Verordnung über elektronische Verfahrenshandlungen im Verwaltungsverfahren, Vernehmlassung, Ermächtigung

A. Ausgangslage Um im formellen Verwaltungshandeln die elektronische Kommunikation zu ermöglichen, hat der Regierungsrat dem Kantonsrat am 13. Juli 2022 eine Änderung des Verwaltungsrechtspflegegesetzes (VRG, LS 175.2) beantragt (Vorlage 5853; Elektronische Verfahrenshandlungen). Der Kantonsrat hat am 30. Oktober 2023 die Änderung des VRG beschlossen (Vorlage 5853b). Mehrere Bestimmungen sehen vor, dass der Regierungsrat die Einzelheiten in einer Verordnung zu regeln hat. Da die neue Verordnung Auswirkungen auf alle öffentlichen Organe im Kanton hat, ist der Vorentwurf in die Vernehmlassung zu geben (§ 12 Abs. 2 Rechtsetzungsverordnung [LS 172.16]).

B. Vernehmlassungsentwurf 1. Überblick Der Vernehmlassungsentwurf sieht den Erlass einer Verordnung über elektronische Verfahrenshandlungen im Verwaltungsverfahren (VeVV) vor. Die Verordnung gliedert sich in sechs Abschnitte. Die Abschnitte 1–5 regeln die Anforderungen an elektronische Verfahrenshandlungen in allgemeiner Weise. Diese Bestimmungen sind für alle öffentlichen Organe anwendbar, die Verfahrenshandlungen gestützt auf den 2. Abschnitt des VRG elektronisch vornehmen. Der 6. Abschnitt («Webzugang zu elektronischen Behördenleistungen») enthält Regelungen zum von der Staatskanzlei betriebenen Webzugang «Zürikonto» und zu dessen Einsatz bei der elektronischen Vornahme von Verfahrenshandlungen. Diese Regelungen richten sich an die Anbietenden und Nutzenden von elektronischen Behördenleistungen, die über den Webzugang erreichbar sind. 2. Inhaltliche Eckpunkte Regelungsgegenstand des Verordnungsentwurfs sind die Anforderungen, die an elektronische Verfahrenshandlungen im Rahmen eines Verwaltungsverfahrens gestellt werden (vgl. § 4e Abs. 3 neuVRG). Unter Einhaltung dieser Anforderungen können formelle Geschäfte der Verwaltungstätigkeit rechtsgültig elektronisch abgewickelt werden.

Der Vernehmlassungsentwurf legt gestützt auf § 4e Abs. 1 neuVRG fest, über welche elektronischen Kanäle Verfahrenshandlungen vorgenommen werden dürfen (vgl. §§ 2 f., 10 f.). Weiter enthält er Regelungen zu einem von der Staatskanzlei zu führenden Verzeichnis mit Angaben zur elektronischen Übermittlung von Eingaben (§ 4), zu den zulässigen Dateiformaten bei elektronischen Eingaben (§ 5) und Anordnungen (§ 12), zur Quittierung von Eingaben (§ 6) und Anordnungen (§ 14), zur Zurechenbarkeit von unterschriftsbedürftigen Eingaben (§ 7), zur Ein- und Nachreichung in physischer anstelle der elektronischen Form (§§ 8 f.), zur Verwendung von elektronischen Signaturen und Siegeln bei Anordnungen (§ 13), zur elektronischen Akteneinsicht (§ 15) und zur Trägerwandlung (§§ 16 f.). § 2 des Vernehmlassungsentwurfs sieht vor, dass die vom Bund anerkannten Zustellplattformen als Kanäle für elektronische Verfahrenshandlungen zulässig sind (lit. a). Unter bestimmten Voraussetzungen (lit. b) dürfen zudem weitere elektronische Kanäle für elektronische Verfahrenshandlungen eingesetzt werden (§ 3 Abs. 3). Im 6. Abschnitt («Webzugang zu elektronischen Behördenleistungen») wird der von der Staatskanzlei betriebene Webzugang («Zürikonto») geregelt. Der Webzugang erfüllt die Anforderungen von § 2 lit. b des Vernehmlassungsentwurfs und kann im Rahmen der angebotenen elektronischen Behördenleistungen als massgeblicher Kanal für die Abwicklung von Verfahrenshandlungen genutzt werden. Die Regelungen dieses Abschnitts richten sich an die Verwaltungsbehörden, die über den Webzugang eine elektronische Behördenleistung anbieten, und die den Webzugang nutzenden Privaten. Die Nutzung des Webzugangs ist für beide freiwillig.

C. Auswirkungen 1. Private Unabhängig von örtlicher und zeitlicher Verfügbarkeit von Leistungen der Schweizerischen Post können Eingaben elektronisch eingereicht und Mitteilungen der Behörden elektronisch abgerufen werden. Abgesehen von dieser grossen Flexibilität und der damit verbundenen Erleichterungen, z. B. beim Weg, entfallen die Kosten für den Ausdruck von Eingaben (meist in mehrfacher Ausführung), das Verpackungsmaterial und das Porto. Bei Eingaben betragen die Kosten je nach Anbieterin und Preismodell für den Versand über eine vom Bund anerkannte Zustellplattform sowie für das Anbringen einer qualifizierten elektronischen Signatur gut die Hälfte eines postalischen Einschreibens oder weniger. Wo öffentliche Organe Behördenleistungen direkt im Internet anbieten, ist eine Eingabe sogar ohne direkte Kosten für die eingebende Person möglich.

