Département fédéral de l'intérieur DFI Office fédéral des assurances sociales OFAS Prévoyance vieillesse et survivants

8 juillet 2009

Bulletin à l'intention des caisses de compensation AVS et des organes d'exécution des PC No. 253

Migration du registre central des assurés NRA vers NRA/UPI Harmonisation des registres : procédure permettant de corriger les données personnelles dont la source des données actuelles est un registre des habitants (données actuelles d’une per- sonne assurée = enregistrement maître = ligne supérieure dans Telezas3)

Le présent Bulletin AVS complète et remplace en partie les ch. 3107 à 3112 des Directives concer- nant le certificat d’assurance et le compte individuel (318.106.02, D CA/CI). Il règle exclusivement la procédure permettant de corriger les données personnelles pour lesquelles la source de l’enregistrement maître (masterrecord) dans l’UPI est un registre des habitants.

Contrairement à ce qui se fait en règle générale pour les données des registres fédéraux Infostar, SYMIC, Ordipro et Vera, les corrections des informations figurant dans les différents registres des habitants ne sont pas signalées à l’UPI. C’est pourquoi la CdC autorise dans certains cas la correction des données personnelles au moyen d’ARC 15.

Le recours à cette possibilité de correction est soumis à plusieurs conditions : • la source des données de l’enregistrement maître dans l’UPI (selon Telezas3 ou le serveur web) est un registre des habitants ; • il s’agit d’une erreur réelle, démontrable, dans les données personnelles, par exemple un nom de famille mal orthographié ou une date de naissance fausse ; • l’erreur est prouvée par une copie d’un document officiel (livret de famille, carte d’identité va- lable ou passeport) ; • la correction a pour effet l’emploi de l’orthographe exacte, les noms d’alliance et les diminutifs ne constituant pas des noms officiels (exemple : l’entrée MUELLER-MEIER, GRETI doit de- venir MUELLER, MARGARETA).

Procédure : • l’organe d’exécution vérifie que les critères ci-dessus sont respectés pour la demande de mo- dification formulée par la personne assurée ; • il saisit et signale la correction au moyen d’ARC 15 ; simultanément, il transmet une copie du document officiel au bureau de contrôle de la CdC, soit par fax (022 795 97 12), soit par scannage puis envoi à l’adresse registrescentraux@zas.admin.ch.

Les données manquantes seront entrées dans Infostar durant les 18 mois qui viennent. Le nombre de données pour lesquelles la source de l’enregistrement maître dans l’UPI est un registre des habitants sera ainsi réduit. L’entrée dans Infostar devenant donc l’enregistrement maître, il est important que les organes d’exécution n’utilisent qu’avec parcimonie la possibilité de correction au moyen d’ARC 15.

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