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Geschäftsordnung der Stiftung Pro Helvetia

Geschäftsordnung der Stiftung Pro Helvetia vom 20. November 1997

Vom Eidgenössischen Departement des Innern genehmigt am 7. Dezember 1998

Der Stiftungsrat der Stiftung Pro Helvetia, in Ausführung von Artikel 11 des Bundesgesetzes vom 17. Dezember 19651 betreffend die Stiftung «Pro Helvetia» (Gesetz), beschliesst:

1. Abschnitt: Stiftungsorgane

Art. 1 Die Organe der Stiftung sind: a. Der Stiftungsrat; b. Der Leitende Ausschuss; c. Die Arbeitsgruppen; d. Das Sekretariat.

2. Abschnitt: Stiftungsrat

Art. 2 Zusammensetzung Der Stiftungsrat besteht aus der Präsidentin bzw. dem Präsidenten und 24–34 Mit- gliedern, die vom Bundesrat gewählt werden.

Art. 3 Aufgaben

2 Dem Stiftungsrat obliegen folgende Aufgaben:

a. Er verabschiedet das Jahresprogramm, den Voranschlag samt Verteilungsplan der Mittel auf die Sachgebiete, den Jahresbericht und die Jahresrechnung zu- handen des Eidgenössischen Departements des Innern; die Unterlagen werden dem Bundesamt für Kultur eingereicht. b. Er legt das mittel- und langfristige Programm samt zugehörigem Finanzplan der Stiftung fest. c. Er bestimmt die von seinen Arbeitsgruppen zu behandelnden Sachgebiete.

SR 447.11 1 SR 447.1

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d. Er bezeichnet für eine Amtsdauer von vier Jahren:

2. die Mitglieder des Leitenden Ausschusses (vorbehältlich Art. 8, Abs. 1 des

Gesetzes),

3. die Mitglieder der einzelnen Arbeitsgruppen und, soweit möglich nach

Vorschlag der letzteren, ihre Präsidentinnen und Präsidenten. e. Er wählt die Direktorin bzw. den Direktor und die stellvertretende Direktorin bzw. den stellvertretenden Direktor; f. Er erlässt die Ausführungsreglemente zur Geschäftsordnung mit Ausnahme der Personalreglemente. 3 Der Stiftungsrat pflegt bei der Ausarbeitung des mittel- und langfristigen Pro- gramms den Kontakt zum Eidgenössischen Departement des Innern und zum Eidge- nössischen Departement für auswärtige Angelegenheiten.

Art. 4 Funktionsweise 1 Der Stiftungsrat tritt auf Einladung der Präsidentin bzw. des Präsidenten zusam- men, sooft es nötig ist, in der Regel zweimal, mindestens aber einmal im Jahr. Fünf Mitglieder können eine Sitzung verlangen. Die Einladung erfolgt spätestens zehn Tage vor der Sitzung und enthält die Traktandenliste. Jedes Mitglied kann die Auf- nahme eines Traktandums beantragen. 2 Der Stiftungsrat darf nur über Gegenstände beschliessen, die in der Traktandenliste ausdrücklich erwähnt sind. Mit Zustimmung aller Anwesenden kann er auch über nicht in der Traktandenliste aufgeführte Gegenstände Beschluss fassen, sofern sie dringlich sind und nicht voraussehbar waren. 3 Der Stiftungsrat ist beschlussfähig, wenn mindestens die Hälfte seiner Mitglieder anwesend ist. Er entscheidet mit einfachem Mehr der Stimmenden. Die oder der Vorsitzende kann mitstimmen. Bei Stimmengleichheit gibt sie oder er den Aus- schlag. 4 Die Beschlüsse zu Geschäften, für die die Beschlussfähigkeit nicht gegeben ist, werden rechtskräftig, wenn von den abwesenden Mitgliedern keine Einsprache er- folgt, nachdem ihnen die Beschlüsse zusammen mit einer Einsprachefrist schriftlich mitgeteilt wurden. Andernfalls ist das Geschäft neu zu behandeln.

