Versand von B-Post-Massensendungen mit „P.P.“-Aufgabeverzeichnis und Auslandsendungen

Eidgenössisches Departement des Innern EDI Bundesamt für Sozialversicherungen BSV Geschäftsfeld AHV, Berufliche Vorsorge und Ergänzungsleistungen

25.05.2016

Mitteilungen an die AHV-Ausgleichskassen und EL-Durchführungsstellen Nr. 376

Versand von B-Post-Massensendungen mit „P.P.“-Aufgabeverzeichnis und Auslandsendungen

1. B-Post-Massensendungen mit „P.P.“-Aufgabeverzeichnis

Die Verantwortlichen der Post haben uns darauf aufmerksam gemacht, dass bei Briefversänden mit dem „P.P.“-Aufdruck der Datamatrixcode angepasst werden muss.

Einerseits nutzen einige Kassen eine veraltete Version des Datamatrix-Codes, der nicht mehr gelesen werden kann, andererseits ist in den anderen Datamatrix-Codes nur die Rechnungsreferenz-Nr.

500522921 der Zentralen Ausgleichskasse in Genf enthalten.

Dies hat zur Folge, dass unzustellbare Briefe anhand des Datamatrix-Codes automatisch nach Genf anstatt an die zuständige Ausgleichskasse zurückgeleitet werden.

Beispiel:

Damit die unzustellbaren Sendungen auch in Zukunft automatisch an den Absender geleitet werden, muss im Datamatrix-Code zusätzlich die Kundennummer-Post (KDP) der einzelnen Kassen integriert werden.

Die vom Bezahler (ZAS-Genf) abweichende Rücksendeadresse wird so erkannt und bei unzustellba- ren Sendungen im Briefzentrum direkt auf die Retoursendung aufgedruckt und der Brief der betreffen- den Kasse als Retoure zugestellt.

Effingerstrasse 20, CH-3003 Bern Tel. +41 58 462 90 01, Fax +41 58 464 15 88 www.bsv.admin.ch

Mitteilungen an die AHV-Ausgleichskassen und EL-Durchführungsstellen Nr. 376

Rückzustellung an eine vom Absender abweichende Adresse

Falls Sie künftig im Datamatrix-Code über die Variante „Physische Rückzustellung an abweichende KDP-Nr.“ verfügen, werden Ihre Retoursendungen an die entsprechend hinterlegte Adresse geleitet.

Damit die Briefe an den korrekten Absender zurückgelangen, gilt für jede Kasse mit „P.P“-Versänden folgendes Vorgehen:

 Wenden Sie sich an Ihre Kundenberaterin/Ihren Kundenberater der Post  Diese stellen Ihnen die Nummer der gewünschten Rücksendeadresse (KDP-Nr.) zur Verfü- gung  Implementieren Sie den neuen Datamatrix-Code mit der bestehenden Rechnungsreferenz-Nr.

500522921 sowie Ihrer KDP-Nr. anschliessend in künftige „P.P.“-Versände

Falls Sie bei dieser Gelegenheit die Möglichkeiten des Datamatrix-Codes für Retouren ausschöpfen möchten, legen wir Ihnen als weitere Information das Factsheet „Retourenmanagement“ bei.

Gut zum Druck

Lassen Sie neu erstellte Layouts und Datamatrix-Codes immer durch die Post homologieren. Eine verbindliche Aussage, ob der Datamatrix-Code maschinell verarbeitet werden kann, ist nur mit Origi- nalsendungsmustern möglich.

Informationen, Adressangaben sowie das Online-Kontaktformular finden Sie unter www.post.ch/gut-zum-druck

.Auslandsendungen

Unsere periodische Überprüfung hat gezeigt, dass weiterhin Auslandsendungen mit dem Verfahren „Frankieren Post“ (Rz 3002 KSPF) der Post übergeben werden.

Wir machen erneut darauf aufmerksam, dass Auslandsendungen separat aufzugeben und zu frankie- ren sind.

Anhang Factsheet

Lösungen für B-Post-Retouren mit Datamatrix-Code (DmC)

Für die Verarbeitung von B-Post-Retouren bietet die Post verschiedene Leistungs­ varianten an. Mit dem Datamatrix-Code legen Sie im Voraus fest, wie die nicht zustellbaren Sendungen behandelt werden sollen.

