang der Grenzen der Einwohnergemeinden verlaufen.

Diese Behörden dürfen nur diejenigen Personendaten bearbeiten, die ihre Gruppenmitglieder betreffen. Dabei haben sie wie folgt vorzugehen:

1. Die Behörde identifiziert die Person, deren Daten sie abrufen will, anhand der AHVN, oder über den Namen, den Vornamen und das Geburtsdatum, sofern der Behörde die AHVN nicht vorliegt.

2. Die GERES-Plattform übermittelt der Behörde die Personendaten der identifizierten Person im Umfang ihrer Berechtigung und Anfrage.

Das KAIO überprüft die Datenabrufe regelmässig, mindestens jährlich, stichprobenweise auf ihre Plausibilität. Bei Anzeichen von Missbrauch sperrt es das betreffende Benutzerkonto bis zum Nachweis der Berechtigung der anfragenden Behörde.

Diese Bearbeitungsvorschriften gelten solange, wie die Personengruppen nicht in der GERES-Plattform abgebildet werden können.

Das KAIO vernichtet die Personendaten spätestens fünf Jahre nach der Wegzugs- oder Todesmeldung der Gemeinde.

Die Vernichtung von Personendaten in der GERES-Plattform hat keinen Einfluss auf allfällige Verpflichtungen zur Führung oder Aufbewahrung von Personendaten in anderen Datensammlungen.

Die Gemeinden übermitteln die Personendaten ihrer Einwohnerregister an die GERES-Plattform über Sedex.

Die Gemeinden können eine administrative Wohnungsnummer vergeben und im Einwohnerregister führen.

Sie übermitteln die Nummer als «Wohnungsnummer des Kantons oder der Gemeinde» nach Artikel 8 Absatz 3 Buchstabe b VGWR der für die Führung des GWR zuständigen Behörde des Bundes.

Sie können Dritte mit der Vergabe der Nummer und mit der für die Führung der amtlichen Register notwendigen Zuordnung von Personen zu Wohnungen beauftragen.

Die Gemeinden können alle oder bestimmte Wohnungen auf ihrem Gebiet mit der administrativen Wohnungsnummer beschriften.

Das Nummerierungsschema sowie die Ausgestaltung und Platzierung der Nummernschilder richten sich nach den Empfehlungen des Bundesamtes für Statistik.

Die Wohnungseigentümerinnen und -eigentümer sowie die Bewohnerinnen und Bewohner sind verpflichtet, beschädigte oder entfernte Nummernschilder der Gemeinde zu melden.

Die Mutation von Personendaten in der GERES-Plattform erfolgt grundsätzlich durch die zuständige Gemeinde ausschliesslich in Form der Meldung von Ereignissen.

Ausnahmsweise kann das KAIO die Personendaten in der GERES-Plattform mutieren, vorausgesetzt, dass

1. dies aus technischen Gründen nicht von der Gemeinde selbst erledigt werden kann und

2. die Gemeinde das KAIO schriftlich und begründet dazu beauftragt hat.

Die Gemeinden übermitteln fortlaufend, jedoch mindestens einmal pro Arbeitstag, die Ereignisse, die sich auf die Personenmerkmale in ihren Registern beziehen, an die GERES-Plattform.

Die Meldungen zur Vorbereitung der elektronischen Stimmabgabe erfolgen nach der Verordnung vom 27. Oktober 2010 über die elektronische Stimmabgabe von Auslandschweizerinnen und Auslandschweizern (ESASV)¹⁶.

Mit der Meldung bei der Einwohnerkontrolle ist auch die Meldepflicht nach Artikel 27 des Bundesgesetzes vom 3. Februar 1995 über die Armee und die Militärverwaltung (Militärgesetz, MG)¹⁷ sowie nach Artikel 25 Absatz 1 Buchstaben a und b der eidgenössischen Verordnung vom 11. November 2020 über den Zivilschutz (Zivilschutzverordnung, ZSV)¹⁸ erfüllt.

