Umsetzung des Selbstbestimmungsgesetzes, Projektfreigabe, zusätzliche gebundene Ausgabe, Vergabeerhöhung

A. Ausgangslage Mit RRB Nr. 582/2022 wurde für die konzeptionellen Planungs- und Umsetzungsarbeiten im Zusammenhang mit der Umsetzung des Selbstbestimmungsgesetzes (SLBG) eine gebundene Ausgabe von Fr. 4 725 000 bewilligt. Die IT-Kosten waren zu diesem Zeitpunkt noch nicht bezifferbar und deshalb nicht in dieser Ausgabe enthalten. Mit RRB Nr. 1515/ 2022 wurde das SLBG auf den 1. Januar 2024 in Kraft gesetzt. Das Kantonale Sozialamt (KSA) hat zur technischen Umsetzung des SLBG bereits Ende 2021 mit der Erstellung einer Analyse gestartet. In Anbetracht der kurzen Umsetzungszeit von einem Jahr für Konzept, Realisierung und Einführung einer Fachanwendung musste auf ein agiles Projektvorgehen gesetzt werden. Die Einführung des neuen IT-Systems «SElbstBestimmt Entscheiden» (SEBE) auf den 1. Januar 2024 wird schrittweise und gemeinsam mit Beteiligten umgesetzt. Zurzeit laufen die Umsetzungsarbeiten zu den Prozessen für die Abklärung des Unterstützungsbedarfs, die Entwicklung des Vouchers sowie der Erstellung der IT-Lösung. Für die zeitgerechte Einführung einer ersten ab 2024 funktionierenden IT-Lösung wurde ein reduzierter minimaler Funktionsumfang definiert. Danach sollen mit mehreren Ausbauschritten (Releases) weitere Funktionen in die bestehende Lösung integriert werden. Zurzeit können die Kosten für den minimalen Funktionsumfang zuverlässig geschätzt werden, die Kosten für die weiteren Ausbauschritte können nur hochgerechnet werden.

B. Umsetzungsprojekt/Beschaffungen Die technische Umsetzung des digitalen Angebots für die Bevölkerung des Kantons Zürich («SEBE Digital») soll auf der Plattform von ZHservices erfolgen. Dafür suchte das KSA im Rahmen eines Minitender-Verfahrens gestützt auf RRB Nr. 168/2021 einen Realisierungspartner. Drei Anbietende reichten ein gültiges Angebot ein, wobei sich das Angebot der xappido AG, Oberkirch, vom 11. April 2023 zu Fr. 619 970 als das wirtschaftlich günstigste erwies. Somit soll gestützt auf § 33 der Submissionsverordnung (LS 720.11) der xappido AG der Zuschlag erteilt werden.