Für die Verarbeitung Ihrer B-Post-Retouren mit Die von Ihnen gewünschte Variante wird als Vorver- ­Datamatrix-Code stehen drei Basisoptionen zur Aus- fügung im Datamatrix-Code festgelegt. Dabei wahl: physische Rücksendung an den Absender, kann der dynamische Datamatrix-Code «Letter ID» physische Rücksendung an eine abweichende Adresse (PP Business) oder der statische Datamatrix-Code oder Entsorgung. Zusätzlich kann bei jeder dieser (PP Easy) zum Einsatz kommen. Ausführliche Informa­ Basisoptionen die Digitalisierung gewünscht werden. tionen finden Sie unter www.post.ch/letter-id und im Factsheet «Letter ID».

Ohne Datamatrix-Code leitet die Post Ihre B-Post- Retouren standardmässig an den Absender zurück.

Leistungsübersicht und Preise für B-Post-Retouren

Voraussetzung Vorverfügung Leistung Preis pro Sendung Leistungsbeschreibung (Vv) Mit Wert 0 Physische Rückzustellung, Kostenlos Keine Datenerfassung. Rücksendung an den Absender gemäss Rechnungs- Post-konformem ohne KDP, ohne Daten referenznummer im Datamatrix-Code. Datamatrix-Code Wert 1 Entsorgung einfach, 9 Rp. pro Sendung * Maschinelle Datenerfassung und einfache Entsorgung. Sie können ein mit Daten Datenfile oder ein Bild Ihrer Retouren herunterladen. Die Sendungen werden entsorgt. Wert 2 Entsorgung einfach, Kostenlos Keine Datenerfassung. Die Sendungen werden nicht zurückgesandt, sondern ohne Daten ­entsorgt. Wert 3 Entsorgung qualifiziert, 11 Rp. pro Sendung * Maschinelle Datenerfassung und qualifizierte Entsorgung. Sie können ein mit Daten Datenfile oder ein Bild Ihrer Retouren herunterladen. Die Sendungen werden nach Datenschutzrichtlinien entsorgt. Wert 4 Entsorgung qualifiziert, 2 Rp. pro Sendung * Keine Datenerfassung. Die Sendungen werden nicht zurückgesandt, ohne Daten sondern nach Datenschutzrichtlinien entsorgt. Wert 5 Physische Rückzustellung, 9 Rp. pro Sendung * Maschinelle Datenerfassung und Rücksendung Ihrer Sendungen an eine an abweichende KDP-Nr., abweichende Adresse. Sie können ein Datenfile oder ein Bild Ihrer Retouren mit Daten herunterladen. Wert 6 Physische Rückzustellung, Kostenlos Keine Datenerfassung. Rücksendung Ihrer Sendungen an eine abweichende an abweichende KDP-Nr., KDP-Adresse. ohne Daten Wert 7 Physische Rückzustellung, 9 Rp. pro Sendung * Maschinelle Datenerfassung und physische Rückzustellung an den Absender ohne KDP, mit Daten gemäss Rechnungsreferenznummer im Datamatrix-Code. Sie können ein Datenfile oder ein Bild Ihrer Retouren herunterladen. Ohne Physische Rückzustellung, Kostenlos Physische Rückzustellung. Die Sendungen werden an die Adresse des Absen­ Post-konformen ohne Daten ders zurückgeleitet. Als Absender gilt die Rechnungsbeziehungsadresse. Datamatrix-Code Eine Rückumleitung an eine andere Adresse ist nicht möglich. Response Zentral Wert 9 Verwendung nur nach Gemäss Vereinbarung Response-Zentral-Sendungen sind mit einem entsprechenden Vermerk zu vertraglicher Vereinbarung kennzeichnen. Für diese Dienstleistung ist eine individuelle Vereinbarung mit der Post notwendig. Wir empfehlen Ihnen, mit Ihrer Kundenberaterin oder Ihrem Kundenberater Kontakt aufzunehmen.

