30.1 Übertragung der Daten über den Personenstand aus dem Familienregister (Rückerfassung)(15.12.2004; Stand: 01.04.2013)

Eidgenössisches Justiz- und Polizeidepartement EJPD Direktionsbereich Privatrecht Eidgenössisches Amt für das Zivilstandswesen EAZW

Übertragung der Daten über den Personenstand aus dem Familienregister (Rückerfassung)

Geschäftsfall Person

Rückerfassung

Übertragung der Daten über den Personenstand aus dem Familienregister (Rückerfassung)

0 Systematische Übersicht

1 Grundsätze

Start 1.1 Umfang der Rückerfassung

1.2 Betroffene Person

1.3 Ledigname

Auslöser 1.4 Angaben über die Abstammung

1.5 Familienbeziehungen

1.6 Verknüpfung der rückerfassten Personen

Kontrolle

1.7 Schnittstelle Personenstandsregister ↔ Familider Daten enregister

1.7.1 Übertragungsvermerk im Familienblatt

1.7.2 Hinweis im Vorgangsblatt

Daten nein Abklärung und 1.7.3 Hinweis im Familienblatt der Eltern übertragungsfähig? Bereinigung 1.7.4 Fundstellenangabe im Personenstandsregister ja

1.8 Historische Daten

Rückerfassung der 2 Auslösung der Rückerfassung Person 2.1 Beurkundungen und Amtshandlungen

2.2 Ausfertigung von Dokumenten

2.3 Obligatorische, erweiterte und systematische

Mitwirkung Rückerfassung der Rückerfassung Rückerfassung Familienmitglieder nach 2.4 Anordnung des Kantons den 4 Regeln

3 Die vier Grundregeln der Rückerfassung

Alle Familienmitglieder Rückerfassungsauf-

3.1 Unveränderlichkeit der Daten anlässlich der

nein rückerfasst? trag zur Mitwirkung Rückerfassung

3.2 Kinder der betroffenen Person

ja 3.3 Ehepartner der betroffenen Person Mit rückerfassten

3.4 Eltern der betroffenen Person

Alle Familienmitglieder nein Familienmitgliedern verknüpft? verknüpfen 4 Vorbereitung der Rückerfassung ja

4.1 Bereinigung von Daten

4.2 Doppelregistrierung

Übertragungsvermerke 4.3 Mehrfachbürgerrechte im Familienregister eintragen 4.4 Unterschiedliche Schreibweisen von Familienamen

4.5 Verstorbene Personen

Ende 4.6 Adoptierte Personen

4.7 Heimatort

4.8 Staatsangehörigkeit einer ausländischen Person

4.9 Angaben betreffend den Ereignisort

4.9.1 Ereignisort in der Schweiz

4.9.2 Ereignisort im Ausland

5 Durchführung der Rückerfassung

5.1 Ereignisdatum (Systemdatum)

5.2 Übertragungsdatum

5.3 Datenquelle

5.4 Angaben zum Bürgerrecht

5.5 Rückerfassung der Familienmitglieder

5.6 Verknüpfungen

5.6.1 Verknüpfung mit der Ehefrau bzw. mit dem

Ehemann

5.6.2 Verknüpfung mit den Kindern

5.6.3 Verknüpfung mit den Eltern

5.7 Eintragung der Übertragungsvermerke

6 Aufforderung zur Mitwirkung

6.1 Familienmitglieder

6.2 Übertragungsvermerke

7 Belege

7.1 Bereinigung der erfassten Daten

7.2 Korrespondenzen

Übertragung der Daten über den Personenstand aus dem Familienregister (Rückerfassung)

1 Grundsätze

1.1 Umfang der Rückerfassung

Die Rückerfassung bezieht sich auf alle vor der Einführung des Personenstandsregisters geborenen Personen, welche im Familienregister als lebend eingetragen sind. Übertragen wird der letzte Stand der Daten gemäss Eintragung im Familienregister. Ausnahmsweise werden auch verstorbene Personen rückerfasst. Der Grundsatz bezieht sich auch auf Personen, die das Schweizer Bürgerrecht nicht besitzen.

Die Rückerfassung erstreckt sich sowohl auf Personen, welche im Zeitpunkt der Rückerfassung das Gemeindebürgerrecht besitzen oder im Zeitpunkt des Todes besessen haben, als auch auf alle ausländischen Staatsangehörige, deren Daten im Familienregister zur Verfügung stehen (siehe im Übrigen die Weisungen Nr. 10.11.01.04 vom 1. Juni 2011 betreffend die Übertragung von Personen aus dem Familienregister in das Personenstandsregister [Rückerfassung]).

1.2 Betroffene Person

Das Personenstandsregister ist ein Personenregister, das über die Einzelperson und ihre familienrechtlichen Verhältnisse Auskunft gibt. Bei der Rückerfassung ist deshalb immer von einer betroffenen Person auszugehen.

Berücksichtigt werden nur die im Zeitpunkt der Rückerfassung gemäss dem Familienregister aktuellen Personenstandsdaten und die bestehenden Familienbeziehungen (so genannte "Oberflächendaten" [letzter Stand der im Familienregister nachgewiesenen Daten]).

1.3 Ledigname

Zur "Oberfläche" gehört auch der so genannte Ledigname, selbst wenn die betroffene Person ihn von Gesetzes wegen verloren hat und der Ledigname im Zeitpunkt der Rückerfassung keinen Bestandteil des amtlichen Namens bildet. Wenn die betroffene Person im Zeitpunkt der Rückerfassung nicht mehr ledig ist, muss der Ledigname ausnahmslos sowohl bei der Frau als auch beim Mann zusätzlich beurkundet werden, und zwar auch dann, wenn sie diesen Namen im Zeitpunkt der Rückerfassung wieder oder immer noch führt.