3. Abschnitt: Leitender Ausschuss

Art. 5 Zusammensetzung 1 Der Leitende Ausschuss besteht in der Regel aus der Präsidentin bzw. dem Präsi- denten der Stiftung, der oder dem ersten und zweiten Vizepräsidentin oder -präsi- denten, den Präsidentinnen und Präsidenten der Arbeitsgruppen sowie allenfalls weiteren Mitgliedern des Stiftungsrates.

2 Der Leitende Ausschuss steht unter dem Vorsitz der Präsidentin bzw. des Präsi-

denten des Stiftungsrates.

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Art. 6 Aufgaben 1 Der Leitende Ausschuss besorgt die Geschäfte der Stiftung, soweit diese nicht ei- nem andern Organ zugewiesen sind.

2 Dem Leitenden Ausschuss obliegen namentlich folgende Aufgaben:

a. Er bereitet die Geschäfte des Stiftungsrates vor. b. Er erlässt Richtlinien für die Beurteilung von Gesuchen und Projekten in Aus- führung von Artikel 2 des Gesetzes. c. Er koordiniert die Tätigkeit der Arbeitsgruppen und sorgt für die Einhaltung der Richtlinien. d. Er erlässt den Sitzungskalender für die Arbeitsgruppen. e. Er entscheidet auf Antrag der materiell zuständigen Arbeitsgruppe über Beiträ- ge und andere Ausgaben, die 100 000 Franken übersteigen. Kann er dem An- trag der Gruppen nicht folgen, so weist er das Geschäft an diese zurück. In ei- ner zweiten Lesung entscheidet der Leitende Ausschuss endgültig. f. Er entscheidet über allfällige regelmässige Beiträge an Organisationen und In- stitutionen. g. Er verfügt über die Verteilung der Budgetreserven. h. Er beaufsichtigt die Geschäftsführung des Sekretariats und erlässt die Regle- mente zu Personalbelangen, unter Vorbehalt der Befugnisse des Stiftungsrats bzw. der Direktorin oder des Direktors. i. Er erlässt den Stellenplan für das Sekretariat, der die an jedem Arbeitsposten erreichbare Endposition festlegt. k. Er wählt die Abteilungsleiterinnen und -leiter des Sekretariats. l. Er beschliesst die Ausgaben des Sekretariates unter Vorbehalt der Befugnisse der Direktorin bzw. des Direktors.

3 Er kann Expertenkommissionen für besondere Sachbereiche sowie interne oder

externe Sachverständige zur Vorbereitung von Geschäften einsetzen und eine Ver- tretung des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten für Auslandsgeschäfte beiziehen.

Art. 7 Funktionsweise

1 Der Leitende Ausschuss wird von der Präsidentin bzw. vom Präsidenten oder auf

Verlangen von zwei Mitgliedern einberufen.

4. Abschnitt: Arbeitsgruppen

Art. 8 Zusammensetzung 1 Die Arbeitsgruppen bestehen aus wenigstens fünf Mitgliedern des Stiftungsrates. Jedes Mitglied des Stiftungsrates gehört mindestens einer Arbeitsgruppe an. 2 Unter Vorbehalt von Artikel 3, Absatz 2, Buchstabe d konstituieren sich die Ar- beitsgruppen selbst.

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Art. 9 Aufgaben und Befugnisse 1 Die Arbeitsgruppen behandeln die ihnen vom Stiftungsrat zugeteilten Sachgebiete.

