Département fédéral de l'intérieur DFI Office fédéral des assurances sociales OFAS Domaine AVS, prévoyance professionnelle et prestations complémentaires

25.05.2016

Bulletin à l'intention des caisses de compensation AVS et des organes d'exécution des PC No 376

Expédition d’envois en nombre du courrier B avec bordereau de dépôt «P.P.» et du courrier à destination de l’étranger

1. Expédition d’envois en nombre du courrier B avec bordereau de dépôt «P.P.»

Les responsables de la Poste ont attiré notre attention sur le fait que lors des envois de lettres avec la marque d’affranchissement «P.P.», le code Datamatrix devait être adapté.

D’une part, certaines caisses utilisent une version obsolète du code Datamatrix, qui ne peut plus être lue, et d’autre part, les autres codes Datamatrix ne contiennent que le numéro de référence de factu- ration 500522921 de la Centrale de compensation de Genève (sans indication de la caisse expédi- trice).

Cela a pour conséquence que les courriers non distribuables sont après lecture du code Datamatrix automatiquement renvoyés à Genève au lieu d’être renvoyés à la caisse de compensation compé- tente.

Exemple:

Pour que les envois non distribuables puissent à l’avenir être automatiquement renvoyés à l’expédi- teur, la référence de la base de données clients de la Poste (KDP) de chaque caisse doit être intégrée au code Datamatrix.

Les adresses de retour différentes de celles de facturation (CdC Genève) seront ainsi reconnues et en cas d’envoi non distribuable, imprimées directement sur l’envoi en retour au centre courrier. La lettre sera ainsi renvoyée à la caisse concernée.

Effingerstrasse 20, CH-3003 Berne Tél. +41 58 462 90 01, Fax +41 58 464 15 88 www.bsv.admin.ch

Bulletin à l'intention des caisses de compensation AVS et des organes d'exécution des PC No 376

Réexpédition à une adresse différente de celle de l’expéditeur

Si à l’avenir vous disposez de la variante «Retour physique à l’expéditeur avec n° KDP différent» dans le code Datamatrix, vos retours seront expédiés à l’adresse enregistrée.

Afin que les courriers soient retournés au bon expéditeur, la procédure suivante s’applique à toutes les caisses effectuant des envois «P.P.»:

 Adressez-vous à votre conseiller ou votre conseillère à la clientèle de la Poste.  Il ou elle vous fournira le numéro correspondant à l’adresse de retour souhaitée (n° KDP).  Utilisez le nouveau code Datamatrix avec le numéro de référence de facturation 500522921 existant, suivi de votre nº KDP pour tous vos envois «P.P.» à venir.

Si vous souhaitez à cette occasion tirer parti de toutes les possibilités offertes par le code Datamatrix pour les retours, vous trouverez des informations complémentaires dans le factsheet «Gestion des re- tours» ci-joint.

Bon à tirer

Faites toujours homologuer vos nouvelles mises en page et vos nouveaux codes Datamatrix par la Poste. Une confirmation définitive de la possibilité d’un traitement mécanique du code Datamatrix n’est possible qu’avec des modèles d’envoi d’origine.

Vous trouverez les informations, les indications d’adresses ainsi que le formulaire de contact en ligne sur www.poste.ch/bon-a-tirer

2. Courrier à destination de l’étranger.

Notre contrôle périodique a montré qu’il y a encore des envois à destination de l’étranger qui sont dé- posés avec le courrier ordinaire de la procédure « affranchissement postal » (cm 3002 CTDP).

Nous vous rappelons que les envois à destination de l’étranger doivent être déposés et affranchis sé- parément.

Annexe Factsheet

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Solutions pour retours en courrier B avec code Datamatrix (DmC)

La Poste propose différentes variantes de traitement pour la gestion des retours en courrier B. Avec le code Datamatrix, vous déterminez préalablement de quelle manière les envois non distribuables doivent être traités.

Trois options de base sont disponibles pour le traite­ Vous définissez la variante souhaitée en tant que ment de vos retours en courrier B avec code Data- disposition préalable dans le code Datamatrix. Pour matrix: le retour physique à l’expéditeur, le retour cela, on peut utiliser le code Datamatrix dynamique physique à une autre adresse, l’élimination. Une numé- «Letter ID» (PP Business) ou le code Datamatrix risation peut, en outre, être demandée pour chacune statique (PP Easy). Vous trouverez toutes les infor- de ces options de base. mations sous www.poste.ch/letter-id et dans le ­factsheet «Letter ID».

