Dringliche Kontrollmassnahmen betreffend die Vergabe von Aufträgen durch die Bundesverwaltung

Wortlaut

Der Bundesrat wird beauftragt:

1. bis zum 1. Januar 2015 in der gesamten Bundesverwaltung das elektronische Vertragsmanagement der Bundesverwaltung (VM BVerw) einzuführen, um im Hinblick auf ein wirksames Controlling des öffentlichen Beschaffungswesens eine gezielte Überprüfung der mit externen Unternehmen abgeschlossenen Verträge zu ermöglichen;

2. bis zur generellen Einführung des VM BVerw rasch die notwendigen Kontrollmassnahmen betreffend die Vergabe von Aufträgen durch die Bundesverwaltung zu ergreifen, um zu verhindern, dass neue Problemfälle auftreten;

3. nach der generellen Einführung des VM BVerw eine Evaluation der obengenannten Massnahmen vorzunehmen.

Begründung

Die Praxis der Bundesverwaltung betreffend die Auftragsvergabe (öffentliches Beschaffungswesen) ist seit Jahren regelmässig Gegenstand von Kritik. Auch die Geschäftsprüfungskommissionen (GPK) haben sich bereits mehrfach mit diesem Thema befasst (erstmals 2001, Bericht der GPK-N vom 1. November 2001 "Die Liberalisierung des öffentlichen Beschaffungswesens in der Schweiz in juristischer und ökonomischer Hinsicht", Brief der GPK-N an den Bundesrat vom 5. Februar 2002; dann im Jahr 2006, Bericht der GPK-S vom 13. Oktober 2006 "Umfang, Wettbewerbsorientierung und Steuerung des Expertenbeizugs in der Bundesverwaltung"; und erneut bei einer Nachkontrolle im Jahr 2011). Die entsprechenden Berichte haben zu gewissen Verbesserungen geführt, namentlich zur Einführung eines Beschaffungscontrollings.

In ihrer ersten Nachkontrolle hatte die GPK-S jedoch festgestellt, dass es trotz einiger Fortschritte immer noch Handlungsbedarf beim flächendeckenden Beschaffungscontrolling und bei der bundesweiten Erfassung des Vertragsmanagements gibt.

So mussten die Kommissionen zur Kenntnis nehmen, dass einige Departemente immer noch nicht über das elektronische Vertragsmanagement der Bundesverwaltung (VM BVerw) verfügen, wodurch eine durchgehende Kontrolle der von der Bundesverwaltung vergebenen Aufträge verhindert wird.

Gemäss den vorliegenden Informationen ist die ursprünglich für 2015 (Faktenblatt des Bundesamtes für Bauten und Logistik, April 2013) vorgesehene lückenlose Einführung dieser Anwendung auf 2016 (Bericht des Bundesrates vom 30. Oktober 2013 in Erfüllung des Postulates Häberli-Koller 09.4011 zur Transparenz bei den Expertenmandaten der Bundesverwaltung) verschoben worden.

Die jüngsten Vorkommnisse, die dem Ansehen des Staatssekretariates für Wirtschaft und jenem des Bundesamtes für Strassen abträglich waren, haben jedoch gezeigt, dass dringender Handlungsbedarf seitens des Bundesrates besteht. Bis das VM BVerw in der gesamten Bundesverwaltung eingeführt ist, müssen rasch Massnahmen ergriffen werden, mit denen ein wirksames Controlling des öffentlichen Beschaffungswesens gewährleistet ist.

Antrag des Bundesrates

Der Bundesrat beantragt die Ablehnung der Ziffer 1 und die Annahme der Ziffern 2 und 3 der Motion.

Stellungnahme des Bundesrates

Der Bundesrat setzt alles daran, sein Beschaffungswesen transparenter und sicherer zu gestalten. Mit dem sich im Rollout befindenden Vertragsmanagement-Tool wird ein informatikbasiertes Vertragsbewirtschaftungssystem geschaffen, das die Vertragssteuerung effizient und auf der Grundlage von sicheren, durchgängigen und systemgestützten Prozessen abwickelt. Diese können anschliessend auf Bundes-, Departements- und Amtsstufe ausgewertet werden.