Die Gemeinden

1. sind für die Richtigkeit der in der GERES-Plattform geführten Personendaten verantwortlich,

2. veranlassen die Berichtigung und eine entsprechende Meldung an die GERES-Plattform, sobald sie Differenzen zwischen der GERES-Plattform und ihrer Einwohnerkontrolle feststellen.

Nachdem die Gemeinden von der GERES-Plattform, vom KAIO oder von dessen Clearing-Stelle eine Fehlermeldung erhalten haben, melden sie innert fünf Arbeitstagen die berichtigten Personendaten.

Das KAIO kann die erneute Lieferung der Daten anordnen und die Gemeinden anweisen, die Qualität ihrer Registerdaten zu überprüfen.

Die Gemeinden können industrielle Werke durch Verfügung dazu verpflichten, ihnen regelmässig und unentgeltlich diejenigen Personendaten zu übermitteln, die zur Bestimmung und Nachführung des EGID und EWID von in der Gemeinde meldepflichtigen Personen notwendig sind, sofern

1. die Werke ihre Leistungen auf dem Gemeindegebiet erbringen,

2. die Werke die geforderten Personendaten im Rahmen ihrer Tätigkeit führen,

3. die Übermittlung den Werken den Umständen nach zumutbar ist.

Die Verfügung bestimmt die zu übermittelnden Personendaten, den betreffenden Personenkreis sowie die Form und die Periodizität der Übermittlung.

Übermitteln die Werke die geforderten Personendaten nicht, kann die Gemeinde von ihnen, neben anderen Formen des Verwaltungszwangs, aufwandsabhängige Gebühren für den Aufwand erheben, welcher der Gemeinde für die Bestimmung und Nachführung des EGID und EWID entsteht.

Das KAIO erfüllt, wo nötig in Zusammenarbeit mit anderen Behörden der Kantonsverwaltung, die sich aus dem PDSG und RHG ergebenden Aufgaben des Kantons.

Es ist die für die Koordination, Durchführung und Qualitätskontrolle der Registerharmonisierung zuständige Behörde nach Artikel 9 RHG.

Es übermittelt nach Massgabe des Bundesrechts und der besonderen Gesetzgebung die Personendaten der GERES-Plattform an die dazu berechtigten Behörden.

Das KAIO kann einzelfallweise im Rahmen der Amtshilfe nach Artikel 10 KDSG und für Forschung, Praxisbildung, Statistik oder Planung nach Artikel 15 KDSG Personendaten aus der GERES-Plattform bekannt geben.

Die mehrmalige unterjährige oder laufende Datenbekanntgabe setzt Berechtigungsregeln nach Artikel 18 ff. voraus.

Die Datenbekanntgabe durch das KAIO an Beauftragte einer berechtigten Behörde ist auf Gesuch der Behörde unter den folgenden Voraussetzungen gestattet:

1. Die Behörde hat den Dritten mit Vertrag zur Datenbearbeitung beauftragt.

2. Die Behörde hat mit ihren Berechtigungsregeln den Beauftragten zur Datenbearbeitung berechtigt (Art. 19 Abs. 1 Bst. b).

Gegenüber Behörden mit eigener Rechtspersönlichkeit oder deren Beauftragten verfügt das KAIO die Bedingungen und Auflagen für die Datenbekanntgabe, insbesondere:

1. die Rechtsgrundlage der Datenbearbeitung,

2. den Zweck der Datenbearbeitung,

3. die bekanntzugebenden Daten durch Bezeichnung des Basis- oder der Standardprofile sowie der Funktionalitäten,

4. die Verpflichtung zur Einhaltung der ISDS-Vorschriften,

5. die Gebühren, sofern solche zu erheben sind.

Das KAIO erlässt die für die Harmonisierung der kantonalen Register notwendigen fachtechnischen Weisungen und legt die Anforderungen für die Datenübermittlung an die GERES-Plattform, zwischen den Gemeinden sowie für die digitale Umzugsmeldung fest.

