Verordnung über die Aufbewahrung und Archivierung der Gerichtsakten

Diese Verordnung regelt die Aufbewahrungsfristen und die Archivierung von Gerichtsakten gemäss § 2, die in Zusammenhang mit abgeschlossenen Verfahren stehen.

Die Verordnung gilt für alle Gerichtsbehörden ausser den Friedensrichtern und Friedensrichterinnen.

Zu den Gerichtsakten im Sinne dieser Verordnung gehören:

1. Verfahrensakten auf einem beliebigen Informationsträger, die in einem Gerichtsverfahren von den Gerichten entgegengenommen, beigezogen oder erstellt wurden und auch nach Verfahrensabschluss in der Verfügungsmacht der Gerichte verbleiben;

2. Daten, die sich in der Fachapplikation der Gerichte oder in mittels Schnittstelle verbundenen Applikationen befinden, über welche das Gericht die Verfügungsmacht hat;

3. Urteilssammlungen, die eine separate Sammlung der abschliessenden Entscheide darstellen;

4. Geschäftskontrollen, die eine Übersicht über alle Verfahren mit den ergänzenden Daten, die zu deren Verständnis und Benutzung notwendig sind, beinhalten.

Die Aufbewahrungsfristen berechnen sich ab Eintritt der Rechtskraft des Endentscheids.

Die Gerichte bewahren die Verfahrensakten und die Daten in ihrer Fachapplikation während der Aufbewahrungsfrist zumindest insoweit auf, dass die wesentlichen Abläufe und Ergebnisse der Geschäftstätigkeit jederzeit nachvollzogen und nachgewiesen werden können.

Die separaten Urteilssammlungen sind 10 Jahre ab Urteilsfällung aufzubewahren.

Geschäftskontrollen sind bis zur Ablieferung der Verfahrensakten an das Staatsarchiv aufzubewahren.

Die Ablieferung an das Staatsarchiv ist nachfolgend separat geregelt.

Für die Verfahrensakten der Amtsgerichte und Amtsgerichtspräsidien in Zivilsachen gelten folgende Aufbewahrungsfristen:

1. Verfahren ohne Auswirkung auf den Personenstand (ordentliche Verfahren, vereinfachte Verfahren, summarische Verfahren, Schlichtungsverfahren, Rechtshilfeverfahren, Aufsichtsverfahren, Verfahren betreffend Volljährigenunterhalt etc.) mit Ausnahme von Verfahren betreffend gerichtliche Verbote: 10 Jahre;

2. ordentliche Verfahren betreffend Erbsachen: 30 Jahre;

3. Verfahren betreffend Ehescheidung und Ehetrennung (Art. 111 bis 117 des Schweizerischen Zivilgesetzbuches [ZGB] vom 10. Dezember 1907²) sowie Verfahren betreffend Auflösung einer eingetragenen Partnerschaft, sofern keine minderjährigen Kinder involviert sind, Verfahren betreffend Ungültigkeit einer Ehe oder eingetragenen Partnerschaft, Anerkennung eines ausländischen Scheidungsurteils mit und ohne Kinder: 50 Jahre;

4. Verfahren mit Auswirkung auf den Personenstand, insbesondere Ehescheidungen und Ehetrennungen (Art. 111 bis 117 ZGB) sowie Verfahren betreffend Auflösung einer eingetragenen Partnerschaft, sofern minderjährige Kinder involviert sind, sowie Verfahren betreffend Kindesunterhalt und weitere Kindesbelange ohne Auswirkung auf den Personenstand, Verschollenerklärungen und gerichtliche Verbote: 70 Jahre;

5. Verfahren betreffend Vaterschaft (Feststellungen und Anfechtungen) sowie Verfahren betreffend den Personenstand (Bereinigung Personenstandsregister, Feststellung oder Änderung Personenstand): 99 Jahre.

Für die Verfahrensakten der Amtsgerichte und Amtsgerichtspräsidien in Strafsachen gelten folgende Aufbewahrungsfristen im Falle von:

• a) Einstellungen oder Freisprüchen ohne Anordnung einer Massnahme bei Schuldunfähigkeit:

• 1. Übertretungen: 10 Jahre;

• 2. Vergehen und Verbrechen: 30 Jahre;

• 3. Unverjährbare Delikte: 99 Jahre;

• b) Verurteilungen oder Freisprüchen mit Anordnung einer Massnahme bei Schuldunfähigkeit:

• 1. Übertretungen: 15 Jahre;

• 2. Vergehen ohne Todesfolge und Verbrechen, welche ausschliesslich mit Geldstrafe sanktioniert wurden: 30 Jahre;

• 3. übrige Vergehen ohne Todesfolge: 50 Jahre;

• 4. Vergehen mit Todesfolge und Verbrechen: 70 Jahre;

• 5. Delikte mit einer auf Lebenszeit angeordneten Massnahme und unverjährbare Delikte: 99 Jahre.

Bei mehreren Delikten beziehungsweise mehreren beschuldigten Personen im gleichen Verfahren ist die längste Aufbewahrungsfrist massgebend.

Die Jugendanwaltschaft übernimmt die Verfahrensakten des Jugendgerichts und des Jugendgerichtspräsidiums und bewahrt sie nach den für sie geltenden Aufbewahrungsfristen auf.

Verfahrensakten des Haftgerichts, die sich in den Verfahrensakten anderer Gerichte, der Staats- oder Jugendanwaltschaft befinden, werden mit diesen aufbewahrt.

