Verordnung über die Bearbeitung besonderer Personendaten

Die Organisationseinheiten der Stadtverwaltung dürfen Personendaten einschliesslich besonderer Personendaten im Sinn von § 3 IDG bearbeiten oder bearbeiten lassen, sofern und soweit dies zur Durchführung der ihnen durch ein Gesetz zugewiesenen Aufgaben erforderlich ist. Gesetzliche Spezialbestimmungen über die Bearbeitung von Personendaten bleiben vorbehalten.

Für die Bearbeitung von besonderen Personendaten in den nachfolgend aufgelisteten Informationsbeständen werden je das hauptsächlich verantwortliche Organ, der Zweck der Datenerhebung, die zulässigen Datenkategorien sowie die Art und Weise der Datenbearbeitung festgelegt und wie folgt vorgeschrieben:

• a. Einbürgerungsunterlagen:

• 1. Verantwortliches Organ: Stadtkanzlei Winterthur

• 2. Zweck der Datenerhebung: Überprüfung der Einbürgerungsvoraussetzung der wirtschaftlichen Selbsterhaltungsfähigkeit

• 3. Datenkategorien: Informationen und Dokumente über Einkommen oder Vermögen der gesuchstellenden Personen, Betreibungsregisterauszüge, Informationen über Steuerausstände und Fürsorgeleistungen

• 4. Art und Weise der Datenbearbeitung: Beschaffung der Unterlagen bei den gesuchstellenden Personen oder bei anderen städtischen Stellen

• b. Gesuche an städtische Fonds im Zuständigkeitsbereich des Departements Soziales (DSO)

• 1. Verantwortliches Organ: Departementssekretariat DSO

• 2. Zweck der Datenerhebung: Prüfung von Beitragsgesuchen

• 3. Datenkategorien: Informationen zur persönlichen/gesundheitlichen Situation und Dokumente über Einkommen oder Vermögen der gesuchstellenden Personen (Budget, Bankauszüge), Rechnungen Dritter

• 4. Art und Weise der Datenbearbeitung: Beschaffung der Unterlagen bei den gesuchstellenden Personen und Organisationen oder bei anderen städtischen Stellen

• c. Beiträge im Gesundheits- und Altersbereich (Pikettentschädigung Hebammen)

• 1. Verantwortliches Organ: Departementssekretariat DSO

• 2. Zweck der Datenerhebung: Überprüfung der an die Stadt gestellten Rechnungen, Verhinderung mehrfacher Verrechnung

• 3. Datenkategorien: Rechnungen, Angaben zu den Kundinnen der Hebammen

• 4. Art und Weise der Datenbearbeitung: Beschaffung der Unterlagen, Überprüfung der Angaben, Ablage der Rechnungen

• d. Klientendossiers gesetzliche Mandate (Gesetzlicher Betreuungsdienst)

• 1. Verantwortliches Organ: Gesetzlicher Betreuungsdienst (GBD)

• 2. Zweck der Datenerhebung: Dokumentation zur Führung von Beistandschaften (Mandate nach ZGB und SHG)

• 3. Datenkategorien: Dokumente mit persönlichen, finanziellen oder behördlichen Daten über die zu betreuende Person (Gesundheitsdaten, Bankbelege, Verträge, Beschlüsse, Urkunden etc.)

• 4. Art und Weise der Datenbearbeitung: Berichte verfassen (inkl. Rechenschaftsbericht für auftragserteilende Behörde [KESB] sowie freiwillig mit Beratungsvertrag für SHG-Fälle), Auskünfte einholen, Verhandlungen mit Vertragspartnern oder Behörden führen, Datenaustausch mit verschiedenen Stellen, Bearbeitung, Weiterleitung und Pflege des gesamten Datenmaterials der zu betreuenden Person.

• e. Dossiers der privaten Mandatsträgerinnen und -träger (Kindes- und Erwachsenenschutzbehörde; KESB)

• 1. Verantwortliches Organ: Fachstelle für Private Mandate

• 2. Zweck der Datenerhebung: Dokumentation zur Bewirtschaftung und Kontrolle der Daten über die privaten Mandatsführer/innen. Ziel: Angepasster Einsatz des/der privaten Mandatsträgers/in

• 3. Datenkategorie: Personaldossiers

• 4. Art und Weise der Datenbearbeitung: Verwalten und Bearbeiten (Aktualisierung) der Daten

Diese Verordnung tritt unmittelbar mit Rechtskraft des Erlassbeschlusses in Kraft.