AS 2001 3048

Ordonnance régissant la Commission paritaire de la Caisse fédérale de pensions PUBLICA

Ordonnance régissant la Commission paritaire de la Caisse fédérale de pensions PUBLICA (Ordonnance sur la Commission de la caisse PUBLICA)

du 29 août 2001

Le Conseil fédéral suisse, vu l’art. 11, al. 2, de la loi fédérale du 23 juin 2000 régissant la Caisse fédérale de pensions (loi sur la CFP)1, arrête:

Chapitre 1 Composition

Art. 1 Membres

1 La Commission de la caisse se compose de 16 membres. Sa composition est

paritaire.

2 Les personnes ayant des rapports de travail avec PUBLICA ne peuvent devenir

membres de la Commission de la caisse.

Art. 2 Représentation des employeurs 1 Sur proposition du Département fédéral des finances, le Conseil fédéral désigne six personnes pour représenter l’employeur au sens de l’art. 3, let. a, de la loi sur la CFP. Au préalable, le Département fédéral des finances demande l’avis de la Conférence des secrétaires généraux.

2 Deux membres pour le moins doivent être de langue maternelle française ou

italienne; de même, chaque sexe doit être au moins représenté par deux personnes. 3 Les unités administratives décentralisées dotées de la personnalité juridique (art. 3, let. c, de la loi sur la CFP) d’une part et les organisations affiliées (art. 3, let. d, de la loi sur la CFP) d’autre part, désignent chacune un représentant qu’elles annoncent à PUBLICA. 4 Si les deux représentants au sens de lal. 3 ne sont pas annoncés avant les élections des représentants des personnes assurées actives, le Conseil fédéral les désigne.

Art. 3 Représentation des personnes assurées actives 1 Trois circonscriptions électorales sont constituées pour l’élection des représentants des personnes assurées actives.

RS 172.222.032 1 RS 172.222.0

3048 2001-1510

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2 Forment une circonscription:

a. l’administration fédérale, les services du Parlement, les commissions fédérales de recours et d’arbitrage ainsi que les tribunaux fédéraux, au sens de l’art. 1, al. 1, let. a, b, e et f, de la loi sur la CFP (circonscription électorale I); b. les unités administratives décentralisées au sens de l’art. 1, al. 1, let. d, de la loi sur la CFP (circonscription électorale II) et c. les organisations affiliées au sens de l’art. 1, al. 1, let. g, de la loi sur la CFP (circonscription électorale III). 3 La circonscription électorale I élit six personnes, les circonscriptions II et III élisent une personne chacune.

4 Les personnes assurées volontaires ont le droit de vote au sein de la circon-

scription I.

Art. 4 Durée du mandat La durée du mandat de représentant au sein de la Commission de la caisse est de quatre ans. Les membres peuvent être réélus deux fois au plus. Les périodes de mandat incomplètes ne sont pas prises en compte dans la durée.

Chapitre 2 Election des représentants des personnes assurées actives Section 1 Droit de vote et éligibilité

Art. 5

1 Peuvent voter les personnes âgées de 18 ans révolus qui sont assurées actives

auprès d’un employeur au sens de l’art. 3, let. a, c et d, de la loi sur la CFP depuis

30 jours avant la date des élections.

2 Peuvent être élues toutes les personnes ayant le droit de vote ainsi que les rentiers âgés de moins de 70 ans révolus.

3 Dans la circonscription électorale I deux personnes non assurées à PUBLICA

peuvent être élues au sein de la Commission de la caisse en qualité de représentants externes des associations du personnel de la Confédération.

4 Les membres de la Commission de la caisse peuvent exercer leur fonction aussi

longtemps qu’ils répondent aux conditions des al. 2 et 3.