Weitere Verfahrensakten bewahrt das Haftgericht 5 Jahre auf.

Die Verfahrensakten der zweitinstanzlich beurteilten Verfahren der Zivil-, Straf- und Beschwerdekammer gehen zur Aufbewahrung zurück an die Vorinstanz.

Akten von Verfahren, in welchen die Zivil-, Straf- oder Beschwerdekammer als erste Instanz geurteilt hat, werden 10 Jahre aufbewahrt.

Die Aufsichtsbehörde für Schuldbetreibung und Konkurs bewahrt ihre Verfahrensakten 13 Jahre auf.

Das Verwaltungsgericht bewahrt seine Verfahrensakten 10 Jahre auf.

Verfahrensakten betreffend Kindes- und Erwachsenenschutz bewahrt es 30 Jahre auf.

Das Versicherungsgericht bewahrt seine Verfahrensakten 13 Jahre auf.

Das Kantonale Steuergericht, die Kantonale Schätzungskommission, die Kantonale Schlichtungsbehörde für Gleichstellung von Frau und Mann sowie die Schlichtungsbehörden für Miet- und Pachtverhältnisse bewahren ihre Verfahrensakten 10 Jahre auf.

Spätestens 10 Jahre nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden die Verfahrensakten nach Rücksprache mit dem Staatsarchiv diesem vollständig oder teilweise übergeben oder gänzlich vernichtet.

Das Staatsarchiv übernimmt Daten, die sich in der Fachapplikation der Gerichte oder in mittels Schnittstelle verbundenen Applikationen befinden.

Das Staatsarchiv übernimmt alle 10 Jahre die Urteilssammlungen.

Das Staatsarchiv übernimmt die Geschäftskontrollen nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen.

Das Staatsarchiv übernimmt in quantitativer Auswahl einen Teil der folgenden Verfahrensakten der Amtsgerichte und Amtsgerichtspräsidien in Zivilsachen:

1. Schlichtungsverfahren;

2. Verfahren aus dem Bereich Schuldbetreibung und Konkurs;

3. Verfahren ohne Auswirkungen auf den Personenstand;

4. Verfahren betreffend Erbsachen;

5. Ehescheidungs- und Ehetrennungsverfahren (Art. 111 ff. ZGB³);

6. Vaterschaftsverfahren;

7. weitere familienrechtliche Verfahren.

Die Amtsgerichte und Amtsgerichtspräsidien vernichten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist folgende Verfahrensakten:

1. Rechtshilfeverfahren;

2. Verfahren betreffend gerichtliche Verbote;

3. Aufsichtsverfahren.

Das Staatsarchiv übernimmt folgende Verfahrensakten der Amtsgerichte und Amtsgerichtspräsidien in Strafsachen vollständig:

1. Vergehen mit Todesfolge;

2. Verbrechen, vorbehältlich Absatz 4 Buchstaben b und d;

3. unverjährbare Delikte gemäss Artikel 101 Absatz 1 Buchstabe d des Schweizerischen Strafgesetzbuches (StGB) vom 21. Dezember 1937⁴.

Das Staatsarchiv übernimmt in quantitativer Auswahl folgende Verfahrensakten der Amtsgerichte und Amtsgerichtspräsidien in Strafsachen bei Einstellungen, Freisprüchen und Verurteilungen teilweise:

1. Übertretungen;

2. Verbrechen, welche ausschliesslich mit Geldstrafe sanktioniert wurden;

3. Vergehen ohne Todesfolge;

4. Delikte mit einer auf Lebenszeit angeordneten Massnahme und unverjährbare Delikte gemäss Artikel 101 Absatz 1 Buchstabe e StGB.

Das Staatsarchiv übernimmt in qualitativer Auswahl zusätzlich diejenigen Verfahrensakten, welche nach inhaltlichen Kriterien als besonders oder bedeutend qualifiziert werden.

Die Ablieferung der Verfahrensakten des Jugendgerichts und des Jugendgerichtspräsidiums richtet sich nach den für die Jugendanwaltschaft geltenden Bestimmungen.

Verfahrensakten des Haftgerichts, die sich in den Verfahrensakten anderer Gerichte, der Staats- oder Jugendanwaltschaft befinden, werden mit diesen archiviert.

Weitere Verfahrensakten übernimmt das Staatsarchiv teilweise.

Akten von Verfahren, in welchen die Zivilkammer des Obergerichts als erste Instanz geurteilt hat, übernimmt das Staatsarchiv teilweise.

Akten von Verfahren, in welchen die Straf- oder Beschwerdekammer als erste Instanz geurteilt hat, werden nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichtet.

Verfahrensakten der Aufsichtsbehörde für Schuldbetreibung und Konkurs übernimmt das Staatsarchiv teilweise.

Verfahrensakten des Verwaltungsgerichts, der Kantonalen Schlichtungsbehörde für Gleichstellung von Frau und Mann sowie der Schlichtungsbehörden für Miet- und Pachtverhältnisse übernimmt das Staatsarchiv teilweise.

Verfahrensakten des Versicherungsgerichts, des Kantonalen Steuergerichts sowie der Kantonalen Schätzungskommission werden nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichtet.

Auf Verfahren, die vor Inkrafttreten der Verordnung durch eine erste gerichtliche Instanz entschieden wurden, findet diese Verordnung keine Anwendung.