2. Öffentliche Organe Die Teilrevision des VRG und der Neuerlass der vorliegenden Verordnung enthalten Regelungen, die von den öffentlichen Organen mit Inkrafttreten umgesetzt sein müssen. Insbesondere müssen die öffentlichen Organe im Kanton für die Entgegennahme von Eingaben und für die Eröffnung von Anordnungen auf dem elektronischen Weg bereit sein. Hierfür müssen sie mindestens eine elektronische Adresse auf einer der vom Bund anerkannten Zustellplattformen eingerichtet sowie qualifizierte elektronische Signaturen für Mitarbeitende und gegebenenfalls geregelte elektronische Siegel beschafft haben. Bei der Abwicklung des elektronischen Verkehrs können die öffentlichen Organe gleichenorts Kostenvorteile wie Private erwarten. Dank rabattierten grösseren Volumen kann sogar mit höheren Einsparungen gerechnet werden. Mit der Möglichkeit, Eingaben auch im Rahmen von elektronischen Leistungsangeboten der öffentlichen Organe einzureichen, können des Weiteren strukturierte Daten von den öffentlichen Organen je nach Geschäftsfall unmittelbar maschinell weiterverarbeitet werden. Damit können grosse Effizienzgewinne erzielt werden. Die Einführung von elektronisch geführten Akten kann je nach Ausgangslage des jeweiligen öffentlichen Organs mit einem vorübergehenden Mehraufwand verbunden sein. Insbesondere ist dabei an die Einführung einer elektronischen Geschäftsverwaltung oder neuer Fachanwendungen für Behördenleistungen zu denken. Mit der in den Übergangsbestimmungen zur Änderung vom 30. Oktober 2023 des VRG getroffenen Regelung, wonach nach dem Ende der Übergangsfrist nur diejenigen Akten digitalisiert werden müssen, die für die Fortführung eines Verfahrens notwendig sind (vgl. Abs. 3 der Übergangsbestimmungen), wird der Aufwand auf ein sachgerechtes Mindestmass begrenzt. Dank moderner Dokumentenscanner mit hoher Scanleistung und Zuverlässigkeit muss nicht mit einem besonderen personellen Mehraufwand gerechnet werden.

D. Regulierungsfolgeabschätzung Der Verordnungsentwurf hält die Vorgaben des Gesetzes zur administrativen Entlastung der Unternehmen vom 5. Januar 2009 (EntlG, LS 930.1) ein. Mit der Änderung des VRG wird der rechtsgültige elektronische Verkehr mit den Verwaltungsbehörden ermöglicht. Die Verordnung enthält die für die Umsetzung notwendigen Regelungen, so namentlich zu den für die Umsetzung erforderlichen elektronischen Mitteln. Indem der elek- tronische Weg für den formellen Verkehr mit den öffentlichen Organen zugelassen wird, tragen die Änderung des VRG und der Erlass der Verordnung wesentlich zu einem erweiterten Einsatz von elektronischen Mitteln bei. Dies liegt im Sinne von § 1 Abs. 2 lit. b EntlG, wonach der Kanton dafür sorgt, dass für den Verkehr mit Behörden und Verwaltung elektronische Mittel zur Verfügung stehen. Elektronisch geführte Verfahren ohne Medienbrüche wirken sich zudem vereinfachend, effizienzsteigernd und damit beschleunigend aus, was § 2 Abs. 1 EntlG Rechnung trägt.

E. Datenschutz Der Vernehmlassungsentwurf hat die elektronische Übermittlung von Dokumenten bzw. Informationen zum Gegenstand, die auch Personendaten enthalten können. Entsprechend werden die Behörden verpflichtet, über die in der Verordnung vorgegebenen zulässigen Kanäle eine sichere Übermittlung anzubieten. Die vom Vernehmlassungsentwurf vorgesehenen Zustellplattformen sowie die elektronischen Signaturen sind durch das Bundesrecht geregelt (Art. 2 Verordnung vom 18. Juni 2010 über die elektronische Übermittlung im Rahmen eines Verwaltungsverfahrens [SR 172.021.2] in Verbindung mit der Verordnung vom 18. Juni 2010 über die elektronische Übermittlung im Rahmen von Zivil- und Strafprozessen sowie von Schuldbetreibungs- und Konkursverfahren [SR 272.1]; Bundesgesetz vom 18. März 2016 über die elektronische Signatur [SR 943.03]). Die Nutzung des im 6. Abschnitt geregelten Webzugangs setzt eine Anmeldung voraus, die als eine im Rahmen der Bundesgesetzgebung erbrachte Leistung von der Bundeskanzlei bezogen wird. Mit der Anmeldung kann sich eine nutzende Person gegenüber einer elektronischen Behördenleistungen mit ihren gemäss amtlicher Identität auf Richtigkeit geprüften Personendaten identifizieren und ein allfälliges Unterschriftserfordernis erfüllen. Der Webzugang vermittelt zwischen der angemeldeten Person und den einzelnen elektronischen Behördenleistungen. Die für die Durchführung eines Verfahrens erforderliche Bearbeitung von Personendaten erfolgt dabei nicht im Webzugang, sondern in der elektronischen Behördenleistung (Fachanwendung). Hierfür sind die jeweiligen Fachgesetze sowie § 44 des Gesetzes über die Organisation des Regierungsrates und der kantonalen Verwaltung (LS 172.1) massgebend.