Der Ledigname ist der Name, den eine Person unmittelbar vor der ersten Eheschliessung führte.

Der Ledigname ist auch im "inaktiven" Zustand einer Berichtigung oder amtlichen Namensänderung zugänglich. Bei der Rückerfassung ist der letzte Stand des Ledignamens zu berücksichtigen.

Übertragung der Daten über den Personenstand aus dem Familienregister (Rückerfassung)

1.4 Angaben über die Abstammung

Die Angaben über die Abstammung im Personenstandsregister beziehen sich auf den Zeitpunkt der Entstehung des Kindesverhältnisses. Änderungen im Namen oder Vornamen der Mutter oder des Vaters, die nach der Entstehung des Kindesverhältnisses erfolgten, werden deshalb bei der Rückerfassung nicht berücksichtigt.

Es ist zulässig, die Angaben über die Abstammung der betroffenen Person direkt dem Familienregisterblatt zu entnehmen, das als Grundlage für die Rückerfassung dient, und auf Nachforschungen über die Namensführung im Zeitpunkt der Entstehung des Kindesverhältnisses zu verzichten, wenn der Aufwand unverhältnismässig erscheint. Der im Zeitpunkt der Rückerfassung nicht geführte Ledigname der Mutter bzw. des Vaters wird als Element der Abstammungsangabe nicht in das Personenstandsregister übertragen.

1.5 Familienbeziehungen

Das Personenstandsregister gibt auch Auskunft über die Familienbeziehungen einer Person. Deshalb sind anlässlich der Rückerfassung gemäss den Grundregeln 2 und 3 (siehe Ziffern 3.2 und 3.3) auch alle Kinder und, bei bestehender Ehe, die Ehefrau bzw. der Ehemann der betroffenen Person in das Personenstandsregister zu übertragen.

Stehen die aktuellen Daten der aufzunehmenden Familienmitglieder der betroffenen Person nicht im gleichen Familienregister zur Verfügung, ist das zuständige Zivilstandsamt zur Mitwirkung (Rückerfassungsauftrag) aufzufordern (siehe Ziffer 6.1).

1.6 Verknüpfung der rückerfassten Personen

Die gleichzeitig oder zu verschiedenen Zeitpunkten rückerfassten Familienmitglieder der betroffenen Person (Kinder, Ehefrau bzw. Ehemann sowie Eltern) sind gemäss ihrer familienrechtlichen Beziehung (Eheverhältnis, Kindesverhältnis) miteinander zu verknüpfen. Die mitwirkenden Zivilstandsämter sorgen ebenfalls für die vorgeschriebene Verknüpfung (Art. 15 Abs. 4 ZStV) mit der aufgenommenen Person (siehe Ziffer 6.1).

1.7 Schnittstellen Personenstandsregister ↔ Familienregister

1.7.1 Übertragungsvermerk im Familienblatt

Als Zeichen der Austragung ist im Familienblatt die vom System vergebene Star-Nummer und das Übertragungsdatum einzutragen. Das Übertragungsdatum hat nichts mit dem Tag der Erfassung (Arbeitstag) zu tun, kann aber mit diesem zusammenfallen (insbesondere bei einer systematischen Rückerfassung). Es liegt stets zwischen dem letzten bezüglich der betroffenen Person im Familienregister beurkundeten Vorgang und vor dem ersten im Personenstandsregister zu beurkundenden neusten Ereignis.

Übertragung der Daten über den Personenstand aus dem Familienregister (Rückerfassung)

Das Übertragungsdatum darf nie mit einem Ereignisdatum zusammenfallen. Es stellt die personenbezogene Schnittstelle zwischen den beiden Registern dar. Normalerweise wird das Übertragungsdatum auf den Tag vor dem zu beurkundenden Ereignis gelegt (Regel: x – 1).

1.7.2 Hinweis im Vorgangsblatt

Wenn die betroffene Person früher in einem anderen Familienblatt registriert war, aus dem sie inzwischen wieder ausgetragen wurde, so ist in diesem Blatt trotz der Austragung ein Hinweis gemäss Ziffer 1.7.3 einzutragen, damit die Verknüpfung mit möglichen Kindern der rückerfassten Person gewährleistet ist.

1.7.3 Hinweis im Familienblatt der Eltern

Wenn die betroffene Person aus dem Elternblatt ausgetragen worden ist, so ist im Blatt des Vaters und der Mutter ein Hinweis betreffend die Rückerfassung einzutragen, wenn nötig unter Mitwirkung des dafür zuständigen Zivilstandsamtes. Der Hinweis (Star-Nummer in Klammern gesetzt) dient der Verknüpfung anlässlich der späteren Rückerfassung der Eltern mit dem rückerfassten Kind. Der Hinweis bildet die familienbezogene Schnittstelle. Wurden die Eltern bzw. wurde ein Elternteil bereits vor dem Kind rückerfasst, so ist die Verknüpfung unverzüglich vorzunehmen.

Wenn die betroffene Person mit ihrem letzten Personenstand noch im Blatt der Eltern eingetragen ist, so fallen die personenbezogene und die familienbezogene Schnittstelle (Übertragungsvermerk und Hinweis) zusammen. In diesem Fall genügt der Übertragungsvermerk gemäss Ziffer 1.7.1.

Auf die Eintragung des Hinweises im Elternblatt der betroffenen Person kann verzichtet werden, wenn beide Elternteile verstorben sind und mit einiger Sicherheit davon ausgegangen werden darf, dass die verstorbenen Eltern nie (auch nicht ausnahmsweise) in das Personenstandsregister übertragen werden (siehe auch Ziffer 4.5).