A défaut de code Datamatrix, la Poste renvoie vos retours en courrier B par défaut à l’expéditeur.

Aperçu des prestations et des prix pour les retours du courrier B

Conditions Disposition Prestation Prix par envoi Description de la prestation requises préalable Avec code Data­ Valeur 0 Retour physique à l’expé- Gratuit Pas d’enregistrement de données. Retour à l’expéditeur selon numéro de matrix conforme diteur, sans KDP; référence de facture dans le code Datamatrix. aux directives sans données de la Poste Valeur 1 Elimination simple, 9 c. par envoi * Enregistrement automatique des données et élimination simple. Possibilité de avec données télécharger un fichier ou une image de vos retours. Les envois sont éliminés. Valeur 2 Elimination simple, Gratuit Pas d’enregistrement de données. Les envois ne sont pas retournés, mais sans données éliminés. Valeur 3 Elimination qualifiée, 11 c. par envoi * Enregistrement automatique des données et élimination qualifiée. Possibilité avec données de télécharger un fichier ou une image de vos retours. Les envois sont éliminés conformément aux dispositions relatives à la protection des données. Valeur 4 Elimination qualifiée, 2 c. par envoi * Pas d’enregistrement de données. Les envois ne sont pas renvoyés, mais sans données éliminés conformément aux dispositions relatives à la protection des données. Valeur 5 Retour physique à l’expé­ 9 c. par envoi * Enregistrement automatique des données et renvoi de vos envois à une diteur, avec n° KDP diffé­ adresse différente. Possibilité de télécharger un fichier ou une image de vos rent, avec données retours. Valeur 6 Retour physique à l’expé­ Gratuit Pas d’enregistrement de données. Renvoi de vos envois à une adresse KDP diteur, avec n° KDP diffé­ différente. rent, sans données Valeur 7 Retour physique à l’expé- 9 c. par envoi * Enregistrement automatique des données et renvoi à l’expéditeur d’après diteur, sans KDP, avec le numéro de référence de la facture dans le code Datamatrix. Possibilité de données télécharger un fichier ou une image de vos retours. Sans code Data­ Renvoi des retours, Gratuit Renvoi des retours. Envois retournés à l’adresse de l’expéditeur. L’adresse de matrix conforme sans données référence de la facture est considérée comme expéditeur. aux directives Réacheminement à une autre adresse impossible. de la Poste Response Zentral Valeur 9 Utilisation uniquement Selon convention Les envois Response Zentral sont à identifier avec la mention correspondante. selon l’accord contractuel Une convention individuelle avec la Poste est nécessaire pour cette prestation. Nous vous recommandons de prendre contact avec votre conseiller à la clientèle.

* Prix en CHF, TVA incluse. Ces prix sont indépendants du format et du poids. Les envois postaux non distribuables qui ont été retournés avec pour motif «Refusé» ou «Non retiré» sont également payants. Leurs prix peuvent être consultés sur www.poste.ch/retours -- > Envois non distribuables --> Prix et rabais.

Description de la prestation Enregistrement des données et numérisation Pour les dispositions préalables 1, 3, 5 et 7, la Poste Elimination simple enregistre les données importantes de chaque envoi Vous pouvez sélectionner l’offre «Elimination simple». non distribuable, y compris le motif de non-distribu­ Les retours à éliminer sont acheminés vers le canal tion (si une étiquette de retour suisse actuelle existe) d’élimination avec les vieux papiers ou les déchets et les envoie au service en ligne «Suivi des envois». d’exploitation. Les vieux papiers sont acheminés vers le processus de recyclage. Téléchargement des données de retour Les données peuvent être téléchargées via le service Elimination qualifiée en ligne «Suivi des envois». Si vous choisissez la variante «élimination qualifiée» Vous pouvez choisir entre deux formes de sortie diffé- dans le code Datamatrix, les envois sont éliminés de rentes: manière appropriée par la Poste. Ils sont passés à la –– télécharger un fichier PDF avec une image par envoi déchiqueteuse par le personnel d’exploitation soumis –– télécharger les informations sous forme de fichier au secret postal. Les informations relatives aux expé­ CSV ou XLS. diteurs, au contenu des envois ou à l’adresse des Cette dernière possibilité nécessite une connexion destinataires ne peuvent pas être reconstituées par à la solution informatique de votre entreprise. les valorisateurs ultérieurs. Tous les composants des Via le service en ligne «Suivi des envois» dans le Centre envois doivent être recyclés ou éliminés en Suisse. clientèle de la Poste, vous pouvez également donner accès à vos données de retours à un tiers (p. ex. à un Réacheminement à une adresse différente de prestataire externe). Une personne mandatée par vos celle de l’expéditeur soins peut ainsi traiter directement vos données. Si vous choisissez le réacheminement à une adresse d’expéditeur différente dans le code Datamatrix, vos retours seront expédiés à une adresse enregistrée par n° KDP. Veuillez vous assurer que le n° KDP est correct et actualisé. Votre conseiller à la clientèle vous fournira le numéro de l’adresse de réacheminement souhaitée (n° KDP). L’adresse de retour différente est imprimée directement sur l’envoi en retour en cas d’envois non distribuables. Le motif du retour est soit indiqué par une étiquette de retour, soit imprimé sur l’envoi en retour sous forme de chiffre. Les codes suivants sont utilisés:

(2) GESTORBEN DECEDE DECEDUTO (4) EMPF.N. DEST. DEST. ERMITTELBAR INTROUVABLE IRREPERIBILE (6) FIRMA ENTREPRISE DITTA CESSATA ERLOSCHEN FERMEE (7)* WEGGEZOGEN DEMENAGE TRASLOCATO (8)* WEGGEZOGEN DEMENAGE TRASLOCATO * les codes 7 et 8 ont la même signification, mais proviennent de processus différents.

Informations Codage Datamatrix Sur www.poste.ch/codesabarres, rubrique «Docu­ Letter ID ments», vous trouverez un manuel complet contenant Dans le code Datamatrix dynamique, vous enregistrez toutes les informations sur le codage Datamatrix les informations spécifiques à l’envoi, par exemple un pour envois de la poste aux lettres. numéro de client par envoi. Dans le cadre d’une dis­ position «avec données», vous avez ainsi la possibilité, Emplacement du code Datamatrix outre l’image de l’envoi, de consulter par voie élec­ Il n’est possible d’imprimer qu’un seul numéro postal tronique vos informations propres enregistrées dans d’acheminement par envoi (p. ex. Letter ID, le code Datamatrix et de les transférer dans votre ­WebStamp). base de données. Les informations détaillées pour Il doit être apposé dans la zone d’affranchissement l’affranchissement PP avec Letter ID se trouvent dans ou dans la fenêtre d’adresse. le manuel «Codes à barres et codes Datamatrix pour Les codes des clients (codes Datamatrix ou QR) ne envois de la poste aux lettres» sur www.poste.ch/ sont pas autorisés dans la zone d’affranchissement. codesabarres --> Documents. Vous trouverez les informations nécessaires dans le Nous vous recommandons de prendre contact avec manuel «Codes à barres et codes Datamatrix pour votre conseiller à la clientèle. envois de la poste aux lettres» sur www.poste.ch/ codesabarres -- > Documents. PP Easy Le code Datamatrix statique est identique pour tous L’indication de l’expéditeur sur l’envoi est les envois et il est intégré en tant qu’image à la zone recommandée d’affranchissement ou au champ d’adresse. Le code Nous recommandons toujours l’apposition des infor­ Datamatrix PP Easy suffit lorsque avant même l’expé­ mations complètes relatives à l’expéditeur sur l’envoi. dition il est établi que vous ne souhaitez pas recevoir La mention de l’expéditeur comporte les éléments les adresses de retour en tant qu’enregistrements. suivants: nom/société, rue et numéro ou la mention «Case postale» avec numéro correspondant ainsi que Vous pouvez générer le code Datamatrix PP Easy en numéro postal d’acheminement et localité. Position­ ligne via le service en ligne «Création d’un affranchis­ nez les données de l’expéditeur dans la zone réservée sement PP» (www.poste.ch/services-en-ligne). Si vous à cet effet. Vous pouvez représenter les informations souhaitez apposer uniquement le code Datamatrix de l’expéditeur en bloc ou en ligne. sans présentation PP sur vos envois, votre conseiller Si un envoi non distribuable comportant une disposi­ à la clientèle vous fournira le code correspondant. tion préalable 0 ou 7 dans le DmC ne fournit pas Veuillez vous adresser à votre conseiller à la clientèle d’indication complète relative à l’expéditeur, la Poste pour la première utilisation du code Datamatrix. peut être obligée d’ouvrir l’envoi pour déterminer le destinataire. Un logo d’entreprise sans indication complète des données relatives à l’expéditeur peut entraîner l’obligation d’ouverture d’un envoi non distribuable pour déterminer l’expéditeur. Vous trouverez les informations relatives à la présentation correcte des envois dans la spécification «Présentation» sur www.poste.ch/presentationlettre -- > Présentation des lettres.

