Richtlinie zum Telefonverzeichnis der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Staates

vom 11.10.2016 (Fassung in Kraft getreten am 01.11.2016)

Präambel

Telefonverzeichnis der Mitarbeiter des Staates - Richtlinie

Der Staatsrat des Kantons Freiburg

gestützt auf das Gesetz vom 16. Oktober 2001 über die Organisation des Staatsrates und der Verwaltung, namentlich die Artikel 4 Abs. 1 Bst. d und 8 Abs. 3 Bst. c;

gestützt auf Artikel 8 Bst. b des Gesetzes vom 17. Oktober 2001 über das Staatspersonal;

gestützt auf die Artikel 4, 9 Abs. 1, 10, 12 Abs. 2, 19, 20 und 22 des Gesetzes vom 25. November 1994 über den Datenschutz;

gestützt auf die Artikel 8, 9 Abs. 2, 11 und 12 des Gesetzes vom 9. September 2009 über die Information und den Zugang zu Dokumenten;

gestützt auf die Artikel 2, 4 Abs. 3, 5, 32 Abs. 1 und 33 der Verordnung vom 14. Dezember 2010 über die Information über die Tätigkeit des Staatsrats und der Kantonsverwaltung;

in Erwägung:

Die gesetzlichen Prinzipien, die das Telefonverzeichnis der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Staatsrats regeln, werden in zwei unveröffentlichten Staatsratsbeschlüssen festgehalten: Der Beschluss vom 8. April 2003 handelt vom Inhalt und der Veröffentlichung des Verzeichnisses und der Beschluss vom 8. September 2003 legt die Kriterien der Veröffentlichung im Internet fest.

Die Informatikanwendung, die seit 2003 zur Verwaltung der Daten des Telefonverzeichnisses benutzt wurde, hatte ihre technischen Grenzen erreicht und ihre Wartung kann nicht mehr gewährleistet werden, weshalb eine neue Anwendung eingerichtet wurde.

Aufgrund dieser Änderung des Verzeichnisses müssen die Bestimmungen der zwei Beschlüsse von 2003 aktualisiert und in einem Erlass zusammengefasst werden.

Auf Antrag der Staatskanzlei,

beschliesst:

1 Allgemeine Bestimmungen

Art. 1 Gegenstand und Ziel

Diese Richtlinie regelt den Inhalt und die Veröffentlichung des Telefonverzeichnisses der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Staates Freiburg (das Telefonverzeichnis) für die Verwaltung auf dem Intranet und für die Öffentlichkeit im Internet.

Die Veröffentlichung des Telefonverzeichnisses bezweckt:

eine effiziente Kommunikation innerhalb der Verwaltung zwischen den verschiedenen Dienststellen des Staates über das Intranet zu erleichtern und zu garantieren und
den Zugang der Bürgerinnen und Bürger zu den verschiedenen Dienststellen des Staates über das Internet zu erleichtern.

Art. 2 Organisation

Das Telefonverzeichnis wird nur in elektronischer Form veröffentlicht. Zuständig dafür ist die Staatskanzlei, in Zusammenarbeit mit der Finanzverwaltung und dem Amt für Informatik und Telekommunikation.

Die Daten werden jedoch dezentralisiert gesammelt und aktualisiert. Zu diesem Zweck werden eine oder mehrere Personen in jeder Direktion bestimmt, die das Telefonverzeichnis verwalten; das Amt für Justiz übt diese Funktion für die Justizorgane aus.

Die Verwaltungseinheiten, einschliesslich der Anstalten mit eigener Rechtspersönlichkeit, und die Justizorgane melden ihrer Verwalterin oder ihrem Verwalter Änderungen, bevor diese umgesetzt werden. Die Änderungen werden mit einem besonderen elektronischen Formular gemeldet.