1.7.4 Fundstellenangabe im Personenstandsregister

Anlässlich der Rückerfassung sind im Personenstandsregister Band und Blatt des Familienregisters anzugeben. Es muss jederzeit ersichtlich sein, auf welche Quelle sich die im Personenstandsregister erfassten Daten stützen (siehe auch Regel 1, Ziffer 3.1).

1.8 Historische Daten

Den zugriffsberechtigten Zivilstandsämtern und Behörden stehen im Personenstandsregister nur die "Oberflächendaten" (siehe Ziffer 1.2) und die bestehenden Familienbeziehungen jeder Einzelperson zur Verfügung. Zu übertragen ist der Personenstand nach dem letzten im Familienregister beurkundeten Vorgang.

Übertragung der Daten über den Personenstand aus dem Familienregister (Rückerfassung)

Die Übertragung historischer Daten über den Personenstand ist verboten. Im Zeitpunkt der Rückerfassung nicht mehr bestehende Familienbeziehungen dürfen ebenfalls im Personenstandsregister nicht als "Oberflächendaten" erscheinen.

2 Auslösung der Rückerfassung

2.1 Beurkundungen und Amtshandlungen

Die Rückerfassung wird ausgelöst, wenn bezüglich einer im Familienregister geführten Person

– ein Ereignis zu beurkunden oder – eine Amtshandlung vorzubereiten ist

(Art. 93 Abs. 1 Bst. a und d ZStV). Stehen die Daten der betroffenen Person nicht zur Verfügung, ist das zuständige Zivilstandsamt aufzufordern, die Rückerfassung durchzuführen (Versand des Rückerfassungsauftrages [Mitwirkung]).

Muss ein natürliches Ereignis, eine Erklärung, ein Urteil oder eine Verfügung einer schweizerischen Behörde oder eine ausländische Entscheidung oder Urkunde über den Zivilstand beurkundet werden, ist die betroffene Person am Tage vor dem zu beurkundenden Vorgang aus dem Familienregister in das Personenstandsregister zu übertragen (Regel: x – 1). Dasselbe gilt, wenn die betroffene Person einen Antrag auf Eintragung der Tatsache der Errichtung eines Vorsorgeauftrages und dessen Hinterlegungsort stellt. Fällt die Beurkundung nicht in die Zuständigkeit des Zivilstandsamtes, welches die Rückerfassung durchführt, so ist das Ereignisdatum dem Rückerfassungsauftrag zu entnehmen.

2.2 Ausfertigung von Dokumenten

Ausserdem wird die Rückerfassung ausgelöst, wenn beim Zivilstandsamt des Heimatortes bezüglich einer im Familienregister geführten Person die Bestellung für

– einen Personenstandsausweis, – einen Heimatschein, – einen Familienschein eingeht.

Ist die betroffene Person nach dem 31. Dezember 1967 geboren worden, ist an Stelle eines Familienscheines ein Ausweis über den registrierten Familienstand auszufertigen.

Im Sinne der Vereinheitlichung des Dienstleistungsangebotes wird empfohlen, auch für eine vor dem 1. Januar 1968 geborene Person an Stelle des Familienscheines einen Ausweis über den registrierten Familienstand abzugeben.

Wenn nötig sind Rückerfassungsaufträge oder Kontrollanfragen zur Abklärung der Vollständigkeit und Richtigkeit des abzugebenden Ausweises über den registrierten Familienstand zu erlassen. Mitbetroffene Zivilstandsämter sind gemäss bundsrechtlicher Weisung zur Mitwir-

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kung verpflichtet (Weisungen Nr. 10.11.01.04 vom 1. Juni 2011 betreffend die Übertragung von Personen aus dem Familienregister in das Personenstandsregister [Rückerfassung]).

2.3 Obligatorische, erweiterte und systematische Rückerfassung

Die Auslöser (siehe Ziffern 2.1 und 2.2) lösen die obligatorische Rückerfassung bzw. eine zwingende Mitwirkung bei der Rückerfassung aus.

Nachdem auf der Zeitachse bis zum Tod alle lebenden Personen rückerfasst werden müssen, empfiehlt es sich, bei Gelegenheit im Sinne einer erweiterten Rückerfassung auch Personen vorgezogen in das Personenstandsregister zu übertragen, deren Rückerfassung noch nicht zwingend ausgelöst worden ist, aber im Gesamtzusammenhang sinnvoll erscheint (Zeitaufwand, Gelegenheit).

Ausser dieser erweiterten Rückerfassung wird auch die systematische Rückerfassung empfohlen mit dem Ziel, diese bis zu einem bestimmten Datum abzuschliessen (vgl. Weisungen Nr. 10.11.01.04 vom 1. Juni 2011 betreffend die Übertragung von Personen aus dem Familienregister in das Personentandsregister "Rückerfassung", Ziffer 9.2).

2.4 Anordnung des Kantons

Es ist sinnvoll, insbesondere jüngere Personen im Hinblick auf möglicherweise bald eintretende Zivilstandsereignisse systematisch oder bei Gelegenheit in das Personenstandsregister zu übertragen.

Nachdem die systematische Rückerfassung aller seit dem 1. Januar 1968 geborenen Personen in den meisten Kantonen abgeschlossen werden konnte, wird die Regelung der Rückerfassung aller übrigen als lebend in den Familieregistern geführten Personen empfohlen. In diesem Zusammenhang ist auch die nachträgliche Verknüpfung der im Personenstandsregister geführten vor dem 1. Januar 1968 geborenen Personen sicherzustellen.

Die kantonale Aufsichtsbehörde kann in diesem Bereich Anordnungen treffen (Art. 93 Abs. 1 Bst. c ZStV).