Die Departemente sind im Rahmen ihrer Aufsicht über die Verwaltungseinheiten gefordert, dafür zu sorgen, dass die ihnen unterstellten Ämter die notwendigen Vorkehrungen zum korrekten Beschaffungsablauf treffen.

1. Für die Einführung des Vertragsmanagement-Tools wurden im Anschluss an eine WTO-Ausschreibung die Verträge mit dem Zuschlagsempfänger abgeschlossen. Diese sind nicht nur bezüglich des Lieferumfangs (zu diesem Zeitpunkt war keine flächendeckende Einführung in der gesamten Bundesverwaltung vorgesehen) und des Kostendachs, sondern auch bezüglich der Lieferzeit verbindlich. Die Rolloutplanung sieht vor, bis Ende 2014 das Vertragsmanagement-Tool in den am Rollout teilnehmenden Departementen bzw. Verwaltungseinheiten der Bundesverwaltung einzuführen. Hiervon ausgenommen sind das VBS, die BK und einige wenige Verwaltungseinheiten; dies aus folgenden Gründen:

Das VBS hat aufgrund besonderer Rahmenbedingungen, insbesondere der Komplexität der bestehenden Systeme, eine Verlängerung bis Ende 2015 erhalten. Die BK und einige wenige Verwaltungseinheiten haben aufgrund der damals bestehenden Freiwilligkeit entschieden, mit Blick auf die zu tätigende Investition und die geringe Anzahl von Verträgen auf eine Einführung zu verzichten. Mit dem heute bestehenden Zwang aber wird die Einführung des Vertragsmanagement-Tools in diesen Verwaltungseinheiten so bald als möglich nachgeholt.

Das EDA schliesslich hat eine Ausnahmebewilligung des ISB zum Betrieb des bereits vorhandenen eigenen Vertragsmanagement-Tools bis Ende 2016 erhalten. Das bestehende Tool enthält aber die geforderten Daten, sodass über eine Schnittstelle zum Vertragsmanagement Bund die verlangten Auswertungen vorgenommen werden können.

Die Verwaltungseinheiten, welche die Einführung im ersten Rollout nicht vorgesehen haben, werden das Vertragsmanagement Bund im Rahmen einer Realisierungseinheit 2 im Jahr 2015 einführen. Der Einführungsfahrplan ist mit der in der neuen Verordnung über die Organisation des öffentlichen Beschaffungswesens der Bundesverwaltung definierten Übergangsfrist bis Ende 2015 zur Einführung eines effizienten Beschaffungscontrollings abgestimmt.

Aufgrund der vertraglichen Vereinbarungen mit der Zuschlagsempfängerin betreffend die einzusetzenden Ressourcen ist es nicht möglich, einer flächendeckenden Einführung auf den 1. Januar 2015 hin zu entsprechen.

Es ist jedoch festzuhalten, dass die grosse Mehrheit der Verwaltungseinheiten ab Anfang 2015 Vertragsmanagementsysteme im Einsatz hat und somit in ihrem jeweiligen Bereich entsprechende Auswertungen und Analysen vornehmen kann. Damit ist eine gezielte Überprüfung der mit externen Unternehmen abgeschlossenen Verträge in diesen Departementen ab 2015 möglich.

2. Mit den bestehenden internen Kontrollsystemen, welche den Beschaffungsprozessen zugrunde liegen, können die gewünschten Kontrollmassnahmen ergriffen werden. Zudem können zusätzliche Kontrollen situativ durch die für die Beschaffungen verantwortlichen Linienverantwortlichen angeordnet werden.

3. Eine Evaluation der Kontrollmassnahmen gemäss Ziffer 2 ist möglich, indem bundesweit erhoben wird, wie diese in den Organisationseinheiten umgesetzt worden sind. Eine solche Beurteilung ist nach Abschluss des Rollouts sinnvoll. Die entsprechenden Erhebungen benötigen indessen etwas Zeit.

Der Bundesrat beantragt die Ablehnung der Ziffer 1 und die Annahme der Ziffern 2 und 3 der Motion.