Staatsarchiv, Stellenplan

A. Ausgangslage Der Personalbestand des Staatsarchivs ist in den vergangenen zwei Jahrzehnten in mehreren Schritten gewachsen (RRB Nrn. 1560/2006, 9,7 Stellen; 1485/2010, 9,5 Stellen; 169/2018, 11,5 Stellen). Er umfasst 2024 insgesamt 75,7 Stellen. Durch die Entwicklung der Infrastruktur und der personellen Mitteln konnte das Staatsarchiv seine Leistung deutlich steigern. Die vorhandenen personellen Mittel reichen jedoch nicht aus, um den gesetzlichen Auftrag gemäss Archivgesetz (LS 170.6) und Archivverordnung (LS 170.61) zu erfüllen. Das Staatsarchiv braucht aus den folgenden Gründen zusätzliche personelle Mittel: – Die Berufsbildung von Fachleuten in den Bereichen Information und Dokumentation und Handbuchbinderei ist auf einen zukunftsfähigen Stand zu bringen und damit längerfristig sicherzustellen. – Die Nutzung der Bestände ist an die heutigen Anforderungen der Öffentlichkeit anzupassen. – Der Digital Turn ist mit Blick auf die künftige digitale Archivierung voranzutreiben.

B. Personalbedarf Berufsbildung Das Staatsarchiv bildet seit 2012 erfolgreich Lernende in den Berufen «Fachperson Information und Dokumentation EFZ» und «Bindetechnologe/in EFZ Fachrichtung Buchbinderei» aus. Es gibt nur wenige junge Menschen, die diese Berufe erlernen, und es gibt anschliessend nur wenige Arbeitsorte für Menschen mit diesen Berufen. Gleichzeitig sind die Archive und die grossen Bibliotheken zwingend auf Fachleute mit dieser Berufsausbildung angewiesen. Das Staatsarchiv muss seine Anstrengungen verstärken, um für sich die nötigen Fachkräfte im Bereich Information und Dokumentation sicherzustellen. Aus diesem Grund plant das Staatsarchiv in Zukunft nicht wie bisher alle zwei Jahre, sondern neu jedes Jahr einen neuen Ausbildungslehrgang im Bereich Information und Dokumentation zu starten. Ab 1. Januar 2028 soll die Anzahl Lernende Fachperson Information und Dokumentation von 2,0 auf 3,0 Stellen angehoben werden.

Um die Betreuung der Lernenden gemäss den entsprechenden Vorgaben sicherstellen zu können, sind auf den 1. Januar 2026 1,6 Stellen in der Richtposition Informations- und Dokumentationsspezialist/n (Berufsbildner/in), Lohnklasse 16, nötig (je 0,8 Stellen für die Abteilungen Überlieferungsbildung und individuelle Kundendienste). Die Stellen sollen bereits 2026 geschaffen werden, damit die neuen Berufsbildungsleute entsprechend ausgebildet werden können. Zudem starten die Informationstage und die darauffolgenden «Schnupperpraktika» für den Lehrstellenbeginn 2028 bereits im Laufe des Jahres 2026. Mit den zusätzlichen 1,6 Stellen soll die derzeitige Unterdotierung in der Betreuung der Lernenden behoben werden. Die bestehenden Berufsbildnerinnen und Berufsbildner können die Aufgabe gegenwärtig nur nebenher machen, weil sie hauptsächlich im ordentlichen Betrieb des Staatsarchivs tätig sind. Das ist längerfristig nicht haltbar, weil einerseits die Lernenden ein Recht auf eine angemessene Betreuung haben und anderseits die Attraktivität der Lehrstellen schwindet und damit der Nachwuchs in diesen Schlüsselberufen gefährdet ist. Es bestehen bereits identische Stellen, weshalb keine weitere Einreihungsüberprüfung nötig ist. Nacherschliessung Das Staatsarchiv hat in den vergangenen Jahren die Digitalisierung der zentralen Aktenserien und wichtigsten Quellen des Kantons Zürich sowie die Erschliessung vormoderner Bestände im Rahmen mehrerer Projekte weit vorangetrieben. Im Herbst 2024 wurde ein Portal geschaffen für die Online-Publikation der vier zentralen Serien des modernen Kantons Zürich (Amtsblatt, Gesetzessammlung, Kantonsratsprotokolle und Regierungsratsbeschlüsse). Das Portal ist mit semantischer Suche ausgestattet und bietet eine Rückverlängerung der Angebote von Parlamentsdiensten und Staatskanzlei bis 1803. Bis Ende 2024 kann die Online-Publikation des «Weissen Registers», des zentralen historischen Findmittels zu den vormodernen Aktenbeständen, abgeschlossen werden, bis Mitte 2026 auch die Online-Publikation der Ratsmanuale 1484–1798, der zentralen Serie für den Alten Stadtstaat Zürich in Rückverlängerung der modernen Serien der Kantonsratsprotokolle und der Regierungsratsbeschlüsse. Das Online-Datenangebot des Staatsarchivs gilt in der Schweiz und

im Ausland als vorbildlich und wird vielerorts nachgeahmt. Auch innerhalb des Kantons nimmt das Staatsarchiv im Prozess der digitalen Transformation, in der Online-Aufbereitung zentraler Bestände, in der Bereitstellung von Open Government Data und vor allem beim Einsatz von Künstlicher Intelligenz mittlerweile eine Schlüsselrolle ein.