2 Der Leitende Ausschuss legt die Zuständigkeitsbereiche im einzelnen fest und ent- scheidet bei Kompetenzkonflikten.

3 Innerhalb der im Voranschlag bzw. Verteilungsplan eingeräumten Kredite ent-

scheiden die Arbeitsgruppen über eine neue einmalige Ausgabe für einen bestimm- ten Zweck bis zu einem verlangten Betrag von 100 000 Franken. Erstreckt sich ein Vorhaben auf mehrere, wesensmässig zusammengehörende Teile, so beurteilt sich die Zuständigkeit nach dem Gesamtbetrag.

Art. 10 Funktionsweise 1 Die Arbeitsgruppen treten unter gebührender Berücksichtigung des Sitzungskalen- ders auf Einladung ihrer Präsidentinnen und Präsidenten zusammen, sooft es sich als nötig erweist. Zwei Mitglieder können eine Sitzung verlangen.

5. Abschnitt: Gemeinsame Verfahrensbestimmungen

Art. 11 Gesuchstermine Die Arbeitsgruppen können Termine für das Einreichen von Gesuchen festlegen. Diese werden für jedes Jahr im Voraus bekanntgegeben.

Art. 12 Dringliche Geschäfte 1 Für dringliche Geschäfte können die Präsidentinnen und Präsidenten des Stiftungs- rates, des Leitenden Ausschusses und der Arbeitsgruppen die Beschlussfassung auf dem Zirkulationsweg anordnen. Der Beschluss gilt als zustandegekommen, wenn zwei Drittel der Mitglieder vorbehaltlos zustimmen. Jedes Mitglied kann die münd- liche Behandlung fordern. 2 Erlaubt ein Geschäft keinen Aufschub, so kann es ausnahmsweise durch Präsidial- verfügung erledigt werden, sofern sich die Entscheidung im Rahmen bewährter Pra- xis bewegt. Die übrigen Mitglieder sind durch die jeweiligen Präsidentinnen bzw. Präsidenten unverzüglich schriftlich zu orientieren.

Art. 13 Nächsthöhere Instanz Jedes entscheidungsberechtigte Organ kann Geschäfte von grundsätzlicher Bedeu- tung der nächsthöheren Instanz zum Entscheid vorlegen.

Art. 14 Protokoll

1 Über die Sitzungen des Stiftungsrates, des Leitenden Ausschusses und der Ar-

beitsgruppen wird ein Protokoll geführt.

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2 Das Protokoll enthält die wichtigsten Elemente der Beratungen und die Beschlüs- se. Jedes Mitglied kann verlangen, dass ein bestimmtes Votum unter seinem Namen protokolliert wird.

3 Das Protokoll ist von der jeweils zuständigen Präsidentin bzw. dem Präsidenten

und der protokollführenden Person im Sekretariat zu unterzeichnen und an der nächstfolgenden Sitzung zur Genehmigung zu unterbreiten. 4 Auf Verlangen erhält jedes Mitglied des Stiftungsrats Einblick in alle Protokolle.

Art. 15 Amtsverschwiegenheit 1 Die Mitglieder des Stiftungsrates und das Sekretariatspersonal sind verpflichtet, über die Tatsachen, die ihnen bei der Ausübung ihrer Funktion zur Kenntnis gelan- gen, Verschwiegenheit zu wahren. 2 Vorgesetzte Behörde nach Artikel 320 Ziffer 2 des Strafgesetzbuches2 ist das Eid- genössische Departement des Innern.

Art. 16 Übrige Verfahrensbestimmungen, Eröffnung der Entscheide, Unterschriftenberechtigung

1 Bezüglich des Beitragsverfahrens gelten die Bestimmungen des Beitragsregle-

mentes vom 20. November 19973 über Beiträge der Stiftung Pro Helvetia.

2 Die mit Begründung versehenen Beitragsentscheide der Stiftungsorgane werden

von der zuständigen Abteilungsleiterin bzw. dem Abteilungsleiter eröffnet. 3 Die übrigen Beschlüsse der Stiftung werden je zu zweien von der Präsidentin bzw. dem Präsidenten oder einem Mitglied des Vizepräsidiums sowie von der Direktorin bzw. dem Direktor oder deren Stellvertretung unterzeichnet. Der Leitende Aus- schuss kann weitere Mitglieder mit der Unterschrift betrauen.

