Weisung über die Aktenführung, Aktenaufbewahrung, Aktenarchivierung und Aktenvernichtung in der AHV/IV/EO/EL/ÜL/FamZ/FamZLw (WAF) (Gültig ab 1.10.2022; Stand 1.10.2022)

Weisung über die Aktenführung, Aktenaufbe- wahrung, Aktenarchivierung und Aktenver- nichtung in der AHV/IV/EO/EL/ÜL/FamZ/Fa- mZLw (WAF)

Gültig ab 1. Oktober 2022

Stand: 1. Oktober 2022

318.108.10 WAF

10.22

Vorwort

Die vorliegende Fassung ist eine Neuausgabe und tritt auf 1. Okto- ber 2022 in Kraft. Sie ersetzt die Weisung über die Aktenführung in der AHV/IV/EO/EL/FamZLw/FamZ vom 1. Januar 2011. Hilfreiche Präzisierungen des Umsetzungsstandards von eAHV/IV zur letzten Version wurden direkt in die Weisung integriert. Dieser Umsetzungs- standard ist somit nicht mehr Bestandteil der Weisung. Die Ueber- gangsfrist (Art. 18b Abs. 2 ATSV) für die Umsetzung der Aktenfüh- rung nach Art. 8 Abs. 2 ATSV endet am 30. September 2022.

Diese Weisung wird im Kontext von Art. 8 ff ATSV aktualisiert. Zu- dem hat die Möglichkeit, Observationen in den Sozialversicherun- gen durchzuführen, neue Fragen in Bezug auf die Aufbewahrung von Dokumenten aufgeworfen.

In dieser Weisung wurde auch der zunehmenden Digitalisierung in den Sozialversicherungen Rechnung getragen, indem die digitale Aktenführung als Regel, die Aktenführung auf Papier als Ausnahme definiert wurde.

Je nachdem, ob die Aktenführung digital oder auf Papier erfolgt, stellen sich auch andere Fragen hinsichtlich Aktenführung, –aufbe- wahrung und -vernichtung. Infolgedessen werden z. B. die Begriffe der systematischen und chronologischen Aufbewahrung präzisiert. Die Rechtsprechung betreffend Paginierung betrifft primär noch die Papierakten, ist aber nach wie vor relevant, da Eingaben an Ge- richte im Sozialversicherungsbereich heute noch auf Papier erfolgen müssen.

Womöglich werden internationale Standards als Beispiel und Hilfe für die Umsetzung erwähnt, z.B. bei der Vernichtung von Akten.

Der Aufbau der Weisung wird entsprechend den Artikeln 8 ff. ATSV angepasst. Die Definitionen, Links, Abkürzungen und die Rechtspre- chung werden ergänzt.

EDI BSV | Weisung über die Aktenführung, Aktenaufbewahrung, Aktenarchivierung und

Abkürzungen

AHV Alters- und Hinterlassenenversicherung

AHVG Bundesgesetz über die Alters- und Hinterlassenenversi- cherung

AHVV Verordnung über die Alters- und Hinterlassenenversiche- rung

ATSG Bundesgesetz über den Allgemeinen Teil des Sozialver- sicherungsrechts

ATSV Verordnung über den Allgemeinen Teil des Sozialversi- cherungsrechts

BAR Bundesarchiv

BGA Bundesgesetz über die Archivierung

DSG Bundesgesetz über den Datenschutz

EL Ergänzungsleistungen zur AHV und IV

EO Erwerbsersatzordnung für Dienstleistende und bei Mut- terschaft

FAK Familienausgleichskasse

FamZG Familienzulagengesetz

FamZLw Familienzulagen in der Landwirtschaft

IK Individuelles Konto

IV Invalidenversicherung

IV-Stelle Invalidenversicherungsstelle (IVST)

KSRP Kreisschreiben über die Rechtspflege in der AHV, der IV, der EO und bei den EL (KSRP)

EDI BSV | Weisung über die Aktenführung, Aktenaufbewahrung, Aktenarchivierung und

OR Obligationenrecht

Rz Randziffer

ÜL Überbrückungsleistungen für ältere Arbeitslose

ÜLG Bundesgesetz über Überbrückungsleistungen für ältere Arbeitslose

VBGA Verordnung zum Bundesgesetz über die Archivierung

EDI BSV | Weisung über die Aktenführung, Aktenaufbewahrung, Aktenarchivierung und

1. Begriffe

1001 Akten sind alle geschäftsrelevanten und entscheidwesentli-

chen Informationen1, welche bei der Erfüllung der Aufga- ben der Durchführungsstelle erstellt oder empfangen wer- den.

