Allgemeine Vorgaben zu den Betreiberaufträgen im Mietermodell, Festsetzung

A. Gegenstand Nutzungsgegenstand sind die Immobilien, die im Eigentum des Kantons sind und die der Kanton von Dritten mietet, damit die Direktion ihren gesetzlichen Auftrag erfüllen kann (Geltungsbereich des Mietermodells gemäss § 40a OG RR und § 1 ImV). Das Immobilienamt bestimmt zusammen mit der jeweiligen Direktion für die von ihr genutzten Immobilien bzw. Flächen die zuständigen Betreiber (§ 36 Abs. 1 ImV). Ist wegen besonderer Umstände (z. B. Sicherheitsaspekte) eine Aufteilung des Betriebs innerhalb eines Objekts auf mehrere Betreiber notwendig, legt das Immobilienamt mit den betroffenen Direktionen einen Hauptbetreiber und den oder die Nebenbetreiber fest. Die von dem jeweiligen Betreiber zu betreibenden Immobilien werden in einem Immobilienverzeichnis, das Teil des Betreiberauftrags ist, festgehalten. Es enthält jeweils pro kleinste Einheit insbesondere die folgenden Informationen: – Objektbezeichnung, Objektnummer AOID (Architektonische Objekt-­ ID), Adresse – Spezifikation nach Eigentum/Miete – Fläche in m² (i. d. R. Hauptnutzfläche) – Nutzer/in der Fläche (i. d. R. Amt, Anstalt, Betrieb) Die Leistungsmatrix orientiert sich am Prozess- und Leistungsmodell (ProLeMo) der IFMA Schweiz (International Facility Management Association). Sie zeigt auf, für welche Leistungen bzw. Prozesse die Auftragspartner die Durchführungsverantwortung, die Entscheidungskompetenz oder eine Mitarbeit wahrzunehmen haben. Die kantonalen Vorgaben für Immobilien, insbesondere die Immobilienstrategie des Kantons Zürich (vgl. RRB Nr. 901/2017) und Standards, sind einzuhalten bzw. umzusetzen.

B. Aufgaben des Immobilienamts Übergeordnetes Qualitätsmanagement Das Immobilienamt prüft jährlich die Budget- und KEF-Planung des Betreibers für die beauftragten Leistungen und bestätigt diese jeweils für das kommende Budgetjahr als Grundlage für die Vergütung durch das Immobilienamt. Es kann dazu bei Bedarf weiterführende Informationen vom Betreiber fordern. Das Immobilienamt führt in der Regel alle zwei Jahre ein Audit bezüglich der Umsetzung der Leistungen des Betreibers in ausgewählten Immobilien durch. Das Audit umfasst die Begehung vor Ort und eine stichprobenartige Prüfung insbesondere der Leistungsverzeichnisse Unterhaltsreinigung einschliesslich Reinigungskalkulation sowie der Unterhalts- und Überwachungsplanung des Betreibers. Im Rahmen der Audits werden mögliche Optimierungsmassnahmen bezüglich der Leistungserbringung und Zusammenarbeit besprochen und angestossen. Das Immobilienamt führt in der Regel einmal innerhalb der vierjährigen Laufzeit des Betreiberauftrags eine Nutzerumfrage durch. Die Resultate werden dem Betreiber und den Nutzenden zur Verfügung gestellt. Vorlagen und Vorgaben Das Immobilienamt stellt dem Betreiber Applikationen und Mustervorlagen für die Leistungsverzeichnisse Unterhaltsreinigung einschliesslich Reinigungskalkulation, die Unterhalts- und Überwachungsplanung sowie für die Budget- und KEF-Planung zur Verfügung und berät den Betreiber bei Bedarf. Das Immobilienamt kann im Rahmen seiner eigentümerseitigen Aufsichtspflicht und seiner Kompetenzen Vorgaben für den Betrieb der Immobilien (insbesondere Richtlinien, koordinierte Beschaffung, Qualitätsmanagement) und die Kostenerfassung bestimmen und stellt diese dem Betreiber zur Verfügung. Koordinierte Beschaffung und zentrale Dienstleistungen Das Immobilienamt ist für die koordinierte Beschaffung von Dienstleistungen und Güter der Bewirtschaftung zuständig (Lead Buyer). Es schliesst mit Dritten entsprechende Rahmenverträge ab und stellt sicher, dass dem Betreiber die notwendigen Informationen zur Erfüllung seiner diesbezüglichen Bezugspflicht zur Verfügung stehen (§§ 40 und 41 ImV). Das Immobilienamt stellt einen zentralen Kundendienst zur Verfügung, der durch den Betreiber genutzt werden kann. Das Immobilienamt erbringt die Einrichtungs- und Umzugsplanung für Bürobauten sowie die Durchführung von Umzügen zentral für die

