Beschaffung und Einführung einer neuen Fachapplikation Verfahrensplattform, gebundene Ausgabe, Vergabe

A. Ausgangslage Die bestehende Datenbank für die technische Verfahrensleitung des Amtes für Mobilität (AFM), in der die Verfahren nach Personenbeförderungsgesetz (SR 745.1), Seilbahngesetz (SR 743.01), Eisenbahngesetz (SR 742.101) und Luftfahrtgesetz (SR 748.0) abgewickelt werden, ist aufgrund der veralteten Plattform und des Nichterfüllens der geltenden Besonderen Informationssicherheitsrichtlinien zu ersetzen. Auch die Applikation «Datenbank Geko Städte», über welche die Verfahren nach §§ 45 ff. des Strassengesetzes (LS 722.1) gesteuert werden, funktioniert nur noch langsam und unzuverlässig. Ein effizientes Arbeiten ist damit nicht mehr möglich, weshalb dringender Handlungsbedarf besteht. Die Plangenehmigungsverfahren nach Nationalstrassengesetz (SR 725.11) sowie die Genehmigungen von Baulinienänderungen auf kommunaler Stufe gemäss kantonalem Planungs- und Baugesetz (LS 700.1) laufen über die «VD-Geko». Diese Applikation funktioniert gut, ist aber nicht mehr auf dem neusten Stand. Aus diesem Grund ist auch eine Integration dieser Geschäfte in die neue Verfahrensplattform zielführend und effizienzsteigernd. Für alle aufgeführten Verfahren ist gemäss Anhang 1 lit. D der Verordnung über die Organisation des Regierungsrates und der kantonalen Verwaltung (LS 172.11) die Volkswirtschaftsdirektion zuständig. Mit dem Inkrafttreten des neuen Gesetzes über den Personentransport mit Taxis und Limousinen und der dazugehörigen Verordnung wird das AFM neu ein Register über Taxiausweise, Taxifahrzeugbewilligungen, gemeldete Limousinen, Taxi- und Limousinendienstanbietende sowie über Verwaltungsmassnahmen und Bussen führen müssen. Das AFM wird Ausweise und Bewilligungen erteilen, verlängern oder entziehen. Zudem wird es Plaketten ausstellen. Diese Aufgaben sollen intern ebenfalls über die in Planung befindliche Verfahrensplattform (VPF) erfolgen. Davon losgelöst soll die digitale Kundenplattform realisiert und in die bestehende ZHservices-Kundenplattform integriert werden. Zudem ist zu erwarten, dass künftig noch weitere Verfahren durch das AFM über die neue VPF abgewickelt werden (z. B. zusätzliche Genehmigungsverfahren). Die genannten Verfahren zeichnen sich durch zahlreiche Gemeinsamkeiten aus, wie die Verwaltung der Geschäfte und der beteiligten Personen, die Abwicklung mittels Workflows und die Verfahrensübersicht.

Das vorhandene Synergiepotenzial in der dazugehörigen IT-Unterstützung soll genutzt werden, indem eine neue, einheitliche VPF für alle Verfahren erstellt wird. Eine Weiterentwicklung der bestehenden Datenbanken und Anwendungen wurde geprüft. Da diese aber mehrheitlich technologisch veraltet sind, nicht den geltenden Sicherheitsrichtlinien entsprechen sowie den Ansprüchen eines modernen E-Governments nicht genügen, ist eine Weiterentwicklung nicht sinnvoll.

B. Öffentliche Ausschreibung Am 9. Januar 2023 wurde die Ausschreibung «Verfahrensplattform – VPF» im offenen Verfahren im Staatsvertragsbereich gemäss Art. 12 Abs. 1 lit. a der Interkantonalen Vereinbarung über das öffentliche Beschaffungswesen (LS 720.1) auf simap.ch publiziert. Mit der Ausschreibung wurde eine moderne und modulare IT-Standardlösung für die elektronische Geschäftskontrolle, deren Integration in die komplexe Landschaft der kantonalen IT und die Bereitstellung der nötigen Schnittstellen für die Abwicklung verschiedener Arbeitsprozesse gesucht. Der Beschaffungsgegenstand umfasste die Konzeptionierung, Erstellung und Lieferung der VPF, die Migration der Daten aus den bisherigen Applikationen sowie Wartung, Support und allfällige Weiterentwicklungen für vier Jahre ab Betriebsaufnahme. Zu offerieren waren zudem die vier Optionen «Betrieb, Wartung, Support und Beratung VPF für weitere sechs Jahre», «Realisierung und Einführung Agglo-Programm», «Weiterentwicklung VPF» und «Unterstützung bei der Ablösung der VPF». Die Offertöffnung erfolgte am 20. Februar 2023. Es wurden drei Angebote fristgerecht eingereicht.

