Règlement d'application de la loi sur la gestion des établissements pour personnes âgées
(RGEPA)

Le dispositif d'orientation et d'admission des futures résidantes et futurs résidants est régi par l'article 23 de la loi sur l’organisation du réseau de soins en vue du maintien à domicile, du 28 janvier 2021, et par le règlement d’application de la loi sur l’organisation du réseau de soins en vue du maintien à domicile, du 10 mars 2021.

En application de l'article 25 de la loi, l'organe chargé d'orienter les futures résidantes et futurs résidants est tenu de garantir le libre choix tant pour la résidante ou le résidant que pour l'établissement.

Les démarches administratives et financières préalables à l'admission sont effectuées, le cas échéant, par l'organe chargé d’orienter les futures résidantes et futurs résidants.

En application de l'article 4, alinéa 2, de la loi, les personnes qui ne sont pas en âge de bénéficier des prestations selon la loi fédérale sur l'assurance‑vieillesse et survivants, du 20 décembre 1946, peuvent être admises dans un établissement, sur dérogation.

Une dérogation est accordée sur la base du préavis positif de la commission cantonale d'indication instituée par les articles 48 et suivants de la loi sur l'intégration des personnes handicapées, du 16 mai 2003.¹⁸

La dérogation fait l'objet d'une décision du service cantonal des seniors et de la proche aidance. Une directive règle la procédure.¹⁸

Un contrat-type d'accueil unique, selon modèle approuvé par le service cantonal des seniors et de la proche aidance, est conclu par l'établissement avec chaque résidante ou résidant.¹⁸

Il contient notamment :

1. la description des prestations fournies par l'établissement;

2. le montant du prix de pension;

3. les règles relatives à la facturation et au financement des prestations;¹⁸

4. le nom de la représentante ou du représentant administratif et thérapeutique;¹⁸

5. selon les circonstances, le nom de la garante financière ou du garant financier;¹⁸

6. les modalités d'utilisation du forfait mensuel pour dépenses personnelles (FDP), selon la directive du département;¹⁸

7. le nom de la personne responsable du paiement du prix de pension;¹⁸

8. la procédure appliquée en cas de non-paiement;¹⁸

9. les modalités de conservation de la place dans l'établissement et les conditions financières en cas d'hospitalisation ou de décès;¹⁸

10. les modalités et obligations des parties en cas de résiliation.¹⁸

Les modifications apportées par la commission consultative au contrat-type d'accueil sont validées par le département.¹⁸

Le département délivre, sur demande écrite adressée au service cantonal des seniors et de la proche aidance, une autorisation d’exploitation préalable, lorsque le projet de création de nouveaux lits ou de transformation conséquente remplit les conditions définies à l’article 7 du présent règlement.¹⁸

L'autorisation d’exploitation préalable accordée ne fonde aucune prétention à l'obtention de l'autorisation d’exploitation finale au sens de l'article 7, alinéa 2, de la loi, ni à un dédommagement en cas d'interruption du projet.¹⁸

Elle est délivrée à titre gracieux.

La conception fonctionnelle du bâtiment tient compte de la situation des personnes âgées dépendantes.

Les standards de construction au sens de l'article 30, alinéa 1, lettre b, de la loi sont définis dans la directive relative au programme des locaux des établissements médico-sociaux, établie en collaboration avec le département auquel est rattaché l’office cantonal des bâtiments. Les standards de construction portent notamment sur l'organisation spatiale de l'établissement, les chambres des résidantes et résidants ainsi que la délimitation et la circulation entre les espaces dévolus aux différentes activités.¹⁸

La demande d'autorisation d'exploitation est adressée par écrit au service cantonal des seniors et de la proche aidance¹⁶.

La demande est accompagnée des informations ou des documents suivants :

1. la raison sociale, le numéro d’identification de l’entreprise (IDE), les statuts de l'exploitant de l'établissement et la composition de ses organes;¹⁸

2. l'extrait du registre du commerce;

3. le projet institutionnel tel que défini à l'article 13 du présent règlement;

4. le plan des locaux;

5. l'effectif du personnel par catégorie;

6. le nom de la directrice ou du directeur, avec les documents suivants :

   1. 1° un curriculum vitae avec copie des diplômes et des certificats de travail,

   2. 2° l’attestation prévue à l’article 17 du présent règlement, démontrant que la personne correspond aux exigences de la fonction définie dans le cahier des charges,

   3. 3° un extrait du casier judiciaire, daté de moins de 3 mois,

   4. 4° le cahier des charges signé,

   5. 5° une attestation de la présidence de l’organe dirigeant confirmant le respect de la classification de la fonction déterminé par le service compétent de l’Etat, selon l’article 19 du présent règlement, ainsi que l’annonce du poste vacant auprès de l’office cantonal de l’emploi;¹⁸