6. Abschnitt: Das Sekretariat

Art. 17 Organisation Das Sekretariat besteht aus: a. der Direktion (Direktorin bzw. Direktor und stellvertretende Direktorin bzw. stellvertretender Direktor); b. den Abteilungen; c. den Diensten.

Art. 18 Direktorin bzw. Direktor Die Direktorin bzw. der Direktor leitet das Sekretariat. Sie oder er nimmt insbeson- dere folgende Aufgaben wahr:

2 SR 311.0 3 SR 447.12; AS 1999 873

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a. Überwachung und Koordination der Arbeiten der Abteilungen und übrigen Dienste und Sicherstellen eines sachgerechten Geschäftsablaufs sowie einer einwandfreien Rechnungsführung und Kreditkontrolle. b. Unter Vorbehalt der Zustimmung des Leitenden Ausschusses, Wahl des Se- kretariatspersonals, soweit nicht der Stiftungsrat oder der Leitende Ausschuss zuständig sind. c. Vorbereitung der Geschäfte des Stiftungsrates und des Leitenden Ausschusses, Teilnahme an den Sitzungen mit beratender Stimme, Sicherstellen der Proto- kollführung und Vollzug der Beschlüsse. d. Teilnahme an einzelnen Sitzungen der Arbeitsgruppen. Diese Teilnahme ist mit beratender Stimme jederzeit möglich. e. Innerhalb des Jahresvoranschlags Entscheid über die administrativen Ausgaben des Sekretariates. Für neue, einmalige administrative Ausgaben geht die Kom- petenz über Beträge bis zu 10 000 Franken.

Art. 19 Abteilungsleiterinnen und -leiter 1 Die Abteilungsleiterinnen und -leiter führen unter Aufsicht der Direktorin bzw. des Direktors ihre Abteilungen selbständig. 2 Als Sekretärinnen und Sekretäre der Arbeitsgruppen des Stiftungsrates sorgen sie: a. für die Vorbereitung der Sitzungen und einzelnen Geschäfte; b. für die Sitzungsprotokolle; c. für die Ausarbeitung und den Vollzug der Beschlüsse; d. für die Einhaltung der Verpflichtungs- und Zahlungskredite; e. für die Überwachung subventionierter Arbeiten und die Auszahlung der Beiträ- ge; f. für die jährliche Berichterstattung über die Tätigkeit der Arbeitsgruppen, im Einvernehmen mit deren Präsidentinnen und Präsidenten.

3 Sie nehmen mit beratender Stimme an den Sitzungen der Arbeitsgruppen und, so-

weit erforderlich, an denjenigen des Leitenden Auschusses und des Stiftungsrates teil. 4 Sie planen die Eigeninitiativen der Stiftung und führen sie im Rahmen der von den Stiftungsorganen eröffneten Arbeits- und Projektkredite aus.

5 Die Gruppen legen die Finanzkompetenzen der Abteilungsleiterinnen und -leiter

fest, und zwar bis zum Maximalbetrag von 5000 Franken pro zugesprochenen Bei- trag, und nur für Gesuche, die höchstens 10 000 Franken verlangen. Die Gruppen können einen jährlichen Plafond für Entscheide durch die Abteilungsverantwortli- chen festlegen.

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7. Abschnitt: Inkrafttreten

Art. 20 Diese Geschäftsordnung tritt mit der Genehmigung des Beitragsreglements vom

20. November 19974 durch den Bundesrat in Kraft und ersetzt jene vom 8. Dezem-

ber 19885.

20. November 1997 Im Namen des Stiftungsrates der Stiftung Pro Helvetia

Die Präsidentin: Simmen

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4 SR 447.12; AS 1999 873 5 AS 1989 788

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