Kantonspolizei, Betreiber der Fachapplikation POLIS, gebundene Ausgabe, Vergabe

A. Ausgangslage Das Polizei-Informationssystem POLIS ist das zentrale Datenbearbeitungs- und Informationssystem der Kantonspolizei (Kapo), der Stadtpolizeien Zürich und Winterthur und der Schaffhauser Polizei. Diese Polizeikorps bilden zusammen die ARGE POLIS, die für den Betrieb und die Weiterentwicklung dieser Fachapplikation verantwortlich ist. POLIS hat seine Rechtsgrundlage in der gleichnamigen Verordnung vom 13. Juli 2005 (LS 551.103). Der Betrieb von POLIS wird heute in wesentlichen Teilen durch die Abraxas Informatik AG, St. Gallen, sichergestellt und stützt sich auf einen Rahmenvertrag, der 2013 abgeschlossen wurde und Ende 2023 ausläuft. Mit einer öffentlichen Ausschreibung wurde ein Lieferant gesucht, der POLIS im Auftrag der ARGE POLIS weiter betreibt. An den anfallenden Kosten beteiligen sich die Korps der ARGE POLIS anteilmässig auf der Basis der Bevölkerungszahlen.

B. Submission und Vergabe Für die Vorbereitung und Durchführung der Submission «POLIS Betrieb» hat die Kapo mit Ausgabenbewilligung vom 11. Juli 2022 eine gebundene Ausgabe von Fr. 138 178 bewilligt. Der Betriebsvertrag sieht eine Mindestvertragslaufzeit von vier Jahren (2024–2027) vor, der sich ohne Kündigung automatisch um je ein weiteres Jahr, bis auf eine Vertragsdauer von höchstens acht Jahren (bis Ende 2031), verlängern kann. Im Rahmen der öffentlichen Ausschreibung wurde ein einziges gültiges Angebot, jenes der Abraxas Informatik AG, St. Gallen, vom 14. Juni 2023 für insgesamt 13 Mio. Franken für die gesamte Rahmenvertragsdauer von acht Jahren eingereicht, weshalb ihr durch die ARGE POLIS, vertreten durch die Kapo, gestützt auf Art. 64 der Interkantonalen Vereinbarung über das öffentliche Beschaffungswesen (LS 720.1) in Verbindung mit § 33 Abs. 1 der Submissionsverordnung vom 23. Juli 2003 (in Kraft bis 30. September 2023), der Zuschlag erteilt werden soll. Der Anteil der Kapo für die gesamte Rahmenvertragsdauer beträgt 8,9 Mio. Franken (bzw. 68,31%). Die Vergabe soll vorerst nur für die Mindestvertragsdauer von 2024 bis Ende 2027 erfolgen. Die anteilmässige Vergabesumme der Kapo setzt sich für diesen Zeitraum wie folgt zusammen:

Übersicht Vergabe an Abraxas Informatik AG Erfolgs­ Erfolgs­ Total (Anteil Kanton Zürich) rechnung rechnung für 4 Jahre (in Franken, einschliesslich 8,1% MWSt) (einmalige (Betrieb, 2024–2027 Aufwendungen) jährlich) Weiterbetrieb von POLIS – Erstellung Grundservices 40 885 40 885 (u. a. IT-Applikationsmanagement) – POLIS Applikationsbetrieb 707 520 2 830 080 (rund Fr. 700 000 pro Jahr) – POLIS Applikationsbetrieb – variabel 16 344 65 376 (rund Fr. 16 000 pro Jahr) Zwischentotal Weiterbetrieb von POLIS 40 885 723 864 2 936 341 Option: Stundenpool, vorhabenspezifische 347 349 1 389 396 Aufwendungen (u. a. Folgeprojekte, Systemspezialistinnen und -spezialisten für Erweiterungen, Spezialdispositive mit erhöhtem Support wie z. B. WEF, Notfallübungen, Restores/Wiederherstellung von Applikationen oder applikationsspezifischen Datenbanken usw.) Anteilmässiges vergaberelevantes 40 885 1 071 213 4 325 737 Zwischentotal für 2024 bis Ende 2027 Unvorhergesehenes/Rundungen 20 937 103 787 436 085 Total 61 822 1 175 000 4 761 822 Bei den vorhabenspezifischen Aufwendungen handelt es sich um zukünftige betriebs- sowie projektspezifische Ausgaben, die für den Betrieb von neuen POLIS-Funktionen erforderlich sind oder die Betriebsfähigkeit der Basisplattformen sicherstellen (z. B. Unterstützung Aktualisierung Datenbanken usw.). Die Vergaben an die Syracom Schweiz AG, Zürich, für die Projektunterstützung, die Probst Partner AG, Winterthur, sowie die Eversheds Sutherland AG, Bern, für die juristische Unterstützung fallen gestützt auf § 34 in Verbindung mit § 39 lit. a der Finanzcontrollingverordnung (LS 611.2) in die Kompetenz der Sicherheitsdirektion bzw. der Kantonspolizei. Gemäss § 54 des Polizeigesetzes (PolG, LS 550.1) betreiben die Kantonspolizei und die Stadtpolizeien Zürich und Winterthur gemeinsam ein polizeiliches Datenbearbeitungs- und Informationssystem. Sie gewährleisten auf Gesuch weiteren kommunalen Polizeien den Zugriff auf das System, soweit dies zur Erfüllung der polizeilichen Aufgaben notwendig ist. Die Kapo erbringt zudem IT-Leistungen im Zusammenhang mit dem Kapo-Applikationsbetrieb und dem Kapo-Datacenter für die Schaffhauser Polizei in der Grössenordnung von jährlich rund Fr. 120 000, weshalb eine Bewilligung gemäss § 30 Abs. 2 des Gesetzes über Controlling und Rechnungslegung (CRG, LS 611) einzuholen ist.

