Anfrage Christoph Fischbach, Kloten, Patricia Bernet, Uster, und Rafael Mörgeli, Stäfa, betreffend Erneut Chaos bei Lohnzahlungen von Aushilfslehrpersonen?, Beantwortung

Auf Antrag der Bildungsdirektion beschliesst der Regierungsrat:

I. Die Anfrage Christoph Fischbach, Kloten, Patricia Bernet, Uster, und Rafael Mörgeli, Stäfa, wird wie folgt beantwortet: Zu Frage 1: Für die Umsetzung des E-Vikariatsrapports hat das Amt für Informatik zwei Standard-Produkte eingesetzt: Mit der Applikation «ProTime» (Lösung für die Zeit-, Leistungs- und Spesenerfassung) werden die erteilten Lektionen für die Lohnauszahlung erfasst und die Applikation «SAP-Authenticator» wird verwendet, damit die Vikarinnen und Vikare mit ihren privaten Geräten ausserhalb des Kantonsnetzes gesichert auf ProTime zugreifen können. Bei diesem Zugriff ist aufgrund von Vorgaben des Datenschutzes und der Informationssicherheit eine Zweifaktorauthentifizierung notwendig. ProTime wird bereits seit Jahren im Kanton erfolgreich eingesetzt, weshalb unter dem Gesichtspunkt der Kosteneffizienz, Wiederverwendung und Harmonisierung auch für die Vikariatsrapportierung auf diese Applikation gesetzt wurde. Die Erfassung der Vikariatsrapporte hat denn auch stets funktioniert und funktioniert nach wie vor. Die Applikation ProTime ist jedoch nicht auf das Erfassen von Stellvertretungen ausgelegt, was die Rapportierung für die Vikarinnen und Vikare erschwert. Zu Beginn des Sommers 2024 wurde durch den Softwarelieferanten SAP sodann eine Aktualisierung des SAP-Authenticators vorgenommen. Da es sich beim SAP-Authenticator um eine frei verfügbare Standardapplikation handelt, die über die gängigen App-Stores auf das Mobiltelefon geladen wird, wurde der Kanton nicht aktiv über die Aktualisierung informiert und konnte darauf auch keinen Einfluss nehmen. Diese Aktualisierung war seitens SAP fehlerbehaftet, was dazu führte, dass die Authentifizierung nicht mehr funktionierte. Da sich die Vikarinnen und Vikare ausserhalb des Kantonsnetzes befinden, konnten sie nicht mehr auf ProTime zugreifen. Das Problem konnte vom Anbieter zwar nach sechs Wochen behoben werden, allerdings haben viele Nutzende die Applikation in der Zwischenzeit deinstalliert und wieder neu installiert. Die erneute Aktivierung der Applikation konnten die Vikarinnen und Vikare aus technischen Gründen nur mithilfe des Supports des Volksschulamtes (VSA) vornehmen. Aufgrund der grossen Anzahl Nutzender, die vom Problem betroffen waren, führte dies teilweise zu langen Verzögerungen bei der Bearbeitung. Dies führte wiederum zu längeren

Wartezeiten bei der Beantwortung von anderen Supportanfragen betreffend ProTime. In der Zwischenzeit hat sich die Situation stabilisiert. Die Ersteinrichtung der Authentifizierung über den SAP-Authenticator erweist sich aber nach wie vor als aufwendig, da einige Nutzende auf einen engen Support durch das VSA angewiesen sind. Zu Frage 2: Die Anwendungen laufen inzwischen wieder stabil. Das VSA hat gemeinsam mit dem Amt für Informatik und der Anbieterin von ProTime eine Reihe von Massnahmen beschlossen, um die Abläufe und die Nutzerfreundlichkeit weiter zu verbessern. Die wichtigsten sind: – Einführung einer neuen Einstiegsplattform und Ablösung der Authentifizierung über SAP-Authenticator durch die Authentifizierung über das kantonale-IAM (Identity Access Management). Zur Authentifizierung über das kantonale IAM sind bereits erste Pilotanwendende vorgesehen. – Durchführung einer ProTime-Aktualisierung, welche Verbesserungen und insbesondere Vereinfachungen mit sich bringt. Die Aktualisierung ist nach der Einführung des neuen kantonalen Personalsystems (Projekt Aurora) geplant. Zu Frage 3: Für die Umstellung auf den E-Vikariatsrapport wurden ursprünglich Fr. 274 000 budgetiert. Dieser Betrag musste im Laufe der Umsetzung und vor dem Start des Pilotbetriebs um Fr. 100 000 erhöht werden. Davon wurden Fr. 67 000 für die Realisierung benötigt, da sich diese anspruchsvoller zeigte als ursprünglich angenommen. Die übrigen Fr. 33 000 wurden für externe Supportleistungen während der Einführungsphase vorgesehen.

Die bisherigen Ausgaben belaufen sich auf rund Fr. 315 000. Für die Umsetzung der Verbesserungen der bestehenden Lösung wird mit Zusatzkosten von weniger als Fr. 50 000 gerechnet. Zu Frage 4: Am 10. Juli 2024 erhielt das VSA erste Meldungen über die fehlerhafte Aktualisierung des SAP-Authenticators. Am 11. Juli 2024 wurde das Schulfeld mit einer entsprechenden Mitteilung auf der Webseite für den E-Vikariatsrapport informiert. Zu Frage 5: Damit eine Vikarin oder ein Vikar den Lohn rechtzeitig erhält, müssen alle Beteiligten die Prozessschritte rund um die Vikariatsanstellung und die Rapportierung der geleisteten Lektionen einhalten. An diesem Prozess hat sich durch die Umstellung auf die elektronische Erfassung nichts geändert. Werden beispielsweise dem VSA Vikariatsanstellungen erst dann durch die Schulen gemeldet, wenn die Vertretungen bereits erfolgt sind, führt dies zu Verzögerungen bei der Auszahlung der Löhne. Oftmals hat das VSA auch keine Kenntnis davon, wenn im Prozess bei den Schulen Verzögerungen eintreten. Aus diesem Grund liegen auch keine Zahlen zu verspäteten Lohnzahlungen vor. In den letzten rund sechs Monaten wurden mehr als 10 000 Vikariate und rund 210 000 Lektionen über den E-Vikariatsrapport abgewickelt. Bei verspätetem Vorliegen des von der Schulleitung visierten E-Vikariatsrapports hat das VSA bei Bedarf eine Sofortlohnzahlung veranlasst. Zu Frage 6: Derzeit liegt das Augenmerk auf der weiteren Verbesserung der Situation und der Einführung von alternativen Lösungen zu den verwendeten Applikationen (insbesondere Ablösung des SAP-Authenticators durch das kantonale IAM, vgl. Beantwortung der Frage 2). Eine Evaluation der Umstellung ist zurzeit nicht geplant.

II. Mitteilung an die Mitglieder des Kantonsrates und des Regierungsrates sowie an die Bildungsdirektion.

Vor dem Regierungsrat Die Staatsschreiberin: Kathrin Arioli