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Section 2 Procédure électorale

Art. 6 Bureau électoral 1 Un bureau électoral est constitué en vue de la préparation et de l’exécution de l’élection de la Commission de la caisse. Il se compose de sept personnes, soit a. cinq personnes de la circonscription électorale I; b. une personne de la circonscription électorale II; c. une personne de la circonscription électorale III. 2 Les membres du bureau électoral sont désignés par les employeurs, sauf les mem- bres de la circonscription électorale I qui sont désignés par le chef du Département fédéral des finances. 3 Les membres du bureau électoral ne peuvent se porter candidats aux élections de la Commission de la caisse.

4 Le

bureau électoral se constitue de manière autonome. Il désigne un de ses membres comme président. 5 Le bureau électoral peut avoir recours à des conseillers et assistants externes.

Art. 7 Définition du calendrier électoral et délais 1 En accord avec les employeurs, le bureau électoral publie la date des élections au moins deux mois à l’avance. Les réélections ordinaires ont lieu le dernier trimestre de la période de mandat.

2 Les listes de candidats peuvent être déposées au bureau électoral au plus tard

40 jours avant la date des élections.

Art. 8 Listes de candidats

1 Les employeurs demandent, dans la forme appropriée, aux personnes assurées

actives de leur circonscription et aux associations du personnel de déposer leurs listes de candidats au bureau électoral. 2 Les listes de candidats de la circonscription électorale I ne peuvent porter plus de neuf noms par liste; les deux autres circonscriptions ne peuvent en porter plus de deux. Les candidats à une réélection doivent être désignés sous le terme d’ancien. 3 Les listes de candidats doivent être présentées au moyen du formulaire officiel. La circonscription électorale I doit porter la signature manuscrite de 200 personnes au moins disposant du droit de vote; 100 signatures suffisent pour la circonscription électorale II et 50 signatures pour la circonscription électorale III. Chaque électeur ne peut signer qu’une seule fois et sur une seule liste. Une fois la liste déposée, aucune signature ne peut être retirée. 4 La personne ayant signé en tête de liste reçoit, par écrit, un accusé de réception de la liste. Les trois premiers signataires de chaque liste sont considérés comme inter- locuteurs et représentent l’ensemble des autres signataires.

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Art. 9 Contenu de la liste de candidats

1 Les informations suivantes doivent figurer sur la liste de candidats:

a. le nom, le prénom et le sexe des candidats; b. leur langue maternelle; c. leur année de naissance; d. pour les personnes assurées actives, l’office ou l’employeur; pour les rentiers, l’ancien office ou employeur; pour les personnes qui ne sont pas assurées actives, l’association du personnel; e. leur fonction professionnelle.

2 Un candidat ne peut se présenter que dans une seule circonscription et sur une

seule liste électorale. 3 Si une liste comprend plus de noms qu’il n’est autorisé à l’art. 8, al. 2, les derniers noms sont radiés jusqu’à l’obtention du nombre autorisé. 4 Toute personne proposée doit confirmer par écrit qu’elle accepte d’être portée sur la liste de candidats. Si cette confirmation fait défaut, son nom est biffé de la liste.

Art. 10 Listes électorales 1 Le bureau électoral examine la conformité des listes de candidats et les numérote par ordre d’arrivée. Les listes non conformes aux prescriptions sont rejetées. 2 Un numéro à quatre chiffres est attribué à chaque candidat (numéro individuel).

3 Le bureau électoral établit les listes électorales pré-imprimées en se basant sur les listes de candidats qui lui ont été soumises et qu’il a contrôlées; les listes électorales comportent les informations suivantes: a. dénomination de la liste; b. numéro individuel de la liste; c. informations selon l’art. 9, al. 1; d. délai de remise des votes.

