Handelsregisteramt, Beschaffung, Einführung und Betrieb Fachapplikation, gebundene Ausgabe, Vergabe

A. Ausgangslage Das Handelsregisteramt (HRA) gewährleistet durch die Identifikation von Unternehmen und die Offenlegung von rechtlich relevanten Tatsachen die Transparenz und Rechtssicherheit im Geschäftsverkehr. Das Handelsregister (HR) ist gemäss Art. 927 Abs. 1 Obligationenrecht (OR, SR 220) ein Verbund staatlich geführter Datenbanken, welcher die Erfassung und Offenlegung rechtlich relevanter Tatsachen über Rechtseinheiten bezweckt und der Rechtssicherheit sowie dem Schutz Dritter dient. Die Eintragungen und die eingereichten Eintragungsbelege (z. B. Protokolle, Statuten) unterstehen der Öffentlichkeit des Handelsregisters und sind über das Internet zugänglich (vgl. Art. 936 OR). Die Führung der Handelsregisterämter – der Vollzug des Bundesrechts – obliegt jedoch gemäss Art. 928 Abs. 1 OR den Kantonen. Der handelsregisterrechtliche Geschäftsverkehr im Kanton Zürich wird zurzeit durch die Fachapplikation CR-Business der DV Bern AG mit Sitz in Bern abgewickelt. CR-Business, das in 22 Kantonen und dem Fürstentum Liechtenstein als Handelsregisterlösung im Einsatz steht, unterstützt den gesamten digitalen Workflow des Kernprozesses der Handelsregisterführung. Damit der Geschäftsverkehr auch in Zukunft über das CR-Business abgewickelt werden kann, ist eine vergabe- und vertragsrechtliche Erneuerung notwendig. Das HRA hat Digital Solutions (DigiSol), einer Hauptabteilung des Generalsekretariats der Direktion der Justiz und des Innern (JI), den entsprechenden Beschaffungsauftrag erteilt.

B. Angestrebte Ergebnisse Gestützt auf den Projektauftrag werden mit der Beschaffung und Erneuerung der Fachapplikation folgende Ziele verfolgt: – Mit Ausnahme des Kantons Zürich wird für sämtliche der 22 Kantone die Handelsregister Fachapplikation im Datacenter der DV Bern AG als Software-as-a-Service-(SaaS-)Lösung betrieben. Mit vorliegender Erneuerung soll die zurzeit im Datacenter der JI betriebene Fachapplikation in das Datacenter der Leistungserbringerin (DV Bern AG) migriert und ab 2026 dort betrieben werden. Die Anforderungen bei der Auslagerung von Datenbearbeitungen unter Inanspruchnahme von Informatikleistungen wurden im Vorfeld durch die Organisationseinheit Datenschutzbeauftragte überprüft und sind erfüllt. – Mit Bereitstellung der CR-Business-SaaS-Lösung werden auch die bestehenden eDossier-Funktionen (Scanning, Fernsignatur und Archiv) sowie Onlineportal zur digitalen Erfassung und Übermittlung von HR-Meldungen zur Reduktion der Aufwände für die Bearbeitung der digitalen Daten im Handelsregister (Selfservice-Ansatz) eingeführt. – Mit der Erneuerung der CR-Business-Lösung soll auch die Integration der mit Einführung des Digitalen Arbeitsplatz (DAP) in der kantonalen Verwaltung eingeführten Microsoft-365-(M365-)E-Mail-Lösung (Outlook) erfolgen. – Sicherung interkantonaler Zusammenarbeit: Gemäss Art. 928a Abs. 1 OR arbeiten die Handelsregisterbehörden bei der Erfüllung ihrer Aufgaben zusammen und erteilen einander diejenigen Auskünfte bzw. übermitteln einander diejenigen Unterlagen, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Zudem müssen gemäss Art. 124 Abs. 1 der Handelsregisterverordnung (SR 221.411) bei interkantonalen Sitzverlegungen die Eintragung der Sitzverlegung in dem einen und die Löschung im anderen Kanton einer Rechtseinheit am gleichen Tag erfolgen und die Eintragungen zwischen den Kantonen aufeinander abgestimmt werden. Die kantonsübergreifende Verwendung von CR-Business erleichtert dabei insbesondere die interkantonale Zusammenarbeit, da sich die erfassten Daten bei interkantonalen Veränderungen (z. B. Sitzverlegungen) über CR-Business deutlich effizienter bearbeiten lassen. – Das Handelsregisteramt soll der Bevölkerung und Wirtschaft eine kundenzentrierte, durchgängige digitale Dienstleistung ermöglichen.

