170.21.1
RÈGLEMENT d'application de la loi du 24 septembre 2002 sur l'information
(RLInfo)
LE CONSEIL D'ÉTAT DU CANTON DE VAUD
vu la loi du 24 septembre 2002 sur l'information A
vu le préavis du Département des institutions et des relations extérieures
arrête
Chapitre I Généralités
Art. 1 But
Le présent règlement a pour but de compléter et de préciser les dispositions de la loi du 24 septembre 2002 sur l'information (ci-après : LInfo) A , dans les domaines qui ne sont pas couverts par un règlement particulier.
Art. 2 Champ d'application (LInfo, art.2, al. 1)
A l'exception de l'article 17, le présent règlement ne s'applique pas au Grand Conseil, ni à l'Ordre judiciaire.
Les articles 8, 14 à 17, 20, 21 et 24 s'appliquent aux autorités communales. Les articles 13, 25 et 26 s'appliquent par analogie.
Art. 3 Champ d'application (LInfo, art. 2, al. 2)
La LInfo A et le présent règlement s'appliquent aux personnes morales et autres organismes de droit privé ou public, lorsque l'accomplissement de tâches de droit public repose sur une base légale.
Les articles 13, 15 à 17, 20, 21 et 24 à 26, 28 à 36 s'appliquent par analogie à ces organismes.
La liste de ces organismes figure en annexe du présent règlement.
Chapitre II Politique générale d'information
Art. 4 Principe (LInfo, art. 3)
Le Conseil d'Etat dispose au sein de la Chancellerie d'Etat d'un Bureau d'information et de communication (ci-après : BIC) placé sous la direction opérationnelle du délégué du Conseil d'Etat à la communication.
Le BIC assure notamment les tâches suivantes :
a. soutien à la communication pour les grands dossiers gouvernementaux;
b. coordination de l'information des différents départements;
c. organisation et coordination de conférences de presse sur les décisions du Conseil d'Etat;
d. diffusion de communiqués de presse;
e. octroi et retrait de l'accréditation aux journalistes;
f. rédaction du journal de la fonction publique;
g. production des brochures explicatives en cas de votation populaire;
h. production de la version « grand public » des rapports annuels du Conseil d'Etat;
i. supervision de la conformité des publications de l'état aux directives en la matière.
Art. 5
Tout dossier devant faire l'objet d'une décision du Conseil d'Etat est accompagné de propositions sur la manière d'assurer une communication adéquate, élaborée par le service compétent, en collaboration avec le délégué départemental à la communication.
Art. 6
Dans le cadre de sa politique générale d'information, le Conseil d'Etat considère les médias comme des partenaires privilégiés en raison de leur rôle particulier dans la formation de l'opinion.
Art. 7 Principes (LInfo, art. 5, al. 2)
Le chef de département assure l'information des médias sur les sujets de nature politique. Selon les circonstances et de cas en cas, il peut déléguer cette compétence à un chef de service ou à un haut fonctionnaire.
Le chef de service et ses collaborateurs assurent l'information des médias sur les sujets de nature technique relevant de leurs sphères de compétence.
Art. 8
La municipalité et le conseil communal désignent chacun une personne ou un organe responsable de la communication et de l'information destinée aux médias.
Art. 9 Médias, accréditation (LInfo, art. 6)
Sont considérés comme journalistes professionnels ayant droit à l'accréditation les journalistes qui sont inscrits au registre professionnel (ci-après : RP).
Les quotidiens et hebdomadaires à grand tirage, en tant que tels, peuvent aussi être accrédités sur demande et déléguer ensuite un journaliste RP de leur rédaction.
Le BIC peut décider de l'accréditation d'autres médias, tels la presse spécialisée, politique ou associative ou de journalistes non-RP justifiant d'une collaboration régulière avec un média périodique.
Le BIC peut inviter à une conférence de presse des membres d'une institution ou d'une association particulièrement concernée par le thème traité.
Art. 10
Les demandes d'accréditation doivent être adressées au BIC et indiquer si le journaliste est inscrit au RP.
Art. 11
Le BIC peut retirer l'accréditation à un journaliste qui aurait perturbé de manière grave et répétée les opérations de communication de l'Etat.
Lorsqu'un refus ou un retrait d'accréditation est envisagé, le journaliste est entendu et l'avis de son organisation professionnelle ainsi que du Conseil suisse de la presse sont requis.
La décision du BIC peut faire l'objet d'un recours conformément à la loi sur la juridiction et la procédure administratives B .