Retours du Liechtenstein Comme la Poste du Liechtenstein est une société autonome, des étiquettes de retour spécifiques y sont utilisées. Par conséquent, le motif de retour ne peut pas être numérisé pour les retours en prove­ nance du Liechtenstein. Ces envois seront affichés avec «Motif du retour inconnu».

Conditions à remplir pour utiliser le code Cela englobe: Datamatrix (DmC) a. Caractéristiques de l’envoi (possibilité de mécani­ sation) Le droit d’utiliser les dispositions préalables pour le b. Taille et lisibilité du DmC traitement des retours est soumis aux conditions rela­ c. Remplissage correct du contenu du DmC tives à la préparation des envois. d. Zone de traitement en cas d’utilisation des dispo- L’offre ne concerne que les envois pour lesquels le sitions préalables 5 et 6 DmC peut être traité automatiquement dans le pro­ cessus de retour. Si les envois ne peuvent pas être traités mécanique­ ment, nous nous réservons le droit de limiter les prestations proposées.

Restrictions en matière de caractéristiques des envois (a)

Envois de plus de 2 cm d’épaisseur ou avec un contenu de forme irrégulière Peu approprié, clarification nécessaire Envois ouverts (non mis sous pli ou sous film) Peu approprié, clarification nécessaire Enveloppes de couleur Peu approprié, clarification nécessaire Envois sous film si le DmC figure directement sur le film Clarification nécessaire Nous recommandons d’imprimer le DmC sur une feuille intercalaire sous le film transparent.

Lisibilité et remplissage du DmC (b et c)

Il est impératif d’utiliser le NRF correct (celui de l’expéditeur ou de l’émetteur du paiement) dans le code Datamatrix. Il faut utiliser le code suisse avec les informations correctes. Assurez-vous que vous mettez en place le produit de traitement correct pour l’expédition correspondante. En cas de grande expédition, il est recommandé de faire vérifier le contenu du DmC par la Poste. Pour cela, adressez-vous à votre conseiller à la clientèle Poste.

Zone de traitement (d) Bon à tirer Si vous avez indiqué une adresse de retour différente Faites toujours homologuer vos nouvelles mises en dans votre code Datamatrix (code 5 ou 6), l’adresse page et vos nouveaux codes Datamatrix par la Poste. différente sera directement imprimée sur l’envoi. Une confirmation définitive de la possibilité d’un traite­ La poursuite du traitement interviendra sur la base de ment mécanique du code Datamatrix n’est possible cette adresse imprimée. qu’avec des modèles d’envoi d’origine. Nous recommandons, par conséquent, de réserver Vous trouverez plus d’informations, les adresses l’emplacement correspondant sur l’envoi et d’étendre ainsi que le formulaire de contact en ligne sur la hauteur de la zone de codage à 5 cm. www.poste.ch/bon-a-tirer.

140 mm

50 mm

Toujours débuter par le coin inférieur droit de l’envoi.

Création du fichier de données

Vous obtiendrez vos données en les sélectionnant et en les téléchargeant vous-même sous la forme souhaitée dans le service en ligne «Suivi des envois».

Désignation Format Exemple Description Date JJ.MM.AAAA «01.04.2011» Date de l’enregistrement des retours par la Poste NRF Numérique, huit positions «50012391» Numéro de référence de la facture dans le code Datamatrix Motif du retour Texte «A déménagé, délai de réexpé- La cause de la non-distribution est dition expiré» mentionnée en toutes lettres Numéro d’ordre Numérique, six positions «000236» Valeur du code Datamatrix (DmC) (PNR) figurant sur l’envoi, positions 16 à 21. Numéro d’envoi Numérique, neuf positions «000012345» Valeur du code Datamatrix (DmC) figurant sur l’envoi, positions 22 à 30. Sorte Numérique, une position «8» Valeur du code Datamatrix (DmC) figurant sur l’envoi, position 35 du code (p. ex. différentes sortes de lettres) Type d’affranchis­ Texte «Letter ID» Valeur du code Datamatrix (DmC) sement figurant sur l’envoi, positions 6 et 7, type du DmC (p. ex. 20/21 Letter ID,

