AS 2008 5043
Verordnung
über das informatisierte Personennachweis-,
Aktennachweis- und Verwaltungssystem
im Bundesamt für Polizei
(IPAS-Verordnung)
vom 15. Oktober 2008
Der Schweizerische Bundesrat,
gestützt auf den Artikel 19 des Bundesgesetzes vom13. Juni 20081 über die polizeilichen Informationssysteme des Bundes (BPI),
verordnet:
1. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen
Art. 1 Gegenstand
Diese Verordnung regelt für das Informationssystem IPAS nach Artikel 12, 14 und
BPI:
die verantwortliche Behörde und die Aufsicht;
die Struktur und den Inhalt;
die Zugriffsberechtigungen und die Datenbearbeitung;
den Datenschutz und die Datensicherheit;
Das Informationssystem IPAS setzt sich aus folgenden Subsystemen zusammen:
System internationale und interkantonale Polizeikooperation nach Artikel 12 BPI;
System zur Personenidentifikation im Rahmen der Strafverfolgung und bei der Suche nach vermissten Personen nach Artikel 14 BPI;
Geschäfts- und Aktenverwaltungssystem von fedpol nach Artikel 18 BPI.
Art. 2 Verantwortliche Behörde und Aufsicht
Das Bundesamt für Polizei (fedpol) trägt die Verantwortung für das IPAS. Es erlässt ein Bearbeitungsreglement der im IPAS gespeicherten Daten.
Das fedpol bestellt einen Kontrolldienst. Dieser regelt den Zugriff auf das IPAS gemäss der Zugriffsmatrix im Anhang 2, überwacht die automatischen Datenlöschungen und führt Datenkontrollen durch. Der Kontrolldienst ist verantwortlich SR 361.2 für die Einhaltung der Verordnung, ihrer Anhänge und des Bearbeitungsreglements durch die Benutzerinnen und Benutzer.
Der vom Eidgenössischen Justiz- und Polizeidepartement beauftragte Informatik- Leistungserbringer stellt die für den Betrieb des IPAS erforderlichen Informatikmittel.
2. Abschnitt: Struktur und Inhalt von IPAS
Art. 3 Struktur von IPAS
Das IPAS enthält die folgenden Kategorien:
Interpol;
Europol;
N-SIS;
AFIS-DNA;
Nachforschungen nach vermissten Personen;
Identitätsausweise.
Jede Kategorie ist in die folgenden Unterkategorien unterteilt:
Stämme; darin werden Angaben über natürliche und juristische Personen sowie Objekte gespeichert;
Dossiers; darin werden der Standort der Akten, Angaben über das Recht auf Dossierzugriff und Angaben über die Aktenausleihe gespeichert;
Geschäfte; darin werden die Kategorie des Dossiers gemäss Artikel 4 Absatz 1, der Stand der Arbeit und Angaben über die mit der Bearbeitung des Dossiers betraute Person gespeichert.
Geschäftsinhalt; darin werden Detailangaben über Vorgänge betreffend natürliche und juristische Personen beziehungsweise Objekte gespeichert.
Geschäfts- und Aktenverwaltung; eine Funktion für die Geschäfts- und Aktenverwaltung.