7. le nom de la médecin-répondante ou du médecin-répondant, avec les documents suivants :

   1. 1° un curriculum vitae avec copie des diplômes et des certificats de travail,

   2. 2° l'autorisation de pratiquer valable dans le canton de Genève,

   3. 3° le numéro du registre des codes-créanciers (RCC),

   4. 4° le cahier des charges type signé,

   5. 5° l'attestation de l'association représentative des médecins-répondants démontrant qu'elle ou il répond aux exigences de la fonction.¹⁸

L'autorisation d'exploitation au sens de l'article 7, alinéa 2, de la loi est délivrée par la conseillère ou le conseiller d’Etat chargé du département sur la base du préavis du service cantonal des seniors et de la proche aidance relatif au respect des exigences découlant de la loi sur la santé, du 7 avril 2006.¹⁸

La requérante ou le requérant doit se conformer aux dispositions légales et réglementaires en matière de sécurité du bâtiment, de salubrité et d'hygiène.¹⁸

Les autorisations d'exploitation délivrées par le département sont publiées dans la Feuille d'avis officielle.

Le service cantonal des seniors et de la proche aidance¹⁶ tient un registre public des autorisations délivrées par le département et, sur cette base, le département édicte la liste des établissements reconnus par le canton.⁴

Il est perçu :

1. un émolument de 1 000 francs pour une autorisation d'exploitation;

2. un émolument de 300 francs pour les modifications de ladite autorisation.

Toute modification d'un des éléments contenus dans l'autorisation d'exploitation doit être soumise par écrit pour approbation au service cantonal des seniors et de la proche aidance¹⁶.

Le département délivre, le cas échéant, une nouvelle autorisation d'exploitation.

Le projet institutionnel permet de mesurer l'adéquation entre les objectifs propres de l'établissement et la mission assignée par la loi, en particulier par l'article 7, alinéa 2, lettres c, d et e.¹⁸

Le projet institutionnel décrit les principes retenus par l'établissement en ce qui concerne la politique de soins, la prise en charge et l’accompagnement des résidantes et résidants ainsi que les relations avec leurs proches, l’implication dans le réseau santé-social ainsi que l'organisation du travail du personnel et les principes de gouvernance.¹⁸

L'établissement transmet au service cantonal des seniors et de la proche aidance¹⁶ les mises à jour significatives de ce document.⁴

L’autorisation d’exploitation peut être retirée, suspendue ou modifiée par la conseillère ou le conseiller d’Etat chargé du département en application des motifs définis à l’article 9, alinéas 1 et 2, de la loi.¹⁸

La décision est publiée dans la Feuille d'avis officielle.

La fermeture provisoire ou définitive d'un établissement décidée par la ou le titulaire de l'autorisation d’exploitation doit être annoncée par écrit au service cantonal des seniors et de la proche aidance avec un préavis de 6 mois pour la fin d'un mois.¹⁸

Une directive fixe :

1. les actions à mener pour transmettre les informations aux résidantes et résidants et à leur famille, ainsi que les informations et les démarches légales concernant le personnel;¹⁸

2. la mise en place, si nécessaire, d'un groupe d'accompagnement;

3. les mesures prévues à l'article 10, alinéa 3, de la loi;

4. les modalités de contrôle des démarches de l'établissement par le service cantonal des seniors et de la proche aidance¹⁶, en application de la loi sur la santé, du 7 avril 2006.³

Le retrait de l'autorisation d'exploitation fait l'objet d'une décision du département.

Le cahier des charges type, établi par les organisations représentatives désignées par les établissements, est soumis à la validation du département après préavis de la commission consultative.

La classification de la rémunération d’une directrice ou d’un directeur d’établissement est déterminée par le service compétent de l’Etat, au terme d’une évaluation de fonction du cahier des charges type visé à l’alinéa 1.

Les organisations faîtières du secteur ont la compétence de délivrer l'attestation mentionnée à l'article 10, alinéa 2, lettre f, chiffre 2.

Le cahier des charges type, établi par la commission consultative et l’association faîtière des médecins-répondantes et médecins-répondants des établissements médico-sociaux, est soumis pour consultation au service du médecin cantonal de l’office cantonal de la santé, avant d’être validé par le département.

L’association faîtière des médecins-répondantes et médecins-répondants des établissements médico-sociaux atteste par écrit au service cantonal des seniors et de la proche aidance que les exigences de formation définies par la loi sont remplies et correspondent aux missions de l’établissement. Une attestation est requise lors de chaque changement de médecin-répondante ou médecin-répondant d’un établissement.

La médecin-répondante ou le médecin-répondant doit impérativement organiser sa suppléance lors d’absences, planifiées ou non.