Das KAIO

1. definiert die Schnittstellenspezifikation,

2. bestimmt die Spezifikationen, die für die Datenübermittlung zugelassen sind,

3. orientiert sich dabei an den Vorgaben des Bundes, am Stand der Technik und an etablierten Standards.

Es macht die Weisungen öffentlich zugänglich.

Das KAIO prüft und zertifiziert auf schriftlichen Antrag hin Einwohnerregister-Schnittstellensoftware.

Die Antragstellerinnen und Antragsteller sind zur Mitwirkung an der Prüfung verpflichtet.

Die Zertifizierung bestätigt, dass die geprüfte Version der Schnittstellensoftware für die Datenübermittlung tauglich und zugelassen ist.

Antragsberechtigt ist, wer nachweisen kann, dass sie oder er

1. eine Schnittstellensoftware entwickeln will, die im Kanton vertrieben wird oder in absehbarer Zeit vertrieben werden soll, und

2. zur Vervielfältigung und Veränderung der Schnittstellensoftware und der dazu gehörenden Einwohnerregister-Software in dem Umfang, wie dies für die Umsetzung der Anforderungen an die Schnittstellen und für die Zertifizierung notwendig ist, in der Lage und berechtigt ist (Rechteinhaberin oder Rechteinhaber).

Für die Datenübermittlung ist nur eine Schnittstellensoftware zugelassen, welche die aktuell geltenden Normen des Vereins eCH richtig und vollständig umsetzt.

Für die Datenübermittlung an die GERES-Plattform gelten die folgenden Normen:

1. eCH-0006 - Datenstandard Ausländerkategorien,

2. eCH-0007 - Datenstandard Gemeinden,

3. eCH-0008 - Datenstandard Staaten und Gebiete,

4. eCH-0010 - Datenstandard Postadresse für natürliche Personen, Firmen, Organisationen und Behörden,

5. eCH-0011 - Datenstandard Personendaten,

6. eCH-0020 - Schnittstellenstandard Meldegründe Personenregister,

7. eCH-0021 - Datenstandard Personenzusatzdaten,

8. eCH-0044 - Datenstandard Austausch von Personenidentifikationen,

9. eCH-0045 - Datenstandard Stimm- und Wahlregister,

10. eCH-0058 - Schnittstellenstandard Meldungsrahmen,

11. eCH-0135 - Datenstandard Heimatort.

Für die Datenübermittlung zwischen den Gemeinden sowie für die digitale Umzugsmeldung gelten die folgenden Normen:

1. eCH-0093 - Prozess Wegzug Zuzug,

2. eCH-0194 - Schnittstellenstandard eUmzug V2.0,

3. eCH-0221 - Referenzmodell eUmzug CH.

Für die Datenübermittlung gelten zudem die Vorschriften zu Sedex nach den Artikeln 11 ff. RHV.

Die Zertifizierung erfolgt unter der Auflage gegenüber den Rechteinhaberinnen und Rechteinhabern, dem KAIO unter Angabe der Versionsnummer unverzüglich mitzuteilen, wenn und inwiefern

1. die Schnittstellensoftware oder die dazugehörende Einwohnerregister-Software eine funktionale Änderung erfährt, von der nicht ausgeschlossen werden kann, dass sie sich auf die im Rahmen der Zertifizierung geprüfte Funktion der Schnittstellensoftware auswirkt,

2. die Rechte an der Schnittstellensoftware oder der dazugehörenden Einwohnerregister-Software an Dritte übergehen.

Das KAIO kann die Zertifizierung mit weiteren Auflagen verbinden.

Das KAIO kann die Zertifizierung jederzeit entziehen, namentlich

1. bei einer Änderung der tatsächlichen, rechtlichen oder technischen Grundlagen der Zertifizierung,

2. bei einer Verletzung der Zertifizierungsauflagen.

Die Zertifizierung erlischt ohne weiteres, wenn die Version der Schnittstellensoftware, die durch die geprüfte Version der Schnittstelle umgesetzt wird, nicht mehr für die Datenübermittlung zugelassen ist.