Art. 4 Im IPAS bearbeitete Daten
Das IPAS enthält die folgenden Daten und Unterlagen:
Kategorie Interpol: Daten und Unterlagen zu Personen, die im Rahmen gerichtspolizeilicher Ermittlungsverfahren, die nicht der Bundesgerichtsbarkeit unterstehen, oder im Rahmen präventiver polizeilicher Tätigkeit von in- oder ausländischen Strafverfolgungs- und Polizeibehörden der Bundeskriminalpolizei (BKP) als Tatverdächtige, Geschädigte oder Auskunftspersonen gemeldet worden sind;
Kategorie Europol: Daten, die im Rahmen der Zusammenarbeit mit Europol übermittelt worden sind;
Kategorie N-SIS: Daten, die dem SIRENE-Büro im Zusammenhang mit einer Ausschreibung im N-SIS übermittelt worden sind;
Kategorie AFIS-DNA: Daten und Unterlagen zu Personen, die von schweizerischen oder ausländischen Polizeibehörden oder vom Grenzwachtkorps erkennungsdienstlich behandelt und dem Bundesamt zum Datenvergleich gemeldet worden sind;
Kategorie Nachforschungen zu vermissten Personen: Daten und Unterlagen zu Personen, über die schweizerische oder ausländische Behörden, Privatpersonen, Institutionen oder internationale Organisationen eine Eingabe an den fedpol angegliederten Dienst für Nachforschungen nach vermissten Personen gerichtet haben;
Kategorie Identitätsausweise: Daten und Unterlagen zu Personen, über die fedpol im Zuge der Anwendung der Ausweisgesetzgebung ein Dossier angelegt hat.
Daten und Unterlagen, die zu mehreren Kategorien gemäss Artikel 3 Absatz 1 einen Bezug aufweisen, werden in jeder der betroffenen Kategorien bearbeitet.
Die spezifischen Daten, werden in Anhang 1 aufgelistet.
Art. 5 Geschäfts- und Aktenverwaltungssystem von fedpol
Das Geschäfts- und Aktenverwaltungssystem von fedpol dient dazu, die Verwaltung der Unterlagen und Dossiers zu erleichtern, die sich auf Geschäfte beziehen, die natürliche und juristische Personen oder Objekte betreffen; ausgenommen sind Unterlagen und fallbezogene Einträge zu Geschäften, die die BKP im Informationssystem JANUS bearbeitet.
Das Geschäfts- und Aktenverwaltungssystem von fedpol kann alle Mitteilungen umfassen, insbesondere solche, die per Telefon, E-Mails, Briefe und Fax an fedpol gerichtet sind oder von ihm ausgehen. Es umfasst insbesondere die im Rahmen der Zusammenarbeit mit dem Europäischen Polizeiamt (Europol) ergangenen Mitteilungen.
Es erlaubt den Zugriff auf:
spezifische, in Text- oder Bildform gespeicherte Unterlagen, die sich auf Geschäfte von fedpol beziehen;
Daten über die Übermittlung und Bearbeitung von Unterlagen und Dossiers wie auch über allfällige Recherchen die in den von fedpol zugänglichen Informationssystemen gemacht wurden;
den Standort der Akten und Angaben über die Aktenausleihe.
Die im Geschäfts- und Aktenverwaltungssystem von fedpol bearbeiteten Daten können nach Personen, Objekten oder Ereignissen klassifiziert und mit anderen Unterkategorien oder Informationssystemen von fedpol verknüpft werden. Für Daten, die mit anderen Unterkategorien oder einem anderen Informationssystem verknüpft sind, gelten die Bearbeitungsbestimmungen und Zugriffsbeschränkungen der jeweiligen Systeme.
3. Abschnitt: Zugriffsberechtigungen und Datenbearbeitung
Art. 6 Zugriffberechtigte Stellen
Die Mitarbeitenden von fedpol können das IPAS online abfragen, sofern sie zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben Daten benötigen, die im System gespeichert sind.
Die Zugriffsberechtigungen sind im Anhang 2 geregelt.