Art. 11 Election tacite 1 Si la liste électorale d’une circonscription ne comporte pas plus de candidats éligibles qu’il n’y a de sièges vacants, le bureau électoral renonce à l’élection et déclare les candidats proposés élus tacitement. 2 En cas de dépôt d’une seule liste de candidats, il renonce également à l’élection. Si cette liste contient plus de noms qu’il n’y a de sièges vacants pour la circonscription électorale: a. les candidats sont considérés comme élus, par ordre d’apparition sur la liste, jusqu’à ce que tous les sièges soient repourvus; b. les conditions de l’art. 16, al. 2, s’appliquent à la circonscription électorale I.

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Art. 12 Registre des électeurs 1 En collaboration avec le bureau électoral, les employeurs au sens de l’art. 3, let. a, c et d, de la loi sur la CFP établissent, au plus tard 30 jours avant les élections, un registre des électeurs pour le contrôle de l’éligibilité et de la qualité d’électeur.

2 Le registre des électeurs mentionne pour chaque personne les indications sui-

vantes: a. nom et prénom; b. date de naissance; c. adresse privée ou, pour les personnes assurées actives engagées à l’étranger, le lieu de travail. 3 Le registre des électeurs doit être daté et signé par le collaborateur compétent.

Art. 13 Envoi du matériel de vote 1 Le matériel de vote doit être envoyé aux électeurs au plus tard 25 jours avant la date des élections.

2 Il comprend:

a. une liste électorale neutre, sans numérotation et sans indication de noms; b. les listes électorales pré-imprimées; c. une carte de légitimation de vote; d. une enveloppe neutre pour les listes électorales; e. une enveloppe-réponse affranchie; f. les instructions de vote.

3 Toute personne qui, dix jours avant les élections, n’est pas en possession du

matériel de vote, peut le réclamer auprès du bureau électoral.

Art. 14 Elections 1 Les élections se font à bulletin secret par correspondance; seul le matériel de vote officiellement fourni est autorisé. 2 Les enveloppes-réponses officiellement prévues à cet effet et envoyées par courrier postal sont seules admises. L’enveloppe-réponse doit contenir les documents suivants: a. la carte de légitimation de vote (art. 13, al. 2, let. c) portant la signature manuscrite du titulaire, et b. l’enveloppe neutre fermée (art. 13, al. 2, let. d) contenant une liste électorale pré-imprimée ou la liste électorale neutre (art. 13, al. 2, let. a ou b). 3 Chaque personne ayant le droit de vote peut déposer une seule liste électorale. Elle peut biffer certains noms de candidats de la liste pré-imprimée et les remplacer à la main par des noms d’une autre liste. Le nom d’un candidat ne peut figurer qu’une seule fois sur la liste électorale.

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4 Les enveloppes-réponse doivent être déposées à la Poste suisse au plus tard le jour des élections, ou transmises à la représentation diplomatique ou consulaire dans un délai suffisant. Les enveloppes-réponse qui arrivent plus de deux jours ouvrables après la date des élections ne peuvent plus être prises en considération.

Section 3 Constatation des résultats du scrutin

Art. 15 Décompte des suffrages Le bureau électoral procède au dépouillement le lendemain des élections; il effectue un décompte séparé des listes inchangées et des listes modifiées.

Art. 16 Nullité 1 Les listes déposées sont déclarées nulles et non valables dans les cas suivants:

a. utilisation d’un matériel de vote qui n’est pas officiel; b. utilisation d’une enveloppe de votation autre que celle qui a été fournie par le bureau électoral; c. absence de la carte de légitimation de vote ou carte sans signature manu- scrite; d. enveloppe-réponse déposée non cachetée à la Poste; e. présence de plusieurs listes électorales dans l’enveloppe-réponse; f. liste électorale remplie ou modifiée autrement qu’à la main; g. liste électorale contenant des remarques portant atteinte à l’honneur. 2 Les listes électorales nulles font l’objet d’un relevé et les documents sont conser- vés séparément. Ces listes ne sont pas prises en considération pour la constatation du résultat du scrutin.