* Alle Preise in CHF inklusive MWST. Diese Preise sind unabhängig von Format und Gewicht. Unzustellbare Sendungen mit Retourengrund «Annahme verweigert» oder «nicht abgeholt» sind immer zusätzlich kostenpflichtig. > Unzustellbare Sendungen --> Preise und Rabatte. Die Preise dazu sind im Internet ersichtlich unter www.post.ch/retouren --

Leistungsbeschrieb Datenerfassung und Digitalisierung Die Post erfasst bei den Vorverfügungen 1, 3, 5 und 7 Einfache Entsorgung von jeder unzustellbaren Sendung die relevanten Daten Sie können das Angebot «Einfache Entsorgung» einschliesslich Grund für die Unzustellbarkeit (sofern auswählen. Die zu entsorgenden Retouren gelangen ein aktueller schweizerischer Retourenkleber besteht) via Altpapier oder via Betriebskehricht in den Entsor­ und übermittelt sie an den Onlinedienst «Sendungen gungskanal. Altpapier wird in den Recyclingprozess verfolgen». überführt. Download der Retourendaten Qualifizierte Entsorgung Über den Onlinedienst «Sendungen verfolgen» kön­ Falls Sie im Datamatrix-Code die Variante «qualifizierte nen Sie die Daten herunterladen. Entsorgung» verfügen, werden die Sendungen durch Sie können aus zwei verschiedene Output-Formen die Post entsprechend entsorgt. Das Betriebspersonal auswählen: der Post schreddert die Sendungen unter Wahrung –– PDF-Datei mit einem Bild pro Sendung herunterladen des Postgeheimnisses. Informationen zu Absender, –– Die Informationen als CSV-oder XLS-Datei herunter­ Sendungsinhalten und Empfängerdaten sind für all­ laden. fällige Abnehmer der Stoffe nicht wiederherstellbar. Dies bedingt eine Anbindung an Ihre firmeneigene Grundsätzlich muss die Verwertung und Entsorgung IT-Lösung. aller Sendungsbestandteile in der Schweiz erfolgen. Über den Onlinedienst «Sendungen verfolgen» im Kundencenter der Post können Sie auch Dritten Rückumleitung an eine vom Absender (z. B. einem externen Dienstleister) Zugriff auf ihre abweichende Adresse Retourendaten gewähren. So kann eine von Ihnen Falls Sie im Datamatrix-Code die Variante «Rückum- berechtigte Person Ihre Daten direkt weiterbearbeiten. leitung an eine abweichende Rücksendeadresse» verfügen, werden Ihre Retoursendungen an eine per KDP-Nummer hinterlegte Adresse geleitet. Bitte achten Sie darauf, dass die KDP-Nummer kor­ rekt und aktuell ist. Ihre Kundenberaterin oder Ihr Kundenberater stellt Ihnen die Nummer der gewünschten Rücksendeadresse (KDP-Nr.) zur Verfügung. Die abweichende Rücksende­ adresse wird bei unzustellbaren Sendungen direkt auf die Retoursendung aufgedruckt. Der Retourengrund wird entweder mit einem Retourenkleber angegeben oder ebenfalls auf die Retoursendung in Form einer Ziffer aufgedruckt. Folgende Codes existieren:

(2) GESTORBEN DECEDE DECEDUTO (4) EMPF.N. DEST. DEST. ERMITTELBAR INTROUVABLE IRREPERIBILE (6) FIRMA ENTREPRISE DITTA CESSATA ERLOSCHEN FERMEE (7)* WEGGEZOGEN DEMENAGE TRASLOCATO (8)* WEGGEZOGEN DEMENAGE TRASLOCATO * Die Codes 7 und 8 haben dieselbe Bedeutung, stammen aber aus unterschiedlichen Prozessen.