31 PP Easy)

Type de retour Texte «Adresse non valable» Catégorie de non-distribution mentionnée en toutes lettres DmC ––> 37 Alphanumérique; «123456789012abcd …» Valeurs individuelles du client du code –– maximum 52 si numérique Datamatrix (DmC) figurant sur l’envoi à –– ou 31 si alphanumérique partir de la position 37 Code1 Alphanumérique; «123456789012abcd …» Si l’envoi comporte des codes supplé­ –– maximum 88 si numérique mentaires (code à barres 128 ou DmC –– ou 58 si alphanumérique non postal), les valeurs décodées sont indiquées dans ce champ Code2 Alphanumérique; «123456789012abcd …» Si l’envoi comporte des codes supplé­ –– maximum 88 si numérique mentaires (code à barres 128 ou DmC –– ou 58 si alphanumérique non postal), les valeurs décodées sont indiquées dans ce champ Code de motif Numérique, deux positions –– Motif du retour inconnu (01) Le motif du retour décrit la cause de –– A déménagé (10) manière aussi détaillée que possible. –– Le destinataire est La numérotation et le motif du retour introuvable (20) peuvent subir des modifications. –– Erreur d’adresse (30) –– Renvoi affranchi (31) –– Décédé (40) –– Entreprise fermée (50) –– Boîte aux lettres/case postale non vidée (60) –– Restitution par le destinataire (70) –– Refusé, adresse correcte (80) Code de type Numérique, deux positions –– Adresse non valable (10) Le type de retour répertorie les –– Adresse correcte, envoi retours. refusé (30) La numérotation et le type de retour –– Motif du retour inconnu (40) peuvent subir des modifications.

Traitement du retour de journaux Autres offres de traitement des retours par abonnement Suisse Response Zentral Quotidiens ainsi que journaux paraissant Dans le cadre de l’offre de prestation Response Zentral, toutes les semaines ou toutes les deux semaines la Poste propose des traitements supplémentaires (JA et JAA) pour les retours avec ou sans DmC. Si cela vous inté­ Les JA et les JAA sont traités comme des retours du resse, veuillez prendre contact avec votre conseiller courrier A. Ils sont renvoyés à l’expéditeur. La pre­ à la clientèle. mière priorité pour cela constitue la mention claire­ ment reconnaissable de l’expéditeur sur la page Envois du courrier A avec DmC d’adresse. Les envois en courrier A non distribuables sont ren­ En l’absence d’une mention d’expéditeur, les retours voyés à l’expéditeur par défaut. sont renvoyés au lieu correspondant à la marque Une disposition préalable dans le code Datamatrix d’affranchissement (NPA, localité). n’est prise en compte pour le courrier A que si elle a La présence d’un éventuel code Datamatrix (DmC) été convenue avec la prestation payante «Response n’est généralement pas prise en compte. Zentral» et que l’envoi peut être traité par voie méca­ Les envois refusés ou non retirés sont payants. nique dans le processus de retour.

Journaux paraissant chaque mois ou plus Gestion des adresses rarement (JAB) En procédant à une maintenance de votre fichier Les retours de JAB sont traités comme les retours d’adresses avant l’envoi, vous réduisez la quantité de du courrier B. Les JAB sans DmC sont renvoyés ­ vos retours. à l’expéditeur. La Poste offre diverses prestations et divers outils La première priorité pour cela constitue la mention d’assainissement des données de référence, de gestion clairement reconnaissable de l’expéditeur sur la page des adresses ainsi que de récupération de contacts d’adresse. vous permettant de maintenir vos adresses à jour. En l’absence d’une mention d’expéditeur, les retours Vous trouverez une vue d’ensemble, ainsi que des sont renvoyés au lieu correspondant à la marque informations supplémentaires, de l’offre relative d’affranchissement (NPA, localité). à la gestion des adresses sur www.poste.ch/gestion- Le DmC peut également être utilisé pour les retours adresses. de JAB. Il faut également tenir compte du fait que pour les retours de JAB, le DmC ne peut être utilisé que pour le traitement des retours pour autant que l’envoi puisse faire l’objet d’un traitement mécanique. Votre conseiller à la clientèle vous fournira volontiers des renseignements plus détaillés. Les retours de JAB avec DmC sont soumis au mêmes tarifs pour la saisie des données ou l’élimination que les retours du courrier B (plus un supplément pour les envois refusés ou non retirés).

Solutions sur mesure Les clients ayant besoin de solutions dépassant le cadre des offres standard pour leurs retours de journaux disposent de nombreuses options avec «Response Zentral».

204.24 fr (232661) 06.2015 PM

Poste CH SA www.poste.ch/gestion-retours PostMail Téléphone 0848 888 888 Wankdorfallee 4 serviceclientele@poste.ch

3030 Berne