C. Vergabe im freihändigen Verfahren Die Beschaffung soll im freihändigen Verfahren durchgeführt werden. Der vorliegende Beschaffungsgegenstand umfasst die Datacenter-Migration, die Realisierung und Einführung des HR-Onlineportals, die Integration in M365-Lösung sowie die Bereitstellung der Handelsregister- Fachapplikation CR-Business als SaaS-Lösung und 2nd-Level-Anwender- und -Betriebssupport durch die Leistungserbringerin. Die Auftragsvergabe erfolgt gestützt auf Art. 21 Abs. 2 der Interkantonalen Vereinbarung über das öffentliche Beschaffungswesen (IVöB, LS 720.1) im freihändigen Verfahren. Gemäss Art. 21 Abs. 2 lit. c IVöB kann der Auftraggeber einen Auftrag unabhängig vom Schwellenwert direkt vergeben, wenn aufgrund der technischen oder künstlerischen Besonderheiten des Auftrags oder aus Gründen des Schutzes des geistigen Eigentums nur ein Anbieter infrage kommt und es auch keine angemessene Alternative gibt.

Diese Voraussetzungen sind für die Realisierung und Einführung sowie den Betrieb der CR-Business-SaaS-Lösung durch die DV Bern AG aus den nachfolgenden Gründen erfüllt: – Die DV Bern AG verfügt über mehrjährige Erfahrung im Datacenter Betrieb von CR-Business als SaaS-Lösung. Sie ist daher in besonderem Masse in der Lage bzw. spezialisiert, die Anforderungen der Handelsregisterfachapplikation im Bereich der Informationssicherheit und des Datenschutzes auch bei der Bearbeitung von besonderen Personendaten zu gewährleisten. – Die in 22 Kantonen seit über 30 Jahren im Einsatz befindliche Handelsregisterfachapplikation der DV Bern AG entspricht einer Branchenlösung. Diese ist aus technischer Hinsicht einzigartig und weist branchenspezifische Alleinstellungsmerkmale und Standards auf. – Die interkantonale Zusammenarbeit wird erleichtert (z. B. Sitzverlegungen). Gemäss Art. 21 Abs. 2 lit. e IVöB kann der Auftraggeber einen Auftrag unabhängig vom Schwellenwert direkt vergeben, wenn ein Wechsel des Anbieters für Leistungen zur Ersetzung, Ergänzung oder Erweiterung bereits erbrachter Leistungen aus wirtschaftlichen oder technischen Gründen nicht möglich ist, erhebliche Schwierigkeiten bereiten oder substanzielle Mehrkosten mit sich bringen wird. Diese Voraussetzungen sind für die Realisierung und Einführung sowie den Betrieb der CR-Business-SaaS-Lösung durch die DV Bern AG aus den nachfolgenden Gründen erfüllt: – Die Fachapplikation CR-Business, die in den Handelsregisterämtern sämtlicher Deutschschweizer Kantone sowie den Kantonen Wallis und Tessin genutzt wird und über zahlreiche Schnittstellen zu Umsystemen verfügt, sichert die interkantonale Zusammenarbeit der Handelsregisterbehörden bei der Erfüllung ihrer Aufgaben. – Der Wechsel des Anbieters würde für das HRA mit Kostenfolgen und Risiken behaftet sein. Der Datenaustauch mit den 22 auf der gleichen Plattform betriebenen Kantonen würde z. B. für die Durchführung von Sitzverlegungen nicht mehr möglich sein. Mit entsprechenden Mehrkosten müssten Schnittstellen zu 22 Handelsregister neu realisiert, betrieben und gepflegt werden. – Sicherung der getätigten Investitionen im Bereich der Prozessintegration (digitaler Workflow eDossier) sowie der Schnittstellen zu den Umsystemen (RRB Nr. 454/2016). – Sicherung und weiterführende Nutzung des heutigen Kostensplittings

(22 Kantone) bei der Weiterentwicklung der Handelsregister-Fachapplikation der DV Bern AG.