Informationen Codierung des Datamatrix-Codes Unter www.post.ch/barcode finden Sie unter Doku­ Letter ID mente ein umfassendes Handbuch mit allen Informa- Im dynamischen Datamatrix-Code hinterlegen Sie tionen zur Datamatrix-Codierung auf Briefsendungen. sendungsspezifische Informationen wie zum Beispiel eine Kundennummer je Sendung. Bei einer Verfügung Platzierung des Datamatrix-Codes «mit Daten» haben Sie so die Möglichkeit, neben Es darf pro Sendung nur ein postalischer Code dem Sendungsbild auch Ihre eigenen im Datamatrix- (z. B. Letter ID, Webstamp) abgebildet werden. Code hinterlegten Informationen elektronisch abzuru­ Dieser muss in der Frankierzone oder im Adressfens­ fen und in Ihre Datenbank zu übertragen. Detaillierte ter angebracht werden. Angaben zur PP-Frankierung mit Letter ID finden Kundencodes (Datamatrix- oder QR-Codes) sind in der Sie im Handbuch «Barcodes und Datamatrix-Codes Frankierzone unzulässig. Informationen dazu finden für Briefsendungen» unter www.post.ch/barcode -- > Sie im Handbuch «Barcodes und Datamatrix-Codes Dokumente. bei Briefsendungen» unter www.post.ch/barcode -- > Wir empfehlen Ihnen, mit Ihrer Kundenberaterin oder Dokumente. Ihrem Kundenberater Kontakt aufzunehmen. Absenderangabe auf der Sendung empfohlen PP Easy Wir empfehlen Ihnen, immer eine vollständige Absen­ Der statische Datamatrix-Code ist für alle Sendungen derangabe auf der Sendung anzubringen. Eine kom­ identisch und wird als Bildelement in der Frankierzone plette Absenderangabe beinhaltet Name/Firma, Strasse oder im Adressfeld aufgedruckt. Der Datamatrix- und Nr. oder den Vermerk Postfach und Nr. sowie Code PP Easy genügt, wenn bereits vor dem Versand Postleitzahl und Ort. Platzieren Sie den Absender in feststeht, dass Sie die Adressen der Retouren nicht der Absenderzone. Sie können die Absenderangaben als Datensätze erhalten wollen. in Blockform oder auf einer Zeile abbilden. Wenn bei unzustellbaren Sendungen mit Vorverfügung Den Datamatrix-Code PP Easy können Sie über den 0 oder 7 im DmC eine vollständige Absenderangabe Onlinedienst «PP-Frankatur erstellen» (www.post.ch/ auf der Sendung fehlt, kann eine Öffnung der Sen­ onlinedienste) online generieren. Falls Sie nur den dung durch die Post zur Ermittlung des Empfängers Datamatrix-Code ohne PP-Layout auf Ihrer Sendungen notwendig werden. anbringen wollen, stellt Ihnen Ihre Kundenberaterin Auch ein Firmenlogo ohne komplette Absenderangabe oder Ihr Kundenberater den entsprechenden Code kann dazu führen, dass eine unzustellbare Sendung zur Verfügung. Wenden Sie sich bitte bei der erstmali­ zur Ermittlung des Absenders geöffnet werden muss. gen Nutzung des Datamatrix-Codes an Ihre Kunden­ Informationen zur korrekten Sendungsgestaltung beraterin oder Ihren Kundenberater. finden Sie in der Spezifikation «Gestaltung» unter www.post.ch/briefgestaltung -- > Briefe gestalten.

Retouren aus Liechtenstein Da die Liechtensteinische Post eine eigenständige Gesellschaft ist, werden dort eigene Retourenkleber verwendet. Bei Retouren aus Liechtenstein kann daher der Retourengrund nicht digitalisiert werden. Solche Sendungen werden mit «Retourengrund unbekannt» angezeigt.

Voraussetzungen für die Nutzung Dies beinhaltet: des Datamatrix-Codes (DmC) a. Sendungsbeschaffenheit (maschinenfähig) b. Grösse und Lesbarkeit des DmC Um die Vorverfügungen für die Retourenverarbeitung c. Korrekte Befüllung des DmC-Inhalts nutzen zu dürfen, bestehen Anforderungen an die d. Verabeitungszone bei Nutzung der Vorverfügun­ Sendungsherrichtung. gen 5 und 6 Das Angebot besteht nur für Sendungen, bei denen der DmC im Retourenprozess maschinell verarbeitet Können die Sendungen nicht maschinell verarbeitet werden kann. werden, behalten wir uns vor, die zur Verfügung stehenden Leistungen einzuschränken.

Einschränkungen bei der Sendungsbeschaffenheit (a)

Sendungen über 2 cm Dicke oder mit unförmigem Inhalt Schlecht geeignet, Abklärung nötig Offene Sendungen (nicht unter Umschlag oder unter Folie) Schlecht geeignet, Abklärung nötig Farbige Couverts Schlecht geeignet, Abklärung nötig Folierte Sendungen, wenn der DmC direkt auf der Folie Abklärung nötig angebracht ist Wir empfehlen, den DmC auf einem Einlageblatt unter transparenter Folie zu drucken.

