Diese Verordnung regelt den Betrieb und die Benützung des Datenbearbeitungssystems «e-vent» (System) der Kommunikation des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten (Kommunikation EDA) im Generalsekretariat des EDA.
235.25
Verordnung über das Datenbearbeitungssystem «e-vent» der Kommunikation EDA (Verordnung «e-vent»)
vom 17. Oktober 2018 (Stand am 1. April 2026)
Der Schweizerische Bundesrat,
gestützt auf Artikel 57 h ter des Regierungs- und Verwaltungsorganisationsgesetzes vom 21. März 1997 1 (RVOG), 2
verordnet:
1. Abschnitt Allgemeine Bestimmungen
Art. 13 Gegenstand
Art. 2 Zweck
Das System dient der Kommunikation EDA 4 zur Wahrnehmung ihrer Aufgaben im Rahmen der Planung, Organisation und Durchführung von Konferenzen und Veranstaltungen.
Art. 3 Verantwortliche Behörde
Die Kommunikation EDA trägt die Verantwortung für das System.
Art. 4 Struktur
Das System besteht aus einer Datenbank und je einem Online-Portal für den Zugriff von innerhalb und von ausserhalb des EDA.
2. Abschnitt Daten und Datenbearbeitung
Art. 5 Personen und bearbeitete Daten
Das System enthält Daten von Teilnehmerinnen und Teilnehmern von Konferenzen und Veranstaltungen.
Welche Daten erfasst werden, ist im Anhang geregelt.
Art. 6 Herkunft der Daten und Bearbeitungsrechte
Die Daten werden von den Teilnehmerinnen und Teilnehmern oder von der Kommunikation EDA erfasst.
Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer verfügen für die eigenen Daten im System über vollständige Bearbeitungsrechte.
Die Kommunikation EDA verfügt für alle Daten im System über vollständige Bearbeitungsrechte.
Die Einheit für Informatik des EDA verfügt über diejenigen Zugriffsrechte, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig sind.
Alle Bearbeitungsrechte werden im Abrufverfahren ausgeübt.
Die Daten gemäss Anhang dürfen an Dritte weitergegeben werden, soweit diese die Daten zu Organisations- und Reservationszwecken benötigen.
Art. 7 Dokumente
Im System können alle Dokumente zu Konferenzen, Veranstaltungen und den daran teilnehmenden Personen im Rahmen des Zwecks dieser Verordnung erfasst werden.
Art. 8 Aufbewahrung, Archivierung und Vernichtung von Daten
Datensätze von Personen werden spätestens zehn Jahre nach der letzten Bearbeitung vernichtet.
Vorbehalten bleiben die Bestimmungen der Archivierungsgesetzgebung.
3. Abschnitt Betrieb und Zugriffsberechtigungen
Art. 9 Technischer Betrieb und Systemverwaltung
Die Einheit für Informatik des EDA ist für den technischen Betrieb des Systems verantwortlich.
Die Systemadministratorin oder der Systemadministrator gehört der Einheit für Informatik des EDA an. Sie oder er verwaltet das Computersystem, die Datenbank und die Anwendungen.
Die oder der Anwendungsverantwortliche gehört der Kommunikation EDA an. Sie oder er bildet die Schnittstelle zwischen der Systemadministratorin oder dem Systemadministrator und den Benutzerinnen und Benutzern.
Art. 10 Erteilung der Zugriffsberechtigung
Die oder der Anwendungsverantwortliche erteilt den Benutzerinnen und Benutzern des Systems die individuellen Zugriffsrechte.
Die Kommunikation EDA überprüft jährlich, ob die Voraussetzungen für die Zugriffsberechtigungen weiterhin bestehen.
4. Abschnitt Datensicherheit
Art. 11 Sorgfaltspflichten
Die Kommunikation EDA sorgt dafür, dass die Daten im System vorschriftsgemäss bearbeitet werden.
Sie stellt sicher, dass die Personendaten richtig, vollständig und nachgeführt sind.
Art. 12 Bearbeitungsreglement
Die Kommunikation EDA erlässt ein Bearbeitungsreglement. Dieses enthält die organisatorischen und technischen Massnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit sowie zur Kontrolle der Datenbearbeitung.
Art. 13 Protokollierung
Die Zugriffe auf das System und die Bearbeitungen werden laufend protokolliert.
Die Protokolle werden während einem Jahr getrennt vom System, in welchem die Personendaten bearbeitet werden, aufbewahrt. 5
5. Abschnitt Inkrafttreten
Art. 14
Diese Verordnung tritt am 1. Dezember 2018 in Kraft.
Anhang
(Art. 5 Abs. 2)
Im System erfasste Personendaten
- Namen
- Namen gemäss Reisepass
- Vornamen
- Vornamen gemäss Reisepass
- Titel (akademisch)
- Titel (berufliche oder amtliche Funktion)
- Anrede
- Firma
- Geschlecht
- Geburtsdatum
- Geburtsort
- Staatsangehörigkeiten
- Repräsentant/in welcher Delegation / welchen Landes / welcher Organisation
- E-Mail-Adressen
- Telefonnummer (Festnetz)
- Telefonnummer (Mobil)
- Faxnummer
- Adresse (Strasse, Postleitzahl, Ort)
- Land
- Homepage
- Korrespondenzart (Brief / E-Mail)
- Rechnungsadresse
- Besondere Ansprüche an Essen und Trinken
- Militärischer Rang
- Ziviler Rang
- Position
- Arbeitgeber
- Ankunft am Veranstaltungsort / im Hotel
- Abreise am Veranstaltungsort / im Hotel
- Korrespondenzsprache
- Fluginformationen (Datum und Uhrzeit der An- und Abreise, Flugnummer, Transferzeiten)
- Reisepassinformationen (Nummer, Ausstellungs- und Gültigkeitsdatum, Ausstellungsort)
- Benötigtes Visum
- Kreditkartenangaben (Nummer, Ablaufdatum)
- Angaben zu Hotel / Aufenthaltsort (Adresse, Zimmer etc.)
- Name der mitreisenden Partnerin / des mitreisenden Partners
- Angaben zur Teilnahme (Workshops, Dinners, Frühstück, Mittagessen, Abendessen, Ausflüge)
- Themen für Workshops
- Foto
- Sponsorship: ja / nein
- Begründung für das Sponsorship
- Spezielle Bedürfnisse aufgrund von körperlichen Beeinträchtigungen
- Teilnahme an früheren Konferenzen