Sowohl die freiwillige als auch die angeordnete oder die bundesrechtlich zwingend ausgelöste Rückerfassung hat unter der Berücksichtigung der vier Grundregeln (Ziffern 3.1 bis 3.4) zu erfolgen.

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3 Die vier Grundregeln der Rückerfassung

3.1 Unveränderlichkeit der Daten anlässlich der Rückerfassung

Regel 1: Personenstand

Der im Familienregister eingetragene letzte Personenstand ist unverändert zu übertragen.

Der letzte Personenstand im Familienregister muss mit dem ersten Personenstand im Personenstandsregister übereinstimmen; dies gilt auch für Personen, die das Schweizer Bürgerrecht nicht besitzen.

3.2 Kinder der betroffenen Person

Regel 2: Kinder

Wenn die zu übertragende Person nach dem 31. Dezember 1967 geboren worden ist, so müssen alle ihre Kinder ebenfalls rückerfasst und mit ihr verknüpft werden.

Soweit die Kantone gestützt auf Artikel 93 Absatz 1 Buchstabe c ZStV keine entsprechende Weisung erlassen haben, wird das gleiche Vorgehen empfohlen, wenn die zu übertragende Person vor dem 1. Januar 1968 geboren worden ist.

Wenn die letzten Daten über den Personenstand einzelner Kinder nicht in einem Familienregister des Zivilstandskreises zur Verfügung stehen, so ist ihre Rückerfassung durch das zuständige Zivilstandsamt sicherzustellen. Die Mitteilung der erfassten Personendaten (Formular 0.1.2) gilt als Aufforderung. Die Aufforderung zur Rückerfassung ist auch dann zu erlassen, wenn bloss die Möglichkeit besteht, dass Kinder der betroffenen Person in einem anderen Familienregister eingetragen sein könnten. Bereits früher rückerfasste Kinder sind ausnahmslos (ohne Rücksicht auf das Geburtsdatum der betroffenen Person) unverzüglich mit der betroffenen Person zu verknüpfen.

3.3 Ehepartner der betroffenen Person

Regel 3: Ehepartner

Wenn die zu übertragende Person verheiratet ist, muss die Ehefrau bzw. der Ehemann ebenfalls rückerfasst und mit ihr verknüpft werden.

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Die Regel gilt ohne Ausnahme. Der schweizerische Ehemann wird an seinem Heimatort rückerfasst und nicht am Heimatort der Ehefrau. Gleichzeitig sind immer auch die Kinder des Ehemannes bzw. der Ehefrau gemäss den Regeln 1 und 2 in das Personenstandsregister zu übertragen und mit dem rückerfassten Elternteil zu verknüpfen.

3.4 Eltern der betroffenen Person

Regel 4: Eltern

Vater und Mutter der betroffenen Person müssen grundsätzlich nicht sofort rückerfasst werden; wenn ein Elternteil später rückerfasst wird, so sind die Grundregeln 1 bis 4 neu anwendbar.

Die sofortige Rückerfassung eines lebenden Elternteils der betroffenen Person ist nicht obligatorisch. Werden jedoch der lebende Vater oder die lebende Mutter sofort oder zu einem späteren Zeitpunkt ebenfalls rückerfasst, so sind die Regeln 1 bis 3 verbindlich neu anwendbar. Ausnahmsweise ist die Rückerfassung eines Elternteils (auch eines verstorbenen Elternteils) obligatorisch, wenn es sich bei der betroffenen Person um ein adoptiertes Kind handelt (Volladoption; siehe Ziffer 4.6).

Wenn der Vater oder die Mutter der betroffenen Person zu einem früheren Zeitpunkt rückerfasst worden ist, so muss ausnahmslos, unverzüglich und zwingend die Verknüpfung mit der betroffenen Person erfolgen.

4 Vorbereitung der Rückerfassung

4.1 Bereinigung von Daten

Die Personendaten dürfen anlässlich der Rückerfassung nicht verändert werden (Regel 1; siehe Ziffer 3.1). Werden bei der Datenübertragung Unrichtigkeiten festgestellt, ist entweder vor oder nach der Rückerfassung ein den Vorschriften entsprechendes Berichtigungsverfahren einzuleiten (Art. 43 ZGB). Ein Berichtigungsverfahren kann auch nach der Übertragung durchgeführt werden, damit diese nicht blockiert wird.

Es ist nicht zulässig, anlässlich der Rückerfassung Namenskategorien neu zu bestimmen, d.h. beispielsweise als Vornamen registrierte Mittelnamen oder Patronatsnamen in einem formlosen Verfahren der im Personenstandsregister in einer besonderen Rubrik neu vorgesehenen Kategorie "andere Namen" zuzuordnen oder, wenn sie bisher im Familienregister nicht eingetragen worden sind, neu in das Personenstandsregister aufzunehmen. Die Überprüfung der Namensführung im Rahmen eines regulären Berichtigungsverfahrens bleibt jederzeit vorbehalten.

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4.2 Doppelregistrierung

Der personenbezogene Rückerfassungsvermerk (Übertragungsvermerk: siehe Ziffer 1.7.1) ist bei registertechnischer Doppelregistrierung (Parallelblätter) in beiden Familienblättern einzutragen, damit Fehlschlüsse vermieden werden. Hingegen genügt im Personenstandsregister die Angabe einer einzigen Fundstelle (siehe Ziffer 1.7.4), weil die beiden Eintragungen im gleichen Familienregister identisch sind.

4.3 Mehrfachbürgerrechte

Besitzt die betroffene Person weitere Gemeindebürgerrechte, so ist die Aufnahme in das Personenstandsregister jedem Zivilstandsamt mitzuteilen, welches das Familienregister einer mitbetroffenen Heimatgemeinde führt (Mitteilung der erfassten Personendaten; Formular 0.1.2). Dieses ist für den Übertragungsvermerk (siehe Ziffer 1.7.1) sowie den Hinweis (siehe Ziffer 1.7.2 und 1.7.3) besorgt.

