Kantonales Steueramt Zürich, ZüriPrimo, Realisierungseinheit 05, E-Government, zusätzliche gebundene Ausgabe

1. Ausgangslage und Zielsetzung Der Regierungsrat hat mit Beschluss Nr. 307/2004 die strategische Ausrichtung für das Vorhaben «ZüriPrimo» (Projekt Informatik mit Organisation) festgelegt. Mit «ZüriPrimo» wird bis 2018 ein System verwirklicht, das eine umfassende und integrierte Ausrichtung des Prozesses «Steuern erheben» vorsieht. Das Vorhaben «ZüriPrimo» umfasst die Programmführung sowie zwölf Realisierungseinheiten, die inhaltlich und zeitlich eng aufeinander abgestimmt sind. Der Regierungsrat hat im Weiteren mit Beschluss Nr. 1702/2009 eine gebundene Ausgabe von Fr. 7 860 000 zulasten der Erfolgsrechnung und der Investitionsrechnung der Leistungsgruppe Nr. 4400, Steuern Betriebsteil, zur Umsetzung eines Steuerportals für die Steuerpflichtigen, Treuhänderinnen und Treuhänder bewilligt. Das Projekt befindet sich momentan in der Realisierungsphase. Die technische Spezifikation der Lösung wurde durch den Projektausschuss abgenommen und die Entwicklung ist abgeschlossen. Zurzeit wird die neue Lösung durch die Lieferanten und die zukünftigen Anwenderinnen und Anwender gemäss spezifiziertem Vorgehen getestet. Der Start des Piloten mit den Gemeinden Dietikon, Embrach, Langnau a. A., Uster, Wädenswil, Winterthur und Zürich wird plangemäss 2012 und die Ausbreitung 2013 erfolgen. Im Rahmen der Projektphasen Detailspezifikation und Umsetzung wurde ersichtlich, dass aus drei Gründen Mehraufwand auf das Projekt zukommt. Dieser wird in den Abschnitten 2, 3 und 4 im Einzelnen aufgeführt und begründet. Abschnitt 5 fasst den Mittelbedarf und die Auswirkungen auf das Projekt zusammen.

2. Zielgruppe Treuhänderinnen und Treuhänder

2.1 Zusätzliche Anforderungen Gemäss RRB Nr. 1702/2009 sind die gewerbsmässigen Steuervertreterinnen und -vertreter, insbesondere die Treuhänderinnen und Treuhänder, eine der wichtigsten Zielgruppen der neuen E-Government-Lösung. Die neue Lösung soll, neben den Steuerpflichtigen, insbesondere auf diese Gruppe ausgerichtet werden. Im Rahmen der Umsetzung wurden die im Projektantrag aufgeführten Funktionsbereiche umgesetzt. Gemäss dem Projektantrag und dem RRB wurden die detaillierten Anforderungen zusammen mit den verschiedenen Treuhänder-Vertretern frühzeitig geklärt. Daraus wurden als neue, vorrangige Anforderungen die Online-Fristerstreckung und eine direkte Schnittstelle für Treuhändersysteme identifiziert, ohne deren Umsetzung die neue E-Government-Lösung durch die Treuhänderinnen und Treuhänder nicht genutzt würde. Weiter musste das gemäss Projektantrag einfach geplante Treuhänder-Register für einen kantonsweiten Einsatz erweitert werden, damit der Zugriff auf das Register und die Treuhänder-Identifikation durch die Gemeindesteuerämter sichergestellt ist.

2.2 Finanzielle Auswirkungen Der Mehraufwand für die Einbindung der Treuhänderinnen und Treuhänder setzt sich wie folgt zusammen: Vorhaben bewilligte geplante Abweichung Ausgaben Ausgaben + besser/ – schlechter in Franken in Franken in Franken Geplante Anbindung Treuhänderinnen/Treuhänder 460 000 447 000 13 000 Zusätzliche Anforderung Online-Fristerstreckung 350 000 –350 000 Zusätzliche Anforderung direkte Schnittstelle 120 000 –120 000 zwischen den Treuhändersystemen Zusätzliche Anforderung zentral geführtes 499 000 –499 000 Treuhänder-Register, Anteil Napeduv Zusätzliche Anforderung zentral geführtes 353 000 –353 000 Treuhänder-Register, Anteil E-Gov-Server Total 460 000 1 769 000 –1 309 000 Der Aufwand für die Einbindung der Treuhänderinnen und Treuhänder in die neue Lösung wurde im RRB Nr. 1702/2009 auf Fr. 460 000 geschätzt. Gemäss neuester Kostenschätzung beträgt der Mehraufwand aufgrund der zusätzlich notwendigen Anforderungen Fr. 1 309 000. Für die Einbindung der Treuhänderinnen und Treuhänder ergibt sich damit ein Aufwand-Total von rund Fr. 1 769 000.

