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Verordnung über das Informationssystem VIP-Service

Verordnung über das Informationssystem VIP-Service (IVIPS-Verordnung)

vom 18. November 2015

Der Schweizerische Bundesrat, gestützt auf das Regierungs- und Verwaltungsorganisationsgesetz vom

21. März 19971,

verordnet:

1. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen

Art. 1 Gegenstand Diese Verordnung regelt den Betrieb und die Benützung des Informationssystems VIP-Service (IVIPS) des Protokolls des Eidgenössischen Departements für aus- wärtige Angelegenheiten (EDA) im Staatssekretariat des EDA.

Art. 2 Zweck und Funktionalitäten des IVIPS

1 DasIVIPS dient dem Protokoll EDA zur Wahrnehmung seiner Aufgaben im

Rahmen der Bewilligung des VIP-Services an Flughäfen.

2 Dazu schafft es die Möglichkeit, dass:

a. die für die Schweiz zuständigen ausländischen Vertretungen das VIP- Antragsformular für die Würdenträgerinnen und Würdenträger direkt online ausfüllen; b. die für die Schweiz zuständigen ausländischen Vertretungen die zum Antrag gehörende Verbalnote übermitteln; c. die Anträge elektronisch verarbeitet und an die involvierten Stellen gemäss Artikel 7 Absatz 4 weitergeleitet werden können; d. die Anträge für die Nachvollziehbarkeit archiviert werden können; e. die Anträge mittels eines elektronischen Stempels genehmigt werden kön- nen.

Art. 3 Verantwortliche Behörde Das Protokoll EDA trägt die Verantwortung für das IVIPS.

SR 172.211.21 1 SR 172.010

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2. Abschnitt: Daten und Datenbearbeitung

Art. 4 Personen Im IVIPS werden Daten bearbeitet von Personen gemäss Anhang und von den entsprechenden für die Schweiz zuständigen ausländischen Vertretungen.

Art. 5 Bearbeitete Daten Im IVIPS werden folgende Daten bearbeitet: a von den Personen gemäss Anhang Ziffern 1–5:

5. Angaben zur für die Schweiz zuständigen ausländischen Vertretung;

b. von den Personen gemäss Anhang Ziffer 6:

3. Angaben über Bewaffnung (Marke und Kaliber der Schusswaffe sowie

Munition),

4. Angaben zur für die Schweiz zuständigen ausländischen Vertretung.

Art. 6 Dokumente Im IVIPS können alle Dokumente zu elektronisch gespeicherten Geschäften erfasst werden.

Art. 7 Bearbeitungsrechte

1 Die Daten werden von den für die Schweiz zuständigen ausländischen Vertretun-

gen erfasst und können von diesen bearbeitet werden, solange der Antrag nicht bewilligt oder abgelehnt ist.

2 Die Einheit für Informatik des EDA kann alle Daten im IVIPS bearbeiten, soweit

dies für die Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig ist.

3 Die zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Protokoll EDA haben das

Recht, alle Daten im IVIPS zu bearbeiten.

4 Die folgenden Stellen können für die nachstehenden Zwecke alle Daten im IVIPS

einsehen (Leserecht): a. das Bundesamt für Polizei: für die Gewährleistung der Sicherheit der Perso- nen gemäss Anhang und die Instruktion der Polizeikorps an den Flughäfen; b. die Schweizer Flughäfen: für die Bereitstellung des VIP-Service;

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c. das Bundesamt für Zivilluftfahrt: für die Erteilung von Lande- und Startbe- willigungen (Diplomatic clearances); d. die Abteilungen der Politischen Direktion des EDA: bei offiziellen Besuchen zur Entnahme der Namen der Delegationsmitglieder oder sonstiger relevan- ter Informationen; e. das Bundesamt für Kommunikation: für die Zuteilung von Funkfrequenzen für Bodyguards; f. das Zollinspektorat Bern: für die Regelung der Zollformalitäten.