2 Verbreitung des Telefonverzeichnisses auf dem Intranet

Art. 3

Auf dem Intranet sind die folgenden Personendaten zugänglich:

Name und Vorname;
der Tätigkeitsbereich der Person und der Name der Einheit (Direktion, Verwaltungseinheit, Untereinheit; Justizorgan), der sie angehört;
die direkten Telefonnummern, die offiziellen Telefonnummern, die Faxnummern;
fakultativ die Mobiltelefonnummer;
die Post-, die Liefer- und die E-Mailadresse;
fakultativ die Büro- und die Stockwerknummer.

3 Verbreitung des Telefonverzeichnisses im Internet

Art. 4 Umfang

Personendaten werden nur von Personen, die in einer leitenden Funktion sind, oder von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die in regelmässigem direkten Kontakt mit einer grossen Anzahl an Bürgerinnen und Bürger stehen, veröffentlicht.

Die Direktionen, die Staatskanzlei, die Anstalten mit eigener Rechtspersönlichkeit und die Justizorgane entscheiden, welche Mitglieder des Personals im öffentlichen Telefonverzeichnis erscheinen. Sie ersuchen vorgängig um das Einverständnis der betreffenden Personen.

Im öffentlichen Telefonverzeichnis erscheinen keine Personendaten von Richterinnen und Richtern sowie von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Kantonspolizei. Diese Einschränkung kann auf andere Funktionen erweitert werden.

Jede Einheit muss mindestens ihre Post- und Lieferadresse, ihre E-Mailadresse sowie die Telefonnummer des Sekretariats oder des Empfangs angeben.

Art. 5 Inhalt

Im Internet sind folgende Personendaten zugänglich:

Name und Vorname;
der Tätigkeitsbereich der Person und der Name der Einheit (Direktion, Verwaltungseinheit, Untereinheit; Justizorgan), der sie angehört;
eine Telefonnummer (des Sekretariats, des Empfangs oder der Person);
die Post- und die Lieferadressen;
eine E-Mailadresse (der Person oder der Einheit);
gegebenenfalls die Adresse des Schalters oder des Büros zum Empfang der Besucher sowie die Öffnungszeiten.

4 Vorbeugung und Sicherheit

Art. 6 Risikoaufklärung

Bei jeder Bekanntgabe der Personendaten im Internet informieren die Direktionen, die Staatskanzlei, die Anstalten mit eigener Rechtspersönlichkeit und die Justizorgane die betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über die Risiken dieser Verbreitung, insbesondere über den Datenmissbrauch, den Empfang von unerwünschten E-Mails, missbräuchliche Telefonate und Belästigungen.

Art. 7 Sicherheitsmassnahmen

Die Organe, die für die Veröffentlichung des Telefonverzeichnisses zuständig sind (Art. 2 Abs. 1), ergreifen die organisatorischen und technischen Massnahmen, um

Missbrauch, insbesondere den kommerziellen Gebrauch der Daten, zu vermeiden;
die Sicherheit der Daten zu gewährleisten, insbesondere um deren Verlust und deren unbefugte Ver- oder Bearbeitung zu verhindern.

5 Schlussbestimmungen

Art. 8 Aufhebung bisherigen Rechts

Es werden aufgehoben:

Staatsratsbeschluss Nr. 440 vom 8. April 2003 «Telefonverzeichnis der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Staates Freiburg – Inhalt und Veröffentlichung»;
Staatsratsbeschluss Nr. 992 vom 8. September 2003 «Telefonverzeichnis der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Staates Freiburg – Kriterien für die Veröffentlichung im Internet».

Art. 9 Inkrafttreten

Diese Richtlinie tritt am 1. November 2016 in Kraft.

Egress

2016_130

Änderungstabelle – Nach Beschlussdatum

Beschluss	Berührtes Element	Änderungstyp	Inkrafttreten	Quelle (ASF seit 2002)
11.10.2016	Erlass	Grunderlass	01.11.2016	2016_130

Änderungstabelle – Nach Artikel

Berührtes Element	Änderungstyp	Beschluss	Inkrafttreten	Quelle (ASF seit 2002)
Erlass	Grunderlass	11.10.2016	01.11.2016	2016_130