Art. 12 Médias, droits des journalistes accrédités (LInfo, art. 7)
Les informations sur les activités d'intérêt général du Conseil d'Etat et de son administration incluent notamment les décisions du Conseil d'Etat, le rapport annuel de l'Etat sur la gestion de l'administration et des finances ainsi que les publications des services.
Les journalistes et médias accrédités sont invités à toutes les conférences de presse organisées par le BIC ou par les départements. Ils reçoivent la documentation y afférente. Celle-ci peut être remise à l'avance, munie d'un embargo.
Chapitre III Information transmise sur demande
Art. 13 Document officiel (LInfo, art. 9)
Les services tiennent une liste des types de documents officiels dont ils sont auteurs ou qu'ils détiennent.
La liste indique quels documents sont en principe exclus du droit d'information.
La liste est publique, dans les limites de l'article 16 de la LInfo A .
Art. 14
Sont des documents internes les notes et courriers échangés entre les membres d'une autorité collégiale, entre ces derniers et leurs collaborateurs ou entre leurs collaborateurs personnels, ainsi que les documents devant permettre la formation de l'opinion et de la décision d'une autorité collégiale.
Art. 15 Forme de la demande (LInfo, art. 10)
Les collaborateurs demandent une confirmation écrite notamment lorsque :
a. ils présument qu'il existe un intérêt public ou privé prépondérant s'opposant à la communication de l'information demandée;
b. la demande n'est pas assez précise.
Art. 16 Gratuité (LInfo, art. 11)
Dans les cas nécessitant une recherche importante, le collaborateur informe immédiatement le demandeur qu'un émolument pourra être facturé conformément à l'article 17.
Art. 17 Gratuité, exception (LInfo, art. 11)
Lorsque la réponse à la demande nécessite un travail dépassant une heure, un émolument de 40 francs par heure est perçu pour tout ce qui dépasse cette durée, jusqu'à et y compris quatre heures. Au-delà, l'émolument s'élève à 60 francs par heure.
En cas de demande sur le même sujet déposée plus de trois fois par année par la même personne, un émolument de 60 francs par heure est perçu.
Un émolument de 20 centimes par page est perçu dès la 21ème page pour toute copie d'un document dépassant 20 pages.
Art. 18 Compétences (LInfo, art. 14)
Le refus total ou partiel de publier ou de transmettre des informations conformément aux articles 9 et 16 de la LInfo A fait l'objet d'une réponse écrite signée du chef de service compétent dont copie est envoyée au chef de département.
Art. 18a
Le Conseil d'Etat est seul compétent pour traiter des demandes d'informations relatives à des propositions au Conseil d'Etat.
Art. 19 Compétences, archives cantonales (LInfo, art. 14, al. 4)
Saisies d'une demande de consultation d'un document officiel soumis au délai de protection, les Archives cantonales adressent la demande au service qui leur a transmis le document, avec leur préavis, et accusent réception de la réponse en informant le demandeur d'une éventuelle prolongation du délai pour la réponse au sens de l'article 12 de la LInfo A .
Le service compétent communique sa décision au demandeur, avec copie aux Archives cantonales, dans les délais prescrits par la LInfo.
Art. 20 Autres lois applicables (LInfo, art. 15)
La demande est rejetée lorsqu'elle porte sur une oeuvre non divulguée selon l'article 9 de la loi fédérale sur le droit d'auteur du 9 octobre 1992 C , qui est parvenue à l'autorité sans que l'auteur en ait connaissance.
Art. 21
L'autorité rend le demandeur attentif au respect de la loi fédérale sur le droit d'auteur du 9 octobre 1992 (ci-après : LDA) C en matière de reproduction et de citation.
Sauf accord contraire, le document qui constitue une oeuvre protégée ne peut être reproduit qu'à des fins privées, selon l'article 19 LDA.
Les citations d'oeuvres protégées doivent être courtes et doivent mentionner la source et l'auteur, selon l'article 25 LDA.
En vertu de l'article 5 LDA, les décisions, procès-verbaux et rapports qui émanent des autorités ou des administrations publiques ne sont pas des oeuvres protégées.
Art. 22
Le Conseil d'Etat détermine, par voie d'arrêté, les règles applicables à la publication des rapports du Contrôle cantonal des finances.