1002 Informationen sind Dokumente und Daten. Dazu gehören

auch alle Hilfsmittel und ergänzende Daten (z. B. Metain- formationen, Historisierungsdaten), die für das Verständnis dieser Informationen und deren Nutzung notwendig sind.

1003 Zu den massgeblichen Akten gehören insbesondere:

Verfügungen und Entscheide ;
Korrespondenzen, Stellungnahmen, Berichte, Noti- zen, Hilfsmittel, die entscheidrelevant sind2.

1004 Die Aktenführung umfasst die Aktenbildung, das Verwen-

ex-1202 den von Unterlagen, die Verwaltung sowie die dafür not- wendigen Regeln, Verfahren und Sachmittel. Die Aktenfüh- rung unterstützt die Geschäftsbearbeitung und garantiert den Nachweis der Geschäftstätigkeit der Durchführungs- stelle.

1005 Die Aktenaufbewahrung bezeichnet die eigentliche Daten-

ex-1203 haltung durch die Durchführungsstelle.

1006 Die Aktenarchivierung bezeichnet die zeitlich unbefristete

Aufbewahrung von Akten beim BAR oder dem zuständigen kantonalen Archiv.

1007 Die Aktenvernichtung bezeichnet die Vernichtung von digi-

talen oder physischen Akten.

1008 Migration ist die Strategie zur Erhaltung der Langzeitver-

ex-1206 fügbarkeit von Akten. Sie gewährleistet die Benutzbarkeit

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von Akten auch unter veränderten Umgebungsbedingun- gen. Migration ist z. B. auch das Scanning von Akten und das Erfassen auf elektronischen Informationsträgern.

1009 Personendaten sind alle Angaben, die sich auf eine be-

stimmte oder bestimmbare Person beziehen.

1010 Unter Errichtungsakten versteht man alle originalen hand-

schriftlich unterzeichneten Akten, welche die Gründung der Durchführungsstellen bezeugen oder die Aufnahme oder der Weggang von Gründerverbänden dokumentieren. Dies sind unter anderem:

Feststellungsurkunden ;
Statuten ;
Protokolle der Instanzen, die Entscheidungen treffen (z.B. Delegiertenversammlungen, Generalversamm- lungen, Gründerverbände, Beitritt neuer Gründerver- bände) ;
Bewilligungen, Genehmigungen und Verfügungen der Aufsichtsbehörden ;
Akten betreffend der Sicherheitsleistung gemäss Art. 55 AHVG.

1011 Unter Organisationakten versteht man unter anderem origi-

nale handschriftlich unterzeichnete:

Kassenreglemente ;
Genehmigungen, Bewilligungen der Aufsichtsbehör- den ;
Akten betreffend des Kassenvorstandes, z.B. Proto- kolle, Entscheide betreffend der Obliegenheiten ge- mäss Art. 58 Abs. 4 AHVG.

2. Rechtsgrundlagen und Geltungsbereich

2.1 Rechtsgrundlagen

2101 Diese Weisung regelt die, Aktenführung, Aktenaufbewah-

rung, Aktenarchivierung und Aktenvernichtung von Akten in der AHV, IV, EO, EL, ÜL, den FamZ und FamZLw.

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2102 Sie stützt sich auf die Bestimmungen der Art. 46 ATSG,

Art. 8 ff. ATSV und Art. 156 Abs. 2 AHVV.

2103 Für die Aktenführung, Aufbewahrung und Aktenvernichtung

in Bezug auf das Observationsmaterial sind die Bestim- mungen der Art. 43a Abs. 8 Bst. b und Abs. 9 Bst. b ATSG, Art. 8c, 9a Abs. 4 ATSV sowie die Weisung über die Ob- servation in den Sozialversicherungen (WOS) massge- bend.

2104 Für Akten des Rechnungswesens der Ausgleichskassen

sind zusätzlich die Anforderungen der Weisungen über Buchführung und Geldverkehr der Ausgleichskassen (WBG) zu beachten.

2105 Für die individuellen Konti ist zusätzlich auch die Weglei-

tung über Versicherungsausweis und individuelles Konto (WL VA/IK) zu beachten.

2106 Für die Schweigepflicht sind für die Behandlung der Akten

ex-1102 die Bestimmungen des Art. 33 ATSG und des Kreisschrei- bens über die Schweigepflicht und die Datenbekanntgabe in der AHV/IV/EO/EL/FamZLw/FamZ (KSSD) massgebend.

