RÈGLEMENT du Conseil de la magistrature
(RCMag)

Le présent règlement a pour objet de définir l'organisation et le fonctionnement du Conseil de la magistrature.

Toute désignation de personne, de statut, de fonction ou de profession utilisée dans le présent règlement s'applique indifféremment aux femmes et aux hommes.

Le Conseil de la magistrature a son siège à Lausanne.

Les organes du Conseil de la magistrature sont le conseil plénier et la présidence.

Par conseil plénier, on entend l'assemblée des membres titulaires du Conseil de la magistrature ou de leur suppléant en cas d'empêchement.

Le conseil plénier a notamment les compétences suivantes :

• a. examiner les rapports annuels de gestion du Tribunal cantonal et les rapports d'activité du Ministère public ;

• b. procéder aux visites annuelles du Tribunal cantonal, du Ministère public et des offices qui en dépendent ;

• c. entendre annuellement une délégation de la Cour administrative du Tribunal cantonal et du Collège des procureurs ;

• d. émettre des recommandations au Tribunal cantonal et au Ministère public aux fins d'améliorer leur organisation et leur fonctionnement ;

• e. faire des propositions au Grand Conseil pour améliorer le fonctionnement de la justice en général ou d'un office en particulier ;

• f. en cas de constat d'un dysfonctionnement grave, informer l'institution concernée et lui impartir un délai pour rétablir la situation, à défaut ouvrir une enquête administrative ;

• g. ouvrir une enquête disciplinaire, prononcer les décisions qui en découlent et décider de leur publication.

Le conseil plénier préavise les candidatures aux postes de juge ou de procureur élu par le Grand Conseil et adopte à cet effet un rapport à l'intention du Grand Conseil.

Le conseil plénier a notamment les compétences suivantes :

• a. adopter le rapport annuel à l'intention du Grand Conseil ainsi que les éventuels rapports à la Cour des comptes et au Contrôle cantonal des finances ;

• b. se déterminer sur le projet de budget de l'OJV conformément à l'article 56a, 1ère phrase, de la loi sur le Grand Conseil (LGC)^D ;

• c. procéder aux échanges de vues avec la Commission chargée de la haute surveillance sur la justice ;

• d. engager le personnel du Conseil de la magistrature pour une durée indéterminée ou supérieure à six mois ;

• e. définir les modalités générales d'information du public sur les activités du Conseil de la magistrature.

Le conseil plénier exerce toutes les compétences que la loi attribue au Conseil de la magistrature et qui ne sont pas attribuées à la présidence.

Le conseil plénier peut déléguer certaines tâches. Il peut notamment :

• a. déléguer les visites annuelles du Tribunal cantonal, du Ministère public et des offices qui en dépendent à certains membres titulaires ou suppléants. Les visites prévues par la loi sont menées au minimum par deux membres élus en des qualités différentes au sens de l'article 5, lettres a à e de la loi sur le Conseil de la magistrature (LCMag)^A ;

• b. déléguer l'audition annuelle des délégations de la Cour administrative du Tribunal cantonal et du Collège des procureurs à certains de ses membres titulaires ou suppléants ;

• c. confier l'instruction d'enquêtes et la préparation de ses décisions à l'un ou plusieurs de ses membres titulaires ou suppléants, ou à une ou plusieurs personne(s) externe(s).

Le conseil plénier est convoqué selon les besoins, en principe une fois par mois, ou si trois de ses membres en font la demande.

Chaque membre assiste aux séances auxquelles il a été régulièrement convoqué.

Les séances ont en principe lieu dans les locaux du Conseil de la magistrature. Il est toutefois possible de tenir une séance par visioconférence ou dans d'autres locaux.

Sauf cas d'urgence, la convocation est envoyée par courrier électronique cinq jours au moins avant la date fixée.

La convocation indique la date, l'heure, le lieu et l'ordre du jour de la séance. Les documents nécessaires sont joints à la convocation ou mis à disposition conformément aux indications figurant sur la convocation.

Le conseil plénier siège et délibère à huis clos.

Le conseil plénier délibère valablement lorsque six de ses membres sont présents. Les objets qui ne sont pas à l'ordre du jour ne peuvent pas faire l'objet d'une décision, à moins que tous les membres soient présents et acceptent d'entrer en matière.

En cas d'urgence ou pour des objets de moindre importance, le conseil plénier peut statuer par voie de circulation, sauf si l'un de ses membres s'y oppose. La circulation se fait par voie électronique. Le conseil plénier prend valablement ses décisions par voie de circulation lorsque six de ses membres y participent.

Les décisions sont prises à la majorité des votants. En cas d'égalité, la présidence dispose d'une voix prépondérante.