3 Une voix individuelle figurant sur la liste électorale est déclarée nulle:

a. lorsque la personne mentionnée n’a pas été proposée; b. lorsque le nom de la personne figure déjà une fois sur la liste électorale; c. lorsque le nom est illisible ou que la personne n’est pas clairement identi- fiable; d. lorsque la liste électorale porte plus de noms valables que de candidats pouvant être proposés au sens de l’art. 8. al. 2, dans ce cas les derniers noms sont biffés jusqu’à obtention du nombre autorisé.

Art. 17 Personnes élues

1 Les six candidats qui totalisent le plus grand nombre de suffrages sont élus

représentants des personnes assurées actives de la circonscription I.

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2 Si, parmi les personnes élues au sens l’al. 1, la représentation des langues (deux personnes de langue maternelle française ou italienne) et des sexes (au minimum deux personnes de chaque sexe) n’est pas assurée, ce sont les personnes remplissant ces conditions et totalisant le plus grand nombre de suffrages qui sont élues, en dérogation à l’al. 1. Elles remplacent les personnes élues au sens de l’al. 1 qui tota- lisent le moins de suffrages et qui ne remplissent pas les conditions requises. 3 Pour les circonscriptions électorales II et III, est élue représentant la personne qui totalise le plus grand nombre de suffrages de sa circonscription.

4 En cas d’égalité des suffrages, il est procédé par tirage au sort.

Art. 18 Procès-verbal des élections 1 Le bureau électoral établit un procès-verbal des élections qui doit être signé par tous les membres du bureau. 2 Il consigne le résultat du scrutin dans le procès-verbal et informe sans délai les personnes élues et non élues de même que les employeurs. 3 Au plus tard une semaine après les élections, les employeurs communiquent, dans la forme appropriée, le résultat du scrutin aux personnes assurées actives. Dans le même délai, PUBLICA informe les rentiers et les personnes assurées volontaires.

Section 4 Substitution en cas de démission d’un membre

Art. 19 1 Si l’un des représentants des personnes assurées actives se retire de la Commission de la caisse, il est remplacé par la personne ayant récolté le plus grand nombre de suffrages parmi les non-élus de la liste du représentant sortant. Si plus aucune personne ne figure sur cette liste, il est remplacé par la personne ayant récolté le plus grande nombre de suffrages parmi les non-élus de la même circonscription. 2 Le membre remplaçant peut refuser cette élection. Dans ce cas, son nom n’est plus retenu en cas de vacance ultérieure. 3 Si la Commission de la caisse a été désignée par élection tacite (art. 11) et que la liste de candidats ne propose pas de candidats éligibles en réserve au sens de l’art. 11, al. 2, c’est la première personne qui a signé la liste de candidats du membre sortant qui entre par substitution. 4 Le retrait et la substitution de membres doivent être consignés au procès-verbal de la séance suivante de la Commission de la caisse. 5 Si un membre représentant les employeurs se retire de la Commission de la caisse, l’employeur au sens de l’art. 2 désigne un remplaçant.

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Chapitre 3 Organisation et tâches de la Commission de la caisse Section 1 Constitution et délibération

Art. 20 Constitution

1 La

Commission de la caisse se constitue elle-même. Elle désigne parmi ses membres le président et le vice-président (présidence).

2 La présidence doit être composée d’un représentant des employeurs et d’un

représentant des personnes assurées actives. Ils exercent la présidence à tour de rôle, pour deux ans. 3 La Commission de la caisse désigne les personnes autorisées à signer et le mode de signature.

Art. 21 Décisions 1 La Commission de la caisse peut valablement délibérer lorsque cinq représentants des employeurs et cinq représentants des personnes assurées actives sont présents.

2 Elle prend ses décisions à la majorité simple des membres présents.

3 En cas d’égalité des suffrages, la décision est reportée. Le cas échéant, l’affaire est présentée de nouveau devant la Commission de la caisse lors d’une séance ultérieure.