Längerfristig angelegt sind die beiden Nacherschliessungs- und Digitalisierungsprojekte NED-A zu den vormodernen Aktenbeständen (Zeithorizont 2032) und NED-U zu den vormodernen Urkundenbeständen (Zeithorizont 2040), den beiden Leitüberlieferungen des Alten Stadtstaats Zürich. Sie erfolgen einerseits aus konservatorischen Gründen (unter Einbezug der Abteilung Beständeerhaltung). Anderseits haben sie zum Ziel, die entsprechenden Unterlagen in einer Art und Weise aufzubereiten und zugänglich zu machen, die den heutigen Erwartungen der Öffentlichkeit entspricht. Der grösste Teil dieser Arbeit wurde bisher aus dem Gemeinnützigen Fonds (damals Lotteriefonds) finanziert. Im Rahmen der Beratungen über einen Beitrag von Fr. 1 570 000 zulasten des Lotteriefonds für das Projekt «Elektronische Edition des Amtsblatts des Kantons Zürich» (Vorlage 5509) hat der Kantonsrat unmissverständlich festgehalten, dass er nicht länger bereit sei, Mittel aus dem Gemeinnützigen Fonds für solche Projekte zur Verfügung zu stellen. Die zeitgemässe Aufbereitung der wichtigsten Serien und Bestände sei Teil des gesetzlichen Auftrags des Staatsarchivs und deshalb mit Steuermitteln zu finanzieren. Damit die Abteilung Nacherschliessung ihrem Auftrag auch nach dem Auslaufen der vom Gemeinnützigen Fonds finanzierten Projekte nachkommen kann, müssen die entsprechenden personellen Mittel dauerhaft bereitgestellt werden. Auf den 1. Januar 2026 sind bisher befristete Stellen in den ordentlichen Stellenplan überzuführen, es handelt sich um 1,1 Stellen Wissenschaftliche/r Mitarbeiter/in, Lohnklasse 19, und 0,8 Stellen Verwaltungsassistent/in, Lohnklasse 13. Eine Einreihungsprüfung ist nicht erforderlich, da bereits gleiche Stellen bestehen. Projekt DigDataZH Mit Verfügung der Direktion der Justiz und des Innern vom 21. März 2021 wurden für das Projekt DigDataZH 3,6 befristete Stellen Wissenschaftliche/r Mitarbeiter/in, Lohnklasse 19, und 0,4 befristete Stellen Verwaltungsassistent/in, Lohnklasse 13, insgesamt 4,0 Stellen, geschaffen. Bei DigDataZH handelt es sich um das Gemeinschaftsprojekt «Elektronische Archivierung im Kanton Zürich» der Direktion der Justiz und des Innern, des Verbandes der Gemeindepräsidien des Kantons Zürich und des Vereins Zürcher Gemeinde- und Verwaltungsfachleute.

Das Projekt DigDataZH stützt sich auf den Beitritt des Kantons Zürich zum Archivverbund DIMAG Schweiz (RRB Nr. 1067/2020) per 1. Januar 2021.

Im Rahmen des Projekts DigDataZH wird bis 2025 die Infrastruktur für die elektronische Archivierung DIMAG (Digitales Magazin) aufgebaut. Damit wird die technische Grundlage für die Archivierung von digitalen Ablieferungen für den Kanton Zürich und Zürcher Gemeinden möglich sein. Damit können die digitalen Ablieferungen, die das Staatsarchiv seit rund 20 Jahren entgegennimmt und speichert, erschlossen und in eine geeignete Speicherumgebung überführt werden können. Die befristeten Stellen für das Projekt DigDataZH sollen in den ordentlichen Stellenplan übergeführt werden, damit nun der Betrieb von DigDataZH, d. h. die Erschliessung der digitalen Ablieferungen, möglich wird. Eine Einreihungsprüfung ist nicht erforderlich, da bereits gleiche Stellen bestehen. Den Zürcher Gemeinden wird zukünftig die technische Infrastruktur für die gleichen Aufgaben zur Verfügung gestellt, bei Bedarf auch das technische und archivische Know-how. Beides wird von den Gemeinden finanziert und fällt nicht in den Aufgabenbereich der zu schaffenden Stellen. Perspektive Nach wie vor befinden sich rund 9,3 Laufkilometer nicht erschlossene Akten im Zwischenarchiv. In den nächsten Jahren werden weitere rund 16 Stellen benötigt, um diese Akten gesetzeskonform zugänglich zu machen und zu verhindern, dass im digitalen Archiv ein identischer Restanzenberg entsteht. Bau 4 wird voraussichtlich 2025 bestellt und dann in Planung genommen werden, damit er 2035 zur Verfügung steht.

C. Finanzielle Auswirkungen Die Mittel für den zusätzlichen Personalbedarf der 7,5 Stellen betragen insgesamt Fr. 896 000. Davon sind für die bisher befristeten Stellen Fr. 689 000 im Konsolidierten Entwicklungs- und Finanzplan (KEF) 2025–2028 enthalten. Die Mittel für die zusätzlichen Stellen sind im Budget 2026 und im KEF 2026–2029 einzustellen.