Die technische Umsetzung im Hintergrund soll auf der SAP-Plattform erfolgen («SEBE-Fachanwendung»). Für die Prozesse der Abklärungsstelle des KSA soll auf Empfehlung der Finanzdirektion das SAP- Modul «Social Protection» eingesetzt werden. Im Weiteren sind verschiedene weitere Finanzanwendungen (insbesondere SAP-Module) zu konfigurieren. Dazu hat das für den SAP-Betrieb zuständige Amt für Informatik (AFI) Angebote bei der Novo Business Consultants AG, Zürich, eingeholt, die über Erfahrungen mit den vorgesehenen SAP-Modulen verfügen. Für die Anpassungen u. a. bei «Maxflow» (für den digitalen Rechnungsworkflow) und bei der Schnittstelle zwischen ZHservices und SAP liegen weitere Kostenschätzungen vor. Die Vergaben dieser Aufträge erfolgen direkt durch das AFI. Wie bereits in der Konzeptionsphase soll das KSA weiterhin mittels agilen Projektmanagements durch die Infometis AG, Zürich, unterstützt werden. Gestützt auf RRB Nr. 209/2023 soll aufgrund der Dringlichkeit gemäss § 10 Abs. 1 lit. d der Submissionsverordnung der Betrag der Vergabe an die Infometis AG, Zürich, zur Weiterführung des agilen Projektmanagements während der Entwicklungsphase der digitalen Umsetzung des SLBG sowie für die Business-Analyse, das Informationssicherheits- Konzept sowie das Testing von Fr. 390 000 um Fr. 532 000 auf Fr. 922 000 erhöht werden. Die Vergabesumme kann sich für Unvorhergesehenes um Fr. 100 000 auf Fr. 1 022 000 erhöhen. Übersicht der KSA-Vergaben für die Startphase ab 2024 Vergabe­ Unvorher­ max. (minimaler Funktionsumfang) (in Franken, einschliesslich MWSt) summe gesehenes Vergabesumme – Bewilligte Vergabe an Infometis AG, Zürich; 323 100 66 900 390 000 gemäss Verfügung der Sicherheitsdirektion vom 2. März 2023 für agile Projektleitung im Rahmen der Konzeptphase von Fr. 390 000 – Erhöhung der Vergabe an Infometis AG, Zürich, 532 000 100 000 632 000 für agile Projektleitung, Businessanalyse, Informationssicherheits-Konzept sowie Testing (Angebot vom 26. Mai 2023) Vergaberelevantes Zwischentotal 1 022 000 (Infometis AG, Zürich) – Digitales Angebot «SEBE Digital» (ZHservices) 619 970 100 000 719 970 (xappido AG, Oberkirch; Angebot vom 11. April 2023) – Accessability-Expertise mit Testing (Stiftung Zugang 63 911 63 911 für Alle, Zürich; Angebot vom 30. März 2023 für Fr. 41 410.65; und Alleray, Wonessk Media, Danville, Pennsylvania/USA; Angebot vom 28. März 2023

für Fr. 22 500) Total zu bewilligende Vergabeerhöhung 1 538 981 266 900 1 805 881 und Vergaben

Die weiteren Vergaben für die Entwicklung des digitalen Angebots «SEBE Digital» (ZHservices), die Accessability-Expertise (Sicherstellen des barrierefreien Zugangs) mit Testing sowie in der Realisierungsphase der nächsten Ausbauschritte fallen gestützt auf § 34 der Finanzcontrollingverordnung (FCV, LS 611.2) in Verbindung mit § 39 lit. c FCV in die Kompetenz der Sicherheitsdirektion. Die SAP-Softwarelizenzen, -Support und -Wartung sowie anteilmässige Betriebskosten für ZHservices werden gemäss RRB Nr. 1233/2020 an das KSA mittels interner Verrechnung weiterbelastet.

C. Finanzierung Für die Umsetzung und Realisierung des SLBG sind gestützt auf RRB Nrn. 582/2022 und 209/2023 folgende zusätzlichen Kosten zu bewilligen: Kostenübersicht, Positionen Investitions- Erfolgs­ Total (in Franken, einschliesslich MWSt) rechnung rechnung bis 2028 Total Ausgaben (vgl. RRB Nr. 582/2022) 4 725 000 4 725 000 Total zusätzliche Ausgaben (vgl. RRB Nr. 209/2023) 640 000 640 000 Total bewilligte Ausgaben 5 365 000 5 365 000 Zusätzliche Ausgaben für minimalen Funktionsumfang sowie geschätzter Mitelbedarf für weitere Ausbauschritte: – Agile Projektleitung mit Businessanalyse, 741 000 630 000 1 371 000 Informationssicherheits-Konzept sowie Testing (Infometis AG, Zürich; Fr. 1 022 000 sowie Schätzung) – Digitales Angebot «SEBE Digital» (ZHservices) für 2 083 000 164 000 2 247 000 Fr. 572 470 sowie Support und Wartung «SEBE Digital» für Fr. 47 500, insgesamt Fr. 619 970 (xappido AG, Oberkirch, sowie Schätzung) – Accessability-Expertise mit Testing (Stiftung Zugang 38 000 97 000 135 000 für Alle, Zürich; Fr. 41 410.65; und Alleray, Wonessk Media, Danville, Pennsylvania/USA; Fr. 22 500; insgesamt Fr. 63 911 sowie Schätzung) – Fachanwendung «SEBE SAP» (SAP) (Novo Business 2 207 000 2 207 000 Consultants AG, Zürich; Fr. 329 562 sowie Schätzung) – Regressionstesting (Schätzung) 329 000 329 000 – SAP-Softwarelizenzen, -Support und -Wartung 911 000 911 000 (Schätzung des AFI sowie Hochrechnung mit Mengengerüst) – Anteilige Betriebskosten für ZHservices (Erfahrungs- 400 000 400 000 werte der Staatskanzlei) Vergaberelevantes Zwischentotal 5 398 000 2 202 000 7 600 000 Unvorhergesehenes/Rundung 302 000 498 000 800 000 Total zusätzliche Ausgaben 5 700 000 2 700 000 8 400 000 – davon einmalig 5 700 000 775 000 – davon jährlich wiederkehrend 1 925 000 Zu bewilligende Gesamtausgaben 5 700 000 8 065 000 13 765 000

