Richtlinie zum Telefonverzeichnis der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Staates

Diese Richtlinie regelt den Inhalt und die Veröffentlichung des Telefonverzeichnisses der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Staates Freiburg (das Telefonverzeichnis) für die Verwaltung auf dem Intranet und für die Öffentlichkeit im Internet.

Die Veröffentlichung des Telefonverzeichnisses bezweckt:

1. eine effiziente Kommunikation innerhalb der Verwaltung zwischen den verschiedenen Dienststellen des Staates über das Intranet zu erleichtern und zu garantieren und

2. den Zugang der Bürgerinnen und Bürger zu den verschiedenen Dienststellen des Staates über das Internet zu erleichtern.

Das Telefonverzeichnis wird nur in elektronischer Form veröffentlicht. Zuständig dafür ist die Staatskanzlei, in Zusammenarbeit mit der Finanzverwaltung und dem Amt für Informatik und Telekommunikation.

Die Daten werden jedoch dezentralisiert gesammelt und aktualisiert. Zu diesem Zweck werden eine oder mehrere Personen in jeder Direktion bestimmt, die das Telefonverzeichnis verwalten; das Amt für Justiz übt diese Funktion für die Justizorgane aus.

Die Verwaltungseinheiten, einschliesslich der Anstalten mit eigener Rechtspersönlichkeit, und die Justizorgane melden ihrer Verwalterin oder ihrem Verwalter Änderungen, bevor diese umgesetzt werden. Die Änderungen werden mit einem besonderen elektronischen Formular gemeldet.

Auf dem Intranet sind die folgenden Personendaten zugänglich:

1. Name und Vorname;

2. der Tätigkeitsbereich der Person und der Name der Einheit (Direktion, Verwaltungseinheit, Untereinheit; Justizorgan), der sie angehört;

3. die direkten Telefonnummern, die offiziellen Telefonnummern, die Faxnummern;

4. fakultativ die Mobiltelefonnummer;

5. die Post-, die Liefer- und die E-Mailadresse;

6. fakultativ die Büro- und die Stockwerknummer.

Personendaten werden nur von Personen, die in einer leitenden Funktion sind, oder von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die in regelmässigem direkten Kontakt mit einer grossen Anzahl an Bürgerinnen und Bürger stehen, veröffentlicht.

Die Direktionen, die Staatskanzlei, die Anstalten mit eigener Rechtspersönlichkeit und die Justizorgane entscheiden, welche Mitglieder des Personals im öffentlichen Telefonverzeichnis erscheinen. Sie ersuchen vorgängig um das Einverständnis der betreffenden Personen.

Im öffentlichen Telefonverzeichnis erscheinen keine Personendaten von Richterinnen und Richtern sowie von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Kantonspolizei. Diese Einschränkung kann auf andere Funktionen erweitert werden.

Jede Einheit muss mindestens ihre Post- und Lieferadresse, ihre E-Mailadresse sowie die Telefonnummer des Sekretariats oder des Empfangs angeben.

Im Internet sind folgende Personendaten zugänglich:

1. Name und Vorname;

2. der Tätigkeitsbereich der Person und der Name der Einheit (Direktion, Verwaltungseinheit, Untereinheit; Justizorgan), der sie angehört;

3. eine Telefonnummer (des Sekretariats, des Empfangs oder der Person);

4. die Post- und die Lieferadressen;

5. eine E-Mailadresse (der Person oder der Einheit);

6. gegebenenfalls die Adresse des Schalters oder des Büros zum Empfang der Besucher sowie die Öffnungszeiten.

Bei jeder Bekanntgabe der Personendaten im Internet informieren die Direktionen, die Staatskanzlei, die Anstalten mit eigener Rechtspersönlichkeit und die Justizorgane die betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über die Risiken dieser Verbreitung, insbesondere über den Datenmissbrauch, den Empfang von unerwünschten E-Mails, missbräuchliche Telefonate und Belästigungen.

Die Organe, die für die Veröffentlichung des Telefonverzeichnisses zuständig sind (Art. 2 Abs. 1), ergreifen die organisatorischen und technischen Massnahmen, um

1. Missbrauch, insbesondere den kommerziellen Gebrauch der Daten, zu vermeiden;

2. die Sicherheit der Daten zu gewährleisten, insbesondere um deren Verlust und deren unbefugte Ver- oder Bearbeitung zu verhindern.

Es werden aufgehoben:

1. Staatsratsbeschluss Nr. 440 vom 8. April 2003 «Telefonverzeichnis der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Staates Freiburg – Inhalt und Veröffentlichung»;

2. Staatsratsbeschluss Nr. 992 vom 8. September 2003 «Telefonverzeichnis der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Staates Freiburg – Kriterien für die Veröffentlichung im Internet».

Diese Richtlinie tritt am 1. November 2016 in Kraft.