5 Alle Bearbeitungsrechte werden im Abrufverfahren ausgeübt.

Art. 8 Erteilung der Zugriffsberechtigung

1 Die oder der Anwendungsverantwortliche erteilt den Benutzerinnen und Benutzern

des IVIPS die individuellen Zugriffsrechte. 2 Sie oder er überprüft mindestens einmal jährlich, ob die Voraussetzungen für die Zugriffsberechtigungen weiterhin bestehen.

Art. 9 Technischer Betrieb und Systemverwaltung

1 Die Einheit für Informatik des EDA ist für den technischen Betrieb des IVIPS

verantwortlich.

2 Die Systemadministratorin oder der Systemadministrator verwaltet das Computer-

system, die Datenbank und die Anwendungen des IVIPS.

3 Die oder der Anwendungsverantwortliche bildet die Schnittstelle zwischen der

Systemadministratorin oder dem Systemadministrator und den Benutzerinnen und Benutzern. Sie oder er ist beim Protokoll EDA angestellt.

3. Abschnitt: Datenschutz und Informatiksicherheit

Art. 10 Sorgfaltspflichten

1 Das Protokoll EDA sorgt dafür, dass die Personendaten im IVIPS vorschriftsge-

mäss bearbeitet werden. 2 Es stellt sicher, dass die Personendaten im IVIPS richtig, vollständig und nach- geführt sind.

Art. 11 Datensicherheit

14. Juni 19932 zum Bundesgesetz über den Datenschutz, der Bundesinformatik-

2 SR 235.11

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verordnung vom 9. Dezember 20113 sowie den Weisungen des Bundesrates vom

1. Juli 20154 über die IKT-Sicherheit in der Bundesverwaltung.

2 Das Protokoll EDA erlässt ein Bearbeitungsreglement. Dieses regelt die organisa- torischen und technischen Massnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit sowie die Kontrolle der Datenbearbeitung.

4. Abschnitt:

Aufbewahrung, Archivierung und Vernichtung von Daten

Art. 12 1 Die im IVIPS enthaltenen Personendaten werden fünf Jahre nach der letzten Bear- beitung vernichtet.

5. Abschnitt: Inkrafttreten

Art. 13 Diese Verordnung tritt am 1. Januar 2016 in Kraft.

18. November 2015 Im Namen des Schweizerischen Bundesrates

Die Bundespräsidentin: Simonetta Sommaruga Die Bundeskanzlerin: Corina Casanova

3 SR 172.010.58

4 BBl 2015 5795

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Anhang (Art. 4 und 5)

Personen, deren Daten im IVIPS bearbeitet werden

2 Bilateraler Besuch

(auf Einladung einer eidgenössischen Behörde)

2.12 a Präsidentin oder Präsident der Europäischen Kommission, Mitglied der

Europäischen Kommission

2.12 b Präsidentin oder Präsident der Kommission der Afrikanischen Union, Mit-

glied der Kommission der Afrikanischen Union

2.14 Staatssekretärin oder Staatssekretär

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2.18 Präsidentin oder Präsident, Generalsekretärin oder Generalsekretär oder

Generaldirektorin oder Generaldirektor einer regionalen zwischenstaatlichen Organisation oder einer internationalen Organisation, die von der Schweiz anerkannt wird

3.8 a Präsidentin oder Präsident der Europäischen Kommission, Mitglied der

Europäischen Kommission

3.8 b Präsidentin oder Präsident der Kommission der Afrikanischen Union, Mit-

glied der Kommission der Afrikanischen Union

3.13 Präsidentin oder Präsident, Generalsekretärin oder Generalsekretär oder

Generaldirektorin oder Generaldirektor einer regionalen zwischenstaatlichen Organisation oder einer internationalen Organisation, die von der Schweiz anerkannt wird

4.1 Chefin oder Chef einer diplomatischen Mission

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6 Personen, die den Schutz der Personen gemäss

den Ziffern 1–5 wahrnehmen

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