2107 Für die Akteneinsicht (Art. 47 ATSG) ist das Kreisschrei-

bens über die Schweigepflicht und die Datenbekanntgabe in der AHV/IV/EO/EL/FamZLw/FamZ (KSSD) massgebend.

2108 Vorbehalten bleiben zusätzliche spezielle Regeln zur An-

ex-1103 bietepflicht von Akten an die zuständigen Archive und Bestimmungen der Kantone zur Aktenführung.

2.2 Persönlicher/organisatorischer Geltungsbereich

2201 Diese Weisung gilt für die folgenden Durchführungsstellen:

ex-1104

Zentrale Ausgleichsstelle mit Eidgenössische und Schweizerische Ausgleichskasse (Art. 1 Verordnung des EFD über die Zentrale Ausgleichsstelle);
kantonale Ausgleichskassen und ihre Zweigstellen ;
Verbandsausgleichskassen und ihre Zweigstellen ;
IV-Stellen ; EDI BSV | Weisung über die Aktenführung, Aktenaufbewahrung, Aktenarchivierung und

kantonale und kommunale EL-Stellen sowie ÜL-Stellen ;
Familienausgleichskassen nach Art. 14 FamZG.

2202 Delegieren die Durchführungsstellen Aufgaben an Dritte,

ex-1105 so sorgen die Durchführungsstellen für die Einhaltung die- ser Weisung durch die Dritten.

2.3 Materieller Geltungsbereich

2301 Zum materiellen Geltungsbereich gehören alle Akten, wel-

che für die Erfüllung der Aufgaben der Durchführungsstel- len massgeblich sein können.

3. Führung (Art. 8 ATSV)

3001 Die Akten werden systematisch und chronologisch geord-

net geführt.

3002 Eine systematische Aktenführung hat unbesehen ihrer je-

weiligen technischen Umsetzung stets nach festgelegten, sachgerechten und zweckmässigen Kriterien zu erfolgen. Sie hat dabei den Nachweis der Verwaltungstätigkeit so- wohl mit Blick auf die Sachverhaltsabklärung wie auch be- züglich des Wegs der Entscheidfindung jederzeit auf nach- vollziehbare Weise zu ermöglichen und zu gewährleisten3.

3003 Die Unterlagen sind innerhalb der systematischen Ablage

in chronologischer Reihenfolge abrufbar.

3004 Für jede Akteneinsichtsgewährung (Art. 47 ATSG) sowie

die Weiterleitung an Gerichte und Behörden ist das Dossier durchgehend mit Seitenzahlen zu versehen (paginieren)4 und ein Aktenverzeichnis zu erstellen.

3005 Ein Aktenverzeichnis enthält eine chronologische Auflis-

tung sämtlicher in einem Verfahren gemachten Eingaben.

3 Urteil des Bundesgerichts 8C_319/2010 vom 15. Oktober 2010 E. 2.2.2.

4 BGE 138 V 218 E. 8.1.2 ; Urteil des Bundesgerichts vom 28. Januar 2014 8C_616/2013 E.

2.1. EDI BSV | Weisung über die Aktenführung, Aktenaufbewahrung, Aktenarchivierung und

Es besteht aus einer Laufnummer, der Anzahl Seiten jedes erfassten Dokumentes, dem Eingangsdatum des Doku- mentes, einer Dokumenten-ID sowie einer kurzen Be- schreibung der Dokumentenart und des Dokumentenin- halts5.

4. Aufbewahrung (Art. 8a ATSV)

4.1 Sichere Aufbewahrung

4101 Die Akten müssen sicher und vor schädlichen Einwirkun-

gen geschützt aufbewahrt werden. Die Durchführungsstel- len verfügen über ein entsprechendes Sicherheitsdispositiv (vgl. z.B. ISO/IEC 27001).

4102 Der Zugriff auf die Akten muss grundsätzlich jederzeit si-

chergestellt sein. Die Verfügbarkeitsanforderungen sind umso höher, je geschäftskritischer die Akten sind.

4103 Es ist mittels technischer und organisatorischer Massnah-

men (z.B. Zugriffssteuerungskonzepte zu den Informations- systemen und Sicherheitsdispositiv für Räumlichkeiten) si- cherzustellen, dass die Akten vor unberechtigten Zugriffen geschützt sind.

4104 Es sind Massnahmen vorzusehen, die verhindern, dass un-

protokollierte Veränderungen an den Akten vorgenommen werden.

4.2 Form der Aufbewahrung

4.2.1 Grundsätze

4211 Die Akten sind grundsätzlich in digitaler Form zu führen

und aufzubewahren. Die Papieraufbewahrung ist die Aus- nahme.