Lesbarkeit und Befüllung des DmC (b und c)

Im Datamatrix-Code ist zwingend die richtige RRN (jene des Absenders/Zahlers) zu verwenden. Es muss der schweizerische Code mit korrekten Informationen verwendet werden. Achten Sie darauf, das korrekte Verarbeitungsprodukt für den jeweiligen Aussand zu implementieren. Bei Grossversänden empfiehlt es sich, den DmC-Inhalt vorgängig durch die Post prüfen zu lassen. Wenden Sie sich dazu an Ihre Kundenberaterin oder Ihren Kundenberater der Post.

Verarbeitungszone (d) Gut zum Druck Sollten Sie in Ihrem Datamatrix-Code eine abweichende Lassen Sie neu erstellte Layouts und Datamatrix- Rücksendeadresse angegeben haben (Code 5 oder 6), Codes immer durch die Post homologieren. Eine ver­ wird die abweichende Adresse direkt auf die Sendung bindliche Aussage, ob der Datamatrix-Code maschinell aufgespritzt. verarbeitet werden kann, ist nur mit Originalsendungs­ Die Weiterverarbeitung erfolgt basierend auf dieser mustern möglich. aufgespritzten Adresse. Informationen, Adressangaben sowie das Online- Wir empfehlen daher, den entsprechenden Platz auf kontaktformular finden Sie unter www.post.ch/ der Sendung freizuhalten und die Höhe der Codier­ gut-zum-druck. zone auf 5 cm auszudehnen:

140 mm

50 mm

Immer von der rechten unteren Ecke der Sendung ausgehend.

Aufbau Datenfile

Ihre Daten erhalten Sie, indem Sie diese über den Onlinedienst «Sendungen verfolgen» selbst in der gewünschten Form selektieren und herunterladen.

Bezeichnung Format Datenbeispiel Beschreibung Datum TT.MM.JJJJ «01.04.2011» Erfassungszeitpunkt der Retouren durch die Post RRN Numerisch, achtstellig «50012391» Rechnungsreferenznummer im Datamatrix-Code Retourengrund Text «Weggezogen, Nachsendefrist Der Grund der Unzustellbarkeit wird abgelaufen» in Klartext vermerkt. Auftrags­nummer Numerisch, sechsstellig «000236» Der auf der Sendung im Datamatrix-Code (PNR) (DmC) codierte Wert, Stellen 16 bis 21 Sendungs­nummer Numerisch, neunstellig «000012345» Der auf der Sendung im Datamatrix-Code (DmC) codierte Wert, Stellen 22 bis 30 Sorte Numerisch, einstellig «8» Der auf der Sendung im Datamatrix- Code (DmC) codierte Wert, Stelle 35 des Codes (z. B. verschiedene Sorten von Briefen) Frankierart Text «Letter ID» Der auf der Sendung im Datamatrix- Code (DmC) codierte Wert, Stellen 6 und 7, Typ des DmC (z. B. 20/21 Letter ID,

31 PP Easy)

Retourenart Text «Adresse ungültig» Die Art der Unzustellbarkeit wird in Klartext vermerkt. DmC ––> 37 Alphanumerisch; «123456789012abcd …» Kundenindividuelle Werte, die auf der –– maximal 52 numerisch Sendung im Datamatrix-Code (DmC) –– oder 31 alphanumerisch codierten Werte ab Stelle 37 Code1 Alphanumerisch; «123456789012abcd …» Sind auf der Sendung zusätzliche Codes –– maximal 88 numerisch (128-Barcode oder nicht postalisch –– oder 58 alphanumerisch codierte DmC) angebracht, werden die decodierten Werte in diesem Feld ausgegeben. Code2 Alphanumerisch; «123456789012abcd …» Sind auf der Sendung zusätzliche Codes –– maximal 88 numerisch (128-Barcode oder nicht postalisch –– oder 58 alphanumerisch codierte DmC) angebracht, werden die decodierten Werte in diesem Feld aus­ gegeben. Grund-Code Numerisch, zweistellig –– Retourengrund unbekannt (01) Der Retourengrund beschreibt die –– Weggezogen (10) Ursache so detailliert wie möglich. –– Empfänger konnte nicht Nummerierung und Retourengrund ermittelt werden (20) können Änderungen unterliegen. –– Adressfehler (30) –– Frankierte Rücksendung (31) –– Gestorben (40) –– Firma erloschen (50) –– Briefkasten/Postfach wird nicht geleert (60) –– Rückgabe durch Empfänger (70) –– Nicht angenommen, Adresse korrekt (80) Art-Code Numerisch, zweistellig –– Adresse ungültig (10) Die Retourenart kategorisiert die –– Adresse korrekt, Annahme Retouren. verweigert (30) Nummerierung und Retourenart –– Retourenart unbekannt (40) können Änderungen unterliegen.