Wird das mitbetroffene Familienregister im gleichen Zivilstandskreis geführt, sorgt das Zivilstandsamt selbst für die Anmerkungen.

4.4 Unterschiedliche Schreibweisen von Familiennamen

Ist eine Person in verschiedenen Gemeinden heimatberechtigt und ist zudem bekannt, dass ihr Familienname in den Familienregistern dieser Gemeinden mit unterschiedlicher Schreibweise figuriert, so ist die Schreibweise des Familiennamens vor der Aufnahme (Rückerfassung) in das Personenstandsregister zu bereinigen.

Grundsätzlich ist die Person mit der tatsächlich verwendeten Schreibweise in das Personenstandsregister aufzunehmen. Gestützt auf die amtlichen Mitteilungen betreffend die zuletzt gemeldeten Zivilstandsereignisse, den Eintragungen in amtlichen Verzeichnissen oder anderen Hinweisen ist nach Möglichkeit festzustellen, welche Schreibweise die Person verwendet. Es ist wie folgt vorzugehen:

– Wenn der Wohnsitz der Person bekannt ist, wird ihr insbesondere in unklaren Fällen mitgeteilt, dass sie mit der entsprechenden Schreibweise des Familiennamens (im Sinne eines Vorschlages) im Personenstandsregister aufgenommen wird. Sie erhält Gelegenheit zu einer Stellungnahme. Grundsätzlich kann sie die ab sofort einzig gültige Schreibweise wählen. In der Regel wird es sich um die tatsächlich verwendete Schreibweise handeln. Eine bisher amtlich nie verwendete Schreibweise kann jedoch auf diesem Wege nicht eingeführt werden.

– Wenn der Wohnsitz der Person unbekannt ist, wird auf Grund der amtlichen Mitteilung festgestellt, mit welcher Schreibweise die letzten Eintragungen in den Einzelregistern lauten. Es kann sich dabei auch um ausländische Dokumente handeln. Die Person ist mit dieser vermutlich verwendeten Namensschreibweise im Personenstandsregister zu erfassen.

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Der Entscheid über die bereinigte und definitive Namensschreibweise ist bezogen auf jede volljährige Einzelperson vorzubereiten. Die Festlegung der Namensschreibweise ist auch für die minderjährigen Kinder und, bei bestehender Ehe, für die Ehegattin bzw. den Ehegatten verbindlich, soweit diese den gleichen Namen führen.

Es ist hingegen durchaus zulässig, für volljährige Geschwister untereinander oder im Verhältnis zu ihren Eltern unterschiedliche Namensschreibweisen im Personenstandsregister zu beurkunden, wenn sie nachweislich unterschiedliche Namensschreibweisen verwenden.

Das Zivilstandsamt der mitbetroffenen Heimatgemeinde ist vom Entscheid über die Festlegung der Namensschreibweise anlässlich der Rückerfassungsmitteilung im Hinblick auf die Anmerkungen (Übertragungsvermerk, Hinweis) betreffend die Rückerfassung im Familienregister in Kenntnis zu setzen.

Stellt das mitbetroffene Zivilstandsamt erst auf Grund der Mitteilung der erfassten Personendaten fest, dass eine Differenz zu der tatsächlich verwendeten Namensschreibweise besteht, kann die Bereinigung von der betroffenen Person selbst, sobald sie davon Kenntnis erhält, oder von Amtes wegen vom Zivilstandsamt im Interesse der betroffenen Person verlangt werden.

Wird eine Person mit einer von der im Familienregister abweichenden Schreibweise in das Personenstandsregister übertragen, ist im Familienblatt bei der Star-Nummer und dem Übertragungsdatum folgender Hinweis einzutragen: "Bereinigung der Namensschreibweise; diese Person wurde mit dem Familiennamen 'de Haller' rückerfasst".

4.5 Verstorbene Personen

Die Rückerfassung bezieht sich grundsätzlich immer auf eine lebende Person (wenn der Tod der Auslöser ist: Stand der Daten nach der Regel x – 1, also lebend).

Die Rückerfassung eines verstorbenen Kindes der betroffenen Person ist dann zwingend, wenn das verstorbene Kind lebende Nachkommen hat. Fehlen lebende Nachkommen, ist die Rückerfassung nicht obligatorisch, jedoch sinnvoll, wenn das verstorbene Kind in einem Familienausweis erscheinen soll.

Die Rückerfassung eines verstorbenen Elternteils scheint nur in einem Gesamtzusammenhang sinnvoll (z.B. im Hinblick auf die Ausstellung eines Ausweises über den registrierten Familienstand). Wird ausnahmsweise eine verstorbene Person rückerfasst, sind die vier Grundregeln (siehe Ziffern 3.1 bis 3.4) ebenfalls anwendbar.

4.6 Adoptierte Personen

Wenn eine adoptierte Person (Volladoption) übertragen wird, muss gleichzeitig mindestens ein Elternteil obligatorisch rückerfasst werden (Ausnahme zu Grundregel 4; siehe Ziffer 3.4). Wird die Rückerfassung auf einen Elternteil beschränkt, muss es sich um denjenigen handeln, der adoptiert hat. Dabei sind die Grundregeln 1 bis 3 (siehe Ziffern 3.1 bis 3.4) anwendbar. Diese Vorschrift ist auch dann zu beachten, wenn beide Eltern verstorben sind.

