LOI sur l'état civil
(LEC)

La présente loi a notamment pour objet :

• a. de désigner les autorités compétentes en matière d'état civil et leur champ d'activité ;

• b. de définir les principes d'organisation de l'état civil vaudois ;

• c. de réglementer les rapports de service des officiers de l'état civil et des autres personnes employées à l'état civil ;

• d. de régler la surveillance de l'état civil.

Le canton de Vaud forme un seul arrondissement d'état civil, désigné « office de l'état civil du canton de Vaud », dont le siège est à Lausanne.

Le Conseil d'Etat édicte les dispositions d'exécution du droit fédéral et du droit cantonal.

Le règlement précise, notamment, les aspects suivants :

• a. l'organisation des autorités cantonales d'état civil ;

• b. l'engagement et la formation des officiers de l'état civil et du personnel employé à l'état civil ;

• c. la gestion des activités relevant de l'état civil ;

• d. la surveillance des opérations et des activités relatives à l'état civil ;

• e. la conservation des pièces justificatives et l'archivage des registres.

Le service en charge de l'état civil^D (ci-après : le service) est l'autorité cantonale de surveillance compétente au sens de l'article 45 du Code civil^A (CC).

Il exerce les attributions que le Code civil^A et l'ordonnance fédérale sur l'état civil^B (OEC) réservent à cette autorité, notamment :

• a. il exerce la surveillance sur l'office de l'état civil et procède aux inspections nécessaires ;

• b. il assiste et conseille les officiers de l'état civil ;

• c. il collabore à la tenue du registre électronique et aux procédures liées à l'enregistrement des déclarations et des événements d'état civil ;

• d. il décide de la reconnaissance et de la transcription des actes et des faits d'état civil survenus à l'étranger et des décisions relatives à l'état civil prises par des autorités étrangères ;

• e. il procède à l'engagement des personnes employées dans le domaine de l'état civil ;

• f. il assure la formation et le perfectionnement des officiers de l'état civil et des personnes employées par l'autorité cantonale de surveillance ;

• g. il pourvoit à la conservation des données des registres conventionnels tenus sur papier ou sous forme électronique depuis 1876 selon l'article 6a, al. 1 OEC et des pièces justificatives ;

• h. il assure l'archivage des registres ;

• i. il intente les actions en constatation d'état civil et les actions en inscription, en rectification ou en radiation de données litigieuses relatives à l'état civil (art. 42 CC).

Le département en charge de l'état civil^D est l'autorité compétente pour :

• a. autoriser un changement de nom et de prénom (art. 30, al. 1 CC) ;

• b. prononcer l'adoption (art. 268 CC).

Les officiers d'état civil sont engagés par le service et soumis à la législation sur le personnel de l'Etat^EFde Vaud sous réserve de l'alinéa 2 et des règles spécifiques prévues par la législation fédérale.

Le service peut poser des conditions supplémentaires à la fonction d'officier d'état civil, à la formation et à la prise en charge de la formation de base (art. 4, al. 6 OEC).

Les officiers de l'état civil ainsi que les collaborateurs de l'office et de l'autorité de surveillance de l'état civil exécutent les tâches qui leur incombent en vertu du droit fédéral.

Le service prévoit des salles communales où les mariages peuvent être célébrés.

Les salles précitées sont aménagées aux frais de la commune où elles sont situées, dans un bâtiment communal qui se prête à cet usage. Elles doivent être agréées par le service.

La célébration des mariages peut aussi avoir lieu dans des salles particulières préalablement agréées par le service conformément à l'art. 1a, al. 4 OEC.

Le service règle les heures de célébration des mariages.

Les décisions et les actes étrangers concernant l'état civil doivent en principe être des documents originaux, complets et actuels.

L'officier ainsi que le collaborateur de l'autorité de surveillance peuvent accorder des exceptions à l'obligation, prévue à l'art. 3, al. 4 OEC, d'accompagner d'une traduction certifiée les actes dressés dans une autre langue que les langues officielles suisses.

L'autorité cantonale de surveillance peut demander l'examen de l'authenticité des décisions ou des actes d'état civil étrangers et leur légalisation par la représentation suisse compétente.

L'autorité compétente pour recevoir l'annonce de la découverte d'un enfant de filiation inconnue au sens de l'article 38, al. 1 OEC est le syndic de la commune sur le territoire duquel l'enfant est trouvé.

Le syndic procède à l'annonce de naissance à l'office de l'état civil du canton de Vaud dans le délai de trois jours, en se conformant à l'article 38 OEC.

La demande d'adoption et de changement de nom et de prénom est adressée par écrit au département qui peut prendre les mesures d'instruction nécessaires.

Le département peut procéder à une enquête. S'il prévoit de rejeter la requête, il doit entendre le requérant au préalable.

En cas de décision favorable, le département s'assure que les communications prévues aux articles 49, alinéa 1, lettre b et 49a, alinéa 1, lettre b OEC et, cas échéant, les communications prévues par le droit cantonal, sont effectuées.

Les décisions de l'office de l'état civil peuvent faire l'objet d'un recours à l'autorité cantonale de surveillance, sous réserve de l'alinéa 2.

Si l'autorité cantonale de surveillance a, dans un cas d'espèce, prescrit à l'office de l'état civil de prendre une décision ou lui a donné des instructions sur le contenu de cette décision, le recours s'exerce au Tribunal cantonal.

L'autorité compétente pour poursuivre et juger les contraventions conformément à l'article 91 OEC^B est le préfet. La procédure est réglée par la loi du 19 mai 2009 d'introduction du Code de procédure pénale suisse^G.

Les autorités vaudoises de l'état civil peuvent traiter les données personnelles et les pièces justificatives d'état civil nécessaires à l'accomplissement de leurs tâches légales et à l'enregistrement des personnes et des événements d'état civil dans le registre de l'état civil électronique par un système de gestion électronique des dossiers (GED).

La protection, la sécurité et la conservation des données concernant l'état civil contenues dans le GED sont régies par le droit fédéral.

Le service perçoit les émoluments, les frais et les débours pour les opérations d'état civil effectuées par les officiers de l'état civil et l'autorité cantonale de surveillance selon la législation fédérale.

Le département perçoit, pour ses domaines de compétence propre, les émoluments suivants :

• a. Prononcé d'adoption : Fr. 400.-- à Fr. 2'000.--

• b. Autorisation de changer de nom ou prénom : Fr. 150.-- à Fr. 2'000.--

En plus des émoluments prévus à l'alinéa premier, le département peut percevoir un émolument de 75 francs par demi-heure pour les frais spéciaux.

Les frais spéciaux comprennent notamment les frais de recherche, d'étude, d'instruction, d'expertise, d'inspection locale, de communication de dossier ou de renseignements, de recherche dans les archives ou pour d'autres opérations analogues non spécialement prévues, ainsi que les débours (frais de port, téléphone, frais de consultation, de copies de dossier, etc.) liées à des procédures ou à des demandes particulières.

Le département peut exiger le dépôt préalable d'une avance de frais équivalente aux émoluments, frais spéciaux et débours.

La dispense de payer tout ou partie des émoluments, frais spéciaux et débours peut être accordée dans les cas d'indigence dûment constatés.

La loi sur l'état civil du 25 novembre 1987 est abrogée.

La présente loi est soumise à l'approbation de la Confédération (art. 49 al. 3 CC).

Le Conseil d'Etat est chargé de l'exécution de la présente loi. Il en publiera le texte conformément à l'article 84 alinéa 1, lettre a, de la Constitution cantonale et en fixera, par voie d'arrêté, la date d'entrée en vigueur.