Art. 23 Intérêts prépondérants (LInfo, art. 16)
Les services de l'Etat consultent dans tous les cas le Service de justice, de l'intérieur et des cultes (ci-après : SJIC)D lorsqu'ils doivent statuer sur l'existence d'un risque d'atteinte notable à la sphère privée selon l'article 16, alinéa 3, lettre a. de la LInfo A .
Le SJIC associe le Secrétariat général du Département des finances à l'examen des questions relatives à l'application de la loi fédérale sur la protection des données E .
Art. 24 Intérêts prépondérants (LInfo, art. 16, al. 2, let. c)
Le travail occasionné à l'autorité peut être considéré comme manifestement disproportionné lorsque celle-ci n'est pas en mesure, avec le personnel et l'infrastructure dont elle dispose ordinairement, de satisfaire à la demande de consultation sans perturber considérablement l'accomplissement de ses tâches.
Art. 25
Avant même de commencer le travail de réponse à la demande, le service compétent en estime l'ampleur.
Si le service arrive à la conclusion que le travail sera manifestement disproportionné, il propose au demandeur de formuler une nouvelle demande, exigeant moins de travail ou lui offre une réponse plus brève ou partielle.
Art. 26 Intérêts prépondérants (LInfo, art. 16, al. 4)
Le service compétent amené à communiquer un document officiel qui concerne essentiellement une personne déterminée et qui ne porte pas notablement atteinte à la sphère privée en informe cette personne au moment de la diffusion.
Art. 27 Secret de fonction et dépositions en justice (LInfo, art. 18 et 19)
L'autorité d'engagement est compétente pour lever le secret de fonction et pour autoriser les dépositions en justice.
En cas de doute, ou lorsqu'elle envisage de refuser de lever le secret de fonction ou d'autoriser une déposition, elle requiert le préavis du Service juridique et législatif.
En cas d'urgence, l'autorisation peut être accordée oralement et doit être confirmée ensuite par écrit.
L'autorisation reste nécessaire après la fin des rapports de travail.
Chapitre IV Médiation et recours
Art. 28 Médiation et recours (LInfo, art. 21)
Toute personne physique ou morale peut saisir la commission restreinte de médiation (ci-après : la commission) d'une requête écrite en y faisant apparaître son identité, l'objet de sa requête et en y joignant la détermination contestée.
Art. 29
Saisie d'une requête, la commission en informe l'autorité concernée ainsi que le Bureau cantonal de médiation administrative.
Art. 30
La commission décide de l'ouverture et de l'ampleur des enquêtes qu'elle estime justifiées.
L'enquête a pour but :
a. de permettre à la commission de connaître les faits;
b. de permettre aux parties de communiquer;
c. de permettre à la commission de se faire une idée de la légalité et de l'opportunité de la mesure critiquée.
Art. 31
La commission a le droit, sans que lui soit opposable le secret de fonction :
a. de requérir en tout temps des renseignements oraux ou écrits et d'exiger l'accès au dossier concernant la personne qui l'a saisie;
b. de s'entretenir avec les personnes dont l'audition est nécessaire;
c. de faire des inspections;
d. de s'adjoindre exceptionnellement des experts pour les affaires dont l'évaluation nécessite des connaissances particulières.
Art. 32
La commission recherche, dans la mesure du possible, avec l'autorité concernée et avec le requérant, une solution de nature à donner satisfaction aux deux parties.
La commission prend position sur la requête dans un délai de trente jours dès réception de la demande de médiation et informe les parties du résultat de son examen.
Art. 33
La procédure de médiation est gratuite.
Art. 34
La commission et le cas échéant les experts prévus à l'article 31, alinéa 1, lettre d) sont tenus de garder le secret sur les informations et les pièces dont ils ont eu connaissance au cours de leurs enquêtes.
Art. 35
La commission est composée de trois membres désignés par le Conseil d'Etat pour chaque nouvelle législature.
Elle doit disposer de bonnes connaissances dans le domaine de la transparence et du fonctionnement des administrations.
Art. 36
La commission remet en principe chaque année un rapport au Conseil d'Etat donnant son appréciation sur l'application de la LInfo A . Elle peut s'appuyer à cette fin sur la Chancellerie d'Etat.
Son rapport est publié.
Chapitre V Dispositions transitoires
Art. 37
Sur proposition des services, la Chancellerie d'Etat dresse la liste des documents mentionnés à l'article 13, dans le délai d'une année dès l'entrée en vigueur du présent règlement.
Art. 38
Le Département des institutions et des relations extérieures est chargé de l'exécution du présent règlement qui entre en vigueur le 1er octobre 2003.