Cisco-Webex-Lösung für die kantonale Verwaltung, zusätzliche gebundene Ausgabe, Vergabeerhöhung

Ausgabe, Vergabeerhöhung) Wegen der besonderen Situation im Zusammenhang mit der Covid-19- Pandemie musste im Frühjahr 2020 zur Erfüllung des Leistungsauftrages der kantonalen Verwaltung schnellstmöglich eine standortunabhängige und nutzerfreundliche Kollaborationslösung für alle Mitarbeitenden bereitgestellt werden. Es galt, eine sichere und doch einfache Lösung für das Arbeiten im Homeoffice innert weniger Tagen zu ermöglichen. Das Amt für Informatik (AFI) konnte gemeinsam mit der Swisscom (Schweiz) AG (nachfolgend: Swisscom) in enger Zusammenarbeit mit dem Hersteller Cisco kostenlose Trial-Version-Lizenzen für die Webex- Lösung bereitstellen. Nach Ablauf dieser Trial-Version beschaffte das AFI Lizenzen für zwölf Monate. Eine längere Bezugszeit war zu diesem Zeitpunkt nicht vorgesehen. Da die Pandemie länger als erwartet andauerte, wurde der Vertrag im Sommer 2021 um ein weiteres Jahr verlängert. Der Vertrag mit Swisscom für den Bezug der Webex-Lösung muss ab August 2022 erneut verlängert werden. Einerseits hat sich das Arbeiten im Homeoffice in vielen Organisationseinheiten durchgesetzt, sodass Webex nach wie vor ein nicht mehr wegzudenkendes Arbeitsmittel ist. Anderseits hat sich die Einführung des neuen Digitalen Arbeitsplatzes (DAP) und der mit diesem bereitgestellten Kommunikations- und Kollaborationslösungen weiter verzögert. Mit dem DAP werden den Mitarbeitenden die Lösungen Unify und Microsoft Teams bereitgestellt, die im Zusammenhang mit der Umsetzung der neuen IKT-Strategie beschafft wurden (vgl. auch RRB Nrn. 492/2020 und 542/2022). Damit die Zeit bis zur vollständigen Einführung des DAP weiterhin mit der Webex-Lösung überbrückt werden kann, muss der Vertrag mit Swisscom verlängert werden. Nur so kann gewährleistet werden, dass allen Mitarbeitenden die notwendigen Funktionalitäten ohne Unterbruch bereitstehen. Derzeit ist davon auszugehen, dass der DAP-Rollout Mitte 2024 abgeschlossen werden kann. Aus diesem Grund werden nachfolgend die Kosten für eine zweijährige Verlängerung gemäss neuster Nutzungsmessung des Herstellers berücksichtigt.

Kosten in Franken Kosten bis Ende Juli 2022 (ohne Mehrwertsteuer) 670 000.00 Vertragsverlängerung ab 1. August 2022 für zwei Jahre 833 112.00 Zwischentotal 1 503 112.00 Mehrwertsteuer 7,7% 115 739.60 Total 1 618 851.60 Unvorhergesehenes 171 148.40 Total Mittelbedarf (Ausgabensumme) 1 790 000.00 ./. bereits bewilligter Ausgabe (Direktionsverfügung Nr. 4610A-00167_2 / Amtsverfügung Nr. 4610A-00167) 990 000.00 Zusätzlich zu bewilligende Ausgabe 800 000.00 Für die Webex-Lösung ergibt sich ein Mittelbedarf von 1,79 Mio. Franken. Die bisher bewilligte Ausgabe beläuft sich auf insgesamt Fr. 990 000 einschliesslich Reserven, nachdem die Finanzdirektion mit Verfügung Nr. 4610A-00167_2 vom 6. Juli 2021 eine zusätzliche gebundene Ausgabe zur Verfügung des AFI bewilligt hatte. Zur Deckung der Vertragsverlängerung ab August 2022 ist somit eine weitere zusätzliche Ausgabe von Fr. 800 000 zu bewilligen. Es handelt sich um eine gebundene Ausgabe gemäss § 37 Abs. 2 lit. a des Gesetzes über Controlling und Rechnungslegung (LS 611). Die Lösung wurde zur Aufrechterhaltung der Verwaltungstätigkeit während der Covid-19-Pandemie beschafft und ist bis zur vollständigen Einführung des DAP weiterhin zwingend notwendig. Über die zusätzliche Ausgabe entscheidet das Organ, das für den Gesamtkredit zuständig wäre (§ 38 Abs. 3 Finanzcontrollingverordnung [LS 611.2]); im vorliegenden Fall der Regierungsrat. Die Ausgabe geht zulasten der Erfolgsrechnung der Leistungsgruppe Nr. 4610, Amt für Informatik. Sie ist weder im Budget 2022 noch im Konsolidierten Entwicklungs- und Finanzplan 2022–2025 eingestellt. Die Mehrkosten können mit den Betriebskosten der neuen Kommunikations- und Kollaborationslösungen kompensiert werden, die 2022 aufgrund der Verzögerung des DAP-Rollouts niedriger als geplant ausfallen. Im Umfang der zusätzlichen Ausgabe ist auch die Vergabesumme an die Swisscom gestützt auf § 10 Abs. 1 lit. f der Submissionsverordnung (LS 720.11) zu erhöhen.