B 4 20.03
Règlement de la centrale commune d'achats
(RCCA)
du 21 janvier 2004
Texte en vigueur
Dernières modifications au 29 août 2023
Le CONSEIL D’ÉTAT de la République et canton de Genève,
vu la loi sur l'exercice des compétences du Conseil d'Etat et l'organisation de l'administration, du 16 septembre 1993;
vu la loi sur la gestion administrative et financière de l’Etat, du 4 octobre 2013;3
vu la loi sur l'action publique en vue d'un développement durable (Agenda 21), du 12 mai 2016,5
arrête :
(Entrée en vigueur : 29 janvier 2004)
Chapitre 1 Mission et rattachement
Art. 1 Mission
La centrale commune d'achats (ci-après : la centrale) est chargée de regrouper les besoins de l'administration en matière de fournitures et de services lorsque ces derniers relèvent de sa compétence.
Elle procède aux acquisitions nécessaires dans le cadre d'une politique d'achat commune, rationnelle, efficace, économique, écologique et respectueuse des exigences imposées par la réglementation relative aux marchés publics.
Elle approvisionne également les entités publiques et privées subventionnées selon les modalités définies par les parties et le département de tutelle ou de surveillance.
Art. 2 Rattachement
La centrale est un service du département des finances, des ressources humaines et des affaires extérieures6.
Chapitre 2 Compétences
Art. 3 En général
La centrale est chargée de procéder pour tous les départements, pour la chancellerie d'Etat et leurs services, à l'acquisition de tous les biens mobiliers, neufs ou d'occasion, et de toutes les fournitures (ci-après : fournitures) nécessaires au fonctionnement de l'administration cantonale.
La centrale est également chargée de commander tous les travaux d'impression de l'administration cantonale. Sauf exception dûment justifiée, les graphistes mandatés par les départements, la chancellerie d'Etat ou leurs services ne peuvent se voir confier aucun travail d'impression.
En matière de services, la centrale est compétente pour les déménagements. De plus, elle exerce les compétences qui lui sont expressément attribuées.
Art. 4 Cas particuliers
Les départements, la chancellerie d'Etat ou leurs services peuvent procéder à un achat direct, par délégation de compétences, dans les domaines suivants :
les livres à l’unité;
les CD ou DVD déjà gravés (exceptés ceux contenant des licences ou des programmes informatiques), les cassettes vidéo enregistrées;
les matières premières de type essence, gaz, bois, ferraille, etc.;
les organes ou produits spécifiques en matière de travaux de dissection;
les produits toxiques, chimiques ou médicaux;
l’outillage technique ou scientifique à l'unité;
le petit matériel spécifique dans le cadre d’ateliers de reprographie et/ou de micro-filmage;
le matériel nécessaire aux réparations urgentes des machines, appareils pédagogiques ou véhicules, notamment dans les établissements d'enseignement professionnel;
les commandes de services d’entretien des véhicules et machines dans le cadre de contrats d'entretien existants;
les commandes de réparations hors garantie;
les commandes d’achats de voyages professionnels;
les cadeaux protocolaires et administratifs;
les articles alimentaires ou denrées périssables.
La centrale peut autoriser, sous la forme écrite, des achats directs à titre exceptionnel ou permanent dans d'autres cas, lorsque le bon fonctionnement du département, de la chancellerie d’Etat ou du service demandeur le justifie. L’accord écrit de la direction financière du département concerné ou de la chancellerie est nécessaire.
La centrale édicte les dispositions d'application nécessaires soit dans le cadre de directives générales soumises à l'approbation du Conseil d'Etat, soit dans le cadre d'une convention de fonctionnement bilatérale avec un département ou la chancellerie d'Etat.
Art. 5 Conditions
Les départements, la chancellerie d'Etat ou leurs services ne peuvent procéder à des achats directs au sens de l'article 4 qu'aux conditions cumulatives suivantes :5
s'approvisionner auprès des fournisseurs indiqués par la centrale, ou auprès des fournisseurs répertoriés dans l'outil de comptabilité financière intégrée auxquels un statut actif est attribué, ou auprès de nouveaux fournisseurs en conformité avec les directives relatives à la gestion des fournisseurs dans l'outil de comptabilité financière intégrée;5
soumettre l'achat aux conditions commerciales et contractuelles négociées par la centrale;
mentionner la rubrique budgétaire conforme aux décisions du Conseil d’Etat;
appliquer la procédure de régularisation en vigueur.