Das Angebot der DV Bern AG erfüllt die Anforderungen an Zuverlässigkeit, Sicherheit und Wirtschaftlichkeit. Dies hat die Erfahrung aus der bisherigen Nutzung der CR-Business-Lösung im HRA gezeigt. Deshalb sind gestützt auf die Angebote vom 18. April 2023 und 29. April 2024 der Auftrag zur Lieferung und Realisierung sowie für die Weiterentwicklung und den Betriebs- und Anwendersupport des CR-Business-Onlineportals im HRA zu Fr. 213 400 sowie der Auftrag zur Lieferung, Bereitstellung und Einführung sowie für die Weiterentwicklung und den Betriebs- und Anwendersupport der CR-Business-SaaS-Lösung im HRA zu Fr. 3 019 600 an die DV Bern AG, Bern, zu vergeben.

D. Kosten Finanzielle Mittel Eine Ausgabe gilt gemäss § 37 Abs. 2 lit. a des Gesetzes über Controlling und Rechnungslegung vom 9. Januar 2006 (CRG, LS 611) als gebunden, wenn sie zur Erfüllung von gesetzlich vorgeschriebenen Verwaltungsaufgaben zwingend erforderlich ist und namentlich der Beschaffung und Erneuerung der für die Verwaltungstätigkeit erforderlichen personellen und sachlichen Mittel dient. Das HRA befasst sich ausschliesslich mit dem Vollzug von bundesrechtlichen Vorschriften. Die erneut zu beschaffende Fachapplikation einschliesslich Dienstleistungen ermöglicht die Erfüllung des gesetzlichen Auftrags des HRA sowie stetig zunehmender Anforderungen an die Digitalisierung und ist im Sinne von § 37 Abs. 2 lit. a CRG zur Erfüllung der sich daraus ergebenden Aufgaben erforderlich, weshalb ihre Beschaffung als gebundene Ausgabe zu betrachten ist. In der nachfolgenden Tabelle werden die Gesamtkosten für die Umsetzung des Projekts einschliesslich der SaaS-Kosten für eine Nutzungsdauer von vier Jahren nach erfolgter Datacenter-Migration und -Inbetriebnahme aufgeführt. Dabei wird davon ausgegangen, dass die Umsetzung und Inbetriebnahme gestaffelt ab Q4/2024 bis Q4/2025 erfolgen wird (vgl. auch Abschnitt F. Projektplan). Die Betriebskosten umfassen sowohl die Nutzung als auch die Weiterentwicklung von CR-Business als SaaS-Lösung sowie die Erbringungen von Anwender- und Betriebssupport-Leistungen. Für Unvorhergesehenes wird eine Reserve von 15% der einmaligen Kosten des Angebots gebildet.

Tabelle 1: Gesamtkosten (Beträge in Franken einschliesslich 8,1% MWSt) Projekt Betrieb / Nutzung 2024 2025 2026 2027 2028 2029 Total Investitionsrechnung (IR) Zwischentotal 71 900 544 040 85 150 0 0 0 701 090 Realisierung – eDossier: Entwicklung und Parametrierung 43 100 214 900 258 000 (einschliesslich DAP-Integration) – Anpassung Serverlandschaft (Datacenter JI) 28 800 28 800 – Onlineportal: Implementation Broker und Anbindung 68 110 68 110 CR-Business – Onlineportal: Realisierung Portallösung 261 030 85 150 346 180 Erfolgsrechnung (ER) Zwischentotal 357 469 901 902 552 095 471 100 471 100 471 100 3 224 765

Projektleitung – SaaS: Migration (Infrastruktur und Applikation) 4 100 4 100 Konzept – eDossier: Entwicklung und Parametrierung 49 300 61 600 110 900 (einschliesslich DAP-Integration) – Anpassung Serverlandschaft (Datacenter JI) 10 300 10 300 – SaaS: Migration (Vorabklärungen und Konzept) 4 100 4 100 – Onlineportal: Entwicklung Architektur und Use Case 27 000 27 000 Realisierung – eDossier: Entwicklung und Parametrierung 18 500 92 100 110 600 (einschliesslich DAP-Integration) – Anpassung Serverlandschaft (Datacenter JI) 12 300 12 300 – SaaS: Migration (Infrastruktur) 20 500 20 500 – SaaS: Migration (Applikation) 41 100 41 100 – Onlineportal: Implementation Broker und Anbindung 29 190 29 190 CR-Business – Onlineportal: Realisierung und Testing Portallösung 111 870 51 090 162 960