C. Vergabe Die eingegangenen Angebote wurden durch ein breit abgestütztes Evaluationsteam mit Vertretungen des AFM, des Amtes für Informatik, der Kantonalen Drucksachen- und Materialzentrale sowie eines externen Beratungsbüros beurteilt und bewertet. Die Prüfung der Angebote ergab, dass alle eingereichten Angebote die Voraussetzungen für die Teilnahme am Verfahren erfüllen (allgemeine Verfahrensbestimmungen, Eignungskriterien sowie technische Spezifikationen). Den Angebotsbewertungen lagen die Zuschlagskriterien «ZK1 Anforderungsabdeckung» (30%), «ZK2 Preis» (30%), «ZK3 Umsetzungsanforderungen» (20%), «ZK4 Referenzen» (10%) sowie «ZK5 Angebotspräsentation» (10%) zugrunde. Aufgrund der Bewertung der Zuschlagskriterien ZK1 bis ZK4 wurden zwei Anbieterinnen zur Angebotspräsentation ein- geladen. Die dritte Anbieterin hätte aufgrund der Beurteilung der Zuschlagskriterien ZK1 bis ZK4 auch beim Erhalt des Maximums der Punktzahl für die Angebotspräsentation keine Möglichkeit mehr gehabt, die beiden anderen Anbieterinnen zu überholen. Aus diesem Grund wurde auf eine Einladung zur Präsentation verzichtet. Nach umfassender Bewertung der Angebote ist der Zuschlag für die neue VPF an die ATEGRA AG zu erteilen. Das Angebot deckt die vorgegebenen Anforderungen bei allen Kriterien sehr gut ab und bietet gegenüber der Konkurrenz die überzeugendsten Referenzen und den tiefsten Preis. Zudem hat die Anbieterin auch bei der Angebotspräsentation überzeugt. Vergabe (in Franken, einschliesslich MWSt) Investitionsrechnung Erfolgsrechnung Total Realisierung VPF (ohne «Agglo-Programm») 377 518 377 518 Einführung VPF 91 217 91 217 Betrieb/Wartung/Support (4 Jahre) 389 766 389 766 Option 1: Betrieb/Wartung/Support 584 649 584 649 (weitere 6 Jahre) Option 2: Realisierung und Einführung 109 733 241 756 351 489 «Agglo-Programm» Option 3: Weiterentwicklung VPF 1 033 920 258 480 1 292 400 Option 4: Unterstützung bei Ablösung VPF 34 292 34 292 Total Vergabe 1 521 171 1 600 160 3 121 331 Die Vergabe erfolgt über einen Gesamtbetrag von Fr. 3 121 331 (einschliesslich MWSt). Dieser Betrag entspricht auch dem Auftragsvolumen im Vertrag mit der Anbieterin, wobei vorerst auf die Bestellung der Optionen verzichtet wird. Diese können zu gegebener Zeit abgerufen und ausgelöst werden.

D. Finanzierung Die Beschaffung der genannten Lösung ist für eine zeitgemässe Geschäftsführung zwingend erforderlich und dient unmittelbar der Erfüllung von gesetzlich vorgeschriebenen Verwaltungsaufgaben. Es handelt sich damit um eine gebundene Ausgabe im Sinne von § 37 Abs. 2 lit. a des Gesetzes über Controlling und Rechnungslegung (LS 611). Das Vorhaben stellt eine zeitgemässe Plattform zur Erfüllung der Verwaltungstätigkeit bereit und steigert deren Effektivität. Mit der fortschreitenden Digitalisierung wird eine Vergrösserung der Anwendungsgruppen erwartet, weshalb auch ein erheblicher Betrag für Weiterentwicklungen vorgesehen sind. Durch die Integration der Option 4 «Unterstützung bei Ablösung VPF» wurde auch bereits ein Betrag definiert, sollte in Zukunft ein über die gesamte Direktion anwendbares System eingeführt werden.

Für die Ausgabenbewilligung ist zusätzlich zum Vergabebetrag von Fr. 3 121 331 eine Reserve von rund 10% für Unvorhergesehenes in der Erfolgsrechnung vorzusehen. Es ist somit eine gebundene Ausgabe von insgesamt Fr. 3 450 000 zu bewilligen. Davon gehen Fr. 1 928 829 zulasten der Erfolgsrechnung und Fr. 1 521 171 zulasten der Investitionsrechnung. Aus der vorliegenden Vergabe entsteht folgender Finanzbedarf: (in Franken) 2023 2024 2025 2026 2027 2028 Erfolgsrechnung 235 960 401 550 135 620 135 620 135 620 135 620 Investitionsrechnung 415 270 234 440 113 740 113 740 113 740 113 740 Total Ausgaben 651 230 635 990 249 360 249 360 249 360 249 360 Die Kosten für die Jahre 2023 und 2024 sind weder im Budget 2023 enthalten noch im Konsolidierten Entwicklungs- und Finanzplan (KEF) 2023–2026 eingestellt. Die Kosten für das Jahr 2023 sind zu kompensieren. Die Kosten für die Folgejahre sind in den KEF 2024–2027 einzustellen. Die erforderlichen Mittel werden der Leistungsgruppe Nr. 5205, Amt für Mobilität, belastet. Auch wenn durch die neue VPF die Effizienz gesteigert werden kann, können keine personellen Mittel gespart werden. In finanzieller Hinsicht entfallen hingegen die Kosten für die bestehenden Datenbanken.

E. Gremien Das Gremium Operative IKT-Steuerung hat das Vorhaben am 18. August 2022 zustimmend zur Kenntnis genommen.