Amt für Jugend und Berufsberatung, Stipendien, Stellenplan

A. Ausgangslage Der Kantonsrat hat am 27. April 2015 mit dem Gesetz über die Anpassung der Gesetzgebung im Bereich von Ausbildungsbeiträgen (Stipendienreform) die Änderung von §§ 16–19b und 27 des Bildungsgesetzes vom 1. Juli 2002 (BiG, LS 410.1) beschlossen. Das Gesetz ist am 1. Januar 2021 in Kraft getreten. Auf denselben Zeitpunkt hin sind die vom Regierungsrat erlassenen Ausführungsbestimmungen in Form der neuen Verordnung über die Ausbildungsbeiträge vom 17. Juni 2020 (VAB, LS 416.1) in Kraft getreten. Mit der Stipendienreform wurde ein schlankes und transparentes Stipendienwesen geschaffen. Ein weiteres Hauptziel der Reform war die Erhöhung der im nationalen Vergleich tiefen Bezügerinnen- und Bezügerquote im Kanton Zürich. Im Vorfeld der Einführung der Stipendienreform wurden im Amt für Jugend und Berufsberatung (AJB) verschiedene Massnahmen zur Verbesserung der betrieblichen Abläufe und der Organisation getroffen, wodurch es gelungen war, die Anzahl der hängigen Stipendiengesuche und deren Bearbeitungsdauer zu verkürzen. So wurden standardisierte Leistungsprozesse eingeführt, um eine möglichst schlanke Bearbeitung der Gesuche zu gewährleisten. Mit dem kantonalen Steueramt wurde ein Verfahren zur raschen Beschaffung der Steuerdaten in den Fällen, in denen die Gesuchstellenden diese nicht (vollständig) einreichen, eingeführt. Zudem wurden verschiedene Ablaufschritte digitalisiert. Seit 2017 können Gesuche über ein Webportal elektronisch eingereicht werden, wodurch sämtliche Unterlagen bereits digital vorhanden sind und bearbeitet werden können. Auch die Sozialdienste der Gemeinden können seit 2019 stellvertretend für ihre Klientinnen und Klienten online Gesuche stellen. In organisatorischer Hinsicht wurde innerhalb der Abteilung eine Teamstruktur eingeführt. Daneben wurden von der Bildungsdirektion 3,6 befristete Stellen für den Zeitraum von 1. Juli 2017 bis 30. Juni 2019 und 5,0 befristete Stellen für 1. Juli 2019 bis 31. Dezember 2022 für die Stipendiensachbearbeitung bewilligt. Durch diese Anstellungen und die geschilderten Massnahmen konnte die Bearbeitungsdauer der Gesuche trotz der jährlich steigenden Gesuchszahlen von sieben bis acht Monaten auf zwei bis drei Monate verkürzt werden.

Die Einführung der Stipendienreform am 1. Januar 2021 führte zu einem neuerlichen Anstieg der pendenten Gesuche und zwischenzeitlich zu einer längeren Bearbeitungsdauer. Dies ist unter anderem darauf zurückzuführen, dass im Rahmen der Umsetzungsarbeiten Zusatzaufgaben anfielen und den Mitarbeitenden dadurch weniger Zeit für die Gesuchsbearbeitung zur Verfügung stand. Zudem nahmen die Gesuchseingänge 2021 deutlich zu. Aus diesem Grund wurden 2021 3,3 zusätzliche Aushilfen für die Sachbearbeitung bis 30. September 2022 sowie 0,8 Stellen als Aushilfen für juristische Unterstützung bei der Umsetzung der Stipendienreform bis 31. Juli 2022 befristet angestellt (vgl. auch RRB Nr. 62/2022).

