Vereinbarung über die Zusammenarbeit zwischen Gemeinden und Kanton im Bereich E-Government, Vernehmlassung, Ermächtigung

A. Ausgangslage Sowohl die Gemeinden als auch die Direktionen und Ämter der kantonalen Verwaltung haben bisher das Online-Angebot häufig unabhängig voneinander umgesetzt. Zur Sicherstellung einer koordinierten Umsetzung von E-Government in der kantonalen Verwaltung hat der Regierungsrat mit Beschluss Nr. 1411/2008 die E-Government-Strategie 2008–2012 festgesetzt. Einer der Handlungsschwerpunkte darin ist der Ausbau des elektronischen Amtsverkehrs mit anderen Behörden, dem Bund und insbesondere mit den Gemeinden. Dieser ist darauf ausgerichtet, die operative Zusammenarbeit über die Behördengrenzen hinweg zu erleichtern und eine effizientere Abwicklung der Amtsgeschäfte zu ermöglichen. Der Regierungsrat hat im Rahmen der Umsetzung des Legislaturziels 2011–2015 «Die politischen Strukturen und die Verwaltung sind stärker auf die funktionalen Räume ausgerichtet und ein ergebnisorientierter, ressourcenschonender Gesetzesvollzug ist sichergestellt» die Massnahme e «Die Zusammenarbeit mit den Gemeinden im E-Government verstärken und in geeigneter Form regeln» festgelegt. In der 2011 erneuerten Rahmenvereinbarung zwischen Bund und Kantonen über die E-Government-Zusammenarbeit in der Schweiz für die Jahre 2012–2015 wird von den Kantonen verlangt, im Rahmen ihrer Möglichkeiten für einen aktiven Einbezug der Gemeinden zu sorgen. Im Unterschied zum Verhältnis zwischen Bund und Kantonen gibt es im Kanton Zürich bis heute keine formelle Regelung für die E-Government-Zusammenarbeit zwischen den kantonalen Behörden und den Gemeinden. Die Stabsstelle E-Government der Staatskanzlei hat daher ein Projekt begonnen mit dem Ziel, eine Regelung für Inhalte und Form der künftigen Zusammenarbeit zwischen Gemeinden und Kanton im Bereich E-Government zu finden.

B. Projektorganisation und Vorgehen Unter dem Vorsitz des Vorstehers der Direktion der Justiz und des Innern besteht ein Projektausschuss mit weiteren Vertretern des Kantons und Vertretern der Gemeinden, der als Entscheidungsgremium amtet. Die Projektgruppe, die sich ebenfalls aus Vertretern der Gemeinden sowie aus Vertretern einzelner Direktionen zusammensetzt, hat die vorgeschlagenen Lösungen erarbeitet. Bevor damit begonnen wurde, hat die Stabsstelle E-Government bei allen Gemeinden und den Direktionen mit einer Umfrage das grundsätzliche Interesse abgeklärt. Aufgrund des positiven Ergebnisses wurden anschliessend in Einzelgesprächen die Bedürfnisse abgeklärt und erste Lösungsideen entwickelt. Die Projektgruppe hat gestützt auf diese Abklärungen einen Vorschlag für die inhaltliche und formelle Gestaltung der Zusammenarbeit ausgearbeitet.

C. Schwerpunkte und Regelung der künftigen Zusammenarbeit 1. Gemeinsame strategische Stossrichtungen Gemeinden und Kanton legen gemeinsame strategische Stossrichtungen für vier Jahre fest und passen diese gegebenenfalls den Entwicklungen an. Die Stossrichtungen berücksichtigen auch die Aktivitäten von E-Government Schweiz und dienen als Leitlinie für die Weiterentwicklung des elektronischen Amtsverkehrs und für die Festlegung der Projekte in einem gemeinsamen Projektportfolio. 2. Gemeinsame Projekte Es wird zwischen Pflichtprojekten und Leistungsprojekten unterschieden: – Pflichtprojekte sind solche, die flächendeckend umgesetzt werden müssen, damit ein messbarer Nutzen erzielt werden kann (z. B. Infrastruktur-Projekte). Bei diesen Projekten werden die Gemeinden durch eine entsprechende Rechtsgrundlage verpflichtet, die umgesetzte Lösung zu betreiben und zu nutzen. – Leistungsprojekte bringen bereits mit weniger Teilnehmenden einen messbaren Nutzen (z. B. Online-Angebote für spezifische Zielgruppen), weshalb auf eine Teilnahmeverpflichtung verzichtet werden kann. Ein Projektportfolio soll Übersicht über die gemeinsamen E-Government-Vorhaben schaffen und den Gemeinwesen ermöglichen, ihre Planung darauf abzustimmen und Synergien zu nutzen. 3. Grundsätze der Zusammenarbeit Die Gemeinden und der Kanton anerkennen die nachfolgenden, für eine effiziente Weiterentwicklung von E-Government wichtigen Erfolgsfaktoren bzw. Grundanforderungen: – gemeinsames Verständnis für Sinn und Zweck von E-Government – gemeinsames Umsetzungsvorgehen