Projekt Betrieb / Nutzung 2024 2025 2026 2027 2028 2029 Total Einführung – eDossier: Entwicklung und Parametrierung 41 100 41 100 (einschliesslich DAP-Integration) – Anpassung Serverlandschaft (Datacenter JI) 10 300 10 300 – SaaS: Migration (Infrastruktur) 2 100 2 100 – Onlineportal: Integration ZHservices 34 060 34 060 Weitere Projektkosten – Projektreserve (15%) 30 269 142 442 25 545 198 255 Betrieb und Nutzung – Wiederkehrende Lizenzkosten einschliesslich 226 500 253 800 480 300 Softwarepflege und Support

– eDossier: Wiederkehrende Pflege- und Supportkosten 1 100 64 900 64 900 64 900 64 900 260 700 – Onlineportal: Wiederkehrende Pflege- und Supportkosten 27 000 27 000 27 000 81 000 – SaaS: Wiederkehrende Nutzungskosten (Infrastruktur) 69 800 78 400 78 400 78 400 78 400 383 400 einschliesslich Betriebssupport – SaaS: Wiederkehrende Nutzungskosten (Applikation) 254 900 254 900 254 900 254 900 1 019 600 einschliesslich Anwendersupport Weitere Betriebskosten – Weiterentwicklung SaaS-Lösung (einschliesslich eDossier) 43 200 43 200 43 200 43 200 172 800 – Weiterentwicklung Onlineportal 2 700 2 700 2 700 8 100 Total Kosten 429 369 1 445 942 637 245 471 100 471 100 471 100 3 925 855 Für das Vorhaben stehen im Konsolidierten Entwicklungs- und Finanzplan (KEF) 2024–2027 Fr. 0 in der Investitionsrechnung und Fr. 1 590 000 in der Erfolgsrechnung der Leistungsgruppe Nr. 2201, Generalsekretariat, zur Verfügung.

Tabelle 2: Mittelbedarf (in Franken) 2024 2025 2026 2027 2028 2029 Total Investitionsrechnung 71 900 544 040 85 150 0 0 0 701 090 Erfolgsrechnung 357 469 901 902 552 095 471 100 471 100 471 100 3 224 765 Projektumsetzungskosten 429 369 1 445 942 637 245 471 100 471 100 471 100 3 925 855 Zusätzliche benötigte Mittel (Investitionsrechnung) 71 900 544 040 85 150 0 0 0 701 090 Zusätzliche benötigte Mittel (Erfolgsrechnung) –242 532 571 902 222 095 141 100 471 100 471 100 1 634 765 Zusätzlich benötigte Mittel –170 632 1 115 942 307 245 141 100 471 100 471 100 2 335 855

Die zusätzlich benötigten Mittel werden für das Jahr 2024 innerhalb der Leistungsgruppe Nr. 2201, Generalsekretariat, kompensiert. Dieser Regierungsratsbeschluss löst keinen begründeten Mehrbedarf im KEF 2025–2028 aus. Die durchschnittlichen jährlichen Kapitalfolgekosten (Abschreibungen und Zinsen) betragen über die gesamte Nutzungsdauer Fr. 142 847 und setzen sich aus Abschreibungen von Fr. 140 218 und kalkulatorischen Zinsen von Fr. 2629 zusammen. Tabelle 3: Kapitalfolgekosten Kapitalfolgekosten/Jahr Kosten Abschreibungen Kalkulatorischer Kalkulatorischer Total in Franken in Franken Zinssatz in Franken in Franken 701 090 140 218 0,75% 2 629 142 847

E. Wirtschaftlichkeit Die Wirtschaftlichkeit in Bezug auf die Gesamtkosten der Beschaffung und Nutzung der zukünftigen Lösung kann durch den folgenden qualitativen und quantitativen Nutzen begründet werden: – Die neue CR-Business-SaaS-Lösung gewährleitet einen weiterhin korrekten, gesetzeskonformen und rechtssicheren Geschäftsverkehr bei der Identifikation von Unternehmen und die Offenlegung von rechtlich relevanten Tatsachen durch das HRA. – Der Betrieb als SaaS-Lösung ermöglicht durch eine integrierte Lösung Prozessverbesserungen beim Scanning wie auch im Archivbereich. – Gewährleisteter Investitionsschutz auf bereits getätigte Softwareentwicklungen von HRA-Anforderungen im Lizenzgegenstand CR-Business. – Reduktion des Koordinationsaufwands bei der Bearbeitung von Störungen sowie Planung und Durchführung von Wartungsfenster, da zukünftig alle Support- und Betriebsleistungen aus einer Hand, durch die DV Bern AG, erfolgen. – Die kantonsübergreifende Zusammenarbeit ist effizienter.

