Un système d'information commun, accessible par procédure d'appel, est constitué afin de gérer et coordonner les informations nécessaires à l'application de la présente loi.
Ce système d'information constitue un fichier au sens de la loi sur la protection des données (LPrD), le responsable du fichier étant le Service.
Il a pour but d'aider les organes chargés de l'exécution de la présente loi à contrôler la subsidiarité, gérer les dossiers des bénéficiaires, effectuer la répartition des charges, assurer le suivi des remboursements, exercer le pilotage et la surveillance du dispositif d'aide sociale.
Il répertorie des données sensibles, ainsi que des données sociodémographiques, comptables, statistiques et des documents électroniques pour chaque personne membre de l'unité d'assistance.
Les membres de l'unité d'assistance sont informés que les données les concernant sont traitées dans le système d'information électronique.
Les services sociaux régionaux et le Service enregistrent, gèrent et échangent les données par l'intermédiaire de ce système d'information commun, dans le respect des règles découlant de la protection des données.
Il permet la consultation par voie électronique des renseignements de tiers, au sens de l'article 76.
Le NAVS sert d'identifiant unique et à l'échange électronique des données entre les registres officiels des personnes.
Le Conseil d'Etat fixe les règles d'administration, la procédure d'autorisation et les modalités du droit d'accès, en prenant en considération les exigences de la protection des données.