Direktionen. Für diese Leistungen besteht Bezugspflicht; ausgenommen sind die selbstständigen öffentlich-rechtlichen Anstalten. Im Falle von

Gesamtumzügen innerhalb eines geschlossenen Areals mit mehreren Nutzungsarten und einem untergeordneten Anteil an Büronutzung kann in Absprache mit dem Immobilienamt von dieser Bezugspflicht abgewichen werden (Ausnahme gemäss § 41 Abs. 2 ImV). Stammdatenpflege Das Immobilienamt stellt dem Betreiber die Immobilienstammdaten zur Verfügung und hält die Stammdaten der Gebäude und technischen Anlagen beruhend auf den Meldungen der Betreiber aktuell (§ 4 Abs. 1 und 3 ImV). Es legt fest, welche Daten zu den Immobilienstammdaten zählen und stellt für die Meldung von Veränderungen ein Meldesystem zur Verfügung. Planungs- und baubegleitendes Facility-Management Das Immobilienamt bringt sich nach Bedarf als Fachexperte des planungs- und baubegleitenden Facility-Managements in baulichen Projekten ein und nimmt entsprechend Einsitz in die Projektorganisation. Das Immobilienamt kann den Betreiber dazu beiziehen. Bewilligung räumlicher Massnahmen mit aktivierbaren Kosten gemäss § 15 ImV Das Immobilienamt prüft vom Betreiber beantragte räumliche Massnahmen mit aktivierbaren Kosten bis je höchstens Fr. 150 000 auf ihre Konformität mit § 15 ImV, die Finanzierbarkeit und gegenüber bereits regulär geplanten räumlichen Massnahmen, insbesondere der Instandsetzungsplanung (zum Begriff «räumliche Massnahme» vgl. § 2 lit. c ImV). Das Immobilienamt gibt die beantragten Mittel bei positiver Prüfung zeitnah frei.

C. Aufgaben des Betreibers Betreiberverantwortung Der Betreiber ist für die Planung und Umsetzung der Betriebsleistungen für die Immobilien gemäss Betreiberauftrag zuständig. Er ist im Rahmen des Betriebs für die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben, einschlägigen Normen sowie Richtlinien (z. B. Brandschutzrichtlinien, Richtlinien der Eidgenössischen Koordinationskommission für Arbeitssicherheit und des Arbeitskreises Maschinen- und Elektrotechnik staatlicher und kommunaler Verwaltungen) verantwortlich und hält die behördlichen und arbeitsrechtlichen Vorgaben ein. Der Betreiber ergreift im Rahmen seiner Betreiberverantwortung und Kompetenz alle erforderlichen und zumutbaren Massnahmen, um die Gefahren für Leib, Leben oder Eigentum zu vermeiden oder zu verringern und dokumentiert diese. Ihm obliegt es, ein mögliches Haftungsrisiko nach Art. 58 OR abzuwenden.

Betriebsplanung und -führung Der Betreiber plant die konkreten Betriebsleistungen und hält diese in den Leistungsverzeichnissen Unterhaltsreinigung sowie der Unterhalts- und Überwachungsplanung fest. Diese Dokumente werden durch ihn regelmässig geprüft, bei Bedarf aktualisiert und im Rahmen der Audits zur Verfügung gestellt. Der Betreiber ist für die Qualitätssicherung seiner Betriebsleistungen zuständig. Er erläutert dem Immobilienamt die Betriebsplanung und -führung anlässlich der Audits. Der Betreiber erstellt bzw. aktualisiert jährlich die Budget- und KEF-­ Planung zum Betreiberauftrag und reicht diese jeweils vor der Ersteingabe des KEF und Budgetentwurfs an das Immobilienamt ein. Die Budget- und KEF-Planung umfasst die Kosten für die Betriebsleistungen gemäss Betreiberauftrag für jeweils vier Jahre. Der Betreiber führt die Betriebsleistungen wirtschaftlich, umweltfreundlich und unter Berücksichtigung von denkmalpflegerischen Anforderungen aus. Er sorgt damit für eine gute Gebrauchstauglichkeit, nutzungsgerechte Funktionalität, die Sicherheit und den Werterhalt der Immobilien einschliesslich der zugehörigen technischen Anlagen sowie für eine grosse Zufriedenheit der Nutzenden. Personal und Arbeitsmittel Der Betreiber stellt das für die Leistungserbringung erforderliche, qualifizierte Personal und koordiniert alle Aktivitäten, die zur Leistungserbringung nötig sind. Er kann ihm beauftragte, einzelne Betriebsleistungen Dritten übertragen (§ 39 ImV). Er beauftragt diese eigenverantwortlich und vergütet deren Leistungen direkt. Der Betreiber sorgt dafür, dass diese Subunternehmer über entsprechende Qualifikationen verfügen und dass sie sämtliche gesetzlichen Bestimmungen und arbeitsrechtlichen Vorschriften einhalten. Der Betreiber ist zuständig für die Beschaffung von sämtlichen zur Erfüllung der vereinbarten Leistungen notwendigen Geräte, Werkzeuge, Materialien, Hilfs- und Verbrauchstoffe. Bezug mittels Rahmenverträgen Die seitens des Immobilienamts als Lead Buyer Bewirtschaftung zentral beschafften Dienstleistungen und Güter bezieht der Betreiber anhand der entsprechenden Rahmenverträge (Bezugspflicht gemäss § 41 Abs. 1 ImV, ausgenommen sind die selbstständigen öffentlich-rechtlichen Anstalten gemäss § 41 Abs. 3 ImV). Der Betreiber meldet dem Immobilienamt Optimierungsmöglichkeiten bezüglich der Rahmenverträge bzw. deren Dienstleistungen und Güter.