5 Urteil des Bundesgerichts 8C_319/2010 vom 15. Oktober 2010 E. 2.2.2.

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4212 Bei der Konvertierung von Papierdokumenten in ein digita-

ex-1306 les Format muss das Originaldokument inhaltsgetreu re- produziert werden können.

4213 Dokumente auf Papier können grundsätzlich nach dem di-

gitalisieren vernichtet werden (s. Kapitel 7).

4214 Im Falle der Vernichtung der Originalunterschrift nach dem

Einscannen besteht ein Risiko für die Durchführungsstelle, dass der Echtheitsbeweis misslingt6. Es wird deshalb em- fohlen, handschriftlich unterzeichnete Dokumente, die von Gesetzes wegen oder aus Beweisgründen unterzeichnet sein müssen, im Original aufzubewahren.

4215 Dokumente, die einem Dritten gehören (z.B. Versicherte

Person) und offensichtlich Originale sind (z.B. ID, Pass, Arztzeugnisse, Diplom, usw…) dürfen nicht vernichtet wer- den. Sie werden nach dem Digitalisieren dem Dritten zu- rückgegeben.

4216 Sämtliche Änderungen an den Akten müssen nachvollzieh-

bar sein.

4217 Ältere Akten und Akten von abgeschlossenen Fällen, die in

Papierform vorliegen, können nachträglich digitalisiert wer- den. Sie müssen digitalisiert werden, sofern sie im Rahmen einer Akteneinsicht (Art. 47 ATSG) oder eines aktuellen Verfahrens benötigt werden.

4.2.2. Ausnahmen

4221 Jahresrechnung und die Revisionsberichte sind schriftlich

und unterzeichnet aufzubewahren (s. Art. 958f Abs. 2 OR und Art. 14 OR).

4222 Die Aufbewahrung von Geschäftsbüchern und Buchhal-

tungsakten richtet sich nach Art. 958f Abs. 3 OR.

6 Urteil des Bundesgerichts 9C_634/2014 vom 31. August 2015 E. 4, 5, 6.1.2 und 6.3.2.

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4223 Errichtungs- und Organisationsakten sind in der Original-

form aufzubewahren.

4.2.3. Lesbarkeit und Migration

4231 Die Informationsträger sind regelmässig von der Durchfüh-

rungsstelle auf ihre Integrität und Lesbarkeit zu prüfen so- wie nötigenfalls auf aktuelle Datenformate zu migrieren.

4232 Bei der Migration von Akten in ein anderes Format oder auf

ex-1306 einen anderen Informationsträger muss sichergestellt wer- den, dass die Vollständigkeit und Richtigkeit des Aktenin- halts sowie die Verfügbarkeit und Lesbarkeit weiterhin ge- währleistet bleiben. Der Vorgang der Migration muss proto- kolliert werden und das Protokoll ist zusammen mit den Ak- ten aufzubewahren.

4233 Eine regelmässig aktualisierte Sicherheitskopie der Akten

muss vorhanden sein.

4.3 Ort der Aufbewahrung

4301 Die Akten können bei den Durchführungsstellen oder an ei-

ex-1501 nem anderen für die betreffende Aufbewahrungsart und -dauer geeigneten Ort in der Schweiz aufbewahrt wer- den. Ein Ort ist geeignet, wenn er zweckmässig, gut zu- gänglich und genügend sicher im Sinne von Ziffer 4.1 ist.

4302 Bei der Aufbewahrung ausserhalb der Durchführungsstel-

ex-1502 len (z. B. bei einem externen Dienstleistungsunternehmen) ist dieser Dritte vertraglich zur Einhaltung der Regeln der Schweigepflicht, des Datenschutzes und der rechtskonfor- men Aufbewahrung (auch unter Beachtung der Vorgaben von Ziffer 4.1) sowie zur Ermöglichung der Einsichtnahme innert angemessener Frist zu verpflichten.

4303 Bei Personendaten muss der Datenschutz nach DSG oder

kantonalen Vorgaben gewährleistet werden und es muss sichergestellt sein, das ausländische Behörden keinen Zu- griff haben.

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4304 Die Verantwortung für die Einhaltung der Bestimmungen

zur rechtskonformen Aufbewahrung, der Schweigepflicht und des Datenschutzes liegt in jedem Fall bei der Durch- führungsstelle.

