Reconnaissance intercantonale des attestations électroniques officielles

Texte déposé

Dans le cadre du développement des services numériques cantonaux et communaux, certaines administrations délivrent désormais des attestations officielles sous forme électronique.

Or, des cas concrets montrent que ces documents ne sont pas toujours reconnus par d’autres autorités. Ainsi, une attestation de domicile délivrée électroniquement par une commune valaisanne a été refusée par un état civil fribourgeois au motif que ce dernier doutait de son authenticité, faute de signature sur le document. Dans de tels cas, les autorités doivent établir a posteriori une version papier, ce qui annule les bénéfices de la démarche numérique.

De telles situations nuisent à la crédibilité des services numériques, génèrent des coûts supplémentaires et freinent la transition vers une administration digitale efficace et harmonisée. Dans ce contexte, je prie le Conseil fédéral de répondre aux questions suivantes :

1. Le Conseil fédéral a‑t‑il connaissance de cas dans lesquels des documents officiels électroniques émis par une autorité ne sont pas reconnus par une autre autorité, notamment dans un autre canton ?

2. Quelles bases légales, quels standards ou quelles recommandations existent aujourd’hui au niveau fédéral pour garantir la reconnaissance intercantonale des attestations électroniques officielles et, le cas échéant, leur authentification ?

3. Quelles mesures supplémentaires ou adaptations pourraient être nécessaires pour améliorer la reconnaissance des documents électroniques officiels entre autorités et éviter que leur validité soit remise en cause ?

Avis du Conseil fédéral

Question 1 :

Le Conseil fédéral n’a pas connaissance de cas dans lesquels des documents électroniques officiels émis par une autorité n’auraient systématiquement pas été reconnus.

L’Office fédéral de l’état civil (OFEC) n’a été informé que d’un seul cas dans lequel la reconnaissance d’actes d’état civil électroniques a posé des difficultés. En 2025 en effet, le canton de Fribourg a signalé à l’OFEC que certaines autorités n’acceptaient pas toujours les actes d’état civil délivrés par voie électronique. Dans un courriel envoyé le 15 septembre 2025 à toutes les autorités cantonales de surveillance de l’état civil, l’OFEC leur a rappelé les bases légales en vigueur et, plus précisément, que les actes d’état civil électroniques et ceux dressés sur un support papier ont la même valeur juridique. Il leur a également indiqué les moyens à leur disposition pour vérifier l’authenticité des actes électroniques. En ce qui concerne la non-reconnaissance d’actes par des institutions privées (notamment des assurances), seuls quelques cas isolés ont été portés à la connaissance de l’OFEC. Là non plus, il ne s’agit donc pas d’un problème systémique.

Question 2 :

Il est en principe du ressort des cantons de fixer les normes régissant leur procédure administrative, telles que les prescriptions relatives à la reconnaissance des documents officiels électroniques. En effet, la Confédération ne dispose pas de compétence propre pour légiférer en la matière. Dans certains domaines, elle bénéficie cependant d’une compétence législative sectorielle (cf. art. 3 et 42 de la Constitution [Cst. ; RS 101]). Par conséquent, elle peut définir des règles spécifiques à ces domaines portant sur la procédure cantonale. C’est par exemple le cas dans le droit privé (art. 95 Cst.).

La Confédération a notamment édicté des prescriptions relatives aux documents officiels électroniques dans le domaine du droit privé et de la mensuration officielle. Lorsqu’elle a offert la possibilité de délivrer des attestations électroniques officielles dans ce domaine, elle a créé les bases légales relatives à la reconnaissance de ces actes, notamment en y définissant les exigences applicables aux procédures techniques permettant de garantir l’authenticité et l’intégrité des attestations.

L’art. 3, al. 1, de l’ordonnance du 8 décembre 2017 sur l’établissement d’actes authentiques électroniques et la légalisation électronique (OAAE ; RS 211.435.1211.435.1) précise que les actes authentiques électroniques et les légalisations électroniques établis conformément à l’ordonnance en question sont équivalents à ceux dressés sur un support papier. Selon l’art. 19, al. 2, OAAE, les offices du registre foncier, du registre du commerce et de l’état civil vérifient, au moyen du système de validation mis à disposition dans toute l’administration fédérale, les actes authentiques électroniques ainsi que les légalisations électroniques qui leur parviennent. La signature électronique et le fait qu’il n’a pas été modifié permettent notamment de vérifier l’authenticité et l’intégrité d’un document. Les particuliers peuvent aussi recourir au système de validation mis à disposition par la Confédération.

La Confédération a également établi ou prévu d’établir des règles relatives aux documents officiels électroniques dans d’autres domaines que le droit privé, par exemple en ce qui concerne le casier judiciaire ou la communication électronique judiciaire.

Question 3 :

Que ce soit sur le plan technique ou organisationnel, la transmission de documents électroniques entre les administrations, ou des particuliers vers les administrations, continue de poser un défi pratique. Pour pouvoir profiter pleinement des avantages offerts par les actes électroniques, il faut que ceux-ci puissent être transmis en toute sécurité, sans rupture de la chaîne de confiance électronique, et traités par voie électronique par les services destinataires. La création et la consolidation d’infrastructures de transmission et de confiance adaptées doivent continuer à être encouragées dans le cadre de la transformation numérique de l’administration publique.

La stratégie Administration numérique suisse 2024-2027, définie par la Confédération, les cantons et les communes, prévoit plusieurs mesures qui visent à promouvoir la communication électronique avec l’administration et à simplifier l’utilisation des attestations numériques officielles. Ce projet requiert donc aussi que les organisations et leur personnel développent leurs compétences numériques. Par ailleurs, la stratégie met l’accent sur la mise en place et l’utilisation de l’infrastructure de confiance e-ID ainsi que sur la transmission électronique sûre et conforme au droit de documents officiels.

La définition de normes plus strictes en matière d’interopérabilité et un degré d’uniformisation aussi élevé que possible dans l’utilisation et la validation des signatures et des cachets sont essentielles pour atteindre les simplifications administratives visées. C’est pourquoi l’Administration numérique suisse prévoit d’encourager l’adoption de normes, qu’elle publiera sous forme de normes eCH reconnues. Par ailleurs, une commission tripartite (Confédération, cantons, villes/communes) a été mise en place afin de déterminer comment attribuer, au niveau constitutionnel, des compétences à la Confédération qui lui permettraient de rendre contraignantes pour tous les niveaux de l’État les normes en matière de numérisation.