Règlement relatif à la mise à disposition du matériel de fêtes

Par matériel, on entend tout objet mentionné dans l’annexe 1 du présent règlement.

Par prestation, on entend toute activité relative à la mise à disposition de matériel et/ou d’infrastructures : transport, mise en place, montage, démontage, etc.

Les requêtes de mise à disposition de matériel de fêtes, de fournitures et de prestations sont à adresser par courriel ou par courrier à l’Unité du matériel de fêtes (ci-après : UMF) du LOM au minimum un mois avant la date de la manifestation. La requête doit comporter la date ou la période précise de la manifestation, les coordonnées complètes de l’organisateur-trice, le cas échéant une copie des statuts de l’association organisatrice pour l’année en cours dûment signés.

Le matériel est mis à disposition en fonction de sa disponibilité.

L’ordre de priorité est déterminé en fonction de la liste suivante : 1) manifestations officielles de la Ville de Genève ; 2) manifestations officielles de l’Etat de Genève ; 3) manifestations officielles de la Confédération suisse ; 4) manifestations à but non lucratif se déroulant sur le territoire communal genevois et/ou étant organisées par des sociétés ou des groupements ayant leur siège sur le territoire municipal genevois ; 5) toutes autres manifestations.

La mise à disposition de matériel pour des manifestations se déroulant en dehors du territoire cantonal genevois doit faire l’objet d’une autorisation spécifique préalable du-de la conseiller-ère administratif-tive en charge du département incluant le LOM.

Demeurent réservées les conditions de la permission délivrées préalablement par le service de la sécurité et de l’espace publics (SEEP).

Le LOM est compétent pour déterminer les emplacements des toilettes sur le domaine public.

Le raccordement aux égouts et la mise en eau des conteneurs WC sont effectués par le LOM.

Le branchement en électricité est à la charge du-de la requérant-e et doit être exécuté par une entreprise certifiée selon la loi en vigueur.

L’entretien, la consommation d’eau et la taxe d’égout sont à la charge du-de la requérant-e.

La fréquence d’entretien des conteneurs WC et des toilettes chimiques est déterminée d’entente avec le-la requérant-e.

Toute intervention supplémentaire pour l’entretien des toilettes est facturée à l’organisateur-trice.

Le remplacement des consommables entre les entretiens est à la charge du-de la requérant-e.

Une caution est perçue pour chaque jeu de clé remis au-à la requérant-e ; elle est rendue à leur réception.

Tous les prix liés à la mise à disposition de matériel de fêtes, y compris les frais administratifs et ceux relatifs au transport, sont approuvés par le Conseil administratif. Les modifications tarifaires ultérieures à la date d’entrée en vigueur du présent règlement sont de la compétence du-de la conseiller-ère administratif-tive en charge du département incluant le LOM.

Les prix de mise à disposition s’entendent à la semaine, soit sept jours effectifs et consécutifs ; tout dépassement équivaut à une semaine supplémentaire ; les semaines ne se fractionnent pas.

La TVA est calculée et facturée sur la totalité des coûts avant rabais.

Les prestations demandées font l’objet d’un devis calculé selon la tarification en vigueur dans l’annexe 1 et valant confirmation de commande sauf avis contraire du-de la requérant-e notifié par écrit dans les huit jours.

Les prestations demandées font aussi l’objet d’une facture adressée au-à la requérant-e.

Des frais administratifs sont facturés pour la constitution du dossier, les séances de coordination et/ou les rendez-vous techniques ; en cas d’annulation de la requête, les frais administratifs restent intégralement dus.

La gratuité de la prestation implique celle des frais administratifs et de la TVA.

Les rabais et leurs modalités d’attribution sont déterminés par l’annexe 2.

Le-la conseiller-ère administratif-tive en charge du département incluant le LOM est compétent-e pour accorder un rabais extraordinaire.

Le rabais porte sur le prix de la mise à disposition du matériel de fêtes et des prestations mentionnées à l’article 3 alinéa 2, à l’exclusion des frais administratifs et des prestations assurées par des tiers.

LC 21 372 Règlement relatif à la mise à disposition du matériel de fêtes

Dès la prise en charge ou à la livraison et jusqu’à sa reprise ou son retour, le matériel de fêtes est placé sous l’entière responsabilité du-de la requérant-e.

Afin de parer aux risques de vol ou de vandalisme et préalablement à la mise à disposition du matériel de fêtes, le LOM peut exiger du-de la requérant-e qu’il recoure à une société de surveillance et/ou à d’autres mesures de sécurisation. Le LOM peut aussi exiger le dépôt d’un montant en garantie.

En cas de perte, de vol ou de non restitution, une facture pour le remplacement du matériel de fêtes disparu est adressée au-à la requérant-e.

Toute détérioration de matériel de fêtes fait l’objet d’une facture pour sa remise en état ou son remplacement, laquelle est transmise au-à la requérant-e pour paiement intégral. Le LOM se détermine en fonction de l’état et sa décision n’est pas contestable.