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Unterbleibt die Rückerfassung des Elternteils, der adoptiert hat, so kann das System die Tatsache der Adoption nicht anzeigen (namentlich bei der Ehevorbereitung im Hinblick auf die Abklärung des Ehehindernisses der Verwandtschaft).

Die Ausdehnung der Rückerfassungspflicht auf einen Elternteil entfällt, wenn es sich um eine so genannte einfache Adoption (Kindesannahme, altrechtliche Adoption) handelt, weil die leibliche Abstammung in diesem Falle bekannt ist und die Abklärung des Ehehindernisses der Verwandtschaft ohne Anzeige im System erfolgen kann. Neben der leiblichen Abstammung ist in diesem Fall immer auch die Adoptivabstammung (Namen der Adoptiveltern im Zeitpunkt der Kindesannahme [siehe Ziffer 1.4]) zu erfassen. Werden im Falle einer einfachen Adoption leibliche Eltern und Adoptiveltern als betroffene Personen rückerfasst (lebend oder verstorben), so sind sie mit dem einfach adoptierten Kind aus erbrechtlichen Gründen zu verknüpfen.

4.7 Heimatort

Das Beurkundungssystem aktualisiert automatisch den Namen der Heimatgemeinde der betroffenen Person (Heimatort). Diese Hilfeleistung basiert auf der Tatsache, dass keine Person in einer historischen Gemeinde heimatberechtigt sein kann. Soweit das System diese Hilfe nicht anbietet, weil sie nicht programmiert ist, muss die Änderung anlässlich der Rückerfassung manuell erfolgen. Der aktuelle Name der Heimatgemeinde ist im Familienregister mit der Begründung "Änderung des Namens der Heimatgemeinde" nachzuführen (Grundregel 1; siehe Ziffer 3.1).

4.8 Staatsangehörigkeit einer ausländischen Person

Das Beurkundungssystem aktualisiert die Staatsangehörigkeit der betroffenen ausländischen Person automatisch, weil niemand die Staatsangehörigkeit eines nicht mehr existierenden Staates besitzen kann.

Folgen einem historischen Staat mehrere Nachfolgestaaten, so kann die betroffene ausländische Person in der Regel nicht ohne deren Mitwirkung einem der neuen Staaten als Bürgerin zugeordnet werden (z.B. Jugoslawien: Slowenien, Kroatien, Serbien und Montenegro [spätere Nachfolgestaaten: Serbien, Montenegro], Bosnien und Herzegowina, Mazedonien; Tschechoslowakei: Tschechien, Slowakei).

Wenn die Zuordnung nicht möglich ist oder Zweifel darüber bestehen, welche Staatsangehörigkeit die betroffene Person im Zeitpunkt der Rückerfassung besitzt, so ist ausnahmsweise die historische Staatenbezeichnung aus dem Familienregister in das Personenstandsregister zu übertragen, sofern das System dies zulässt. Ist dies nicht möglich, muss vorläufig entweder der Vorschlag des Systems aus technischen Gründen akzeptiert werden, auch wenn Zweifel über die Richtigkeit des Vorschlags begründet sind, oder die Staatsangehörigkeit ist als "ungeklärt" zu bezeichnen. Eine spätere Bereinigung der Angabe betreffend die Staatsangehörigkeit bleibt jederzeit vorbehalten (siehe auch Prozess Nr. 30.4 "Nachführung in Sonderfällen").

Übertragung der Daten über den Personenstand aus dem Familienregister (Rückerfassung)

4.9 Angaben betreffend den Ereignisort

4.9.1 Ereignisort in der Schweiz

Der schweizerische Ereignisort (Name der Gemeinde) ist grundsätzlich unverändert zu übertragen (Bezeichnung im Zeitpunkt des Ereignisses). Vorbehalten bleibt die Bereinigung der Angabe, wenn es sich um eine im Beurkundungssystem nicht hinterlegte historische Ortsbezeichnung handelt.

Die Aktualisierung kann ausnahmsweise erfolgen, wenn sie von der betroffenen Person ausdrücklich verlangt wird, wenn sie allgemein üblich ist oder wenn die Beibehaltung der früheren Ortsbezeichnung zu einem stossenden Ergebnis führt (z.B. betroffene Person geboren in Laufen BE, heimatberechtigt in Laufen BL).

Zusatzangaben sind nur zulässig, wenn die politische Gemeinde, in der das Ereignis stattgefunden hat, zu diesem Zeitpunkt mehrere Zivilstandskreise umfasste.

Werden die Angaben im Familienregister über den Ereignisort ausnahmsweise mit einer davon abweichenden Bezeichnung übertragen, so ist dies in Form einer Berichtigung im Familienregister anzumerken.

4.9.2 Ereignisort im Ausland

Die Bezeichnung des ausländischen Staates, in dem das Ereignis stattgefunden hat, sowie die Zusatzangaben betreffend den Ereignisort (Departement oder Provinz, Bezirk und Stadt oder Gemeinde) sind grundsätzlich unverändert zu übertragen (Bezeichnung im Zeitpunkt des Ereignisses).

Eine Aktualisierung der Angaben ist ausnahmsweise zulässig, wenn sie als sinnvoll erscheint und allgemein üblich ist oder wenn die neue amtliche Bezeichnung des Ereignisortes nachgewiesen wird. Der Name des Staates, in dem das Ereignis stattgefunden hat, kann ausnahmsweise aktualisiert werden, wenn dies von der betroffenen Person verlangt wird.

Werden die Angaben im Familienregister über den ausländischen Ereignisort ausnahmsweise mit einer davon abweichenden Bezeichnung übertragen, so ist dies in Form einer Berichtigung im Familienregister anzumerken.