4.4 Beginn und Dauer der Aufbewahrung

4.4.1 Beginn

4411 Für die Berechnung der Aufbewahrungsdauer von Akten

ex-1601 wird der Beginn wie folgt definiert:

Im Allgemeinen mit Ablauf des Kalenderjahres, in wel- chem die Akten erstellt wurden oder Rechtskraft erlangt haben.
Bei Akten mit fortlaufenden Eintragungen (z. B. Buch- haltungskonti) mit Ablauf des Kalenderjahres, in wel- chem die letzte Eintragung vorgenommen wurde.
Für Akten einzelner Geld- und Sachleistungsfälle mit Ablauf des Kalenderjahres, in welchem der letzte Leis- tungsanspruch erloschen ist.

4.4.2 Dauer

4421 Die Akten sind so aufzubewahren, dass sie 10 Jahre nach

ex-1602 dem Erlöschen des letzten Leistungsanspruchs vernichtet werden können, wenn sie mit Bestimmtheit nicht mehr für später entstehende Leistungen benötigt werden. Dies ist spätestens mit der Vollendung des hypothetischen 150. Le- bensjahres der versicherten Person gegeben.

4422 In Abweichung der Rz 4421 gelten folgende Regeln:

ex-1603

Errichtungs- und Organisationsakten sind unbefristet aufzubewahren.
Akten der Buchhaltung und des Rechnungswesens sind 10 Jahre aufzubewahren (Art. 958f Abs. 1 OR).

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5. Anbietepflicht

5001 Nach Ende der Aufbewahrungsdauer ist zu prüfen, ob die

betreffenden Akten einer Anbietepflicht an ein Archiv unter- liegen.

6. Archivierung

6001 Die Durchführungsstellen überprüfen ihre Ablagen und In-

ex-1701 formationsspeicher regelmässig, im Hinblick auf auszuson- dernde Unterlagen und bieten diese dem zuständigen Ar- chiv zur Übernahme an.

6002 Gemäss Art. 6 BGA resp. Art. 4 VBGA sind nach Ablauf

der Aufbewahrungsdauer die folgenden Durchführungsstel- len verpflichtet, dem BAR die Akten zur Übernahme anzu- bieten:

die Zentrale Ausgleichsstelle,
die Schweizerische Ausgleichskasse,
die Eidgenössische Ausgleichskasse,
die IV-Stelle für Versicherte im Ausland.

6003 Die Archivwürdigkeit der Akten wird zusammen mit dem

BAR festgelegt (Art. 7 Abs. 1 BGA).

6004 Gemäss den kantonalen Bestimmungen sind nach Ablauf

der Aufbewahrungspflicht die folgenden Durchführungsstel- len gehalten, dem zuständigen kantonalen Archiv ihre Ak- ten zur Übernahme anzubieten:

die kantonalen Ausgleichskassen,
die IV-Stellen,
die FAK nach Art. 14 Bst. a und 14 Bst. b FamZG.

6005 Die Archivwürdigkeit der Akten bestimmt das zuständige

kantonale Archiv.

6006 Die Verbandsausgleichskassen und die von ihnen geführ-

ten FAK nach Art. 14 Bst. c FamZG werden in einem Grundsatzentscheid des BAR vom 15. Juni 2010 bis auf

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Weiteres von ihrer Pflicht entbunden, dem BAR nicht mehr benötigte Unterlagen anzubieten (Anhang I).

7. Vernichtung

7001 Wurden Akten von dem zuständigen Archiv als nicht ar-

ex-1802 chivwürdig bewertet, müssen sie nach Ablauf der Aufbe- wahrungsdauer grundsätzlich vernichtet werden.

7002 Die Vernichtung der Akten muss unter Wahrung der Ver-

ex-1803 traulichkeit aller in den Akten enthaltenen Informationen er- folgen.

7003 Es muss sichergestellt werden, dass die Akten unwiderruf-

ex-1804 lich nach international anerkannten Standards vernichtet o- der gelöscht werden (vgl. z.B. ISO/IEC 21964, Vorgaben der NSA).

7004 Sämtliche Löschungs- und Vernichtungsvorgänge von Ak-

ex-1805 ten müssen protokolliert werden (wann, wie und durch wen die Vernichtung erfolgt ist).

7005 Erfolgt die Vernichtung durch ein Drittunternehmen, stellt

die Durchführungsstelle vertraglich sicher, dass die vorlie- gende Weisung eingehalten wird.

8. Inkrafttreten

8001 Die Weisung tritt am 1. Oktober 2022 in Kraft. Auf den glei-

chen Zeitpunkt wird die Weisung über die Aktenführung in der AHV/IV/EO/EL/FamZLw/FamZ vom 1. Januar 2011 aufgehoben.

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Anhang I Grundsatzentscheid BAR

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