La classification des fonctions dans les établissements pour l'application de l'échelle de traitement au sens de l'article 17, alinéa 2, de la loi est déterminée par le service compétent de l'Etat.

Les principes mentionnés par l'article 17, alinéa 2, de la loi concernent :

1. les conditions de rémunération; et

2. la durée des vacances et des congés.

La demande d'autorisation d'exploiter une pharmacie d'établissement médical est présentée par écrit au service du pharmacien cantonal avec les éléments suivants :¹⁸

1. la justification de la nécessité d'exploiter une pharmacie d'établissement médical dans l'établissement;¹⁸

2. le nom de la pharmacienne ou du pharmacien responsable, son taux d'activité et son cahier des charges;¹⁸

3. les plans des locaux et les aménagements envisagés.

L'autorisation d'exploiter une pharmacie d'établissement médical est en outre subordonnée aux conditions de l'article 77 du règlement sur les institutions de santé, du 9 septembre 2020.¹⁸

Le département chargé de la santé délivre l’autorisation d'exploitation, sur préavis du service cantonal des seniors et de la proche aidance, quant aux éléments économiques et financiers qui justifieraient la mise en place d'une assistance pharmaceutique.¹⁸

Le changement de pharmacienne ou de pharmacien responsable, ou de tout autre élément relatif à l'autorisation d'exploiter une pharmacie d’établissement médical, doit être annoncé au service du pharmacien cantonal. Le cas échéant, l'autorisation est modifiée ou retirée par le département chargé de la santé.¹⁸

Les conditions concernant la conformité des locaux et des installations contenues dans les législations fédérales et cantonales relatives au travail, à la sécurité et à la salubrité des constructions, ainsi qu'à la lutte contre l'incendie, sont réservées.

Les établissements ne disposant pas d'une pharmacie d’établissement médical doivent acquérir les médicaments nécessaires aux résidantes et résidants auprès d'une pharmacie reconnue comme fournisseur. Une convention doit être établie par écrit pour déterminer les tâches et les responsabilités des parties et transmise au service du pharmacien cantonal.

L'acquisition des médicaments se fait au moyen d'ordonnances médicales nominatives.

Il appartient à l'établissement de mettre en place avec la pharmacie visée à l’alinéa 1 les procédures relatives à l'acquisition, au stockage, à la distribution et à la remise ou au conditionnement individuel des médicaments. L’élimination des médicaments relève de la responsabilité de l’établissement, aux conditions de l’article 37 du règlement sur les produits thérapeutiques, du 9 septembre 2020, excepté les stupéfiants qui doivent être rendus à la pharmacie.

Lorsque l'établissement gère un stock de réserve de médicaments, celui‑ci doit être placé sous la responsabilité d'une pharmacienne ou d’un pharmacien.

Le service du pharmacien cantonal peut émettre des directives concernant l'application des articles 20 et 21.

Des inspections peuvent être effectuées.

Le département détermine, après concertation de la commission consultative, une méthode permettant de calculer un forfait socio-hôtelier de référence. Celui-ci comprend au moins :

1. l'animation et l’accompagnement socio-culturel;

2. l'hôtellerie et la restauration (incluant l’hébergement, les repas, les boissons, les collations quotidiennes, la buanderie, le nettoyage ainsi que les services logistiques et techniques);

3. l’appui administratif défini à l’article 23.¹⁸

Le département évalue avec l'établissement l'éventuel écart qui subsisterait entre le coût de ses prestations socio-hôtelières et le forfait de référence. Pour autant que les circonstances le justifient, le département peut prendre en compte tout ou partie de cet écart dans la fixation du prix de pension.

L'établissement planifie et met en œuvre les mesures qui permettront de réduire progressivement l'éventuel écart au sens de l'alinéa 2.

Le mandat de prestations entre l’Etat et l'établissement est établi conformément à l’article 8 de la loi.¹⁸

Il contient :¹⁸

1. la base légale, le but et les objectifs visés, la ou le bénéficiaire, la catégorie, la forme, la durée et le montant du financement résiduel des soins au sens de l’article 25a de la loi fédérale sur l’assurance-maladie, du 18 mars 1994;¹⁸

2. les prestations offertes par le bénéficiaire et les conditions des modifications éventuelles de celles-ci;

3. les obligations contractuelles, les conditions et les charges et, le cas échéant, les indicateurs de performance permettant de garantir que les prestations sont délivrées conformément aux exigences de la loi;

4. les modalités de versement;

5. le moment à partir duquel l'acte déploie ses effets, les conditions de sa révocation ou de sa résiliation et les voies de droit.

Le département est chargé de vérifier la réalisation des conditions définies à l'alinéa 2.