– Mehrfachnutzung von Daten und bestehenden Lösungen – Einhaltung von Standards zwecks Interoperabilität der verschiedenen Systeme – Einhaltung der rechtlichen Rahmenbedingungen 4. Organisation der Zusammenarbeit Für die übergreifenden, koordinierenden und steuernden Aufgaben sowie für die Festlegung und Steuerung der gemeinsamen Projekte soll eine gemeinschaftlich getragene Organisationsstruktur geschaffen werden. Diese besteht aus einer politisch-strategischen Steuerung (Steuerungsausschuss), einem Fachgremium (Fachrat), den Projektorganen (Umsetzungsorgane) sowie einer fachlich-koordinierenden Stelle (Geschäftsstelle), die bei der Staatskanzlei, Stabsstelle E-Government, angegliedert werden soll. Der Steuerungsausschuss soll bestehen aus der Vorsteherin oder dem Vorsteher der Direktion der Justiz und des Innern (Vorsitz), einer Vorsteherin oder einem Vorsteher einer weiteren Direktion, der Staatsschreiberin oder dem Staatsschreiber sowie je einer Vertreterin oder einem Vertreter der Städte Zürich und Winterthur sowie des Gemeindepräsidentenverbandes (GPV) und des Vereins der Zürcher Gemeindescheiber und Verwaltungsfachleute (VZGV). Der Fachrat soll sich zusammensetzen aus der Leiterin oder dem Leiter der Stabsstelle E-Government, zwei weiteren Vertreterinnen oder Vertretern des Kantons, einer Vertreterin oder einem Vertreter von drei verschiedenen Gemeinden sowie je einer Vertretung von Bund, Wirtschaft und Wissenschaft. 5. Finanzierung Es ist vorgesehen, dass der Kanton die Geschäftsstelle finanziert, wobei aufgrund des Aufgabenbeschriebs von einem durchschnittlichen Beschäftigungsgrad von etwa 50 Stellenprozenten ausgegangen wird. Ob die personellen Mittel im Rahmen des bestehenden Stellenplans der Stabsstelle E-Government zur Verfügung stehen oder ob eine Stellenplananpassung erforderlich ist, wird sich aus der Aufgabenüberprüfung der Stabsstelle E-Government ergeben, die im Zusammenhang mit der geplanten Erneuerung der E-Government-Strategie auf Ende 2012 vorzunehmen sein wird. Die Kosten für die Mitglieder der Organisationsgremien sollen die entsendenden Organisationen tragen. Die Finanzierung der Projekte soll nach deren Art erfolgen: Pflichtprojekte werden im Wesentlichen vom Kanton finanziert und gemäss ordentlichem Verfahren von den

zuständigen Verwaltungseinheiten beantragt und budgetiert. Die Gemeinden übernehmen vor allem die Kosten für Schnittstellen und An- passungen von Systemen und beteiligen sich nach einem festzulegenden Verteilschlüssel am Betriebsaufwand. Bei Leistungsprojekten erfolgt die Finanzierung projektbezogen. 6. Formelle Regelung Kanton und Gemeinden treffen eine Vereinbarung über die Zusammenarbeit im E-Government. Sie bekräftigen damit ihren Willen, E-Government gemeinsam und koordiniert voranzutreiben. Mit der Vereinbarung legen sie die Grundlagen für die Zusammenarbeit fest (allgemeine Grundsätze, Organisation und Finanzierung usw.). Die Gemeinden stimmen der Vereinbarung mit Unterzeichnung einer Anschlusserklärung zu. Die Vereinbarung gilt für vier Jahre und soll jeweils um weitere vier Jahre verlängert werden.

D. Vernehmlassung Damit die Zusammenarbeit im E-Government auf breiter Ebene erfolgt und wirtschaftliche Lösungen erarbeitet werden können, ist die Zustimmung möglichst vieler Gemeinden und die Unterstützung des Vorhabens durch weitere wichtige Akteure erforderlich. Aus diesem Grund soll zum Entwurf der Vereinbarung sowie dem vorgesehenen ersten Strategischen Projektportfolio 2013–2016 eine Vernehmlassung durchgeführt werden.