Art. 7 Weitergabe von Daten
Vorbehältlich der gesetzlichen Bestimmungen über die Behandlung von erkennungsdienstlichen Daten, Interpol, Europol, N-SIS, die Nachforschung nach vermissten Personen und Ausweise kann fedpol im Rahmen der Amtshilfe aus dem IPAS stammende Daten folgenden Behörden auf Anfrage bekannt geben, soweit die Daten zur Erfüllung der gesetzlichen Aufgabe der anfragenden Behörde erforderlich sind:
den Polizei- oder Strafverfolgungsbehörden des Bundes, der Kantone und des Auslandes;
dem Nationalen Zentralbüros Interpol und das Generalsekretariat Interpol;
den Diensten des Bundesamtes für Migration, die für die Identifikation von Flüchtlingen und Schutzbedürftigen sowie für die Erfüllung der Aufgaben laut Bundesgesetz vom 16. Dezember 20052 über die Ausländerinnen und Ausländer und laut Bürgerrechtsgesetz vom 29. September 19523 zuständig sind;
Europol;
den zuständigen Diensten der Eidgenössischen Zollverwaltung;
den für die Erteilung von Visa zuständigen schweizerischen Vertretungen im Ausland.
Art. 8 Weitere Bestimmungen zur Weitergabe von Daten
Bei der Bekanntgabe von Daten aus dem IPAS sind Verwertungsverbote zu beachten. Fedpol darf Daten über Asylsuchende, anerkannte Flüchtlinge und vorläufig Aufgenommene nach Rücksprache mit dem zuständigen Bundesamt an die in Artikel 7 aufgeführten ausländischen Behörden weitergeben.
Fedpol verweigert eine Weitergabe von Daten aus IPAS, wenn überwiegende öffentliche oder private Interessen entgegenstehen. Nicht zur Weitergabe geeignete Daten müssen im IPAS entsprechend gekennzeichnet werden.
Bei jeder Bekanntgabe sind die Empfängerinnen und Empfänger über die Art, die Bewertung und die Aktualität der Daten aus IPAS zu informieren. Sie dürfen die Daten nur zu dem Zweck verwenden, für den sie ihnen bekanntgegeben worden sind. Bei der Bekanntgabe von Daten sind sie auf die Verwendungsbeschränkungen hinzuweisen und darauf, dass es sich fedpol vorbehält, Auskunft über die vorgenommene Verwendung zu verlangen.
Die Bekanntgabe von Daten, die empfangende Stelle oder Person und der Gegenstand und Grund des Auskunftsersuchens sind im IPAS zu registrieren.
Fedpol regelt in dem in Artikel 2 erwähnten Bearbeitungsreglement die Datenweitergabe im Einzelnen.
Art. 9 Aufbewahrungsdauer
Die im IPAS gespeicherten Daten, die einen Bezug aufweisen zu den im Automatischen Fingerabdruck-Identifizierungssystem (V vom 21. Nov. 20014 über die Bearbeitung erkennungsdienstlicher Daten) gespeicherten Daten oder zu den im DNA-Profil-Informationssystem (DNA-Profil-Verordnung vom3. Dez. 20045 gespeicherten DNA-Profilen, werden gleichzeitig mit den entsprechenden, in diesen Informationssystemen abgelegten Daten gelöscht.
Bei der Löschung der DNA-Profile werden auch alle anderen, im IPAS aufbewahrten Daten der betroffenen Person gelöscht, wenn sich kein weiteres erkennungsdienstliches Material auf dieselbe Person bezieht. Können die weiteren im IPAS gespeicherten Daten nicht gelöscht werden, so ist gleichzeitig mit der Löschung des DNA-Profils auch der Vermerk über das Bestehen eines solchen Profils im IPAS zu löschen.
Die Prozesskontrollnummer wird gelöscht, wenn über die Person beim Bund keine erkennungsdienstlichen Daten mehr aufbewahrt werden.
Die in den Kategorien Nachforschung nach vermissten Personen und Identitätsausweise gespeicherten Daten werden 50 Jahre nach der ersten Erfassung gelöscht. Die in der Kategorie Nachforschung nach vermissten Personen gespeicherten Daten können so lange aufbewahrt werden, als die Betroffenen nicht gefunden sind, höchstens aber, bis diese das 99. Lebensjahr erreicht hätten.
Die in der Kategorie Interpol gespeicherten Daten werden nach zehn Jahren gelöscht.