B. Stellenplan und Entwicklung der Gesuchseingänge Die Anzahl Stellen der Stipendienabteilung wurde in den letzten 20 Jahren nie geändert. Die Abteilung verfügt insgesamt über 12,5 Stellen bestehend aus 1,0 Stellen Abteilungschef/in (Klasse 22 VVO), 1,0 Stellen Adjunkt/in (Stellvertretung Abteilungsleitung, Klasse 19 VVO), 2,2 Stellen Adjunkt/in (Teamleitung, Klasse 18 VVO), 7,3 Stellen Verwaltungsassistent/in (Sachbearbeitung, Klasse 16 VVO) sowie 1,0 Stellen Verwaltungssekretär/in (Klasse 12 VVO). 2001 gingen im AJB rund 4700 Gesuche um Ausbildungsbeiträge ein. Die Abteilung war damals mit den aufgeführten 12,5 Vollzeitstellen besetzt. Mit einer Vollzeitstelle wurden jährlich rund 380 Gesuche bearbeitet. 2020 gingen im AJB rund 8200 Gesuche um Ausbildungsbeiträge ein, was unter anderem darauf zurückzuführen ist, dass die Anzahl Personen, die sich in einer nachobligatorischen Ausbildung befinden, seit 2004 stetig zunimmt. Diese Gesuche wurden mit 17,5 Vollzeitstellen (12,5 unbefristete und 5,0 befristete Stellen) bearbeitet. Folglich wurden pro Vollzeitstelle 2020 rund 470 Gesuche bearbeitet. Die im Vergleich zu 2001 höhere Produktivität ist auf die geschilderten organisatorischen und technischen Massnahmen zurückzuführen. Dadurch konnten Ende 2020 die Gesuche in einer angemessenen Frist von rund drei Monaten bearbeitet werden. Im vergangenen Jahr wurde ein weiterer Anstieg der Gesuchseingänge im Vergleich zu 2020 verzeichnet. Bis Ende Dezember 2021 gingen über 9400 Gesuche ein. Dies entspricht einer Zunahme von rund 15% gegenüber dem Vorjahr. Zur Verfügung standen 2021 12,5 unbefristete und 9,1 befristete Stellen (5,0 im Stellenplan und 4,1 Aushilfsstellen), also insgesamt 21,6 Stellen.

Es ist davon auszugehen, dass die Gesuchszahlen künftig weiter steigen werden. Mit dem neuen Recht soll die im nationalen Vergleich tiefe Bezügerinnen- und Bezügerquote im Kanton Zürich erhöht werden. Die Zahlen von 2021 deuten darauf hin, dass dieses Ziel erreicht wird, weshalb für das laufende Jahr mit einer weiteren Zunahme von rund 10% zu rechnen ist.

C. Personalbedarf Für die Bewältigung der im Jahr 2022 erwarteten rund 10 300 Gesuche benötigt die Abteilung Stipendien zusätzliche Stellen. Sämtliche befristeten Anstellungen laufen 2022 aus. Ohne diese personellen Mittel kann eine zeitnahe Bearbeitung der Gesuche nicht gewährleistet werden. Ausgehend von einer Kapazität von 470 Gesuchen pro Vollzeitstelle sind für die Bearbeitung von 10 300 Gesuchen insgesamt 22 Stellen notwendig, weshalb zusätzlich zu den 12,5 Stellen weitere 9,5 unbefristete Stellen notwendig sind. Bei den zusätzlichen Stellen soll ein angemessenes Verhältnis zwischen Teamleitung und Sachbearbeitung beibehalten werden, weshalb 1,3 Stellen als Adjunkt/in in der Lohnklasse 18 VVO und 8,2 Stellen als Verwaltungsassistent/in in der Lohnklasse 16 VVO benötigt werden. Für die 8,2 Stellen Verwaltungsassistent/in sind die bis zum 31. Dezember 2022 befristeten 5,0 Stellen unbefristet in den Stellenplan aufzunehmen und 3,2 Stellen neu zu schaffen. Dabei handelt es sich allesamt um eine Aufstockung bereits bestehender Stellen. Damit verfügt die Stipendienabteilung insgesamt über 22,0 Stellen. Zum grössten Teil kann die Erweiterung durch Überführung von befristeten in unbefristete Anstellungsverhältnisse erfolgen.

D. Kosten Im Budget 2022 und im Konsolidierten Entwicklungs- und Finanzplan (KEF) 2022–2025, Planjahre 2023–2025, sind in der Leistungsgruppe Nr. 7502, Berufsbildung und Ausbildungsbeiträge, die 12,5 ordentlichen Stellen enthalten. Die 5,0 befristeten Stellen Verwaltungsassistent/in (Lohnklasse 16) sind nur im Budget 2022 enthalten. Ab 2023 fallen für die 9,5 Stellen Kosten von insgesamt 1,4 Mio. Franken jährlich an, die nicht innerhalb der Leistungsgruppe Nr. 7502, Berufsbildung und Ausbildungsbeiträge, kompensiert werden können. Sie sind in das Budget 2023 und den KEF 2023–2026, Planjahre 2024–2026, in der Leistungsgruppe Nr. 7502, Berufsbildung und Ausbildungsbeiträge, neu einzustellen.