3. Einbindung der bestehenden Infrastruktur

3.1 Kantonale Infrastruktur Mit RRB Nr. 1702/2009 wurde festgelegt, die neue Lösung in die bestehende kantonale Infrastruktur einzubinden, um Doppelspurigkeiten zu vermeiden und insgesamt eine hohe Wirtschaftlichkeit sicherzustellen. Die Detailkonzeption ergab, dass nicht alle vorhandenen Systeme des kantonalen Steueramtes die dazu üblichen, erforderlichen Schnittstellen aufweisen und diese erweitert werden müssen. Diese Erweiterungen stellen für das Vorhaben RE05 einen nicht geplanten Mehraufwand dar.

3.2 Scan Center Die Anpassung der Scan Center liegt in der Verantwortung der Gemeinden. Die Kosten der erforderlichen Anpassungen für dieses kantonale Projekt sprengen jedoch den Rahmen der üblichen jährlichen Anpassungen durch die Gemeindesteuerämter. Neu beteiligt sich das kantonale Steueramt mit 50% am Aufwand für die Anpassungen der Scan Center und übernimmt im Gegenzug die zentrale Definition, Steuerung und Tests dieser Arbeiten. Die restlichen 50% der Anpassungskosten werden durch die Gemeinden getragen.

3.3 Finanzielle Auswirkungen Der Mehraufwand für die Einbindung der bestehenden Infrastruktur setzt sich wie folgt zusammen: Vorhaben bewilligte geplante Abweichung Ausgaben Ausgaben + besser/ – schlechter in Franken in Franken in Franken Geplanter Aufbau und Integration 1 480 000 925 000 555 000 der zentralen Basislösung Zusätzliche Anforderung Erweiterung 1 069 000 –1 069 000 bestehender Schnittstellen an der kantonalen Infrastruktur Zusätzliche Anforderung Beteiligung 236 000 –236 000 Kanton an Scan-Center-Anpassungen Total 1 480 000 2 230 000 –750 000 Der Aufwand für die Position «Basissystem einschliesslich Datenaustausch», welche die Einbindung der bestehenden Infrastruktur umfasst, wurde im RRB Nr. 1702/2009 auf Fr. 1 480 000 geschätzt. Gemäss neuester Kostenschätzung beträgt der Mehraufwand aufgrund der zusätzlichen Anforderungen Fr. 750 000.

4. Externe Projektunterstützung Im RRB Nr. 1702/2009 wurde der Personalbedarf aufgeführt. Die Stellen fallen ab dem Beginn der Umsetzung mit einer schrittweisen Erweiterung bis zur Einführung im Informatikbereich für die Betreuung der E-Government-Anwendung und den technischen Support für Steuerpflichtige, Treuhänderinnen und Treuhänder an. Wegen der ange- spannten Personalsituation im kantonalen Steueramt konnten die für das Projekt benötigten Stellen bisher nicht wie im RRB Nr. 1702/2009 beschrieben innerhalb des kantonalen Steueramts zulasten anderer Organisationseinheiten geschaffen bzw. kompensiert werden. Gründe dafür sind unter anderem die stark steigenden Fallzahlen in den weiteren Organisationseinheiten aufgrund des Bevölkerungswachstums. Organisatorische Massnahmen zur Besetzung der notwendigen Positionen bis Ende 2011 sind eingeleitet und es ist geplant, ab 2012 die benötigten Stellen mit internen Kapazitäten zu besetzen. Zur Sicherung des Projekterfolgs und der Projekttermine wurde der nicht gedeckte Personalbedarf 2010 und 2011 im Bereich der Projektführung und dem Aufbau der Betriebsorganisation teilweise mit externem Personal abgedeckt. Dies auch vor dem Hintergrund, dass die Betriebsorganisation des kantonalen Steueramtes für die vorgesehene hohe Zahl der Benutzenden erweitert und mit den Betriebskapazitäten von ZHservices (vgl. RRB Nr. 765/2011) abgestimmt wird. Der Mehraufwand für die Kompensation des Personalbedarfs durch externe Projektunterstützung beträgt insgesamt Fr. 641 000 und setzt sich wie folgt zusammen: Durch externe Durch externe Personalbedarf Effektiv bzw. Projektunterstützung Projektunterstützung gemäss voraussichtlich abgedeckter abgedeckter RRB Nr. 1702/2009 besetzte Personalbedarf Personalbedarf Stellen Stellen Stellen in Franken 2010 1,4 0,0 0,5 213 000 2011 2,8 0,5 1,0 428 000 2012 4,0 4,0 0,0 0 Total 8,2 4,5 1,5 641 000