Die in der Kategorie Europol gespeicherten Daten werden entsprechend Artikel 9
Ziffer 8 des Abkommen vom 24. September 20046 zwischen der Schweiz und dem
Europäischen Polizeiamt gelöscht.
Die in der Kategorie N-SIS gespeicherten Daten, die als Zusatzinformation im Rahmen der Zusammenarbeit mit anderen Schengen-Staaten übermittelt wurden, werden gemäss Artikel 45 der N-SIS Verordnung vom7. Mai 20087 gelöscht.
Die im Geschäfts- und Aktenverwaltungssystem, gespeicherten Daten, die keinen Bezug aufweisen zu anderen Kategorien werden nach drei Jahren gelöscht.
Art. 10 Archivierung
Die Ablieferung von Daten aus dem Informationssystem an das Bundesarchiv richtet sich gemäss Artikel 21 des Bundesgesetzes vom 19. Juni 19928 über den Datenschutz und nach dem Archivierungsgesetz vom 26. Juni 19989.
4. Abschnitt: Datenschutz und Datensicherheit
Art. 11 Rechte der Betroffenen
Das Recht auf Auskunft, Berichtigung oder Löschung von Daten richtet sich nach den Bestimmungen des Bundesgesetzes vom 19. Juni 199210 über den Datenschutz (DSG). Für Daten, die durch Interpol vermittelt wurden, bleibt Artikel 13 der Verordnung vom1. Dezember 198611 über das Nationale Zentralbüro Interpol Bern vorbehalten. Für Daten, die durch Europol vermittelt wurden, bleibt Artikel 7 Ziffer 5 des Abkommens vom 24. September 200412 zwischen der Schweiz und dem Europäischen Polizeiamt vorbehalten. Für Daten, die einen Bezug aufweisen zu einer Ausschreibung im N-SIS, bleibt Artikel 49 der N-SIS-Verordnung vom7. Mai 200813 vorbehalten. Für den Eintrag von Daten ins Geschäfts- und Aktenverwaltungssystem von fedpol, die in die Zuständigkeit der BKP fallen, bleibt Artikel 8 BPI vorbehalten.
Art. 12 Datensicherheit
Für die Gewährleistung der Datensicherheit gelten die Verordnung vom14. Juni 199314 zum Bundesgesetz über den Datenschutz, die Bundesinformatikverordnung vom 26. September 200315 sowie die Weisungen des Informatikrates Bund vom 27. September 2004 über die Informatiksicherheit in der Bundesverwaltung.
Art. 13 Protokollierung
Jede Bearbeitung von Daten im IPAS ist in einem Protokoll festzuhalten. Die Protokollierungen sind während eines Jahres aufzubewahren.
5. Abschnitt: Schlussbestimmungen
Art. 14 Aufhebung bisherigen Rechts
Die IPAS-Verordnung vom 21. November 200116 wird aufgehoben.
Art. 15 Inkrafttreten
Diese Verordnung tritt am5. Dezember 2008 in Kraft.