Le membre qui est empêché d'assister à une séance, en tout ou partie, en informe immédiatement la présidence, transmet la convocation à son suppléant et lui communique les informations et la documentation utiles. S'il n'est pas en mesure de le faire, la présidence organise la suppléance.

Il est procédé de même en cas de récusation. Si la récusation ne concerne que l'un des points de l'ordre du jour, la suppléance est organisée pour traiter ce point.

Les membres suppléants peuvent être appelés à participer à des visites d'offices ainsi qu'à des enquêtes administratives ou disciplinaires, sur délégation du conseil plénier, même en l'absence de récusation ou d'empêchement d'un ou plusieurs de ses membres.

En dehors des situations visées aux alinéas 1 et 2, les suppléants sont convoqués au conseil plénier, sans voix délibérative, pour traiter les points de l'ordre du jour pour lesquels ils se sont vu déléguer une tâche.

Un procès-verbal est tenu lors de chaque séance. Il mentionne le lieu, la date et la durée de la séance, les présences, les objets discutés, les décisions prises ainsi que les résultats des votes.

A la demande de l'un des membres, le procès-verbal mentionne également tout ou partie des avis exprimés, sous une forme succincte.

Le procès-verbal est signé par son auteur et par la présidence.

La présidence a notamment les attributions suivantes :

• a. veiller à la bonne marche du Conseil de la magistrature et à l'exécution de ses décisions ;

• b. convoquer les séances plénières du Conseil de la magistrature, proposer leur ordre du jour et diriger les délibérations ;

• c. gérer les affaires courantes et prendre les mesures nécessaires en cas d'urgence ;

• d. prendre les mesures d'organisation de la surveillance administrative par le conseil plénier (demandes de documents, organisation des visites d'office et des auditions) ;

• e. prendre les mesures provisionnelles en matière disciplinaire et rendre les décisions de non-entrée en matière sur les dénonciations manifestement infondées ;

• f. préparer les décisions et rapports du Conseil de la magistrature ;

• g. assurer la représentation du Conseil de la magistrature vis-à-vis des autorités et des tiers ;

• h. assurer l'information du public sur l'activité du Conseil de la magistrature ;

• i. établir le projet de budget et les comptes annuels du Conseil de la magistrature en collaboration avec le département en charge des institutions^E ;

• j. exercer les compétences que la législation sur le personnel attribue aux chefs de service ;

• k. engager le personnel du Conseil de la magistrature pour une durée déterminée jusqu'à six mois.

Elle peut déléguer ponctuellement certaines tâches à des membres titulaires ou suppléants du Conseil de la magistrature.

La présidence informe régulièrement le conseil plénier de son activité.

La présidence signe les actes du Conseil de la magistrature. Elle vise les factures ainsi que les listes de frais et les autres documents nécessitant une double signature avec le secrétaire juriste.

En cas d'empêchement, la vice-présidence supplée la présidence.

Le secrétariat juridique assiste la présidence et les délégations de membres ou de personnes externes dans l'accomplissement de leurs tâches pour le Conseil de la magistrature.

Il signe certains documents sur délégation de la présidence et tient en règle générale les procès-verbaux du conseil plénier.

Il assiste aux visites des autorités judiciaires et du Ministère public, collabore à l'instruction des dénonciations et des plaintes. Il participe à la rédaction des rapports et décisions du Conseil de la magistrature.

Il vise, avec la présidence, les factures et listes de frais, ainsi que les autres documents pour lesquels une double signature est nécessaire.

Il participe à l'élaboration du budget et à la tenue des comptes.

Il dirige le secrétariat administratif par délégation.

Le secrétariat assure notamment la mise en forme des rapports et décisions ainsi que de la correspondance du Conseil.

Il prépare la documentation pour les séances.

Il veille à la conservation et à l'archivage des dossiers.

Il tient à jour les publications sur le site internet du Conseil, en particulier la liste des membres du Conseil et les décisions disciplinaires.

Il assure la suppléance du secrétariat juridique.

Le personnel du secrétariat est soumis à la loi sur le personnel de l'Etat de Vaud (LPers)^F.

L'exercice d'une autre fonction publique ou d'une activité accessoire est soumis à autorisation lorsqu'en raison de sa nature, cette fonction ou activité comporte un risque de conflit d'intérêts. Peuvent notamment comporter un tel risque les fonctions ou activités au sein de l'Ordre judiciaire ou du Ministère public, du Grand Conseil ou dans un service de l'administration cantonale en lien avec l'activité des tribunaux ou du Ministère public, ou encore en lien avec une organisation active politiquement.

L'employé informe la présidence des situations qui pourraient nécessiter une autorisation.