Kommunikation und Meldepflicht Der Betreiber ist die Ansprechstelle für alle betrieblichen Anliegen der Nutzenden (z. B. Störungen, Mängel). Die Nutzenden richten diese direkt an ihn oder nutzen den zentralen Kundendienst des Immobilienamts, der die Anfragen an den Betreiber weiterleitet. Der Betreiber bearbeitet die Anfragen und zieht bei Bedarf das Immobilienamt bei. Der Betreiber bestätigt dem Immobilienamt jährlich die Aktualität der Stammdaten der von ihm betriebenen Immobilien und meldet Änderungen laufend (vgl. § 4 Abs. 3 ImV), damit die Aktualität der Daten zentral gewährleistet werden kann. Der Betreiber meldet Mängel innerhalb der Rügefrist von fünf Jahren sofort nach der Feststellung dem Bauherrenvertreter. Nach Ablauf der Rügefrist von fünf Jahren festgestellte Mängel oder Defekte, welche die Gebrauchstauglichkeit, Gebäudesicherheit, die Einsatzbereitschaft von Bauteilen und Haustechnikanlagen betreffen, Folgeschäden oder grosse Auswirkungen auf die Kosten zur Folge haben können, meldet der Betreiber umgehend dem Facilitymanager, sofern er sie nicht im Rahmen der eigenen Kompetenzen beheben kann. Sachbeschädigung und Missachtung gerichtlicher Verbote Bei Sachbeschädigungen und Missachtung gerichtlicher Verbote obliegt es dem Betreiber, bei Bedarf die Strafanzeige und gegebenenfalls den Strafantrag einzureichen. Ist ein Strafantrag notwendig, wird der Kanton dabei durch den Betreiber vertreten, welcher für die Fristeinhaltung und Schadenabwicklung verantwortlich ist. Planungs- und baubegleitendes Facility-Management Der Betreiber unterstützt und berät das Immobilienamt im planungs- und baubegleitenden Facility-Management einzelner Projekte. Räumliche Massnahmen mit aktivierbaren Kosten gemäss § 15 ImV Der Betreiber kann – neben seiner Kompetenz für die Betriebsleistungen (nicht aktivierbare Kosten) und vorbehältlich direktionsinterner Beschränkungen – räumliche Massnahmen mit aktivierbaren Kosten von je Fr. 50 000 bis höchstens Fr. 150 000 direkt beim Immobilienamt beantragen und bei dessen Bewilligung umsetzen. Die Bedingungen gemäss § 15 Abs. 1 lit. a und b ImV, wonach kein baurechtliches Bewilligungsverfahren erforderlich und kein Schutzobjekt betroffen sein darf, sind seitens des Betreibers vor der Beantragung beim Immobilienamt zu prüfen und einzuhalten. Der Betreiber kann für die Umsetzung der räumlichen

Massnahme Dritte oder das Hochbauamt beauftragen. Ist der Beizug von Fachplanenden notwendig, ist das Hochbauamt zu beauftragen (vgl. § 15 Abs. 2 ImV). Der Betreiber ist zuständig für die zeitgerechte Information der betroffenen Direktion/Nutzenden über diese Massnahmen.

Der Betreiber verantwortet die vorgabenkonforme Umsetzung und Abrechnung dieser Massnahmen. Er informiert das Immobilienamt über den Abschluss bzw. relevante Verzögerungen der Umsetzung. Mögliche Kostenüberschreitungen müssen dem Immobilienamt frühzeitig beantragt werden und obliegen dessen Bewilligung.