15. Oktober 2008 Im Namen des Schweizerischen Bundesrates |
|---|
Der Bundespräsident: Pascal Couchepin |
Die Bundeskanzlerin: Corina Casanova |
AS 2002 111, 2004 4813, 2006 945
Anhang 1
(Art. 4 Abs. 3) Datenkatalog IPAS (Kategorien AFIS-DNA, Interpol, EUROPOL, NSIS, Nachforschung nach vermissten Personen und Identitätsausweise) Stämme natürlicher Personen 2. Name 3. Vorname 4. Geburtsdatum 5. Geschlecht 6. Staatsangehörigkeit 7. Adresse 8. Geburtsort und Geburtsland 9. Heimatort 10. Elternnamen 11. Zivilstand 12. Muttersprache 13. Ausweise 14. Identität kontrolliert/festgestellt 15. Verstorben am 16. Signalement (besondere Kennzeichen, Grösse, Augen-, Haut- und Haarfarbe) 17. Aliasname(n) und Kennzeichen 18. Identisch oder nicht identisch mit einer gleichnamigen, im System verzeichneten Person 19. Person(en) im selben Haushalt wie die physische Person Stämme juristischer Personen 2. Name 3. Sitz 4. Staatsangehörigkeit 5. Rechtsform 6. Angaben des Handelsregisters 7. Namen der Mitglieder und leitenden Personen 8. Adresse 9. Andere Namen und Kennzeichen 10. Identisch oder nicht identisch mit einer gleichnamigen, im System verzeichneten Person Stämme von Objekten 2. Name des Objekts 3. Beschreibung 4. Ereignisbezogene Daten (Datum/Zeit von … bis …) 5. Land, aus dem das Objekt oder Ereignis stammt 6. Objekt- oder Ereignistyp 7. Adresse 8. Identisch oder nicht identisch mit einem gleichnamigen, im System verzeichneten Objekt Dossiers der natürlichen und juristischen Personen und der Objekte 2. Name der Person, die das Dossier bearbeitet 3. Heimatstandort (Dokumentationszentrum) 4. Aktueller Standort (Name des Entleihenden) 5. Bandnummer oder Unterdossiernummer 6. Angaben zu den das Dossier betreffenden Stammdaten 7. Datum und Aktennummer 8. Bemerkungen Geschäfte der natürlichen und juristischen Personen und der Objekte 2. Typ (Eingang/Ausgang, Ausgabe- oder Empfangsstelle) 3. Geschäftsdatum 4. Erfassungsdatum und -verantwortliche(r) 5. Für die erkennungsdienstliche Behandlung zuständige Behörde 6. Grund der Meldung/Grund der erkennungsdienstlichen Behandlung 7. Datum der Meldung/Datum der erkennungsdienstlichen Behandlung 8. Ort der Meldung/Ort der erkennungsdienstlichen Behandlung 9. Priorität 10. Frist 11. Referenz 12. Kategorie 13. Geschäftsschritt (Schritt) 14. Geschäftsschrittdatum 15. Mit dem Geschäftsschritt befasste Sachbearbeitende 16. Aktennummer 17.
Text des Geschäfts Geschäftsinhalt der natürlichen und juristischen Personen und der Objekte 1. Prozesskontrollnummer (Fingerabdrücke und/oder DNA) 2. Bestehende DNA-Profile im CODIS 3. Angaben über vorhandene Fotos, Fingerabdrücke und DNA-Profile 4. Anmerkungen (Fragen und Antworten in Bezug auf das Geschäft) 5. «Hits» (Vergleiche, Ergebnisse) 6. Massnahmen17 7. Anmerkungen (Text bestehend aus 600 Zeichen über Vorgänge und Tatbestände, die die Person oder das Objekt betreffen.)18 8. Besondere Bemerkungen Geschäfts- und Aktenverwaltungssystem von fedpol 1. Vorgang (Name, Beschreibung des Vorgangs; Datum und Benutzername) 2. Dossier (Nummer, Art, Kategorie und Beschreibung des Dossiers; Erstellungsdatum, Anmerkungen und Benutzername) 3. Meldung (Nummer, Typ und Art der Meldung; Verknüpfung mit dem Hauptsystem oder einem anderen Informationssystem; Datum, Zeit und Name der erfassenden Person; Datum und Eingangs-/Ausgangsort; Absender/Empfänger; zusammenfassende Beschreibung der Meldung; Fristen; Benutzername und Erstellungsdatum) 4. Zuweisung der Meldung (mit der Bearbeitung betraute Empfänger, Bearbeitungsfristen, Vermerke zu ausgeführten Arbeiten) 5. Unterlagen (Nummer, Titel und Art von Unterlagen, Standort, leihnehmende Stelle, Datum der Ausleihe)
Die unter Punkte 1–6 aufgeführten Datenfelder werden nur für die Kategorie AFIS-DNA verwendet.