Le Conseil de la magistrature exerce la surveillance par :

• a. l'examen des rapports annuels du Tribunal cantonal et du Ministère public ;

• b. l'audition annuelle d'une délégation de la Cour administrative du Tribunal cantonal et du Collège des procureurs ;

• c. les visites annuelles du Tribunal cantonal, du Ministère public et des offices qui en dépendent ;

• d. le traitement des dénonciations concernant le fonctionnement d'un office judiciaire ou du Ministère public.

Si cela s'avère nécessaire, il peut, après en avoir informé l'institution concernée :

• a. procéder à l'audition des membres ou du personnel de l'Ordre judiciaire ou du Ministère public ;

• b. consulter tous documents utiles à l'exercice de ses missions, pour autant qu'aucun intérêt public ou privé prépondérant ne s'y oppose.

Le conseil plénier examine les rapports annuels du Tribunal cantonal et du Ministère public. Il peut demander des documents complémentaires.

Le conseil plénier entend une délégation de la Cour administrative du Tribunal cantonal et une délégation du Collège des procureurs. Le cas échéant, il désigne les membres qui procéderont à l'audition.

La présidence, avec l'appui du secrétariat, organise l'audition. En cas de délégation de l'audition à certains membres du Conseil de la magistrature, l'un d'entre eux est chargé de cette tâche, avec l'appui du secrétariat.

Chaque année, le conseil plénier décide quels offices il entend visiter et, le cas échéant, à quels membres il entend déléguer cette tâche.

Le conseil plénier fixe les thèmes qu'il souhaite voir aborder lors de ces visites. Les offices concernés en sont informés avant la visite, de même que la Cour administrative du Tribunal cantonal ou le Collège des procureurs. Cas échéant, la composition de la délégation chargée de la visite est également communiquée.

La visite fait l'objet d'un rapport qui est soumis à l'office concerné pour détermination.

La présidence, avec l'appui du secrétariat, organise la visite, informe les offices concernés et leur soumet le rapport pour détermination.

Si le conseil plénier constate des dysfonctionnements graves, il en informe l'institution concernée. Il recueille en principe ses déterminations et lui fixe un délai pour rétablir la situation.

Si à l'échéance de ce délai, les dysfonctionnements graves persistent, le conseil plénier peut ordonner une enquête pour élucider les faits. Il charge un ou plusieurs membres titulaires ou suppléants du Conseil de la magistrature, ou une ou plusieurs personne(s) externe(s) de mener l'enquête et d'établir un rapport à son intention.

Si cela est indispensable, l'enquêteur ou les enquêteurs peuvent consulter les dossiers d'affaires judiciaires en cours ou classées, pour autant qu'aucun intérêt public ou privé prépondérant ne s'y oppose. Sur requête de l'institution concernée, le conseil plénier examine s'il maintient la demande de consultation ou s'il y renonce.

Le Conseil de la magistrature peut émettre des recommandations à l'intention du Tribunal cantonal et du Ministère public aux fins d'améliorer leur organisation et leur fonctionnement, dans le respect de l'autonomie dont ils bénéficient.

Le Conseil de la magistrature peut faire des propositions au Grand Conseil pour améliorer le fonctionnement de la justice d'une manière générale ou d'un office en particulier. Il le fait en règle générale dans son rapport annuel.

Le Conseil de la magistrature exerce la surveillance disciplinaire sur tous les membres des autorités judiciaires, y compris les juges assesseurs, et sur les membres du Ministère public.

Il se saisit d'office ou sur dénonciation.

La présidence reçoit les dénonciations et en accuse réception en informant l'auteur qu'il peut, sur demande, être informé de la suite donnée à sa dénonciation.

Elle examine si une détermination du magistrat concerné est nécessaire. Si tel est le cas, elle informe le magistrat et l'invite à se déterminer.

Si la dénonciation est manifestement sans fondement, la présidence refuse d'entrer en matière et informe le conseil plénier. Elle informe le dénonciateur s'il en a fait la demande ou si cela paraît opportun. Elle informe en règle générale le magistrat concerné même s'il n'a pas encore été avisé de la dénonciation ; elle peut y renoncer pour des motifs d'opportunité.

Le conseil plénier peut prononcer un avertissement s'il estime que la dénonciation est téméraire et, en cas de récidive, infliger au dénonciateur l'amende prévue dans la loi sur la procédure administrative (LPA-VD)^G.

Si la dénonciation n'est pas manifestement mal fondée, la présidence en informe le conseil plénier, qui statue sur l'ouverture d'une enquête disciplinaire.

La présidence prend les mesures provisionnelles nécessaires et peut notamment suspendre le membre de l'autorité judiciaire ou du Ministère public concerné lorsque la bonne marche de la justice l'exige.

