Informatikstrategie, Festlegung

1. Ausgangslage Mit Bechluss Nr. 1700/2003 hat der Regierungsrat die neue Informatikstrategie (NIS) für die kantonale Verwaltung in Kraft gesetzt. NIS regelt die organisatorischen Gesichtspunkte der Zusammenarbeit der Direktionen und der Staatskanzlei neu und führte das kantonale IT-Team (KITT) ein. Das KITT hat 2004 seine Arbeit aufgenommen. Mit der Inkraftsetzung der Verordnung über die direktionsübergreifende Informatik vom 14. Dezember 2005 (KITT-Verordnung) hat der Regierungsrat dem KITT den Auftrag gegeben, die kantonale Informatikstrategie zu pflegen und weiterzuentwickeln. Das KITT hat beschlossen, die strategische Ausrichtung der Informatik in einem «Informatikleitbild der Kantonalen Verwaltung Zürich» und einem darauf aufbauenden Strategiedokument «Informatikstrategie der Kantonalen Verwaltung Zürich» zu regeln. Mit Beschluss Nr. 1835/2006 hat der Regierungsrat dieses Vorgehen gutgeheissen und das vom KITT erarbeitete Leitbild verabschiedet. Mit diesem Informatikleitbild hat er Ziele und Grundsätze für den Einsatz der Informatik in der Verwaltung und deren mittel- und langfristigen Entwicklung festgelegt. Das Leitbild ist die Grundlage für die vorliegende Informatikstrategie. Das KITT hatte die Informatikstrategie und die Umsetzungsplanung am 8. Juni 2007 verabschiedet und plante, dem Regierungsrat zu beantragen, die Informatikstrategie als verbindliche Arbeitsgrundlage festzulegen. Als Konsequenz der Stellungnahme der Generalsekretärenkonferenz vom 17. Juli 2007 hat die Finanzdirektion einen externen Berater mit der Überprüfung beauftragt. Von November 2007 bis März 2008 wurden verschiedene Teile im KITT vertieft besprochen und teilweise geändert. In der Folge hat die Finanzdirektion ihrerseits Änderungen vorgeschlagen, die im KITT ebenfalls Grundlage für Anpassungen waren. Durch diese Überarbeitung wurde die Führung der Informatik (IT-Governance) konkretisiert, die Zentralisierung insbesondere in Bezug auf Beschaffung und betriebliche Leistungserstellung stärker gewichtet, die Zentralisierung der Informatik in den Direktionen und eine Verkleinerung der Anzahl Betriebsstandorte in die Zielsetzung aufgenommen.

Das KITT hat die überarbeitete Version der Informatikstrategie unter Berücksichtigung der Hinweise der Generalsekretärenkonferenz am 31. Oktober 2008 verabschiedet.

2. Ziele Mit der strategischen Ausrichtung der Informatik werden folgende Ziele verfolgt: – Mit der Informatik werden die Modernisierung der kantonalen Verwaltung und die Effektivität der Verwaltungsabläufe systematisch gefördert und verbessert sowie die Anzahl der repetitiven Vorgänge vermindert. – Die Informatik-Organisation ermöglicht eine zuverlässige, effiziente und wirtschaftliche Leistungserbringung. Dabei werden mit dem verfügbaren Mitteleinsatz die Lizenz-, Support-, Betriebs- und Wartungskosten optimiert. – Die direktionsübergreifende Steuerung und Führung der Informatik erfolgt über ein einheitliches Prozessmodell. – Die Informatik unterstützt die Nachvollziehbarkeit der Verwaltungstätigkeit und ermöglicht einen transparenten, sicheren und zielgruppengerechten Informationsaustausch zwischen den Verwaltungseinheiten. – Die Informatik ermöglicht die Erstellung von Informationsangeboten und unterstützt die elektronische Abwicklung der Verwaltungsgeschäfte mit der Wirtschaft und der Bevölkerung sowie zwischen den öffentlichen Partnern. – Den Mitarbeitenden wird ein Portal zur Verfügung gestellt, das die Nutzung der wichtigsten direktionsübergreifenden Programme, Datenbanken und Informationen ermöglicht. – Die bestehenden Sicherheitsvorgaben werden eingehalten und wenn notwendig zusätzliche Sicherheitsstandards definiert, umgesetzt und gepflegt. Das Sicherheitsbewusstsein aller Mitarbeitenden der kantonalen Verwaltung wird laufend gefördert.

3. Strategische Ausrichtung der kantonalen Informatik Mit der neuen Informatikstrategie wird die kantonale Informatik unter den Gesichtspunkten Steuerung und Führung, Informatikleistungen, Finanzierung sowie Sicherheit strategisch ausgerichtet.