5 Durchführung der Rückerfassung

5.1 Ereignisdatum (Systemdatum)

Das Beurkundungssystem verlangt für die Rückerfassung ein Ereignisdatum. Die Übertragung der Daten über den Personenstand aus dem Familienregister in das Personenstandsregister (Rückerfassung) stellt jedoch kein Ereignis im Sinne der Ereignisbeurkundung dar. Als Ereignisdatum ist daher das Datum des zuletzt im Familienregister beurkundeten Vorgangs bezüglich der rückerfassten Person zu erfassen.

Übertragung der Daten über den Personenstand aus dem Familienregister (Rückerfassung)

5.2 Übertragungsdatum

Wenn anschliessend an die Rückerfassung im Personenstandsregister ein neuer Vorgang zu beurkunden ist, so wird das Übertragungsdatum auf den Tag vor diesen Vorgang gelegt (siehe Ziffer 1.7.1; Regel x – 1). Ist hingegen kein neuer Vorgang hängig, so fällt das Übertragungsdatum mit dem Tag der Erfassung (Arbeitstag, Durchführung der Rückerfassung) zusammen.

5.3 Datenquelle

Besitzt die in das Personenstandsregister zu übertragende Person im Zeitpunkt der Rückerfassung mehrere Gemeindebürgerrechte, ist sie aus mehreren Familienregistern und in speziellen Fällen auch aus mehreren Blättern im gleichen Familienregister (Parallelblätter) auszutragen. Gleichzeitig mit der Eintragung des Übertragungsvermerkes im Familienregister ist im Personenstandsregister die eigene Datenquelle anzugeben (Band und Blatt des Familienregisters).

5.4 Angaben zum Bürgerrecht

Im Personenstandsregister ist der Erwerbsgrund für jedes Gemeindebürgerrecht, das die betroffene Person besitzt, separat anzugeben. Das System sieht für die Rückerfassung folgende Erwerbsgründe vor:

– Abstammung (Geburt; Vaterschaftsvermutung des Ehemannes der Mutter) – Anerkennung (bis 31.12.1977 und seit 1.1.2006) – Adoption (einfache Adoption bis 31.3.1973 in einzelnen Kantonen, seit 1.4.1973 Volladoption) – Bürgerrechtsanerkennung – Eheschliessung der Eltern (bis 31.12.1977 Legitimation) – Einbürgerung – Erleichterte Einbürgerung – Heirat – Namensänderung mit Bürgerrechtswirkung – Wiederannahme des Bürgerrechts – Wiedereinbürgerung

Kann der Erwerbsgrund ohne umfangreichere Abklärungen (siehe auch Ziffer 1.4) nicht festgestellt werden, so darf er vorläufig auch als "unbekannt" bezeichnet werden. Eine Bereinigung der Angabe durch das Zivilstandsamt, das auf Grund des Familienregisters den Erwerbsgrund feststellen kann, ist jederzeit möglich (siehe Prozess Nr. 30.4 "Nachführung in Sonderfällen": anlässlich der Abklärung im Geschäftsfall Person in der Funktion "Korrigieren" oder, sofern dies nicht mehr möglich ist, in der Funktion "Neuer Eintrag"). Wenn die betroffene Person das Bürgerrecht altrechtlich (bis 31.12.1977) durch gerichtliche Zusprechung oder gerichtliche Legitimation (Brautkind) erworben hat, so gilt das Bürgerrecht mangels Differenzierungsmöglichkeit im System als durch Abstammung erworben. In diesem Falle ist in der Rubrik "gültig ab" an Stelle des vom System vorgeschlagenen Geburtsdatums das Rechtskraftdatum des Gerichtsurteils zu erfassen.

Übertragung der Daten über den Personenstand aus dem Familienregister (Rückerfassung)

Wenn aus dem Familienblatt nicht ersichtlich ist, ob die betroffene Person vor oder während der Ehe ihrer Eltern geboren worden ist, so darf davon ausgegangen werden, dass sie das Gemeindebürgerrecht durch Abstammung erworben hat. Steht hingegen fest, dass es sich um ein voreheliches Kind handelt, dessen Vater im Zeitpunkt der Heirat mit der Mutter das Schweizer Bürgerrecht besass, so hat das Kind das Gemeindebürgerrecht durch die Eheschliessung der Eltern erworben, auch im Falle einer altrechtlichen Legitimation durch Eheschliessung der Eltern ohne vorangehende Anerkennung.

Das Zivilstandsamt, das die betroffene Person in das Personenstandsregister aufnimmt, darf den Erwerbsgrund auch für weitere Gemeindebürgerrechte beurkunden, wenn darüber keine Zweifel bestehen (z.B. durch Abstammung seit Generationen).

5.5 Rückerfassung der Familienmitglieder

Die Rückerfassungsregeln sind zwingend in jedem Falle einzuhalten. Gegebenenfalls sind deshalb gleichzeitig Familienmitglieder gemäss den Grundregeln 2 und 3 (siehe Ziffern 3.2 und 3.3) in das Personenstandsregister aufzunehmen.

Stehen die Daten in den im Zivilstandskreis aufbewahrten Familienregistern nicht zur Verfügung, ist dem zuständigen Zivilstandsamt ein entsprechender Rückerfassungsauftrag zuzustellen. Dieses ist zur Mitwirkung verpflichtet.

5.6 Verknüpfungen

5.6.1 Verknüpfung mit der Ehefrau bzw. mit dem Ehemann

Im Zeitpunkt der Rückerfassung miteinander verheiratete Personen sind miteinander zu verknüpfen (bestehendes Eheverhältnis).