Art. 6 Achats spécialisés
Pour les achats liés à des domaines scientifiques ou très spécialisés, identifiés comme tels par la centrale, le département concerné ou la chancellerie d'Etat peut désigner à la centrale le fournisseur de référence. La centrale demeure toutefois compétente pour les contacts et les négociations commerciales avec ce fournisseur et la passation de la (des) commande(s).
Art. 7 Exceptions
L'acquisition des fournitures destinées à être intégrées à un immeuble ou à un ouvrage de génie civil relève de la compétence du département chargé de ces domaines.
Chapitre 3 Structure et fonctionnement
Art. 8 Structure
La direction de la centrale est assumée par un directeur secondé par un directeur adjoint.
La centrale comporte les services suivants :
le service financier;
le service commercial;
le service administratif;
le service juridique;
le secrétariat.
Art. 9 Principes de fonctionnement
La centrale est soumise aux règles régissant les marchés publics soit notamment l'accord intercantonal sur les marchés publics (AIMP) et ses dispositions genevoises d'application.
La centrale adopte une politique d'achat conforme aux critères du développement durable, en favorisant notamment l'utilisation économe et rationnelle des ressources naturelles. Elle s'assure ainsi du rôle exemplaire de l'Etat et en renforce les effets en collaborant avec d'autres centrales d'achats.
Chaque fois que c'est possible, la centrale s'approvisionne auprès des ateliers genevois employant des personnes handicapées.
Dans les domaines de sa compétence, la centrale recherche l'utilisation la plus rationnelle, efficace et économique possible des deniers publics, notamment en prospectant et en suivant l’évolution des marchés, en regroupant les besoins, en rationalisant les achats et en recherchant les conditions commerciales les plus avantageuses.
Autant que possible, la centrale achète des fournitures normalisées, disponibles sur le marché.
Art. 10 Fonctionnement interne
La centrale conduit les procédures d’appel d’offres dans les domaines de sa compétence sur la base des besoins exprimés par les départements, la chancellerie d'Etat ou leurs services.
Pour tous ses domaines de compétences, la centrale est l'instance de négociation, de signature et de gestion des contrats y relatifs. En outre, elle conduit les procédures contentieuses y relatives au nom du Conseil d'Etat.
Chapitre 4 Rapport avec les départements et la chancellerie d'Etat
Art. 11 Principes
La centrale fournit aide et conseil aux départements, à la chancellerie d'Etat ou à leurs services pour définir et satisfaire de manière optimum leurs besoins.
La centrale a la compétence d’imposer certains articles ou le fournisseur dans le cas des achats directs autorisés.
La centrale mandate une entreprise afin de :
retirer les objets (mobilier, matériel ou machine) qui ne sont plus utilisés. Lorsqu'ils peuvent encore être utilisés dans l'administration, ils sont transférés auprès d'un autre service ou placés au garde-meuble de l'Etat;
détruire ou éliminer les objets hors d'usage ou qui ne peuvent être réutilisés dans l'administration. Dans la mesure du possible, la filière de revalorisation des déchets est privilégiée.1
Art. 12 Procédures AIMP
La centrale, soit pour elle son service juridique, est l'instance de conseil et d'assistance pour l’ensemble des procédures d’appels d’offres publiques relatives à l’acquisition de fournitures et de services qui ne sont pas liées au domaine de la construction ou du génie civil.
Art. 13 Demande d'achat
Les départements, la chancellerie d'Etat ou leurs services expriment leur demande d'achat en se limitant à définir leurs besoins, et, sauf circonstances particulières, sans indication de marque.
Toutes les demandes d’achat adressées à la centrale doivent être établies sous la forme papier (réquisition) ou électronique en vigueur.
Elles doivent comporter les visas d’approbation définis par le département demandeur ou la chancellerie d'Etat et indiquer nécessairement la rubrique budgétaire concernée.
Art. 14 Vérifications
Les départements, la chancellerie d'Etat ou leurs services doivent contrôler la conformité de l'achat au moment de la livraison, signer le bulletin de livraison ou communiquer immédiatement tout problème à la centrale afin de lui permettre d’intervenir rapidement auprès du fournisseur.
Le délai de vérification de la marchandise est de 10 jours ouvrables dès la livraison. Dans ce délai, le service doit informer immédiatement la centrale de tout défaut découvert au cours de cette vérification. Les règles concernant la garantie restent réservées.