Retourenverarbeitung von abonnierten Zeitungen Weitere Angebote für die Retourenverarbeitung Schweiz Response Zentral Tageszeitungen sowie wöchentlich und 14-täglich Im Rahmen des Dienstleistungsangebots Response erscheinende Zeitungen (AZ und AZA) Zentral bietet die Post weiterführende Verarbeitungen AZ und AZA werden wie A-Post-Retouren behandelt. für Retouren mit oder ohne DmC an. Bitte nehmen Die Retouren gehen zurück an den Absender. Sie bei Interesse Kontakt mit Ihrer Kundenberaterin Erste Priorität dafür bildet ein vollständiger, auf der oder Ihrem Kundenberater auf. Adressseite deutlich erkennbarer Absendervermerk. Ist kein Absendervermerk vorhanden, gehen die A-Post-Sendungen mit DmC Retouren zurück an den Ort gemäss Frankaturvermerk Unzustellbare A-Post-Sendungen werden standard- (PLZ, Ort). mässig an den Absender zurückgesandt. Ein allfällig vorhandener Datamatrix-Code (DmC) Eine Vorverfügung im Datamatrix-Code wird bei wird standardmässig nicht berücksichtigt. A-Post nur beachtet, wenn dies mit der kostenpflich- Annahmeverweigerte und nicht abgeholte Sendungen tigen Dienstleistung «Response Zentral» vereinbart sind kostenpflichtig. wurde und die Sendung im Retourenprozess maschi­ nell verarbeitbar ist. Monatlich oder seltener erscheinende Zeitungen (AZB) Adressen pflegen AZB-Retouren werden wie B-Post-Retouren behandelt. Mit einer Pflege Ihres Adressdatenstamms vor dem AZB-Retouren ohne DmC gehen zurück an den Versand reduzieren Sie die Menge Ihrer Retouren. Absender. Mit verschiedenen Dienstleistungen und Tools für die Erste Priorität dafür bildet ein vollständiger, auf der Bereinigung der Adressstammdaten, für die Adress­ Adressseite deutlich erkennbarer Absendervermerk. bereinigung und für die Wiederbeschaffung von Ist kein Absendervermerk vorhanden, gehen die Kontakten hilft Ihnen die Post, Ihre Adressen auf dem Retouren zurück an den Ort gemäss Frankaturvermerk aktuellsten Stand zu halten. Eine Übersicht und (PLZ, Ort). weitere Informationen über das Angebot der Adress­ Der DmC kann auch für AZB-Retouren genutzt werden. pflege finden Sie unter www.post.ch/adresspflege. Allerdings ist auch bei AZB-Retouren darauf zu ach­ ten, dass der DmC nur für die Retourenverarbeitung genutzt werden kann, sofern die Sendung im Retou­ renprozess maschinell verarbeitbar ist. Nähere Aus­ künfte erteilt Ihnen gerne Ihre Kundenberaterin oder Ihr Kundenberater. Für die Datenerfassung oder Entsorgung von AZB- Retouren mit DmC werden die gleichen Preise verrechnet wie bei B-Post-Retouren (zuzüglich eines Zuschlags bei Annahme verweigerten oder nicht abgeholten Sendungen).

Kundenindividuelle Lösungen Denjenigen Kunden, die für ihre Zeitungsretouren über die Standardangebote hinausgehende Lösungen benötigen, stehen mit «Response Zentral» zahlreiche Optionen zur Verfügung.

204.24 de (232660) 06.2015 PM

Post CH AG www.post.ch/retourenmanagement PostMail Telefon 0848 888 888 Wankdorfallee 4 kundendienst@post.ch

3030 Bern