C. Kosten und deren Finanzierung Die Kosten für den Weiterbetrieb von POLIS während der Mindestvertragsdauer von vier Jahren (2024 bis Ende 2027) betragen für die Kapo 4,9 Mio. Franken. Die gesamte zur Verfügung stehende Ausgabensumme setzt sich wie folgt zusammen: Kostenübersicht Erfolgs­ Erfolgs­ Total (in Franken, einschliesslich 8,1% MWSt) rechnung rechnung für 4 Jahre (einmalige (jährliche 2024–2027 Aufwendungen) Aufwendungen) Durchführung der Submission «POLIS Betrieb» 138 178 138 178 (Kapo-Ausgabenbewilligung vom 11. Juli 2022) Weiterbetrieb von POLIS: IT-Applikationsmanagement und IT-Service-Desk (Abraxas Informatik AG, St. Gallen; Angebot vom 14. Juni 2023) – Erstellung Grundservices 40 885 40 885 – POLIS-Applikationsbetrieb 707 520 2 830 080 – POLIS-Applikationsbetrieb – variabel 16 344 65 376 – Zwischentotal Weiterbetrieb von POLIS 40 885 723 864 2 936 341 – Option, Stundenpool: vorhabenspezifische 347 349 1 389 396 Aufwendungen Zwischentotal Weiterbetrieb von POLIS 40 885 1 071 213 4 325 737 mit Optionen Unvorhergesehenes/Währungsschwankungen/ 20 937 103 787 436 085 Rundungen Total Kosten für den Weiterbetrieb von POLIS 200 000 1 175 000 4 900 000 (2024 bis Ende 2027) Sämtliche Ausgaben sind zur Erfüllung von gesetzlich vorgeschriebenen Aufgaben (u. a. aus Polizeiorganisationsgesetz [LS 551.1]) zwingend erforderlich und dienen namentlich der Beschaffung und Erneuerung der für die Verwaltungstätigkeit erforderlichen sachlichen Mittel. Sie gelten deshalb als gebundene Ausgabe im Sinne von § 37 Abs. 2 lit. a CRG. Die Beträge werden der Leistungsgruppe Nr. 3100, Kantonspolizei, belastet. Die einmaligen Aufwendungen für den Weiterbetrieb von POLIS mit Überführung zur neuen Lieferantin betragen insgesamt Fr. 200 000. Von diesem Betrag wurden insgesamt Fr. 112 000 den Rechnungen 2022 und 2023 belastet und der Restbetrag von Fr. 88 000 ist im Budgetentwurf 2024 enthalten.

Der Betriebskostenanteil der Kapo für den Weiterbetrieb von POLIS beträgt jährlich Fr. 1 175 000 bzw. für eine vierjährige Mindestvertragslaufzeit Fr. 4 900 000 (einschliesslich Fr. 200 000 einmalige Aufwendungen). Die anteilmässigen Beträge sind im Budgetentwurf 2024 sowie im Konsolidierten Entwicklungs- und Finanzplan 2024–2027, Planjahre 2025– 2027, eingestellt und werden der Erfolgsrechnung belastet. Mit Ausgabenbewilligung der Kapo vom 11. Juli 2022 wurden für die Vorbereitung und Durchführung der Submission «POLIS Betrieb» einmalige gebundene Ausgaben von insgesamt Fr. 138 178 bewilligt. Diese Ausgabenbewilligung ist Teil der zu bewilligenden einmaligen Gesamtausgabe von Fr. 200 000 und ist somit aufzuheben. Das Vorhaben wurde mit dem Amt für Informatik und dem Gremium «Operative Informatiksteuerung» (OIS) abgestimmt (u. a. anlässlich der OIS-Sitzungen vom 18. August 2022 und 19. Oktober 2023). Es gab keine Einwände. Das Projektcontrolling wird durch die Abteilung IT-Steuerung der Kantonspolizei sichergestellt.