Kostenübersicht (in Mio. Franken, 2022 2023 2024 2025 2026 2027 2028 Total einschliesslich MWSt) – vgl. RRB Nr. 582/2022 1,575 2,350 0,400 0,200 0,200 4,725 – vgl. RRB Nr. 209/2023 0,640 0,640 Total bewilligte Ausgaben 1,575 2,990 0,400 0,200 0,200 5,365 – Erfolgsrechnung 0,225 0,575 0,575 0,575 0,375 0,375 2,700 – Investitionsrechnung 1,300 1,800 1,300 1,300 5,700 Total zusätzlich zu bewil- 1,525 2,375 1,875 1,875 0,375 0,375 8,400 ligende Ausgaben Gesamtausgaben 1,575 4,515 2,775 2,075 2,075 0,375 0,375 13,765 Sämtliche zusätzlichen Ausgaben sind zur Erfüllung von gesetzlich vorgeschriebenen Aufgaben zwingend erforderlich und dienen namentlich der Beschaffung und Erneuerung der für die Verwaltungstätigkeit erforderlichen Mittel. Sie gelten deshalb als gebundene Ausgabe im Sinne von § 37 Abs. 2 lit. a des Gesetzes über Controlling und Rechnungslegung (LS 611). Die Beträge werden der Leistungsgruppe Nr. 3500, Sozialamt, belastet. Die zusätzlichen einmaligen Ausgaben für das digitale Angebot «SEBE Digital» und die SEBE-Fachanwendung betragen insgesamt Fr. 5 700 000. Davon sind in der Investitionsrechnung im Budget 2023 Fr. 1 300 000 sowie im Konsolidierten Entwicklungs- und Finanzplan (KEF) 2023–2026, Planjahr 2024 (Fr. 1 800 000), Planjahr 2025 (Fr. 1 300 000) und Planjahr 2026 (Fr. 1 300 000) enthalten. Die zusätzlichen einmaligen Aufwendungen von Fr. 775 000 sowie die jährlichen Aufwendungen von 2023 bis 2028 von insgesamt Fr. 1 925 000 sind im Budget 2023 (Fr. 225 000) sowie im KEF 2023–2026 eingestellt und werden der Erfolgsrechnung belastet. Die Beträge ab Planjahr 2027 sind im KEF einzustellen. Die Kapitalfolgeaufwendungen – für eine voraussichtliche Nutzungsdauer von fünf Jahren – betragen Fr. 1 161 400, davon rund Fr. 1 140 000 für Abschreibungen und rund Fr. 21 400 für Zinsen. Es fallen keine weiteren Folgekosten an. Das Vorhaben wurde mit dem Gremium Operative Informatiksteuerung anlässlich der Sitzung vom 18. August 2022 abgestimmt. Es gab keine Einwände.