3.1 Steuerung und Führung Das KITT stellt die Umsetzung der Informatikstrategie sicher und unterstützt damit die Verwaltungseinheiten mit einer effizienten und effektiven Informatik. Hierbei wird die Strategiekonformität der Informatik der Direktionen und der Staatskanzlei laufend gefördert. Mit der Strategiepflege wird die Zielerreichung gesichert.

3.2 Informatikleistungen Informatikleistungen werden nach dem Grundsatz «eine Anforderung – eine Lösung» geplant und erbracht. Dazu werden alle bedeutenden Informatikvorhaben und -leistungen in einem Portfolio verwaltet und regelmässig durch die Qualitätssicherung überprüft. Jede Leistungserbringung und jeder Leistungsbezug beruhen auf einer schriftlichen Leistungsvereinbarung zwischen dem Leistungserbringer und dem Leistungsbezüger. Ob die direktionsübergreifenden Informatikleistungen intern oder extern bezogen werden, entscheidet das KITT.

3.3 Finanzierung Mit Budgetierungs- und Kontierungsvorschriften sowie dem Informatikcontrolling wird eine erhöhte Transparenz der Informatik-Ausgaben erreicht. Die der direktionsübergreifenden Leistungserbringung zugehörigen koordinierenden Tätigkeiten der strategischen Planung und zentrale Dienstleistungen werden zentral budgetiert und bezahlt und nicht weiterverrechnet. Interne Leistungserbringung wird nach einheitlichen Kriterien verrechnet. Preise interner KITT-Servicezentren werden mit einer Vollkostenrechnung ermittelt.

3.4 Sicherheit Der Einsatz der Informatik erfüllt die eidgenössischen und kantonalen Vorschriften betreffend Datenschutz, Sicherheit und Umgang mit Informationen und Personendaten. Die zugehörigen Schutzziele sind Vertraulichkeit, Verfügbarkeit, Integrität und Authentizität. Um den notwendigen Sicherheitsstandard zu erreichen, werden die benötigten Massnahmen im Bereich der Organisation getroffen und Rollen und Verantwortlichkeiten zugewiesen. Damit können die benötigten Aufgaben und Lieferobjekte verteilt und erarbeitet werden.

4. Umsetzung Zusammen mit der Informatikstrategie hat das KITT einen Umsetzungsplan ausgearbeitet, der als Zusatzdokument vorliegt. Er umschreibt in groben Zügen die mittelfristigen Vorhaben, die für die Zielerrei- chung zu verwirklichen sind. Die Umsetzungsplanung umfasst die vier voneinander unabhängigen Umsetzungseinheiten Strategische Ausrichtung, Informatiksicherheit, Datenmanagement und Portal. Jede dieser Umsetzungseinheiten hat ausgewählte Projekte und Vorhaben, die von strategischer Bedeutung sind, zum Gegenstand.

4.1 Voraussetzungen Die Informatik ist innerhalb der Direktionen und der Staatskanzlei strategisch so zu positionieren und organisatorisch einzubinden, dass sie ihre kantonalen strategischen Aufgaben auch wahrnehmen kann. Dies ist nur erreichbar, wenn das KITT-Mitglied mit den entsprechenden Kompetenzen ausgestattet wird.

4.2 Kenntnisnahme und Vorgehen Die Umsetzung wird über eine Programmorganisation geführt. Das Programm ermöglicht eine bestmögliche Planung und Abstimmung der Umsetzungsprojekte bei niedrigen Koordinationskosten. Die strategische Führung und Konzeption der Umsetzung obliegt dem KITT, während die operative Programmleitung bei der KITT-Geschäftsstelle angesiedelt wird.

4.3 Kosten und Finanzierung Wesentliche Teile der geplanten Vorhaben sollen in den nächsten vier Jahren verwirklicht werden. Dabei ist für acht der zehn Vorhaben mit Kosten von 7,6 Mio. Franken zu rechnen. Für zwei Vorhaben liegt noch keine Kostenschätzung vor. Die Beträge enthalten die internen und externen Kosten; eingerechnet sind die wiederkehrenden Kosten von vier Jahren. Im Budgetentwurf 2009 und im KEF 2009–2012 der Leistungsgruppe Nr. 4600, Direktionsübergreifende Informatik, sind Beträge zur Finanzierung der Vorhaben eingestellt, die jedoch sehr knapp bemessen sind, sodass für die Planjahre 2010–2012 voraussichtlich mit höheren Beträgen gerechnet werden muss. Es wird für jedes Vorhaben aufgrund der benötigten Mittel und der Allgemeinverbindlichkeit zu entscheiden sein, ob ein Regierungsratsbeschluss nötig sein wird. Entsprechend § 11 der KITT-Verordnung wurde die Informatikstrategie der Generalsekretärenkonferenz vorgelegt. Die Generalsekretärenkonferenz hat an ihrer Sitzung vom 29. September 2008 der Informatikstrategie im Wesentlichen zugestimmt.