5. Mittelbedarf

5.1 Einmalige Kosten Für die Realisierungseinheit «RE05 – E-Government» ist gemäss RRB Nr. 1702/2009 eine gebundene Ausgabe von Fr. 7 860 000 zulasten der Erfolgsrechnung und Investitionsrechnung der Leistungsgruppe Nr. 4400, Steuern Betriebsteil, vorgesehen. Die zur Verfügung stehende Ausgabensumme von Fr. 7 860 000 deckt infolge der vorstehend erläuterten neuen Anforderungen die anfallenden Kosten nicht. Die vorgesehene Reserve von Fr. 1 015 000 ist bereits zu 75%, d. h. in der Höhe von Fr. 765 000, aufgebraucht. Deshalb ist zur Ausgabenbewilligung von Fr. 7 860 000 eine zusätzliche gebundene Ausgabe von Fr. 2 700 000 zulasten der Leistungsgruppe Nr. 4400, Steuern Betriebsteil, zu bewilligen.

Davon gehen Fr. 2 226 000 zulasten der Investitionsrechnung und Fr. 474 000 zulasten der Erfolgsrechnung. Die zur Verfügung stehende Ausgabensumme beträgt damit Fr. 10 560 000. Die erforderlichen Mittel sind im KEF 2012–2015 in der Leistungsgruppe Nr. 4400, Steuern Betriebsteil, eingestellt, bzw. werden durch Zurückstellen anderer Projekte kompensiert. Die folgende Übersicht stellt den Mehraufwand gemäss neuester Kostenschätzung dar: RRB-Position RE05 Total in Franken Basissystem einschliesslich Datenaustausch (Server) 1 480 000 Anwendungs-Funktionalität (Client) 1 810 000 Download-Lösung (Ablösung Private-Tax) 920 000 Sicherheit und Benutzerverwaltung 540 000 Betriebsumgebung 380 000 Konzeption und Projektführung 1 635 000 Projektmarketing 80 000 Reserve 1 015 000 Total (bisher, RRB Nr. 1702/2009) 7 860 000 Zusätzliche gebundene Ausgaben: Zusätzliche Anforderung der Zielgruppe Treuhänder 1 309 000 Einbindung der bestehenden Infrastruktur 750 000 Externe Projektunterstützung 641 000 Total zusätzliche Anforderungen 2 700 000 Gesamttotal 10 560 000

5.2 Betriebsfinanzielle und personelle Folgen Der Personalbedarf nach Beendigung des Projektes ändert sich im Vergleich zum RRB Nr. 1702/2009 nicht. Die Kapitalfolgekosten ändern sich gemäss folgender Berechnung mit dem neuen Gesamttotal von Fr. 1 493 340. Kapitalfolgekosten Zinsen Abschreibung Total (in Franken) (3,0%) (20%) Kapitalfolgekosten aufgrund Zusatzkredit 34 140 455 200 489 340 Kapitalfolgekosten gemäss RRB Nr. 1702/2009 75 000 929 000 1 004 000 Total 109 140 1 384 200 1 493 340

6. Gesamtwürdigung Die Berücksichtigung der zusätzlichen, zwingenden Anforderungen der Zielgruppe Treuhänderinnen und Treuhänder, die Erweiterung der Schnittstellen zur konsequenten Einbindung der bestehenden Infrastruktur und die gezielte Kompensation von nicht gedecktem Per- sonalbedarf durch externe Projektunterstützung führt zu erheblichem Mehraufwand für die Realisierungseinheit «RE05 – E-Government». Die Akzeptanz bei der Zielgruppe der Treuhänderinnen und Treuhänder, die Wirtschaftlichkeit der Lösung und die termingerechte Einführung der neuen Lösung sind ohne diesen Mehraufwand jedoch stark gefährdet.