4 Les décisions par correspondance sont autorisées. Les propositions faites par

correspondance doivent être présentées à tous les membres. Elles sont acceptées si onze membres de la Commission de la caisse donnent leur consentement écrit. Si ce quorum n’est pas atteint du premier coup, l’affaire est traitée au cours de la séance suivante.

5 Les suffrages des prises de décision par voie de correspondance doivent être

exprimés par écrit. Les suffrages transmis par courrier électronique sont également reconnus comme tels. Lors de la présentation de la proposition, il convient de signaler expressément si une signature électronique est requise ou non en cas de réponse par courrier électronique. 6 Un procès-verbal des décisions doit être établi lors des séances. Les décisions prises par correspondance doivent immédiatement être portées à la connaissance des membres par écrit et consignées dans le procès-verbal de la réunion suivante.

Art. 22 Secrétariat Le secrétariat de la Commission de la caisse est assuré par PUBLICA.

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Section 2 Tâches

Art. 23 Fonction

1 La Commission de la caisse est l’organe de direction stratégique de PUBLICA.

Elle assure la surveillance et le contrôle de la gestion de PUBLICA. 2 Elle approuve la politique d’entreprise et l’organisation structurelle de PUBLICA.

Art. 24 Compétences financières La Commission de la caisse: a. émet les directives de placement; b. approuve le budget et les comptes annuels; c. décide du paiement des intérêts sur le compte d’épargne spécial; d. décide du taux d’intérêt des bonifications de vieillesse au sens de l’art. 26, al. 2 de l’ordonnance du 25 avril 2001 relative à l’assurance dans le plan complémentaire de la Caisse fédérale de pensions2; e. décide de l’utilisation des fonds libres; f. propose au Conseil fédéral les mesures d’assainissement au sens de l’art. 16 de la loi sur la CFP; g. décide, sur proposition de la direction, de la présence de cas de rigueur en relation avec des réductions de prestation en raison d’une surindemnisation et des remboursements.

Art. 25 Autres compétences La Commission de la caisse: a. peut désigner des comités dont elle détermine les tâches et fixe les indem- nités; les membres de ces comités ne doivent pas obligatoirement faire partie de la Commission de la caisse; b. peut s’assurer le concours d’experts externes et fixer leurs indemnités; c. adopte le règlement émis par la direction concernant le traitement des données personnelles des personnes assurées et de leurs proches qui sont nécessaires pour l’exécution de la loi sur la CFP; d. exécute les liquidations partielles conformément aux statuts du 29 août 2001 de la Caisse fédérale de pensions PUBLICA3.

Art. 26 Indemnités 1 Les indemnités forfaitaires ci-après sont versées annuellement pour la préparation et la participation aux séances:

2 RS 172.222.034.2 3 RS 172.222.034

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a. 7500 francs au président; b. 6000 francs au vice-président; c. 5000 francs aux autres membres de la Commission de la caisse.

2 Les indemnités forfaitaires sont personnelles.

3 En cas de démission et de remplacement d’un membre de la Commission de la

caisse en cours d’exercice, l’indemnité est partagée entre le membre sortant et son remplaçant au prorata de la période de fonction.

Art. 27 Obligation de garder le secret Les membres de la Commission de la caisse sont soumis à l’obligation de garder le secret au sens de l’art. 86 de la loi fédérale du 25 juin 1982 sur la prévoyance professionnelle vieillesse, survivants et invalidité4. Cette obligation s’étend au-delà de la durée de leur mandat.

Art. 28 Entrée en vigueur 1 Sous réserve de l’al. 2, la présente ordonnance entre en vigueur le 1er octobre 2001.

2 L’art. 24, let. d, entre en vigueur le 1er janvier 2002.

29 août 2001 Au nom du Conseil fédéral suisse: Le président de la Confédération, Moritz Leuenberger La chancelière de la Confédération, Annemarie Huber-Hotz

4 RS 831.40