D. Betriebskosten und Verrechnung Budgetierung Der Betreiber budgetiert die beauftragten Leistungen und stellt die Budget- und KEF-Planung zum Betreiberauftrag dem Immobilienamt jährlich zu. Das Immobilienamt prüft die Budget- und KEF-Planung und bestätigt dem Betreiber die Vergütung der Leistungen gemäss Betreiberauftrag für das kommende Budgetjahr im Rahmen der KEF-Ersterfassung. Es kann Erläuterungen und allenfalls Anpassungen einfordern. Die Direktion des Betreibers sorgt für die Mitteleinstellung im KEF und Budgetentwurf. Verrechnung der Betriebsleistungen an das Immobilienamt Der Betreiber verrechnet gemäss § 37 ImV die tatsächlich anfallenden Betriebskosten für die Leistungen gemäss Betreiberauftrag dem Immobilienamt (Vollzug gemäss § 42 Abs. 1 ImV). Der Betreiber stellt monatlich oder quartalweise eine Sammelrechnung, spätestens auf den 5. Arbeitstag nach Monats- bzw. Quartalsende, über die erbrachten bzw. an Dritte vergüteten Leistungen. Grundsätzlich wird für die Verrechnung das elektronische Buchungssystem der Finanzdirektion verwendet. Die Verrechnung erfolgt wie folgt: – Eigenleistungen der Betreiber: Die gemäss Betreiberauftrag tatsächlich geleisteten Stunden werden mit den Stundenansätzen je Einreihungsklasse vergütet. Die Berechnung der Stundenansätze erfolgt gemäss der Formel: (Lohnkosten + Arbeitsplatzkosten) ÷ produktive Stunden × 1,3 Bei der Rechnungstellung müssen die Eigenleistungen mindestens pro Leistungsart gemäss Vorgaben des Immobilienamts aufgeschlüsselt werden. – Drittleistungen: Vom Betreiber vergütete Drittleistungen werden 1 : 1 dem Immobilienamt weiterverrechnet. Bei der Rechnungstellung müssen die Drittleistungen auf Kosten- und Leistungsart, Immobilie bzw. Abrechnungseinheit (bei Nebenkosten) oder technische Anlagen und Kostenträger (Eigentümer oder Nutzende) abgerechnet werden.

Vergütung der Betriebsleistungen durch das Immobilienamt Das Immobilienamt ist verpflichtet, die vom Betreiber gemäss Betreiberauftrag und bestätigter Budgetplanung erbrachten und verrechneten Leistungen zu vergüten. Eine Rechnung gilt als genehmigt, sofern das Immobilienamt nicht innert 30 Tagen seit Erhalt schriftlich Einwand dagegen erhebt.

E. Vereinbarungsmanagement Vereinbarungsabschluss und Aktualisierung Der Betreiberauftrag gemäss § 36 Abs. 2 ImV wird zwischen dem Immobilienamt und dem jeweiligen Betreiber abgeschlossen. Er wird in der Regel auf Stufe Amt unterzeichnet. Für eine Gruppe von Betreibern kann die Auftragspartnerin eine Verwaltungseinheit sein (vgl. § 36 Abs. 3 ImV). Die vorliegenden allgemeinen Vorgaben zu den Betreiberaufträgen sind Grundlage und verbindlicher Bestandteil des Betreiberauftrags. Der Betreiberauftrag gilt für vier Jahre. Er wird entsprechend mindestens alle vier Jahre überprüft, bei Bedarf aktualisiert und durch beidseitige Unterzeichnung erneuert. Bei wesentlichen Leistungsanpassungen, z. B. Zu- und Abgängen, wird das Immobilienverzeichnis und/oder die Leistungsmatrix unterjährig angepasst. Die Vereinbarungspartnerinnen und -partner melden sich gegenseitig geplante Leistungsanpassungen mindestens neun Monate im Voraus. Sie legen notwendige Änderungen des Leistungsauftrags und der Vergütung einvernehmlich fest. Sämtliche Änderungen sind schriftlich mitzuteilen. Objekte mit mehreren Betreibern Im Falle von Objekten mit mehreren Betreibern grenzt der Hauptbetreiber in Abstimmung mit dem oder den Nebenbetreiber(n) die Zuständigkeitsbereiche bzw. Perimeter innerhalb des Objekts, bestehend aus Gebäudeteilen und Anlagen, eindeutig ab. Der Hauptbetreiber dokumentiert die Abgrenzung und Schnittstellen in Einigung mit dem oder den Nebenbetreiber(n) zuhanden des Immobilienamts, das darauf beruhend die einzelnen Betreiberaufträge abschliesst. Uneinigkeit und Eskalation Uneinigkeiten zwischen den Vereinbarungspartnerinnen und -partnern sind grundsätzlich einvernehmlich zu lösen. Findet sich keine Lösung, obliegt es der Baudirektion und der jeweiligen Direktion, eine Einigung zu erzielen. Gemäss § 5 ImV ist der Regierungsrat anzurufen, wenn eine Einigung nicht möglich ist.