Si le conseil plénier décide d'ouvrir une enquête disciplinaire, il en informe le membre de l'autorité judiciaire ou du Ministère public concerné ainsi que l'autorité dont celui-ci dépend. Il peut demander au magistrat concerné de se déterminer par écrit sur les faits qui lui sont reprochés.

Si les faits dénoncés sont contestés, le conseil plénier désigne un ou plusieurs membre(s) titulaire(s) ou suppléant(s) et/ou une ou plusieurs personnes externe(s), qu'il charge de mener l'enquête. Il en informe le magistrat concerné.

Le rapport d'enquête est transmis au conseil plénier. La présidence le notifie au membre de l'autorité judiciaire ou du Ministère public concerné pour détermination. Le membre de l'autorité judiciaire ou du Ministère public peut demander son audition par le conseil plénier.

Après réception du rapport, le conseil plénier peut ordonner des mesures d'instruction complémentaires.

Le Conseil de la magistrature notifie sa décision au membre de l'autorité judiciaire ou du Ministère public concerné et en informe la Cour administrative du Tribunal cantonal, respectivement le Collège des procureurs. Il informe le dénonciateur de la suite donnée à sa dénonciation si cela paraît opportun ou si le dénonciateur en a fait la demande.

Lorsqu'un poste de magistrat du Tribunal cantonal ou du Ministère public est mis au concours par le Grand Conseil, la présidence vérifie les conditions d'éligibilité des candidats et organise les auditions par le conseil plénier. Elle met les dossiers de candidature à disposition du conseil plénier.

Après avoir entendu les candidats, le conseil plénier établit son préavis et adopte un rapport à l'intention du Grand Conseil. Le préavis est motivé et communiqué aux candidats. Ces derniers peuvent retirer leur candidature dans un délai de cinq jours.

Le rapport à l'intention du Grand Conseil mentionne, de manière anonyme et sans autre précision, les candidatures qui ont été présentées et retirées.

Le Conseil de la magistrature préavise, dans un rapport au Grand Conseil, les réélections de magistrats du Tribunal cantonal ou du Ministère public. Il indique dans son préavis si une sanction disciplinaire a été prononcée à l'encontre du magistrat depuis la dernière élection ou si une procédure disciplinaire est en cours.

Le conseil plénier entend les magistrats concernés s'il envisage de rendre un préavis négatif.

Le Conseil de la magistrature adresse au Grand Conseil un rapport d'activité annuel exposant son activité de surveillance administrative et disciplinaire pour l'année écoulée, en veillant à ce que l'identité des personnes sanctionnées ou mises en cause dans une procédure disciplinaire ne puisse pas être reconnue par le public.

Lorsque le rapport d'activité renseigne sur le résultat d'une enquête, les représentants des autorités et, le cas échéant, les personnes concernées peuvent demander que leurs déterminations soient consignées.

Si le Grand Conseil institue une commission d'enquête parlementaire en raison de faits graves survenus dans l'administration de la justice, le Conseil de la magistrature établit un rapport à son intention. La procédure prévue à l'article 22 est applicable par analogie.

Si le Conseil de la magistrature constate dans l'exercice de ses fonctions des problèmes de gestion financière ou de performance au sein du Tribunal cantonal ou du Ministère public, il en informe la Cour des Comptes et le Contrôle cantonal des finances.

Les membres du Conseil de la magistrature et du secrétariat sont tenus au secret de fonction.

Ils sont en outre tenus à la discrétion sur les faits qui ne sont pas soumis au secret de fonction. Ils respectent notamment les compétences de la présidence en matière d'information du public et de représentation du Conseil de la magistrature vis-à-vis des autorités.

Le Conseil de la magistrature peut lever le secret de fonction de ses membres lorsque les circonstances le justifient.

Le Conseil de la magistrature statue sur les demandes de récusation concernant l'un ou plusieurs de ses membres.

Les membres concernés ne participent pas à la décision. A moins que la demande soit manifestement sans fondement, ils se font remplacer par leur suppléant.

Le Tribunal neutre statue sur les demandes de récusation concernant l'ensemble ou la majorité des membres du Conseil de la magistrature.

Chaque membre du Conseil de la magistrature informe la présidence en cas de doute sur un motif de récusation.

Pour le surplus, la LPA-VD est applicable par analogie.

Le membre récusé ne participe pas aux délibérations et ne reçoit pas la documentation relative à l'affaire en question.

Les règles de récusation sont applicables, par analogie, au secrétariat juridique.

Le Conseil de la magistrature est chargé de l'exécution du présent règlement qui entre en vigueur le 1er mai 2023.