Das unter Punkt7 aufgeführte Datenfeld wird nur für die Kategorien Interpol, Nachforschung nach vermissten Personen und Identitätsausweise verwendet.
6. Natürliche Personen (vollständige Identität, Überprüfung der Identität, Elternnamen, Zivilstand, Adresse, Geburtsort, Aliasnamen, Personen im selben Haushalt wie die physische Person) 7. Juristische Personen (Name, Rechtsform, Überprüfung der Identität, Adresse) 8. Fahrzeuge (Typ, Art, Marke, Land, Kennnummern, Fahrzeugbeschreibung, Angaben zur Person, auf die das Fahrzeug zugelassen ist) 9. Objekte (Nummer, Typ, Anmerkungen)
Anhang 2
(Art. 6 Abs. 2) IPAS Zugriffsrechte G = Get (anzeigen) A = Add (anzeigen, Daten erfassen, und die von der Verwaltungseinheit erfassten Daten ändern und löschen) Dienste Sektion Fahndungen/RIPOL G G G G G G G G G G G G G G G G G G G G A Sektion AFIS-DNA A A A A A G G G A G G G A G G G A G G A G G A Sektion Ausweisschriften G A G G A G G A G G A A A A A A A A A Meldestelle für Geldwäscherei G G G G G G A Bundeskriminalpolizei Einsatzzentrale G G G G A A A A A A A A A A A A A G G A G G A Einsatzzentrale Kom mit ED Aufgaben A A A A A A A A A A A A A A A A A G G A G G A Kommissariat Kontrolle JANUS&IPAS G G G G G G G G G G G G G G G G G G G G G G A Kontrolle IPAS A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A Abteilung Koordination G G G G A A A A A G G G A G G G A G G A G G A Ermittlungs-, Observations- und G G G G G G G G G G G G G G G G G G G G G G A Kommandoabteilung Stab Datenschutzberater/-in G G G G G G G G G G G G G G G G G G G G G G G G G Bundessicherheitsdienst Fachbereich Gefährdungslage G G G G G G – Kommissariat Sicherheit Magistraten und G G G G G G – ausländische Vertretungen (SMAV) Kommissariat Sicherheit ausländische G G G G G G – Besucher (SAB) Dienst für Analyse und Prävention ST DO GS GI ST DO GS GI ST DO GS GI ST DO GS GI ST DO GS GI ST DO GS GI Stab G G G G G G – Terrorismusabwehr G G G G G G – Extremismus G G G G G G – Nachrichtendienst G G G G G G – Nonproliferation G G G G G G – Abteilung Operationen G G G G G G – Kommissariat OST G G G G G G – Kommissariat MITTE G G G G G G – Kommissariat WEST G G G G G G – Abteilung Informationsmanagement und G G G G G G – Cybercrime Sektion Voranalyse G G G G G G – Sektion Open Source Intelligence (OSINT) G G G G G G – Kommissariat Signal Intelligence (SIGINT) G G G G G G – Sektion Zentralstellen G G G G G G – Abteilung Analyse G G G G G G – Ausländerdienst G G G G G G – Bundeslagezentrum G G G G G G – Informatik-Leistungserbringer Projektleiterin, resp.
Projektleiter und Sys- G G G G G G G G G G G G G G G G G G G G G G G G G temadministratoren Legende AFIS-DNA Kategorie «AFIS-DNA» INTERPOL Kategorie «Interpol» EUROPOL Kategorie «Europol» NSIS Kategorie «N-SIS » VERMISSTE PERSONEN Kategorie «Nachforschungen nach vermissten Personen» ID-AUSWEISE Kategorie «Identitätsausweise» ST Stämme DO Dossiers GS Geschäfte GI Geschäftsinhalt GAV Geschäfts- und Aktenverwaltungssystem von fedpol