5.6.2 Verknüpfung mit den Kindern

Für die Verknüpfung der Mutter mit ihrem Kind (bestehendes Kindesverhältnis) sind die folgenden Beziehungsarten möglich:

– Geburt – Adoption (Volladoption) – Kindesannahme (einfache Adoption) – Feststellung der Mutterschaft durch Gerichtsurteil – ohne weitere Spezifizierung: Entstehungsart unbekannt

Für die Verknüpfung des Vaters mit seinem Kind (bestehendes Kindesverhältnis) sind die folgenden Beziehungsarten möglich:

– Vermutung der Vaterschaft – Anerkennung (beim Zivilstandsamt, beim Gericht oder durch letztwillige Verfügung)

Übertragung der Daten über den Personenstand aus dem Familienregister (Rückerfassung)

– Feststellung der Vaterschaft durch Gerichtsurteil (altrechtlich auch: gerichtliche Zusprechung und gerichtliche Legitimation des Brautkindes) – Adoption (Volladoption) – Kindesannahme (einfache Adoption) – Ohne weitere Spezifizierung: Entstehungsart unbekannt

Ausserdem kann das Kindesverhältnis zum Vater gemäss altrechtlichen Bestimmungen oder durch Legitimation nach ausländischem Recht entstanden sein.

Die gerichtliche Zusprechung mit Standesfolge und die gerichtliche Legitimation des Brautkindes entsprechen bezüglich der Entstehung des Kindesverhältnisses zum Vater der Feststellung der Vaterschaft und die Legitimation zufolge Eheschliessung des Vaters mit der Mutter des Kindes beinhaltet rechtlich die Anerkennung. Weil das System die Begründung des Kindesverhältnisses durch Legitimation nicht vorsieht, ist es als durch Anerkennung begründet zu erfassen. Wenn das Kind bereits vor der Legitimation anerkannt worden ist, so entfällt eine Begründung des Kindesverhältnisses durch Legitimation; in diesem Falle ist das Kindesverhältnis zum Vater bereits durch Anerkennung begründet worden und nicht erst durch Legitimation.

Wird auf Grund des Hinweises (siehe Ziffern 1.7.2 und 1.7.3) festgestellt, dass ein Kind der betroffenen Person bereits früher rückerfasst worden ist, muss die Verknüpfung zwingend hergestellt werden. Das in der Grundregel 2 festgelegte Geburtsdatum der betroffenen Personen bildet kein Hindernis, denn sobald Eltern und ihre Kinder in das Personenstandsregister aufgenommen worden sind, dürfen im Hinblick auf die Abgabe von Dokumenten zum Nachweis von Familienbeziehungen keine Verknüpfungen fehlen (Haftpflicht).

5.6.3 Verknüpfung mit den Eltern

Wird festgestellt, dass ein Elternteil (Übertragungsvermerk: Ziffer 1.7.1) der betroffenen Person bereits frühere rückerfasst worden ist, so müssen die betroffene Person und der rückerfasste Elternteil in jedem Falle zwingend miteinander verknüpft werden (Kindesverhältnis gemäss Ziffer 5.6.2).

5.7 Eintragung der Übertragungsvermerke

Im Familienblatt der rückerfassten Person sind in der Rubrik "Änderungen im Stand, Namen und Bürgerrecht" als Zeichen der Austragung die Star-Nummer und das Übertragungsdatum (Übertragungsvermerk: siehe Ziffer 1.7.1) einzutragen. Gleichzeitig ist im Blatt der Eltern in der Kinderrubrik und in einem allfälligen Vorgangsblatt bei der rückerfassten Person die Star-Nummer in Klammern beizufügen als Hinweis auf die Austragung (siehe Ziffern 1.7.2 und 1.7.3).

Übertragung der Daten über den Personenstand aus dem Familienregister (Rückerfassung)

6 Aufforderung zur Mitwirkung

6.1 Familienmitglieder

Müssen nach den Grundregeln 2 und 3 (siehe Ziffern 3.2 und 3.3) Familienmitglieder der rückerfassten Person (Ehemann bzw. Ehefrau, Kinder) durch ein anderes Zivilstandsamt in das Personenstandsregister übertragen werden, weil dieses über den letzten Personenstand verfügt, so ist das zuständige Zivilstandsamt zur Rückerfassung aufzufordern (Mitteilung der erfassten Personendaten; Formular 0.1.2).

Die Mitteilung ist systematisch zu erlassen, wenn aufzunehmende Kinder einer Frau im Familienregister der Heimatgemeinde, die sie als ledig oder während einer früheren Ehe besass, eingetragen sein könnten. Die Mitteilung dient gleichzeitig als Aufforderung zur Eintragung der Übertragungsvermerke und Hinweise. Die Unterlassung dieser Mitteilung kann Haftpflichtfälle auslösen.

6.2 Übertragungsvermerke

Besitzt die rückerfasste Person mehrere Gemeindebürgerrechte, ist die Rückerfassung allen betroffenen Zivilstandsämtern im Hinblick auf die Eintragung der Übertragungsvermerke im Familienregister mitzuteilen (Mitteilung der erfassten Personendaten; Formular 0.1.2). Dies gilt auch für ausländische Personen, die auf Grund ihrer Familienbeziehung mit einer schweizerischen Person in mehreren Familienregistern eingetragen sind.

7 Belege

7.1 Bereinigung der erfassten Daten

Wenn Daten vor der Rückerfassung bereinigt (berichtigt oder ergänzt) werden, so sind die Unterlagen zu diesem im Familienregister zu beurkundenden Vorgang bei den Belegen zum Familienregister zu archivieren. Erfolgt die Bereinigung erst nach der Übertragung, so werden die Unterlagen bei den Belegen zum entsprechenden Geschäftsfall im Personenstandsregister archiviert.

7.2 Korrespondenzen

Allfällige Korrespondenzen mit Beweischarakter (z.B. über die festgelegte Namensschreibweise) sind aufzubewahren.

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