F. Projektplan Die Umsetzungsarbeiten erfolgen unter der Leitung des HRA in direkter Zusammenarbeit mit DigiSol und der DV Bern AG. Die 2024 stattfindende Umsetzung der Phase Konzept bereitet die Grundlage für die darauffolgende Phase Realisierung zur ab Q1/2025 stattfindenden Migration der CR-Business-Lösung in das Datacenter der DV Bern AG und Bereitstellung des integrierten eDossiers. Der SaaS-Betrieb bildet das Fundament für die kundenzentrierte, durchgängige digitale Dienstleistung und soll bis Q4/2025 eingeführt sein. Die Realisierung und Ein- führung des Onlineportals zur digitalen Erfassung und Übermittlung von HR-Meldungen erfolgt etappiert und wird 2026, mit der Anbindung an das Zürikonto, abgeschlossen sein. Abbildung: Projektplan 2024 2025 2026 Konzept Serverlandschaft Realisierung Serverlandschaft Einführung Serverlandschaft Initialisierung SaaS (einschliesslich eDossier) Konzept SaaS (einschliesslich eDossier) Realisierung SaaS (einschliesslich eDossier) Einführung SaaS (einschliesslich eDossier) Initialisierung Onlineportal Konzept Onlineportal Realisierung Onlineportal Einführung Onlineportal Einführung und Nutzung SaaS Projektabschluss × Initialisierung Konzept Realisierung Einführung und Nutzung

G. Strategiekonformität Der Kanton Zürich verfolgt mit der Strategie Digitale Verwaltung 2018–2023 (RRB Nr. 390/2018) eine konsequente Umsetzung der Digitalisierung und damit eine Priorisierung von digitalen gegenüber analogen Interaktionen, die durchgängig digitale Behördenleistungen ermöglichen. Dazu hat der Regierungsrat für die Legislatur 2023–2027 «Die digitale Transformation voranbringen» als eine der Massnahmen zur Umsetzung der zehn Legislaturziele verabschiedet (siehe Richtlinien der Regierungspolitik 2023–2027, RRB Nr. 871/2023, RRZ 10b). Die Erneuerung der Beschaffung und Weiterentwicklung von CR-Business erfüllt diese strategischen Ziele und Anforderungen, indem der Kundschaft durchgängige, digitale und kundenzentrierte Behördengänge ermöglicht werden. Die technische Voraussetzung hierfür bildet die Migration zu einer SaaS-Lösung im Datacenter der DV Bern AG und, darauf aufbauend, die Möglichkeit, via Zürikonto den strukturierten Datenfluss zu ermöglichen und beim HRA zeitgemäss digitale Leistungen zu beziehen.

RRB Nr. 383/2018 regelt die Entscheidungsabläufe in Bezug auf die IKT-Grundversorgung und für die IKT-Beschaffungen betreffend Fach- und Kantonsapplikationen. Das Projekt und die relevanten Unterlagen der Initialisierungsphase und zum Beschaffungsgegenstand wurden dem Amt für Informatik (AFI) und dem Gremium operative IKT-Steuerung (OIS) am 11. April 2024 zur Prüfung vorgelegt. Das OIS hat dem Antrag unter Berücksichtigung folgender Auflagen zugestimmt: Im Projekt müssen das AFI für die Anbindung von SAP, One-Offixx als Vorlagelösung sowie IAM (Kantonales Identitäts- und Zugriffsmanagement) und AGOV (Authentifizierungsdienst der Schweizer Behörden) für die Authentisierung einbezogen werden. Zudem ist die Abteilung Architektur des AFI in Bezug auf die Systemarchitektur und Architekturkonformität einzubinden. Die Überführung der verbleibenden Architektur im PRZ in die Betriebsverantwortung des AFI muss nach einer gründlichen Analyse in einem klaren Übergangsplan festgehalten werden. Diesen Anliegen wird im weiteren Projektverlauf Rechnung getragen.