Le mandat de prestations porte en principe sur une période quadriennale.¹⁸

Il est signé par la personne titulaire de l'autorisation d'exploitation.¹⁸

Le contrat de prestations entre l’Etat et l'établissement qui dispose de lits de court séjour dans des unités d’accueil temporaire de répit (UATR) est établi conformément à la loi sur les indemnités et les aides financières, du 15 décembre 2005.

Il contient :

1. la base légale, le but et les objectifs visés, la ou le bénéficiaire, la catégorie, la forme, la durée et le montant de l’aide financière en lien avec le prix de pension des lits de court séjour;

2. les prestations offertes par la ou le bénéficiaire et les conditions des modifications éventuelles de celles-ci;

3. les obligations contractuelles, les conditions et les charges et, le cas échéant, les indicateurs de performance permettant de garantir que les prestations sont délivrées conformément aux exigences de la loi;

4. les modalités de versement;

5. le moment à partir duquel l'acte déploie ses effets, les conditions de sa révocation ou de sa résiliation et les voies de droit.

Le département est chargé de vérifier la réalisation des conditions définies à l'alinéa 2.

Le contrat de prestations porte en principe sur une période quadriennale.

Il est signé par la personne titulaire de l'autorisation d'exploitation.

Le montant du financement résiduel des soins est déterminé sur la base des données issues :

1. de l'outil d'évaluation des soins reconnu par le département et par les assureurs;

2. des coûts des soins, selon la comptabilité analytique, admis par le département.

Le versement du financement résiduel des soins est fixé par un mandat de prestations. Une directive règle les modalités.

Le département participe au financement de la formation professionnelle de base et de la formation continue du personnel des établissements.

Il alloue à chaque établissement, dans la détermination du prix de pension et/ou en complément du financement résiduel des soins, un montant destiné à la réalisation de l'objectif défini par l'article 18 de la loi.¹⁸

L'affectation de ce montant fait l'objet d'un contrôle spécifique.

Dans le cadre de la mutualisation des ressources au sens de l'article 26 de la loi, le département encourage notamment :

1. les directions uniques pour plusieurs établissements selon l’article 16 du présent règlement;¹⁸

2. le regroupement des tâches administratives, telles que la facturation, le contentieux, la comptabilité ou la gestion des salaires, et logistiques, telles que la buanderie ainsi que les autres services techniques;

3. la mise en place d'un pool de remplacement du personnel.

Le département peut demander la mise en œuvre des mesures définies à l'alinéa 1 lors de la détermination du forfait socio-hôtelier retenu.

La directive de bouclement des états financiers et le mandat complémentaire établis par le département tiennent lieu de cahier des charges des contrôles à effectuer au sens de l'article 28, alinéa 1, de la loi.

L'établissement doit transmettre l'attestation d'agrément de l'organe de contrôle prévue par la législation fédérale.

Les visites de surveillance sont effectuées par l’office cantonal de la santé¹⁷, en application des articles 105 et suivants de la loi sur la santé, du 7 avril 2006, et de son règlement d’application.³

Il veille à ce que des visites de contrôles soient effectuées aussi souvent que nécessaire, mais en principe au moins une fois par an et par établissement, afin de s'assurer que les conditions dont dépend l'autorisation d'exploitation sont remplies.

Cette surveillance porte sur l'organisation et le fonctionnement de l'encadrement nécessaires à la prise en charge des résidantes et résidants.¹⁸

Les visites de contrôle sont annoncées ou inopinées.¹⁸

Les constatations et les injonctions documentées, y compris le calendrier des mesures à prendre, sont transmises à la direction de l’établissement, à la médecin-répondante ou au médecin-répondant, à l’office cantonal de la santé et au département.¹⁸

Le département détermine, après consultation de la commission consultative, le modèle de la comptabilité analytique d’exploitation des établissements. Ce modèle prévoit le plan comptable à utiliser pour opérer la distinction entre les différentes prestations fournies par l'établissement au sens de l'article 23, alinéa 3, de la loi.

Le département fixe annuellement les directives de bouclement comptables et statistiques prévues à l'article 8, lettre d, de la loi, le calendrier de remise de ces documents, ainsi que le cahier des charges prévu à l’article 28, alinéa 1, de la loi.

L’établissement est soumis à la surveillance du service d’audit interne de l’Etat de Genève.

Le service cantonal des seniors et de la proche aidance veille à la conformité des états comptables et financiers, selon les règles usuelles et les instructions de bouclement applicables aux établissements.

Le département est chargé du suivi des mandats de prestations ainsi que des contrats de prestations en lien avec l’aide financière octroyée pour les lits de court séjour des unités d’accueil temporaire de répit (UATR). Il coordonne les demandes d'informations aux établissements nécessaires aux contrôles prévus dans le mandat de prestations et dans le contrat de prestations, et celles qui résultent de l'application des directives transversales édictées par le département.