Chapitre 5 Rapport avec les fournisseurs
Art. 15 Principe
La centrale est seule compétente pour tous les contacts commerciaux avec les fournisseurs.
Art. 165 Etablissement d’un répertoire
La centrale demande la création, la mise à jour et la suppression des fournisseurs ainsi que de leurs données auprès de la direction finance et comptabilité qui gère le répertoire des fournisseurs dans l'outil de comptabilité financière intégrée.
Art. 175 Diffusion des données
Les données publiques du répertoire des fournisseurs dans l'outil de comptabilité financière intégrée sont accessibles en consultation aux services de l'Etat.
Chapitre 65 Vérifications des dispositions des marchés publics après adjudication
Art. 185 Clauses contractuelles
Pour les marchés attribués en procédure publique ou sur invitation, la centrale peut intégrer, dans les contrats passés, des clauses permettant la vérification du respect, par les fournisseurs, de la législation sociale, des dispositions en matière de marchés publics ainsi que des usages de la branche en vigueur à Genève.
Si la centrale introduit les clauses contractuelles mentionnées à l'alinéa 1 dans les contrats avec les fournisseurs, elle doit également introduire une clause de résiliation en cas de constat de non-conformité quant au résultat de ladite vérification ou si le fournisseur refuse de remettre les documents et les informations demandées dans le délai imparti.
En outre, les sanctions et mesures administratives prévues à l'article 2, alinéa 1, de la loi autorisant le Conseil d'Etat à adhérer à l'accord intercantonal sur les marchés publics, du 12 juin 1997, peuvent s'appliquer.
Art. 195 Documents à produire
Lors de la vérification, le fournisseur doit remettre à la centrale les documents suivants :
attestations justifiant que la couverture du personnel en matière d'assurances sociales est assurée conformément à la législation en vigueur au siège du fournisseur et que ce dernier est à jour avec le paiement de ses cotisations;
attestation certifiant pour le personnel appelé à travailler sur le territoire genevois :
1° soit que le fournisseur est lié par la convention collective de travail de sa branche, applicable à Genève,
2° soit que le fournisseur a signé, auprès de l'office cantonal de l'inspection et des relations du travail, un engagement à respecter les usages en vigueur à Genève qui lui sont applicables, notamment en ce qui concerne les salaires minimaux, la couverture du personnel en matière de retraite, y compris retraite anticipée, de perte de gain en cas de maladie, d'assurance-accidents et d'allocations familiales, ainsi que la contribution professionnelle;
attestation de l'autorité fiscale compétente justifiant que le fournisseur s'est acquitté de ses obligations en matière d'impôt à la source retenu sur les salaires de son personnel ou qu'il n'a pas de personnel soumis à cet impôt;
déclaration du fournisseur s'engageant à respecter le principe de l'égalité entre femmes et hommes.
Pour être valables, les attestations visées à l'alinéa 1 ne doivent pas être antérieures de plus de 3 mois à la date fixée pour leur production, sauf dans les cas où elles ont, par leur contenu, une durée de validité supérieure.
Si le fournisseur prouve que les documents exigés par la centrale n'existent pas à son siège, des moyens de preuve équivalents peuvent être acceptés.
Si le fournisseur n'emploie pas de personnel, il doit prouver son statut d'indépendant. Dans ce cas, il est délivré de l'obligation de fournir les attestations concernant le personnel.
Chapitre 7 Budget et comptabilité
Art. 205 Budget
Les départements et la chancellerie d'Etat sont responsables d'établir leurs prévisions annuelles d'achats dans le cadre de l'élaboration du budget.
Les départements et la chancellerie d'Etat restent responsables de l’utilisation des crédits qui leur sont alloués pour leurs fournitures.1
Aucun engagement ou dépense ne peut être effectué par la centrale si le département concerné ou la chancellerie d'Etat ne dispose pas de la couverture financière effective.1
Art. 215 Comptabilité
La centrale effectue les paiements selon la procédure en vigueur.
Chapitre 8 Dispositions finales et transitoires
Art. 225 Clause abrogatoire
Le règlement de l'économat cantonal, du 6 mai 1969, est abrogé.
Art. 235 Entrée en vigueur
Le présent règlement entre en vigueur le lendemain de sa publication dans la Feuille d'avis officielle.